Delegowanie pracownika za granicę

Delegowanie pracowników w UE odbywa się zgodnie z określonymi przepisami. Jako pracodawca musisz przestrzegać przepisów o delegowaniu, jeżeli:

• Twoje przedsiębiorstwo zawarło umowę z partnerami biznesowymi w innych krajach UE i konieczne jest wysłanie Twoich pracowników do innego kraju UE na określony okres w celu świadczenia usług
• wysyłasz pracownika do firmy, którą posiadasz w innym kraju UE.

W obu przypadkach musi Ciebie łączyć z delegowanymi pracownikami stosunek pracy.

Przepisy o delegowaniu obowiązują również wtedy, gdy dana osoba przybywa do pracy w Twojej spółce z innego kraju UE niż kraj, w którym Twoja firma jest zarejestrowana lub prowadzi działalność, a skierowała ją agencja zatrudniająca pracowników tymczasowych. W takim przypadku między pracownikiem a agencją pośrednictwa pracy lub agencją pracy tymczasowej, z której usług korzystasz, musi istnieć stosunek pracy. Możesz również delegować pracowników będących obywatelami państw trzecich (spoza UE), pod warunkiem że przebywają oni legalnie w jednym z państw członkowskich UE. Również w odniesieniu do nich obowiązują unijne przepisy o delegowaniu.

Warunki zatrudnienia w kraju przyjmującym

W okresie delegowania musisz zagwarantować swoim pracownikom takie same warunki zatrudnienia jak te obowiązujące z mocy prawa lub powszechnie stosowanych umów zbiorowych w kraju przyjmującym. Odnosi się to do:

• minimalnych okresów odpoczynku
• maksymalnego czasu pracy
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych
• wynagrodzenia (w tym wszystkich jego obowiązkowych elementów) określonego w prawie krajowym lub powszechnie stosowanych umowach zbiorowych
• bezpieczeństwa i higieny pracy
• środków ochronnych dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodzieży (w wieku poniżej 18 lat)
• równego traktowania kobiet i mężczyzn
• warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.

Jeżeli te warunki zatrudnienia w Twoim kraju są bardziej korzystne dla Twoich pracowników niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, należy utrzymać te warunki w czasie trwania delegowania.

W przypadku sektorów innych niż budowlany nie ma obowiązku przestrzegania wymogów dotyczących minimalnego wynagrodzenia i urlopu rocznego, jeżeli:

• pierwsza instalacja lub wstępny montaż określonych produktów przez wykwalifikowanych pracowników stanowi integralny element Twojej umowy z partnerem w innym kraju oraz
• Twoi pracownicy są delegowani do innego kraju na okres nieprzekraczający 8 dni na rok.

Obowiązek informowania pracowników delegowanych

Jeżeli delegujesz swoich pracowników na okres dłuższy niż kolejne cztery tygodnie, przed wyjazdem należy przekazać im na piśmie następujące informacje:

• kraj lub kraje, w których będą pracować (kraj przyjmujący)
• przewidywany czas trwania pracy za granicą
• waluta, w jakiej będzie wypłacane wynagrodzenie
• wszelkie świadczenia (pieniężne lub inne) powiązane z wykonywaną pracą
• przebieg powrotu: czy zostanie on zorganizowany, a jeśli tak, to na jakich warunkach
• wynagrodzenie zgodnie z prawem obowiązującym w kraju przyjmującym
• wszelkie szczególne dodatki związane z delegowaniem
• ustalenia dotyczące zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania
• link do oficjalnej strony internetowej państwa przyjmującego dotyczącej pracowników delegowanych

Delegowanie długoterminowe

Jeżeli czas trwania delegowania przekracza 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu przez Ciebie umotywowanego powiadomienia w kraju przyjmującym), musisz zagwarantować swoim pracownikom wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, z wyjątkiem warunków dotyczących dodatkowych świadczeń emerytalnych lub rozwiązania umowy.

Więcej informacji o procedurze umotywowanego powiadomienia można znaleźć na strona krajowa kraju przyjmującego.

