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Letzter Stand 11/2015

Letzter Stand 11/2015

Regeln und Verfahren

Mehr als 250 000 öffentliche Stellen in der EU geben jedes Jahr ca. 18 % des BIP für den Erwerb von Dienstleistungen, Bauarbeiten und Lieferungen aus. Als Unternehmen mit Sitz in der EU haben Sie das Recht, sich am Wettbewerb um öffentliche Aufträge in anderen EU-Ländern zu beteiligen.

Um dabei gleiche Ausgangsbedingungen für alle Unternehmen in ganz Europa zu schaffen, sind im EU-Recht einheitliche Mindestvorschriften (siehe Richtlinien zum öffentlichen Auftragswesen) festgelegt. Diese Vorschriften, die in einzelstaatliches Recht umgesetzt wurden, gelten für Ausschreibungen, deren Auftragswert einen bestimmten Betrag (siehe Schwellenwerte) überschreitet. Bei Ausschreibungen, die den Schwellenwert übersteigen, wird davon ausgegangen, dass sie von grenzübergreifendem Interesse sind, d. h. angesichts des Auftragsvolumens lohnt sich für Unternehmen die Abgabe eines Angebots im Ausland.

Für Ausschreibungen mit niedrigerem Auftragswert gelten nationale Vorschriften, wobei gleichwohl allgemeine Grundsätze des EU-Rechts zu beachten sind. Die „unterschwelligen" Verfahren können einfacheren Regeln folgen als die EU-weiten Ausschreibungen.

Für Behörden gilt bei sämtlichen Ausschreibungen:

  • Es darf keine Diskriminierung von Unternehmen aufgrund ihrer Eintragung in einem anderen EU-Mitgliedstaat geben.
  • Es darf keine Bezugnahme auf bestimmte Marken, Warenzeichen und Patente bei der Beschreibung der gewünschten Produkte oder Dienstleistungen erfolgen.
  • In einem anderen EU-Land erstellte Unterlagen (Bescheinigungen, Diplome usw.), die gleichwertige Sicherheit bieten, müssen akzeptiert werden.
  • Alle Informationen zu Ausschreibungen müssen allen interessierten Unternehmen unabhängig vom EU-Land ihrer Eintragung zugänglich sein.

 

Eine Behörde hat das Recht, Ihr Unternehmen von einer Ausschreibung auszuschließen, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

  • Ein Konkursverfahren ist anhängig.
  • Die Geschäftstätigkeiten sind ausgesetzt oder werden von einem Gericht verwaltet.
  • Es wurde eine schwere Verfehlung begangen.
  • Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge wurden nicht gezahlt.
  • Es wurden falsche Angaben gegenüber einer Behörde gemacht.

 

Behörden dürfen Aufträge nur in bestimmten Fällen ohne vorherige Ausschreibung vergeben:

  • in Notfällen aufgrund nicht voraussehbarer Ereignisse;
  • falls Verträge aus technischen Gründen oder aufgrund ausschließlicher Rechte nur von einem bestimmten Unternehmen ausgeführt werden können;
  • falls Aufträge per Gesetz vom öffentlichen Auftragswesen ausgenommen sind (Kauf/Miete bestehender Gebäude, Beschäftigungsverträge, Rundfunkprogramme usw.).

 Schwellenwerte für die Anwendung EU-weiter Vorschriften

Die nachfolgenden Beträge enthalten keine Umsatzsteuer und gelten ab dem 1. Januar 2014.

Zentrale Regierungsbehörden

≥ 134 000 Euro

Lieferaufträge (bei Verteidigungsgütern nur die in Anhang III der Richtlinie 2014/24 aufgeführten Erzeugnisse)

≥ 207 000 Euro

Lieferaufträge über nicht in Anhang III der Richtlinie 2014/24 aufgeführte Verteidigungsgüter)

≥ 5 186 000 Euro

Alle Bauaufträge

 

Andere Behörden

≥ 207 000 Euro

Alle Liefer- und Dienstleistungsaufträge

≥ 5 186 000 Euro

Alle Bauaufträge

 

Für Anbieter öffentlicher Dienstleistungen im Bereich Wasser- und Energieversorgung sowie Verkehrs- und Postdienste beträgt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge 414 000 Euro. Für Bauaufträge beträgt der Schwellenwert 5 186 000 Euro.

