Zasady udzielania zamówień publicznych

Zamówienia publiczne są udzielane przez użytkowników środków publicznych i podmioty działające w określonych, niekonkurencyjnych warunkach (np. sektory gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych) w odniesieniu do zakupu usług, dostaw lub prac z zakresu inżynierii lądowej i wodnej.

Zazwyczaj wszystkie zamówienia o średniej i wyższej wartości muszą być udzielane w drodze przetargów konkurencyjnych, chociaż istnieją wyłączenia i wyjątki, które obejmują m.in.:

• zakup nieruchomości
• pilne przypadki
• sytuacje, w których istnieje tylko jeden możliwy dostawca.

Tryby postępowania o udzielanie zamówień publicznych

Standardową formą udzielania zamówień jest przetarg konkurencyjny. W ramach przetargów konkurencyjnych istnieją różne tryby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Przetarg otwarty

W ramach przetargu otwartego każdy może złożyć ofertę. Jest to najczęściej stosowany tryb postępowania.

Przetarg ograniczony

Każdy może ubiegać się o udział w przetargu ograniczonym, ale tylko ci, którzy zostaną wstępnie wybrani, zostaną zaproszeni do złożenia ofert.

Procedura konkurencyjna z negocjacjami

Każdy może ubiegać się o udział w procedurze konkurencyjnej z negocjacjami, ale tylko ci, którzy zostaną wstępnie wybrani, zostaną zaproszeni do złożenia wstępnych ofert i do negocjacji.

Podmioty zamawiające mogą stosować tę procedurę jedynie w przypadku, gdy negocjacje są niezbędne ze względu na szczególny lub skomplikowany charakter zakupu. Wyjątkiem są podmioty zamawiające w sektorach obronności i bezpieczeństwa, gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, które mogą stosować tę procedurę jako procedurę standardową.

Dialog konkurencyjny

Tryb ten ta może być stosowany przez instytucję zamawiającą w celu zaproponowania metody, która pozwoliłaby zaspokoić potrzebę określoną przez instytucję zamawiającą.

Partnerstwo innowacyjne

Tryb ten może być stosowany, gdy istnieje potrzeba zakupu towaru lub usługi, które są niedostępne na rynku. W trybie tym może uczestniczyć określona liczba przedsiębiorstw.

Konkurs

Tryb ten ma na celu uzyskanie pomysłu na projekt.

Dodatkowe techniki przetargowe

W zależności od okoliczności i potrzeb instytucja zamawiająca może:

• podpisać umowę ramowąz jedną lub kilkoma firmami dotyczącą przetargów wymagających powtarzalnych zakupów
• podczas korzystania z przetargu ograniczonego zezwolić na korzystanie z elektronicznego dynamicznego systemu zakupów w celu dokonywania cyklicznych zakupów
• zdecydować, że w celu uzyskania najlepszej oferty ostateczny wybór zwycięzcy zostanie dokonany w drodze aukcji elektronicznej.

Kiedy i w jaki sposób mają zastosowanie przepisy UE?

Wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w UE są przeprowadzane na podstawie przepisów krajowych. W przypadku zamówień o wyższej wartości przepisy te opierają się na ogólnych zasadach UE dotyczących zamówień publicznych.

Limity wartości ( progi), od których wymagane jest stosowanie przepisów UE, zależą od przedmiotu zakupu i od tego, kto dokonuje zakupu. Progi te są regularnie aktualizowane, a kwoty nieznacznie korygowane.

Główne progi są następujące:

• 143 000 euro w przypadku większości rodzajów usług i dostaw nabywanych przez centralne organy rządowe
• 5 538 000 euro w przypadku umów o usługę budowlaną.

Można również sprawdzić szczegółowe progi zamówień publicznych lub zweryfikować limity bezpośrednio w przepisach krajowych.

W przypadku zamówień o niższej wartości obowiązują wyłącznie krajowe przepisy dotyczące zamówień publicznych, ale powinny być przestrzegane ogólne zasady UE dotyczące przejrzystości i równego traktowania.

