Unterzeichnung einer Konformitätserklärung

Was ist eine Konformitätserklärung?

Eine EU-Konformitätserklärung ist ein zwingend notwendiges Rechtsdokument, das entweder von Ihnen als Hersteller oder von Ihrem bevollmächtigten Vertreter zu unterschreiben ist und mit dem Sie erklären, dass Ihre Produkte allen EU-Anforderungen entsprechen.

Die Konformitätserklärung wird erst unterzeichnet, nachdem Sie die rechtlichen Anforderungen an Ihr Produkt erfüllt haben, d. h. nachdem Sie die entsprechende Konformitätsbewertung durchgeführt und die gesamte technische Dokumentation zusammengestellt haben.

Mit der Unterzeichnung der Konformitätserklärung übernehmen Sie die volle Verantwortung dafür, dass Ihr Produkt dem geltenden EU-Recht entspricht.

Wer ist für die Konformitätserklärung verantwortlich?

Die Hersteller sind rechtlich dafür verantwortlich, dass ihr Produkt alle EU-Anforderungen erfüllt und die Konformitätserklärung ausgestellt wird – unabhängig davon, ob sie innerhalb oder außerhalb der EU ansässig sind.

Sie gelten als Hersteller, wenn Sie ein Produkt selbst herstellen oder herstellen lassen und es unter Ihrem eigenen Namen oder Ihrer eigenen Marke verkaufen. Als Hersteller können Sie einen Bevollmächtigten mit Sitz in der EU benennen, der bestimmte Aufgaben in Ihrem Namen wahrnimmt, z. B.:

• Kooperation mit nationalen Marktüberwachungsbehörden
• Bereitstellung der erforderlichen Dokumentation (z. B. Konformitätserklärung und technische Unterlagen)
• gegebenenfalls Unterstützung von Korrekturmaßnahmen

Dies ist besonders wichtig für Hersteller aus Drittländern, die Produkte in der EU verkaufen.

Enthält Ihr Produkt Komponenten mehrerer Anbieter, hängt die Verantwortung für die Konformitätserklärung von Ihrer Rolle ab:

• Wenn Sie das Endprodukt in der EU in Verkehr bringen, müssen Sie eine Konformitätserklärung für das gesamte Produkt ausstellen, selbst wenn einzelne Komponenten bereits mit einer CE-Kennzeichnung versehen sind.
• Wenn Sie nur eine Komponente liefern, sind Sie ausschließlich für die Konformität dieser Komponente verantwortlich. Für B2B- oder Integrationszwecke kann dennoch eine Konformitätserklärung erforderlich sein.

Was gehört in eine Konformitätserklärung?

Die EU-Konformitätserklärung muss folgende Angaben enthalten en :

• Ihren Namen und Ihre vollständige Geschäftsanschrift bzw. den Namen und die Geschäftsanschrift Ihres bevollmächtigten Vertreters
• die Seriennummer sowie das Modell oder die Typenbezeichnung des Produkts
• eine Erklärung, aus der hervorgeht, dass Sie die volle Verantwortung für das Produkt übernehmen
• Mittel zur Rückverfolgung der Produktherkunft (z. B. ein Bild)
• Angaben zur notifizierten Stelle, die das Konformitätsbewertungsverfahren durchgeführt hat (falls zutreffend)
• Nennung der relevanten Rechtsvorschriften, denen das Produkt entspricht, sowie jegliche harmonisierten Normen o.ä., die für den Konformitätsnachweis herangezogen wurden
• Ihren Namen und Ihre Unterschrift
• das Ausstellungsdatum der Erklärung

Sprach- und übersetzungsbezogene Anforderungen

Sie müssen die EU-Konformitätserklärung in die Sprache(n) übersetzen lassen, die in dem EU-Mitgliedstaat, in dem Ihr Produkt in den Verkehr gebracht wird, vorgeschrieben sind. Sie muss den nationalen Marktüberwachungsbehörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden. Einige EU-Produktvorschriften sehen jedoch vor, dass die Konformitätserklärung dem Produkt beiliegen muss (z. B. bei Funkausrüstung).

Wer kann die Konformitätserklärung unterzeichnen?

Die Erklärung ist von einer Person zu unterzeichnen, die rechtlich befugt ist, den Hersteller oder Bevollmächtigten zu vertreten:

• In der Regel handelt es sich dabei um eine Person aus der Geschäftsführung, eine für Compliance zuständige Person oder eine Führungskraft.
• Die unterzeichnende Person benötigt weder die Staatsbürgerschaft eines EU-Landes noch einen Wohnsitz in der EU.
• Mit der Unterzeichnung wird bestätigt, dass das Produkt alle einschlägigen EU-Anforderungen erfüllt.

Die Erklärung muss den Namen, die Funktion und die Unterschrift der unterzeichnenden Person sowie das Ausstellungsdatum enthalten.

Aktualisierung der Konformitätserklärung

Die Konformitätserklärung muss überprüft und aktualisiert werden, um etwaige Änderungen zu berücksichtigen, z. B.:

• Produktmodifikationen (z. B. Design, Komponenten, Materialien)
• Aktualisierung geltender EU-Rechtsvorschriften oder harmonisierter Normen
• geänderte Kontaktdaten des Herstellers oder seines Bevollmächtigten
• Umstrukturierungen/Umstellungen in Konformitätsbewertungsstellen oder -verfahren

Eine Kopie der letzten Erklärung ist zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen des Produkts auf dem EU-Markt aufzubewahren und den Behörden auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.