Für die EU-Länder außerhalb des Euro-Raums gelten die hier aufgeführten Schwellenwerte.

 

 

Vorschriften zur Vergabe öffentlicher Aufträge

 

 

Zuschlagskriterien

Öffentliche Behörden können bei der Angebotsbewertung unterschiedliche Kriterien anwenden, darunter z. B. den niedrigsten Preis. In diesem Fall sollten alle Antragsteller über die unterschiedliche Gewichtung der verschiedenen Kriterien (Preis, technische Merkmale, Umweltaspekte usw.) unterrichtet werden.

Veröffentlichung

Bestimmte Bekanntmachungen müssen für alle öffentlichen Ausschreibungen, deren Volumen die Schwellenwerte übersteigt und für die EU-weite Regeln bestehen, veröffentlicht werden:

  • Auftragsbekanntmachung oder Bekanntmachung eines Wettbewerbs: Die Behörde kann die Bekanntmachung auf nationaler Ebene veröffentlichen, sollte sie aber auch dem Amt für Veröffentlichungen der EU zuleiten. Die Bekanntmachung erfolgt in vollem Umfang in einer Amtssprache der EU. Eine Zusammenfassung wird in andere Sprachen übersetzt.
  • Zuschlagsbekanntmachung zur Bekanntgabe der Ausschreibungsergebnisse.

Öffentliche Behörden können weitere Informationen veröffentlichen, z. B. Vorabinformationen zur Ankündigung einer möglichen künftigen Ausschreibung. Wird eine Ausschreibung im Anschluss an eine Vorabinformation veröffentlicht, so kann die Frist zur Abgabe und Entgegennahme von Angeboten verkürzt werden. Eine andere Möglichkeit zur Verkürzung der Frist ist die Veröffentlichung der Ausschreibung auf elektronischem Wege.

Die Auftraggeberseite auf SIMAP, dem europäischen Portal für das öffentliche Auftragswesen, enthält eine Liste aktueller Bekanntmachungen.

Transparenz

Behörden dürfen erst nach Ablauf der Einreichungsfrist mit der Bewertung der Angebote beginnen. Wenn Sie ein Angebot eingereicht haben, haben Sie Anspruch darauf, so bald wie möglich zu erfahren, ob Sie den Zuschlag erhalten haben. Sofern Sie nicht ausgewählt wurden, haben Sie Anspruch auf eine ausführliche Begründung der Ablehnung Ihres Angebots. Die Behörde muss beim Austausch und bei der Speicherung Ihrer Daten strengste Vertraulichkeit wahren.

Technische Spezifikationen

In den technischen Spezifikationen (Lastenheft) sind die Merkmale des von der Behörde zu vergebenden Dienstleistungs-, Liefer- oder Bauauftrags festgelegt. Dies kann Aspekte wie Umweltverträglichkeit, Konzeption, Sicherheit, Qualitätssicherung und Konformitätsbewertung einschließen. Bei öffentlichen Bauaufträgen kann das Lastenheft auch bestimmte Tests, Inspektions- und Konstruktionstechniken vorsehen. In den technischen Spezifikationen sollte nicht die Verwendung bestimmter Marken, Warenzeichen oder Patente verlangt werden.

Arten öffentlicher  Vergabeverfahren

Offenes Verfahren

In einem offenen Verfahren kann jedes beliebige Unternehmen ein Angebot einreichen. Die Mindestfrist für die Einreichung von Angeboten beträgt 52 Tage, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung. Wurde eine Vorabinformation veröffentlicht, so kann diese Frist auf 36 Tage verkürzt werden.

