Julkisten tarjouskilpailujen säännöt

Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja, joiden tekijöinä ovat julkisia varoja käyttävät viranomaiset ja tietyillä rajoitetun kilpailun aloilla (esimerkiksi energia, vesi, julkinen liikenne, postipalvelut) toimivat yksiköt.

Kaikki arvoltaan keskisuuret ja suuret hankintasopimukset on yleensä tehtävä kilpailumenettelyssä (tarjouskilpailulla). Poikkeuksia tästä pääsäännöstä ovat esimerkiksi

• kiinteistöjen osto
• äärimmäisen kiireelliset tapaukset
• tilanteet, joissa on olemassa vain yksi mahdollinen toimittaja.

Julkisten tarjouskilpailumenettelyjen tyypit

Sopimukset tehdään yleensä tarjouskilpailujen kautta. Julkisia hankintoja koskevia tarjouskilpailumenettelyjä on useita eri tyyppejä.

Avoin menettely

Avoimessa menettelyssä voi tarjouksen tehdä kuka tahansa. Tämä on yleisin menettely.

Rajoitettu menettely

Rajoitettuun menettelyyn voi pyytää saada osallistua kuka tahansa, mutta ainoastaan ne, jotka hyväksytään esivalintavaiheessa, voivat tehdä tarjouksen.

Tarjousperusteinen neuvottelumenettely

Tarjousperusteiseen neuvottelumenettelyyn voi pyytää saada osallistua kuka tahansa, mutta ainoastaan ne, jotka hyväksytään esivalintavaiheessa, voivat tehdä alustavan tarjouksen ja neuvotella siitä.

Hankintayksiköt voivat käyttää tätä menettelyä ainoastaan silloin, kun neuvottelut ovat tarpeen hankinnan erityisen tai monimutkaisen luonteen vuoksi. Puolustus- ja turvallisuusalalla, vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivat hankintayksiköt voivat kuitenkin käyttää sitä vakiomenettelynä.

Kilpailullinen neuvottelumenettely

Hankintaviranomainen voi käyttää tätä menettelyä löytääkseen ratkaisun, joka vastaa sen tiettyjä erityistarpeita.

Innovaatiokumppanuus

Tätä menettelyä voidaan käyttää, kun hankittavaa tavaraa tai palvelua ei ole vielä markkinoilla. Menettelyssä voi olla mukana useita yrityksiä koko sen keston ajan.

Suunnittelukilpailu

Tällä menettelyllä voidaan hankkia suunnitelma jostakin toteutettavasta kohteesta.

Muut tarjousmenettelyt

Hankintaviranomainen voi olosuhteiden ja tarpeiden mukaan

• allekirjoittaa puitesopimuksen yhden tai useamman yrityksen kanssa, kun tarjouksessa on kyse toistuvista hankinnoista
• rajoitettua menettelyä käytettäessä antaa luvan sähköisen dynaamisen hankintajärjestelmän käyttöön toistuvissa hankinnoissa
• päättää, että tarjouskilpailu ratkaistaan sähköisellä huutokaupalla edullisimman tuloksen löytämiseksi.

Milloin ja miten EU:n sääntöjä sovelletaan?

EU:ssa kaikki julkisia hankintoja koskevat menettelyt toteutetaan kansallisten sääntöjen perusteella. Arvoltaan suuremmissa sopimuksissa nämä säännöt perustuvat julkisia hankintoja koskeviin EU:n yleisiin sääntöihin.

Raja-arvot ( kynnysarvot), joiden perusteella määräytyy, milloin EU:n sääntöjä sovelletaan, riippuvat hankinnan kohteesta ja tekijästä. Näitä kynnysarvoja tarkistetaan säännöllisesti ja määriä mukautetaan.

Keskeiset kynnysarvot ovat seuraavat:

• 143 000 euroa – useimmat keskushallinnon viranomaisten hankkimat palvelut ja toimitukset
• 5 538 000 euroa – rakennussopimukset.

Lisätietoa julkisten hankintojen kynnysarvoista en – ks. myös eri maiden kansalliset säännöt.

Arvoltaan vähäisempiin hankintoihin sovelletaan kansallisia hankintasääntöjä, mutta niissäkin on noudatettava EU:n yleisiä avoimuutta ja yhdenvertaista kohtelua koskevia periaatteita.

