Verplichtingen van de werkgever betreffende de pensioenen

Volgens de EU-regels hebben werkgevers specifieke wettelijke verplichtingen met betrekking tot zowel wettelijke pensioenen (socialezekerheidspensioenen van de staat) als aanvullende bedrijfspensioenen.

Wettelijke pensioenen

Hoewel elk EU-land verantwoordelijk is voor het beheer van zijn eigen pensioenstelsel, zorgen de EU-regels voor coördinatie tussen de EU-landen als de situatie van een werknemer een grensoverschrijdend element omvat.

Als werkgever moet u werknemers inschrijven bij het socialezekerheidsstelsel van het land waar zij werken. Als een werknemer naar een ander EU-land verhuist om voor u te werken, moet u ervoor zorgen dat hij of zij bij het nationale socialezekerheidsstelsel is aangesloten en bijdragen betalen volgens de lokale regels.

Bij pensionering berekent elk land waar een werknemer heeft gewerkt, zijn of haar pensioenrechten afzonderlijk, op basis van de tijdvakken van verzekering die in elk land zijn opgebouwd. De gepensioneerde werknemers ontvangen dan afzonderlijke betalingen van elk land.

Als een werknemer tijdelijk wordt gedetacheerd naar een ander land (maximaal 24 maanden), moet u een draagbaar document A1 aanvragen, dat de werknemer onder het socialezekerheidsstelsel houdt van het land waaruit hij of zij is gedetacheerd.

Aanvullende bedrijfspensioenen

Aanvullende bedrijfspensioenen zijn pensioenen die worden verstrekt via een regeling die door werkgevers of gezamenlijk door de sociale partners is opgezet en die losstaat van de wettelijke pensioenen.

Als een werknemer uw bedrijf verlaat en naar een ander land verhuist, moet u ervoor zorgen dat de opgebouwde aanvullende pensioenrechten van de werknemer behouden blijven. Dit betekent dat de werknemer de pensioenuitkeringen die hij of zij tot dan toe heeft verdiend, niet verliest. Bovendien moeten hun slapende pensioenrechten gelijk worden behandeld met werknemers die nooit naar een ander land zijn verhuisd, ook bij de uitbetaling van het pensioen.

U moet werknemers duidelijke en gedetailleerde informatie geven over hun aanvullende pensioenrechten, met name wanneer de werknemer het bedrijf wil verlaten en naar het buitenland wil verhuizen. Dit omvat informatie over de berekening van de rechten, het behoud ervan en de voorwaarden voor de uiteindelijke kapitalisatie en overdracht van definitieve pensioenrechten.

Als een werknemer zijn of haar aanvullende pensioenrechten wil kapitaliseren en overdragen naar een nieuwe pensioenregeling in een ander land, moet u de procedure daarvoor waar mogelijk proberen te vergemakkelijken. Niet alle regelingen staan echter overdrachten toe, en dit hangt af van de nationale regelgeving en de specifieke regels van de pensioenverstrekker.

U moet er ook voor zorgen dat de periode waarin een werknemer bij een pensioenregeling moet ingeschreven zijn, niet meer dan drie jaar bedraagt voordat hij of zij rechten verwerft.

Pan-Europese pensioenregelingen

Als u in meerdere landen actief bent, kunt u overwegen een beroep te doen op een grensoverschrijdende pensioenverstrekker, ook bekend als een instelling voor bedrijfspensioenvoorziening (IBPV). Zo kunt u gemakkelijker pensioenen in verschillende landen beheren en leeft u zeker de EU-regels na.

Als werkgever moet u in de eerste plaats een IBPV kiezen die aan alle noodzakelijke normen voldoet. U moet hun governance- en investeringsstrategie controleren, met inbegrip van ecologische, sociale en governancefactoren (ESG-factoren).

U moet ook nagaan hoe u het voor werknemers gemakkelijk kan maken om hun pensioen over de grens heen over te dragen. Dit betekent dat u een IBPV moet kiezen die internationale pensioenoverdrachten kan afhandelen en de werknemers op de hoogte moet houden van hun pensioenrechten en daaraan verbonden kosten.