VARSTVO VAŠIH OSEBNIH PODATKOV

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o obdelavi in varstvu vaših osebnih podatkov.

 

Posebna izjava o varstvu osebnih podatkov pri javnih natečajih

Postopek obdelave: Izbor stalnega osebja evropskih institucij ali organov, uradov in agencij Skupnosti z natečaji

Upravljavec podatkov: EPSO

Referenčna oznaka: DPR-EC-01159.2

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varovanju vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) št. 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov navaja razlog za obdelavo vaših osebnih podatkov ter pojasni, kako osebne podatke zbiramo, obdelujemo in jih varujemo, kako se te informacije uporabljajo in kakšne so vaše pravice v zvezi z osebnimi podatki. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so predstavljene informacije v zvezi s postopkom obdelave, ki ga izvaja urad Epso: Izbor stalnega osebja evropskih institucij ali organov, uradov in agencij Skupnosti z natečaji.

2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke

Namen postopka obdelave: Urad EPSO zbira in uporablja vaše osebne informacije pri organizaciji javnih in notranjih natečajev za izbor osebja za namene zaposlitve uradnikov EU, za upravljanje administrativnih vidikov prijave in zaporednih stopenj natečajev ter za upravljanje in spremljanje uporabe rezervnih seznamov.

Vaši osebni podatki se ne bodo uporabljali za avtomatizirano odločanje, vključno z oblikovanjem profilov.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

• obdelava je potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije;
• obdelava je potrebna za skladnost z zakonsko obveznostjo, ki velja za upravljavca.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je določena v naslednjih pravnih aktih Unije:

Uredba št. 31(EGS), 11(ESAE) o kadrovskih predpisih za uradnike in pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo (UL 45, 14. 6. 1962, str. 1385), kakor je bila nazadnje spremenjena z Delegirano uredbo Komisije (EU) 2016/1611 z dne 7. julija 2016; Sklep št. 2002/620/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča, Računskega sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora, Odbora regij in Evropskega varuha človekovih pravic z dne 25. julija 2002 o ustanovitvi Urada za izbor osebja Evropskih skupnosti. Sklep 2002/621/ES generalnih sekretarjev Evropskega parlamenta, Sveta in Evropske komisije, sodnega tajnika Evropskega sodišča, generalnih sekretarjev Računskega sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij ter predstavnika Evropskega varuha človekovih pravic z dne 25. julija 2002 o organizaciji in delovanju Urada za izbor osebja Evropskih skupnosti.

Obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov, zlasti podatke v zvezi z zdravjem, iz naslednjih razlogov:

• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je izrecno privolil v obdelavo navedenih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za namene izpolnjevanja obveznosti in izvajanja posebnih pravic upravljavca ali posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, na področju delovnega prava ter prava socialne varnosti in socialnega varstva, če to dovoljuje pravo Unije, ki zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe za temeljne pravice in interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

V prijavnici morajo kandidati odgovoriti na naslednje vprašanje: Ali zaradi invalidnosti ali obolenja potrebujete posebne prilagoditve testnega okolja? V primeru pozitivnega odgovora morajo zagotoviti podatke o svojem zdravju, in sicer podatke o invalidnosti ali zdravstvenem stanju, zaradi katerega potrebujejo prilagoditve, in ustrezna dokazila. Zbiranje takih podatkov je potrebno za objektivno oceno urada EPSO o situaciji posameznega kandidata, da bi jim ponudili ustrezne prilagoditve za opravljanje testov in omogočili testiranje v najboljših možnih razmerah glede na njihove potrebe. Podatki v zvezi z zdravjem, ki jih zagotovijo kandidati, zajemajo več kategorij: začasno zdravstveno stanje, trajno zdravstveno stanje/invalidnost, nosečnost/dojenje.

4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo

Za ta postopek obdelave urad EPSO zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

• Osebni podatki za ugotavljanje istovetnosti kandidatov: ime/-na, priimek/-ki, ki se trenutno uporablja(-jo), priimek/-ki ob rojstvu, datum rojstva, spol, državljanstvo/-va, glavni jezik, vrsta in številka identifikacijskega dokumenta, kopija identifikacijskega dokumenta z vsemi osebnimi podatki, ki jih vsebuje, nacionalna identifikacijska številka, slika kandidata, naslov IP, e-naslov, številka prijave za natečaj, skrivna identifikacijska številka, dodeljena za namene anonimnega ocenjevanja testov, „številka upravičenca“, ki se uporablja za preverjanje istovetnosti v okviru računalniško podprtega testiranja. Za notranje tečaje tudi številka osebja, upravni status, funkcionalna skupina in razred.
• Osebni podatki, povezani z uporabo kandidatovega računa EPSO: osebna identifikacijska številka uporabnika, uporabniško ime, geslo, evidenca uporabniških obiskov.
• Osebni podatki kandidatov, potrebni za vzpostavljanje kontakta in praktično organizacijo testov: naslov, poštna številka, kraj, država, telefonske številke, jezik za dopisovanje, jezik testiranja; podatki, ki jih kandidat zagotovi o posebnih potrebah (zlasti zdravstveno stanje in/ali invalidnost); podatki o družinskih, socialnih in poklicnih odnosih, ki bi lahko pomenili navzkrižje interesov.

