Entsendung von Arbeitnehmenden ins Ausland

Für die Entsendung von Arbeitnehmenden in der EU gelten bestimmte Vorschriften. Als Arbeitgeber müssen Sie diese Entsendevorschriften einhalten,

• wenn sie Beschäftigte für einen bestimmten Zeitraum in ein anderes EU-Land entsenden, um Dienstleistungen für einen Geschäftspartner zu erbringen, mit dem Sie einen Vertrag geschlossen haben, oder
• wenn Sie Beschäftigte in eine eigene Niederlassung in einem anderen EU-Land entsenden.

In beiden Fällen muss ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und der/dem entsandten Arbeitnehmenden bestehen.

Die Entsendevorschriften finden ebenfalls Anwendung, wenn die Person für Sie aus einem anderen EU-Land einreist, bei dem es sich nicht um das Land handelt, in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat oder seine Tätigkeit ausübt, und von einer Leiharbeitsfirma zur Verfügung gestellt wird. In diesem Fall muss zwischen der/dem Arbeitnehmenden und der von Ihnen beauftragten Leiharbeitsfirma ein Arbeitsverhältnis bestehen. Sie können auch Arbeitnehmende entsenden, die Drittstaatsangehörige (Nicht-EU-Bürgerinnen oder Bürger) sind, sofern diese sich rechtmäßig in einem der EU-Mitgliedstaaten aufhalten. Auch für sie gelten die EU-Entsendevorschriften.

Beschäftigungsbedingungen im Aufnahmeland

Für die Dauer der Entsendung müssen Sie sicherstellen, dass für Ihre Beschäftigten die gesetzlich oder durch allgemein verbindliche Tarifverträge festgelegten Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des Aufnahmelandes gelten. Dies betrifft

• die Mindestruhezeiten,
• die Höchstarbeitszeiten,
• den bezahlten Mindestjahresurlaub,
• den Lohn (einschließlich aller obligatorischen Entgeltbestandteile) gemäß nationalem Recht oder allgemein verbindlichen Tarifverträgen,
• Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz,
• Schutzmaßnahmen für Schwangere und Wöchnerinnen sowie Kinder und Jugendliche (unter 18 Jahren),
• die Gleichbehandlung von Männern und Frauen,
• die Unterbringung der Arbeitskräfte im Aufnahmeland, sofern diese durch den Arbeitgeber zu regeln ist,
• gegebenenfalls Reisekosten- und Unterbringungszulagen bzw. eine Erstattung dieser Kosten sowie Tagegelder.

Wenn diese Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen für Ihre Beschäftigten in Ihrem eigenen Land vorteilhafter sind als im Aufnahmeland, sollten Sie diese selbstverständlich auch für die Zeit der Entsendung aufrechterhalten.

Für andere Sektoren als den Bausektor gelten die Anforderungen in Bezug auf Lohn und Jahresurlaub nicht, wenn:

• die Ausführung der Erstmontage bestimmter Produkte und/oder von Einbauarbeiten durch Fachpersonal Ihres Unternehmens Bestandteil des Liefervertrags mit Ihrem Partner in dem anderen Land sind und
• wenn die Dauer der Entsendung acht Tage pro Jahr nicht übersteigt.

Informationen, die Sie Ihren entsandten Arbeitnehmenden zur Verfügung stellen müssen

Entsenden Sie Ihre Beschäftigten für mehr als vier Wochen am Stück, so müssen Sie sie vor ihrer Abreise schriftlich über Folgendes informieren:

• Land bzw. Länder, in denen sie arbeiten werden (Aufnahmeland),
• voraussichtliche Dauer der Arbeit im Ausland,
• Währung, in der die Vergütung erfolgt,
• alle mit dem Arbeitsauftrag verbundenen Leistungen (Geld- oder sonstige Leistungen),
• Informationen zur Rückführung: ob sie vorgesehen ist und, wenn ja, unter welchen Bedingungen,
• Vergütung nach dem geltenden Recht des Aufnahmelandes,
• etwaige besondere Entsendezulagen,
• Modalitäten für die Erstattung von Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten,
• Link zur offiziellen Internetseite des Aufnahmelandes zum Thema Entsendung von Arbeitnehmenden.

Bitte beachten Sie, dass Sie in einigen EU-Ländern auch Arbeitnehmende informieren müssen, die für einen Zeitraum von weniger als vier aufeinanderfolgenden Wochen entsandt werden.

Langfristige Entsendung

Erfolgt die Entsendung für einen Zeitraum von über 12 Monaten (oder über 18 Monaten, wenn Sie dem Aufnahmeland eine mit Begründung versehene Mitteilung übermitteln), müssen Sie sicherstellen, dass für Ihre Beschäftigten alle einschlägigen Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des Aufnahmelandes gelten (außer für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen und betriebliche Zusatzrenten).

Erkundigen Sie sich auf der Internetseite des Aufnahmelandes, wie Sie eine mit Begründung versehene Mitteilung übermitteln.