Julkisiin tarjouskilpailuihin osallistuminen – tarjouksen tekijän oikeudet

Maiden rajat ylittävät tarjoukset

Jos edustamasi yritys, organisaatio tai elin on sijoittautunut EU:hun, sillä on oikeus osallistua julkisiin tarjouskilpailuihin missä tahansa EU-maassa. Sillä on oikeus

• osallistua toisessa EU-maassa järjestettävään julkiseen tarjouskilpailuun ilman syrjintää
• käyttää tarjouksessaan omassa maassaan myönnettyjä asiakirjoja (todistukset, tutkintotodistukset jne.)
• saada käyttöönsä kaikki tarjouskilpailua koskevat tiedot riippumatta siitä, mihin EU-maahan se on sijoittautunut
• käyttää muutoksenhakumenettelyitä kyseisessä maassa.

Tarjouskilpailun ulkopuolelle jättäminen

Yritys voidaan jättää tarjouskilpailun ulkopuolelle luottamuksen puutteen vuoksi. Jos yritys tai sen edustaja esimerkiksi

• ei maksa veroja tai sosiaaliturvamaksuja, osallistuu korruptioon tai sillä on yhteyksiä rikollisjärjestöön, se ei saa osallistua tarjouskilpailuun
• on konkurssissa tai syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen, se saatetaan jättää tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Lisätietoa tarjouskilpailun ulkopuolelle jättämisen perusteista on asiaa koskevissa direktiiveissä (ks. sivun alalaidassa olevat linkit), kansallisessa julkisia hankintoja koskevassa lainsäädännössä ja asianomaisen hankintayksikön toimittamissa asiakirjoissa.

Julkisten tarjouskilpailujen julkaisu TED-tietokannassa

EU:n sääntöjen piiriin kuuluvia hankintasopimuksia koskevat tarjouskilpailut on yleensä julkaistava Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan verkkoversiossa eli TED-tietokannassa (Tenders Electronic Daily). Viranomaiset voivat halutessaan julkaista tarjouskilpailuilmoituksia TED-sivustolla myös silloin, kun sopimuksen arvo on kynnysarvoa pienempi. Tarjouskilpailujen perustiedot ovat TED-sivustolla saatavilla kaikilla EU:n virallisilla kielillä.

Ennakkoilmoitukset tulevista tarjouskilpailuista

Hankintayksiköt voivat myös tiedottaa tulevista hankinnoista julkaisemalla ennakkotietoilmoituksen TED-sivustolla.

Ennakkotietoilmoitus julkaistaan yleensä 35 päivää – 12 kuukautta ennen varsinaisen hankintailmoituksen julkaisemista.

Jos tarjouspyynnön julkaisemista edeltää ennakkotietoilmoitus, voidaan tarjousten jättämisen määräaikaa lyhentää.

Arviointi

Tarjouksien arvioinnin yhteydessä niille annetaan pisteitä ennalta julkaistujen arviointiperusteiden ja eri osa-alueille määritettyjen painotusten mukaisesti. Tarjotun hinnan osuus arviosta voi olla esimerkiksi 40 %, teknisten ominaisuuksien 50 % ja ympäristövaikutusten 10 %.

Tarjouksien arviointi voi alkaa vasta sen jälkeen, kun määräaika niiden toimittamiselle on päättynyt.

Hankintasopimuksen tekeminen

Tarjoajalla on oikeus saada mahdollisimman pian tieto siitä, onko se voittanut tarjouskilpailun. Jos tarjousta ei ole valittu, tarjoajalla on oikeus saada selvitys siitä, miksi tarjous on hylätty.

Jos yritys katsoo, että sitä on syrjitty, tai jos se on havainnut menettelyssä sääntöjenvastaisuuksia, se voi hakea muutosta tai tehdä valituksen.

Sähköinen laskutus

Jos yritys on tehnyt julkisen hankintasopimuksen tai käyttöoikeussopimuksen, sillä on oikeus lähettää sähköisiä laskuja hankintasopimuksen tehneelle julkiselle viranomaiselle. Näiden sähköisten laskujen on noudatettava sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia de en fr .

Kaikkien kansallisten keskushallinnon viranomaisten on EU:ssa hyväksyttävä sähköiset laskut. Joissakin EU-maissa myös keskushallintoa alemman tason viranomaisten on hyväksyttävä sähköiset laskut huhtikuusta 2020 alkaen. Tilanne EU-maittain en .