• Osebni podatki kandidatov, potrebni za oceno izpolnjevanja pogojev za pripustitev k natečaju in/ali meril za sodelovanje iz natečajnega razpisa in za oceno motivacije: izobrazba, delovne izkušnje, strokovno in tehnično znanje, znanje jezikov. Avdiovizualni posnetek nekaterih testov, ki se uporabljajo za asinhrono ocenjevanje.
• Rezultati kandidatov na različnih stopnjah natečaja in podatki v zvezi z ocenjevanjem kandidatovih kvalifikacij, spretnosti in kompetenc (število točk in opombe izbirne komisije).

Navedba osebnih podatkov je obvezna za vsa polja v spletni prijavnici, ki so označena z zvezdico (*). Če ta polja niso izpolnjena, prijava ni mogoča.

Podatki, ki sodijo v kategorijo rezultatov kandidatov na različnih stopnjah natečaja, in podatki o oceni njihovih kvalifikacij, spretnosti in kompetenc (število točk in opombe izbirne komisije) se zbirajo med izbirnim postopkom ter so rezultat ocenjevanja, ki ga opravi izbirna komisija.

5. Kako dolgo hranimo osebne podatke

Urad EPSO osebne podatke hrani samo toliko časa, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer:

• za posamezno dokumentacijo kandidatov, ki so bili izločeni iz natečaja, za obdobje 2 let od datuma, ko je bil kandidat izločen iz natečaja;
• za posamezno dokumentacijo kandidatov, vključenih na rezervni seznam določenega natečaja, za obdobje 2 let od zaprtja rezervnega seznama;
• za referenčno dokumentacijo v zvezi z organizacijo natečajev, za obdobje 10 let od zaključka natečaja;
• za osebne podatke kandidatov, zagotovljene v okviru prijave za določeni natečaj, ki ni bila pravočasno potrjena, za obdobje 1 leta od zaključka prijavnega obdobja natečaja.

6. Kako varujemo osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave vaših podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz uporabe splošne uredbe o varstvu podatkov v državah članicah EU (Uredba (EU) 2016/679).

Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube podatkov, spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. To osebje zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Prejemniki podatkov:

• izbirne komisije, zakoniti ocenjevalci (izpraševalci s svetovalno funkcijo) v smislu člena 3 Priloge III h kadrovskim predpisom in osebje urada EPSO: za namene ocenjevanja izpolnjevanja pogojev za pripustitev k natečaju in primerjalnih dosežkov kandidatov oziroma za zagotavljanje pomoči izbirnim komisijam,
• institucije in organi EU: za namene zaposlovanja (ne prejmejo informacij o invalidnosti, razen če kandidat dovoli prenos takih podatkov),
• sodišča EU, pravne službe zadevnega organa za imenovanje: v primeru upravne zahteve ali pritožbe v skladu s členom 90(1) ali (2) kadrovskih predpisov in/ali vložitve pravnega sredstva pri sodiščih EU,
• urad OLAF, Preiskovalni in disciplinski urad Komisije, Služba za notranjo revizijo in Računsko sodišče: na zahtevo in v obsegu, potrebnem za uradne preiskave ali revizijo,
• evropski varuh človekovih pravic: na zahtevo in v obsegu, potrebnem za uradne preiskave in poizvedbe,
• pogodbeni izvajalci urada EPSO, pristojni za praktično organizacijo nekaterih testov: podatki, posredovani pogodbenim izvajalcem, imajo omejen rok trajanja in obseg, namenjeni so zgolj preverjanju istovetnosti kandidatov v testnem centru in preverjanju, da kandidati prejmejo pravilno različico testa,
• države članice EU: na podlagi kandidatove izrecne privolitve se za namene pomoči med izbirnim postopkom in pri zaposlovanju nacionalnim organom države članice/držav članic EU, katere državljan je, lahko posredujejo ime, priimek, e-naslov in referenčna številka natečaja.

