Paiement des cotisations de sécurité sociale
En tant qu’employeur dans l’UE, vous devez vous assurer que vos salariés bénéficient d’une couverture sociale adéquate. Chaque pays de l’UE dispose de sa propre législation en matière de sécurité sociale, mais la réglementation européenne coordonne les systèmes nationaux afin de veiller à ce que les personnes qui s’installent dans un autre pays ne perdent pas leur couverture sociale (par exemple, les droits à pension et les soins de santé) et sachent toujours quelle législation nationale leur est applicable.
Obligations en matière d’enregistrement
En tant qu’employeur, vous devez vous enregistrer et cotiser auprès de l’organisme de sécurité sociale du pays dans lequel vos salariés travaillent, même si votre entreprise n’y est pas établie. Cet enregistrement établit votre présence dans le système local de sécurité sociale.
Vous devez également déclarer vos salariés auprès de l’organisme de sécurité sociale du pays où ils travaillent. Cette déclaration garantit qu’ils sont couverts par le régime local de sécurité sociale.
Règle générale: la législation d’un seul pays s’applique.
Vos employés ne peuvent être soumis à la législation que d'un seul pays de l’UE en matière de sécurité sociale. Les droits et obligations qui en découlent sont les mêmes pour toutes les personnes travaillant dans ce pays, qu'il s'agisse de ressortissants nationaux ou étrangers. En règle générale, le pays dans lequel votre employé travaille est celui dans lequel il paie des cotisations de sécurité sociale. Cela vaut également pour vous si vous travaillez en tant qu’indépendant. Ce principe s’applique quel que soit le lieu de résidence de l’employé ou le lieu d’établissement de votre entreprise.
Si vos employés résident dans un pays de l’UE autre que celui dans lequel ils travaillent ou sont assurés, ils auront besoin d’un formulaire S1. Cela vaut également pour vous si vous êtes dans cette situation en tant que travailleur indépendant. Ce formulaire permet de bénéficier de soins de santé dans le pays de résidence tout en étant couvert(e) par le système de sécurité sociale du pays d’emploi.
Histoire vécue
Ruta travaille pour une entreprise multinationale basée en Allemagne, mais elle est postée en France. Elle vit en Allemagne et se rend quotidiennement en France. Puisqu’elle travaille en France, Ruta doit se conformer aux règles de la sécurité sociale française. L’employeur de Ruta s’enregistre auprès de l’organisme français de sécurité sociale et veille à ce que Ruta soit elle aussi enregistrée. Ruta paie ses cotisations de sécurité sociale en France et bénéficie donc de prestations appropriées du système français de sécurité sociale.
Histoire vécue
Tiago est un graphiste indépendant qui vit au Portugal et travaille principalement en Espagne. Puisqu’il travaille en Espagne, Tiago doit respecter la législation espagnole en matière de sécurité sociale. Tiago s’inscrit lui-même auprès de l’organisme espagnol de sécurité sociale. Étant donné que Tiago vit au Portugal mais est assuré en Espagne, il demande un formulaire S1. Ce formulaire lui permet de bénéficier de services de soins de santé au Portugal tout en étant couvert par le système de sécurité sociale espagnol.
Exceptions: travailleurs détachés
Si vous envoyez des salariés travailler dans un autre pays de l’UE pendant moins de 2 ans, ils peuvent rester assurés dans leur pays d’emploi initial sous certaines conditions. Cela vaut aussi pour vous si vous partez travailler dans un autre pays de l’UE en tant que travailleur indépendant. Pour les détachements de courte durée, demandez un certificat de couverture, le formulaire A1 (également appelé PDA1) pour montrer que vos employés restent assurés dans le pays où ils travaillaient auparavant.
Histoire vécue
Paulo travaille pour une entreprise italienne et est envoyé en Belgique pour un projet d’une durée de 18 mois. Étant donné qu'il est détaché en Belgique pour moins de 2 ans, Paulo peut rester couvert par le régime italien de sécurité sociale. L’employeur de Paulo demande un certificat de couverture, le formulaire A1 (ou PDA1), attestant que Paulo continuera à être assuré en Italie. Paulo continue à payer ses cotisations de sécurité sociale en Italie pendant la durée de son emploi temporaire en Belgique.
Histoire vécue
Kasia exerce une activité indépendante en Suède et accepte un projet de 6 mois en France. Son travail en France étant temporaire (moins de 2 ans), Kasia peut rester couverte par le régime suédois de sécurité sociale. Kasia demande un formulaire A1 (PDA1) pour conserver sa couverture sociale suédoise. Elle continue de payer ses cotisations de sécurité sociale en Suède pendant la durée de son emploi temporaire en France.
Cas particuliers: travail dans plusieurs pays
Si vos employés travaillent parallèlement dans plusieurs pays de l’UE, des règles spécifiques déterminent celui dans lequel ils doivent payer leurs cotisations. Cela dépend de facteurs tels que la résidence et la part de travail effectué dans chaque pays.
Vous et vos employés devez fournir aux organismes de sécurité sociale compétents dans le pays de résidence de chaque employé des informations sur ses modalités de travail dans plusieurs pays. Vous devez fournir des documents permettant de vérifier la situation en matière d’emploi, y compris les contrats, les horaires de travail et tout autre document pertinent. Les organismes de sécurité sociale se coordonneront pour déterminer la législation nationale applicable.
Histoire vécue
Sophie vit en Belgique et travaille à 50 % en Belgique, 30 % en France et 20 % en Allemagne. Étant donné qu’elle travaille dans plusieurs pays, des règles spéciales s’appliquent pour déterminer où elle doit payer ses cotisations de sécurité sociale. Sophie et ses employeurs informent les organismes de sécurité sociale concernés. Ceux-ci se coordonnent et déterminent que c’est la législation belge qui s’applique en matière de sécurité sociale puisque c’est en Belgique que Sophie exerce la plus grande partie de ses activités. Sophie paie ses cotisations de sécurité sociale en Belgique, ce qui garantit sa couverture sociale et le respect des règles.
Histoire vécue
Cesar vit au Portugal mais effectue régulièrement des missions en Espagne et en Italie, répartissant son temps presque à parts égales entre les trois pays. Cesar exerce une activité indépendante dans plusieurs pays: la législation qui lui est applicable en matière de sécurité sociale est déterminée par des règles spécifiques. Cesar informe les organismes de sécurité sociale au Portugal, en Espagne et en Italie. Après s’être coordonnés, ces organismes déterminent qu’il paiera ses cotisations dans le pays où il exerce la plus grande partie de ses activités. Cesar paie ses cotisations de sécurité sociale au Portugal, où il passe le plus de temps, ce qui lui assure une couverture adéquate.
Avertissement
La plupart des pays de l’UE exigent des employeurs qu’ils informent les organismes de sécurité sociale, les autorités fiscales ou les agences pour l’emploi de la résiliation d’un contrat de travail. Cela permet de mettre à jour les registres de sécurité sociale du salarié, d’arrêter le paiement des cotisations de sécurité sociale et de gérer les prestations de chômage.Accédez aux informations nationales ci-dessous.