Ubieganie się o zamówienie publiczne – Twoje prawa

Przetargi ogłaszane w innych krajach UE

Jeśli Twoja firma, organizacja lub instytucja ma siedzibę w UE, masz prawo uczestniczyć w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w dowolnym kraju UE. Oznacza to, że:

• możesz uczestniczyć w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w innym kraju UE i nie będziesz dyskryminowany
• możesz przedstawiać dokumenty potwierdzające (świadectwa, dyplomy itp.) wydane przez Twój kraj
• masz równy dostęp do wszystkich informacji dotyczących ofert, niezależnie od kraju UE, w którym Twoja firma, organizacja lub instytucja ma siedzibę
• masz dostęp do procedury odwoławcze w danym kraju.

Kiedy możesz zostać wykluczony

Możesz nie zostać dopuszczony do udziału w procedurze, jeśli Ty lub Twoja firma nie zasługujecie na zaufanie. Na przykład oferent:

• zostanie wykluczony, jeśli nie płaci podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne, uczestniczy w korupcji lub ma powiązania z organizacją przestępczą
• może zostać wykluczony, jeżeli znajduje się w stanie upadłości lub dopuścił się poważnego wykroczenia zawodowego.

Wszystkie przyczyny wykluczenia można znaleźć w odpowiednich dyrektywach UE (linki na dole strony), krajowych przepisach dotyczących zamówień publicznych oraz dokumentach dostarczonych przez podmiot nabywający.

Kiedy ogłoszenie o zamówieniu publicznym powinno zostać opublikowane w portalu TED

Zasadniczo ogłoszenia o zamówieniach publicznych podlegających przepisom UE muszą być publikowane w internetowej wersji suplementu do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej – w portalu TED ( Tenders Electronic Daily). Władze publiczne mogą również zdecydować o opublikowaniu ogłoszenia w portalu TED, gdy zamówienie ma niższą wartość. W portalu TED podstawowe informacje o zamówieniach są dostępne we wszystkich językach urzędowych UE.

Wstępne ogłoszenie informacyjne dotyczące przyszłych zamówień

Podmiot zamawiający może również opublikować wstępne ogłoszenie informacyjne w portalu TED (Tenders Electronic Daily). Wstępne ogłoszenie informacyjne ma na celu udzielenie informacji z wyprzedzeniem na temat przyszłych zamówień.

Zazwyczaj wstępne ogłoszenie informacyjne jest publikowane w okresie od 35 dni do 12 miesięcy przed publikacją ogłoszenia o zamówieniu.

Kiedy ogłoszenie o zamówieniu jest publikowane po uprzednim opublikowaniu wstępnego ogłoszenia informacyjnego, termin składania ofert może zostać skrócony.

Ocena

Oferty są oceniane poprzez przyznawanie im punktów na podstawie wcześniej opublikowanych kryteriów, przy czym każda kategoria jest odpowiednio ważona; na przykład punkty za oferowaną cenę stanowią 40 proc. oceny, właściwości techniczne – 50 proc. a wpływ na środowisko – 10 proc.

Ocena ofert może rozpocząć się dopiero po upływie terminu składania ofert.

Udzielenie zamówienia

Powinieneś zostać jak najszybciej poinformowany, czy wygrałeś przetarg czy nie. Jeżeli Twoja oferta nie została wybrana, przysługuje Ci prawo do szczegółowego wyjaśnienia powodów tego odrzucenia.

Jeśli uważasz, że byłeś dyskryminowany, lub zauważyłeś nieprawidłowości w procedurze, możesz złożyć odwołanie lub skargę.

Fakturowanie elektroniczne

Jeśli udzielono Ci zamówienia publicznego lub umowy koncesyjnej – zgodnie z europejską normą dotyczącą fakturowania elektronicznego – masz prawo do wysyłania faktur elektronicznych do organu publicznego, który udzielił zamówienia.

Wszystkie scentralizowane administracje krajowe w UE są zobowiązane do akceptowania wystawionych przez Ciebie faktur. Do kwietnia 2020 r. w niektórych państwach organy publiczne na szczeblu niższym niż centralny będą również akceptować faktury elektroniczne. Sprawdź sytuację w swoim kraju .