Informacije, ki jih zbiramo, ne bomo posredovali tretji stranki, razen v obsegu in za namene, predvidene z zakonom.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa in popravka, če so vaši osebni podatki netočni ali nepopolni. Kadar je primerno, imate pravico do izbrisa svojih osebnih podatkov, omejitve njihove obdelave in ugovarjanja njihovi obdelavi ter pravico do prenosljivosti podatkov.

Obdelavi osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a), lahko ugovarjate iz razlogov, ki so povezani z vašimi osebnimi okoliščinami.

Privolili ste, da boste uradu EPSO predložili svoje osebne podatke za ta postopek obdelave. Privolitev lahko kadar koli prekličete, in sicer tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Tak preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (navedite referenčno oznako, kot je opredeljena v razdelku 10 spodaj).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe ali pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spletnega obrazca EPSO obrnite na upravljavca podatkov.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v skladu z Uredbo(EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe št. 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Kje poiskati podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-01159.

 

 

Posebna izjava o varstvu osebnih podatkov pri izbirnih postopkih za začasne uslužbence

Postopek obdelave: Izbor začasnega osebja evropskih institucij ali organov, uradov in agencij Skupnosti

Upravljavec podatkov: EPSO

Referenčna oznaka: DPR-EC-01154.1

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varovanju vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) št. 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse sporočene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo, kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so predstavljene informacije v zvezi s postopkom obdelave, ki ga izvaja urad EPSO: Izbor začasnega osebja evropskih institucij ali organov, uradov in agencij Skupnosti.

2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke

Namen postopka obdelave: Urad EPSO zbira in uporablja vaše osebne informacije pri organizaciji izbirnih postopkov za izbor osebja za namene zaposlitve začasnih uslužbencev pri institucijah, organih, uradih in agencijah EU, za upravljanje administrativnih vidikov prijave in zaporednih stopenj izbirnih postopkov ter za upravljanje in spremljanje uporabe podatkovnih zbirk uspešnih kandidatov.

Vaši osebni podatki se ne bodo uporabljali za avtomatizirano odločanje, vključno z oblikovanjem profilov.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije;
• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti upravljavca.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je določena v naslednjih pravnih aktih Unije:

Uredba št. 31(EGS), 11(ESAE) o kadrovskih predpisih za uradnike in pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo (UL 45, 14. 6. 1962, str. 1385), kakor je bila nazadnje spremenjena z Delegirano uredbo Komisije (EU) 2016/1611 z dne 7. julija 2016; Sklep št. 2002/620/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča, Računskega sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora, Odbora regij in Evropskega varuha človekovih pravic z dne 25. julija 2002 o ustanovitvi Urada za izbor osebja Evropskih skupnosti. Sklep 2002/621/ES generalnih sekretarjev Evropskega parlamenta, Sveta in Evropske komisije, sodnega tajnika Evropskega sodišča, generalnih sekretarjev Računskega sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij ter predstavnika Evropskega varuha človekovih pravic z dne 25. julija 2002 o organizaciji in delovanju Urada za izbor osebja Evropskih skupnosti.

Obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov, zlasti podatke v zvezi z zdravjem, iz naslednjih razlogov:

• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je izrecno privolil v obdelavo navedenih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za namene izpolnjevanja obveznosti in izvajanja posebnih pravic upravljavca ali posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, na področju delovnega prava ter prava socialne varnosti in socialnega varstva, če to dovoljuje pravo Unije, ki zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe za temeljne pravice in interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

V prijavnici morajo kandidati odgovoriti na naslednje vprašanje: Ali zaradi invalidnosti ali obolenja potrebujete posebne prilagoditve testnega okolja? V primeru pozitivnega odgovora morajo zagotoviti podatke o svojem zdravju, in sicer podatke o invalidnosti ali zdravstvenem stanju, zaradi katerega potrebujejo prilagoditve, in ustrezna dokazila. Zbiranje takih podatkov je potrebno za objektivno oceno urada EPSO o situaciji posameznega kandidata, da bi jim ponudili ustrezne prilagoditve za opravljanje testov in omogočili testiranje v najboljših možnih razmerah glede na njihove potrebe. Podatki v zvezi z zdravjem, ki jih zagotovijo kandidati, zajemajo več kategorij: začasno zdravstveno stanje, trajno zdravstveno stanje/invalidnost, nosečnost/dojenje.

