Overheidsopdrachten: zoeken en inschrijven
De procedure voor een overheidsopdracht varieert naargelang de aard en de waarde van het contract. De meeste opdrachten worden gegund na een aanbesteding. Voor zulke aanbestedingen bestaan verschillende procedures .
Aanbestedingen zoeken
De waarde van het contract en voor aanbestedingen onder een bepaalde drempelwaarde de plaats waar de opdrachtgever is gevestigd, bepalen waar de aanbesteding bekendgemaakt moet worden..
Aanbestedingen volgens de EU-regels
Voor opdrachten met een hogere waarde zijn overheden verplicht om de aanbesteding bekend te maken via Tenders Electronic Daily (TED), het EU portaal voor openbare aanbestedingen. De basisinformatie verschijnt in de 24 officiële EU-talen, maar het volledige aanbestedingsbericht hoeft maar in één officiële EU-taal gepubliceerd te worden.
Aanbestedingen die niet onder de EU-regels vallen
Openbare aanbestedingen van lagere waarde maken overheden gewoonlijk alleen bekend via hun nationale portaalsites voor overheidsopdrachten. Wilt u zulke opdrachten in de wacht slepen, dan moet u dus de websites volgen van de landen die u interesseren. In sommige gevallen kunt u zich op de aankondigingen abonneren.
Opdrachten van EU-instellingen
Tenzij het om contracten van geringe waarde gaat, maken de instellingen, agentschappen en andere organen van de EU alle opdrachten bekend op TED. Alle aankondigingen van EU-instellingen worden volledig in alle officiële EU-talen gepubliceerd.
TED, dé website voor overheidsopdrachten
Tenders Electronic Daily (TED) is de onlineversie van het Supplement op het Publicatieblad van de EU, waarin alle Europese openbare aanbestedingen van een zekere waarde worden gepubliceerd. U kunt in de overheidsopdrachten bladeren, zoeken en filteren op onderwerp, land, opdrachtgever enz., en als u zich registreert kunt u zelfs gepersonaliseerde zoekopdrachten bewaren en meldingen ontvangen.
Aanbestedende diensten en organisaties die hun opdrachten op TED plaatsen, moeten daarbij de CVP-classificatie hanteren (de gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten). Met de juiste CPV-nummers is het voor u nog makkelijker om interessante opdrachten te vinden.
Inschrijven
Wilt u inschrijven op een openbare aanbesteding die op TED is gepubliceerd, dan kan dat in de meeste gevallen online.
In de loop van de procedure vragen sommige aanbestedende diensten aanvullende stukken waaruit uw statuut of ervaring blijkt. Krijgt u zo'n verzoek uit een ander EU-land, dan kan de website e-Certis en helpen om te weten wat voor bewijsstukken u moet indienen. e-Certis bestaat in alle EU-talen, maar de voorbeelddocumenten zijn alleen beschikbaar in hun oorspronkelijke taal.
Bewijsstukken over uw beroepssituatie
Wilt u inschrijven op een aanbesteding die u op TED heeft gevonden, dan moet u verklaren dat uw bedrijf over de nodige professionele en financiële capaciteit beschikt om de opdracht uit te voeren. Dit gebeurt met een elektronisch formulier, ook wel bekend als het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA, of in het Engels ESPD).
Over uw professionele situatie hoeft u nog niets te verklaren in het stadium van de indiening van uw offerte, maar onthoud dat u wel bewijsstukken moet indienen als u de opdracht krijgt.
Samen met partners inschrijven
Is een opdracht te groot voor uw bedrijf, maar wilt u toch meedingen, dan kunt u samen met zakenpartners een inschrijving indienen.
Fouten bij het inschrijven
Stelt u een offerte op, zorg dan dat u aan alle vereisten van de aanbestedingsdocumenten voldoet, want fouten of omissies kunnen ertoe leiden dat uw inschrijving wordt uitgesloten. Ook inschrijvingen die na de uiterste termijn worden ingediend, worden niet meer in aanmerking genomen.
Uiterste inschrijvingsdatum
Aanbestedende diensten moeten een redelijke termijn vaststellen, zodat u voldoende tijd heeft om een offerte op te stellen. De minimumtermijn hangt af van het soort procedure.
Openbare procedure
U heeft minstens 30 dagen vanaf de datum van bekendmaking van de aankondiging van de opdracht om een inschrijving in te dienen, tenzij er al een vooraankondiging is verschenen . Na een vooraankondiging bedraagt de termijn minstens 15 dagen.
Niet-openbare procedure
Vanaf de publicatie van de aankondiging van de opdracht heeft u minstens 30 dagen om uw belangstelling kenbaar te maken.
Wie op de shortlist komt, krijgt daarna nog eens minstens 25 dagen om een offerte in te dienen vanaf de datum van de uitnodiging tot inschrijving, mits er geen vooraankondiging is verschenen. Na een vooraankondiging bedraagt de termijn minstens 10 dagen.
Mededingingsprocedure met onderhandeling
Vanaf de publicatie van de aankondiging van de opdracht heeft u minstens 30 dagen om uw belangstelling kenbaar te maken. Wie op de shortlist komt, heeft daarna minstens 30 dagen de tijd om een inschrijving in te dienen.