Informationen, die Sie dem Aufnahmeland zur Verfügung stellen müssen

Als Arbeitgeber müssen Sie den Behörden im Aufnahmeland vor (oder spätestens zu Beginn) der Entsendung zudem eine Erklärung mit folgenden Angaben übermitteln:

• Identität des Arbeitgebers,
• Zahl der entsandten Arbeitnehmenden,
• Kontaktperson des Arbeitgebers,
• Anschrift des Arbeitsplatzes,
• voraussichtliche Dauer der Entsendung, einschließlich Anfangs- und Enddatum,
• Art der während der Entsendung erbrachten Dienstleistung,
• eine Person, die gegenüber den Behörden des Aufnahmelandes als Ansprechpartner fungiert.

Beachten Sie, dass die Aufnahmeländer um weitere Angaben ersuchen können. Die Erklärung ist in einer der Amtssprachen des Aufnahmelandes oder in einer anderen von ihm akzeptierten Sprache einzureichen.

Zudem sollten Sie die zuständige Stelle des Aufnahmelandes über etwaige Änderungen informieren, z. B. wenn die Entsendung nicht stattfindet oder unterbrochen wird.

Vollständige Informationen zu den Erklärungspflichten finden Sie auf der Internetseite des Aufnahmelandes.

Vorschriften zur sozialen Sicherheit für entsandte Arbeitnehmende

Entsandte Arbeitnehmende (oder Sie, wenn Sie selbstständig tätig sind) können trotz der vorübergehenden Tätigkeit in einem anderen EU-Land im Sozialversicherungssystem des Landes versichert bleiben, in dem sie vor ihrer Entsendung gearbeitet haben.

Als Arbeitgeber müssen Sie die Behörden des Aufnahmelandes im Voraus informieren und dazu beim Sozialversicherungsträger in dem Land, in dem Ihre Beschäftigten versichert sind, ein Formular – das A1-Formular (Portable Document A1, PD A1) en – anfordern. Das Formular bestätigt, dass die entsandten Beschäftigte in ihrem Land sozialversichert sind und im aufnehmenden Land keine Beiträge zahlen müssen.

Bei Beantragung des PD A1 müssen Sie das Anfangs- und Enddatum der Entsendung nennen. Die maximal zulässige Zeitspanne, die Sie auf dem Formular angeben können, beträgt 24 Monate.

Dauert die Entsendung länger als 24 Monate oder ist eine Verlängerung notwendig, können Sie als Arbeitgeber

• die Behörde, die das PD A1 ausstellt, um eine Verlängerung bitten – diese wird jedoch nicht automatisch gewährt und bedarf einer gegenseitigen Vereinbarung zwischen dem entsendenden und dem aufnehmenden Land;
• Ihre(n) Arbeitnehmende(n) auffordern, sich beim Sozialversicherungssystem des Aufnahmelandes einzuschreiben.

Dienstreisen und entsandte Arbeitnehmende

Arbeitnehmende, die Sie auf eine Dienstreise in ein anderes EU-Land schicken, um an Konferenzen, Sitzungen, Messen, Schulungen usw. teilzunehmen, sind keine entsandten Arbeitnehmenden. Solche Dienstreisen fallen nicht unter die Entsendevorschriften, da die Arbeitnehmenden in diesem Fall im Aufnahmeland keine Dienstleistung erbringen.

Wenn Sie Ihre Arbeitnehmenden auf eine Dienstreise schicken, müssen Sie sich mit Blick auf die soziale Sicherheit dennoch nach Möglichkeit im Voraus an die Behörden des Aufnahmelandes wenden und das A1-Formular (PD A1) en anfordern.

Nationale Websites

Jedes EU-Land unterhält eine Internetseite mit detaillierten Informationen zum Thema Entsendung von Arbeitnehmenden ins Ausland. Darüber hinaus gibt es Kontaktstellen, die auf den Internetseiten angegeben sind. Diese Stellen stimmen sich untereinander ab, überwachen die Einhaltung der Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen während einer Entsendung und gehen mutmaßlichen Verstößen nach.

Weitere Informationen zu einem bestimmten EU-Aufnahmeland Ihrer Beschäftigten finden Sie auf der jeweiligen nachstehend verlinkten nationalen Internetseite.

Nationale Verbindungsstellen

Jedes Land verfügt über eine zuständige Behörde, die Fragen zur Entsendung von Arbeitnehmenden beantworten kann. Die Kontaktdaten dieser nationalen Verbindungsstellen finden Sie unter Kontakt zu nationalen Verwaltungen.

Weitere Informationen

Mehr Informationen finden Sie im Kurzleitfaden der EU zur Entsendung von Arbeitnehmenden.

Werfen Sie auch einen Blick in den praktischen Leitfaden zum Entsenderecht.

Sie sind selbstständig und möchten ein paar Monate im Ausland arbeiten? Lesen Sie die FAQ (Fragen und Antworten), um alles über die zu beachtenden Formalitäten zu erfahren.