Obowiązki w zakresie powiadamiania

Jako pracodawca być może będziesz musiał przesłać organom kraju przyjmującego powiadomienie – przed rozpoczęciem delegowania (lub najpóźniej w momencie) rozpoczęcia delegowania – zawierające następujące informacje:

• dane pracodawcy
• liczbę pracowników delegowanych
• osobę wyznaczoną do kontaktów u pracodawcy
• adres miejsca pracy delegowanego pracownika/delegowanych pracowników
• przewidywany czas delegowania, w tym datę jego rozpoczęcia i zakończenia
• rodzaj usług świadczonych podczas delegowania
• osobę wyznaczoną do kontaktów z organami w kraju przyjmującym.

Powinieneś/powinnaś ponadto powiadomić właściwą instytucję kraju przyjmującego o wszelkich zmianach, np. jeżeli nie doszło do delegowania lub zostało ono przerwane.

Więcej informacji o obowiązkach dotyczących powiadamiania można znaleźć na stronie internetowej en państwa przyjmującego.

Przepisy dotyczące zabezpieczenia społecznego pracowników delegowanych

Podczas tymczasowego zatrudnienia w innym kraju UE delegowani przez Ciebie pracownicy (lub Ty sam/sama, jeśli jesteś osobą samozatrudnioną) mogą pozostać w systemie zabezpieczenia społecznego kraju, w którym pracowali przed delegowaniem.

Jako pracodawca musisz z wyprzedzeniem poinformować administrację kraju przyjmującego i złożyć wniosek o formularzPD A1 (tzw. dokument przenośny A1) en wydawany przez zakład ubezpieczeń społecznych w kraju, w którym są ubezpieczeni pracownicy. Dokument A1 potwierdza, że pracownik delegowany jest zarejestrowany w systemie zabezpieczenia społecznego w Twoim kraju pochodzenia i nie musi opłacać składek w kraju przyjmującym.

Występując o wydanie dokumentu A1, musisz podać daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania w innym kraju UE. Maksymalny okres, jaki możesz podać w formularzu, to 24 miesiące.

Jeżeli okres delegowania trwa dłużej niż 24 miesiące lub trzeba go przedłużyć, możesz jako pracodawca:

• poprosić organ wydający dokument A1 o przedłużenie okresu – co nie jest przyznawane automatycznie i zależy od wzajemnego porozumienia między krajem pochodzenia i krajem przyjmującym
• wezwać pracownika do przystąpienia do systemu zabezpieczenia społecznego kraju przyjmującego.

Podróże służbowe i pracownicy delegowani

Jeśli wysyłasz pracowników do innego kraju UE w podróż służbową, aby mogli oni wziąć udział w konferencjach, spotkaniach, targach, szkoleniach itp., pracownicy ci nie są pracownikami delegowanymi. Takie podróże służbowe nie podlegają przepisom dotyczącym pracowników delegowanych, ponieważ w tym kontekście pracownicy nie świadczą usług w kraju przyjmującym.

Natomiast z punktu widzenia zabezpieczenia społecznego, jeżeli wysyłasz swoich pracowników w podróż służbową, musisz w miarę możliwości z wyprzedzeniem poinformować administrację kraju przyjmującego i zwrócić się o formularz dokumentu przenośnego A1 (PD A1) en

Krajowe strony internetowe i dane osób do kontaktu

Każdy kraj UE udostępnia stronę internetową ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi delegowania pracowników za granicę. Na krajowych stronach internetowych można znaleźć punkty kontaktowe, które ze sobą współpracują i wymieniają się informacjami, monitorują warunki zatrudnienia podczas delegowania oraz badają domniemane przypadki naruszenia przepisów.

Więcej informacji na temat konkretnego kraju przyjmującego w UE można znaleźć na odpowiedniej krajowej stronie internetowej poniżej.

Krajowe biura łącznikowe

Każdy kraj wyznaczył właściwy organ, który udziela odpowiedzi na pytania dotyczące delegowania pracowników. Dane kontaktowe tych krajowych biur łącznikowych znajdują się poniżej pod przyciskiem Zwróć się do organów krajowych.

Prowadzisz działalność na własny rachunek i zamierzasz przez kilka miesięcy pracować za granicą? Zajrzyj na stronę z najczęściej zadawanymi pytaniami, aby dowiedzieć się, jakie formalności są konieczne.

Więcej informacji

Zapoznaj się z krótkim poradnikiem dotyczącym delegowania pracowników, aby dowiedzieć się więcej o pracownikach delegowanych w UE.

Zob. również praktyczny przewodnik dotyczący przepisów o delegowaniu.