Registratie als werkgever in een ander EU-land

Als u werknemers in een ander EU-land in dienst neemt, moet u zich als werkgever bij de lokale autoriteiten registreren. Zo bent u zeker dat u de lokale arbeidswetgeving correct naleeft en dat uw socialezekerheidsbijdragen en belastingen goed geregeld zijn. Enkele belangrijke begrippen:

• Registratieprocedure voor werkgevers: elk land heeft zijn eigen registratieprocedures. Werkgevers moeten contact opnemen met de bevoegde autoriteiten (vaak socialezekerheidsinstellingen of belastingautoriteiten) om zich als werkgever te registreren.
• Werkgeversidentificatienummer: na hun registratie ontvangen werkgevers vaak een werkgeversidentificatienummer dat ze nodig hebben voor aangiftes in verband met sociale zekerheid en belastingen.

Registratie van werknemers voor socialezekerheidsbijdragen

Na de werkgeversregistratie is het nodig om de werknemers te registreren in hun land van tewerkstelling zodat zij door het lokale socialezekerheidsstelsel gedekt zijn. Belangrijke zaken om rekening mee te houden:

Socialezekerheidsbijdragen

Werknemers die in een EU-land werken vallen meestal onder de socialezekerheidsregels van dat land, en de werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden en afdragen van zowel de werkgevers- als de werknemersbijdragen. Elk land hanteert verschillende tarieven en regels voor uiteenlopende bijdragen, waaronder:

• ziektekostenverzekering
• pensioenbijdragen
• werkloosheidsverzekering
• andere sociale uitkeringen (bv. ouderschapsverlof, invaliditeitsverzekering)

Registratieprocedure

• U bent verplicht om de lokale socialezekerheidsinstanties op de hoogte te brengen van nieuwe werknemers, met vermelding van de persoonsgegevens, de begindatum, de functieomschrijving en het salaris van de werknemer.
• De procedure en de termijn voor de registratie van werknemers kunnen variëren. In sommige landen moet de registratie gebeurd zijn vóór de werknemer aan de slag gaat.

Bijzondere gevallen

• Gedetacheerde werknemers: een werkgever die een werknemer tijdelijk uitzendt naar een ander EU-land om daar te werken (gedetacheerde werknemers) hoeft zich in principe niet als werkgever in het gastland te registreren. De werknemer blijft gedekt door het socialezekerheidsstelsel van het uitzendende land, zolang de detachering niet langer duurt dan 24 maanden en aan bepaalde voorwaarden is voldaan. De werkgever moet een A1-formulier en aanvragen om te verklaren welke socialezekerheidswetgeving van toepassing is en te bevestigen dat de werknemer niet bijdrageplichtig is in een ander EU-land.
• Grensarbeiders: werknemers die in een EU-land werken maar in een ander EU-land wonen vallen in principe onder de socialezekerheidsregels van het land waarin ze werken. Voor specifieke omstandigheden informeert u als werkgever best bij de bevoegde autoriteiten, omdat uitzonderingen mogelijk zijn.

Informatie per lidstaat vindt u hieronder.