Nicht offenes Verfahren

In einem nicht offenen Verfahren kann jedes Unternehmen die Teilnahme beantragen, jedoch werden nur in die engere Wahl kommende Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Die Frist für das Beantragen der Beteiligung beträgt 37 Tage ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung. Die Behörde wählt daraufhin mindestens fünf Bewerber aus, die über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Diese haben ab Versendung der Aufforderung 40 Tage Zeit, ein Angebot einzureichen. Diese Frist kann auf 36 Tage verkürzt werden, wenn eine Vorabinformation veröffentlicht wurde.

 

In dringenden Fällen kann die Behörde eine Frist von 15 Tagen für die Entgegennahme der Teilnahmeanträge (bei elektronischer Übermittlung der Bekanntmachung kann diese auf 10 Tage verkürzt werden) und eine Frist von 10 Tagen für die Einreichung der Angebote setzen.

Verhandlungsverfahren

Beim Verhandlungsverfahren wendet sich der öffentliche Auftraggeber an mindestens drei Unternehmen, mit denen er die Vertragsbedingungen aushandelt.

Die meisten öffentlichen Auftraggeber können dieses Verfahren nur in einer begrenzten Zahl von Fällen anwenden, z. B. bei Lieferungen ausschließlich zu Forschungs- und Testzwecken. In den Bereichen Wasser- und Energieversorgung sowie Verkehrs- und Postdienste kann es jedoch als Standardverfahren eingesetzt werden.

Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge beträgt 37 Tage ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung. In äußerst dringenden Fällen kann diese Frist auf 15 Tage (bzw. auf 10 Tage bei Übermittlung der Bekanntmachung in elektronischer Form) verkürzt werden.

 

Unter bestimmten Bedingungen kann dieses Verfahren sogar ohne Veröffentlichung einer Bekanntmachung angewandt werden, beispielsweise, wenn im Rahmen eines offenen oder nicht offenen Verfahrens keine Angebote eingingen, in äußerst dringenden Fällen oder in Fällen, in denen der Auftrag aus technischen Gründen nur von einem einzigen Unternehmen ausgeführt werden kann.

Wettbewerblicher Dialog

Dieses Verfahren wird häufig bei komplexen Aufträgen wie großen Infrastrukturprojekten angewandt, bei denen die Vergabebehörde die technischen Spezifikationen nicht im Voraus angeben kann. Nach Veröffentlichung der Bekanntmachung können interessierte Unternehmen innerhalb von 37 Tagen ihre Beteiligung beantragen. Die Behörde muss mindestens drei Bewerber zu einem Gespräch einladen, bei dem die technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Aspekte abschließend festgelegt werden. Nach dem Gespräch legen die Bewerber ihr endgültiges Angebot vor.

 

Dienstleistungsaufträge im Bereich Wasser- und Energieversorgung sowie Verkehrs- und Postdienste dürfen nicht im Zuge des wettbewerblichen Dialogs vergeben werden.

Elektronische Auktionen

Behörden können Aufträge auch im Zuge einer elektronischen Auktion vergeben. Vor Beginn der Auktion muss die Behörde eine erste vollständige Evaluierung der Angebote vornehmen und die nicht zulässigen Angebote aussortieren. In der Einladung zur Teilnahme an der Auktion müssen das Datum und die Uhrzeit der Auktion sowie die Zahl der Gebotsrunden angegeben werden. Ferner sollte die mathematische Formel zur Erstellung der automatischen Ranglisten genannt sein. Es muss Ihnen möglich sein, in jeder Gebotsrunde Ihren Ranglistenplatz im Vergleich zu Ihren Wettbewerbern - ohne Kenntnis ihrer Identität - zu erkennen.

 

Für bestimmte Vertragstypen wie etwa die Konzeption von Bauarbeiten (z. B. Baupläne für ein Gebäude) dürfen elektronische Auktionen nicht verwendet werden.

 

 

 

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