4.  Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo

Za ta postopek obdelave urad EPSO zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

• Osebni podatki za ugotavljanje istovetnosti kandidatov: ime/-na, priimek/-ki, ki se trenutno uporablja(-jo), priimek/-ki ob rojstvu, datum rojstva, spol, državljanstvo/-va, glavni jezik, vrsta in številka identifikacijskega dokumenta, kopija identifikacijskega dokumenta z vsemi osebnimi podatki, ki jih vsebuje, nacionalna identifikacijska številka, e-naslov, številka prijave v izbirnem postopku, skrivna identifikacijska številka, dodeljena za namene anonimnega ocenjevanja testov, „številka upravičenca“, ki se uporablja za preverjanje istovetnosti v okviru računalniško podprtega testiranja.
• Osebni podatki, povezani z uporabo kandidatovega računa EPSO: osebna identifikacijska številka uporabnika, uporabniško ime, geslo, evidenca uporabniških obiskov.
• Osebni podatki kandidatov, potrebni za vzpostavljanje kontakta in praktično organizacijo testov: naslov, poštna številka, kraj, država, telefonske številke, jezik za dopisovanje, jezik testiranja; podatki, ki jih kandidat zagotovi o posebnih potrebah (zlasti zdravstveno stanje in/ali invalidnost); podatki o družinskih, socialnih in poklicnih odnosih, ki bi lahko pomenili navzkrižje interesov.

• Osebni podatki kandidatov, potrebni za oceno izpolnjevanja pogojev za pripustitev k natečaju in/ali meril za sodelovanje iz natečajnega razpisa in za oceno motivacije: izobrazba, delovne izkušnje, strokovno in tehnično znanje, znanje jezikov.
• Rezultati kandidatov v različnih stopnjah natečaja in podatki v zvezi z ocenjevanjem kandidatovih kvalifikacij, spretnosti in kompetenc (število točk in po potrebi opombe izbirne komisije).

Navedba osebnih podatkov je obvezna za vsa polja v spletni prijavnici, ki so označena z zvezdico (*). Če ta polja niso izpolnjena, prijava ni mogoča.

Podatki, ki sodijo v kategorijo rezultatov kandidatov na različnih stopnjah izbora, in podatki o oceni njihovih spretnosti in kompetenc (število točk, pridobljenih na testih, in opombe) se zbirajo med izbirnim postopkom ter so rezultat ocenjevanja, ki se izvaja v tem postopku.

5. Kako dolgo hranimo osebne podatke

Urad EPSO osebne podatke hrani samo toliko časa, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer:

• za posamezno dokumentacijo kandidatov, ki so bili izločeni iz določenega izbirnega postopka, za obdobje 5 let od datuma, ko je bil kandidat izločen iz izbirnega postopka;
• za posamezno dokumentacijo kandidatov, vključenih na rezervni seznam za zaposlovanje v določenem izbirnem postopku, za obdobje 2 let od zaprtja rezervnega seznama za zaposlovanje;
• za referenčno dokumentacijo v zvezi z organizacijo izbirnih postopkov za začasne uslužbence, za obdobje 5 let od zaključka izbirnega postopka;
• za osebne podatke kandidatov, zagotovljene v okviru prijave za določeni izbirni postopek, ki ni bila pravočasno potrjena, za obdobje 1 leta od zaključka prijavnega obdobja za izbirni postopek.

6. Kako varujemo osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave vaših podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz uporabe splošne uredbe o varstvu podatkov v državah članicah EU (Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je za varstvo osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganje izgube podatkov, spremembo podatkov ali nepooblaščen dostop, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. To osebje zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Prejemniki podatkov:

• izbirne komisije, zakoniti ocenjevalci (izpraševalci s svetovalno funkcijo) v smislu člena 3 Priloge III h kadrovskim predpisom (po analogiji) in osebje urada EPSO: za namene ocenjevanja izpolnjevanja pogojev za pripustitev k natečaju in primerjalnih dosežkov kandidatov oziroma za zagotavljanje pomoči izbirnim komisijam,
• institucije in organi EU: za namene zaposlovanja (ne prejmejo informacij o invalidnosti, razen če kandidat dovoli prenos takih podatkov),
• sodišča EU, pravne službe zadevnega organa za imenovanje: v primeru upravne zahteve ali pritožbe v skladu s členom 90(1) ali (2) kadrovskih predpisov in/ali vložitve pravnega sredstva pri sodiščih EU,
• urad OLAF, Preiskovalni in disciplinski urad Komisije, Služba za notranjo revizijo in Računsko sodišče: na zahtevo in v obsegu, potrebnem za uradne preiskave ali revizijo,
• evropski varuh človekovih pravic: na zahtevo in v obsegu, potrebnem za uradne preiskave in poizvedbe,
• pogodbeni izvajalci urada EPSO, pristojni za praktično organizacijo nekaterih testov: podatki, posredovani pogodbenim izvajalcem, imajo omejen rok trajanja in obseg, namenjeni so zgolj preverjanju istovetnosti kandidatov v testnem centru in preverjanju, da kandidati prejmejo pravilno različico testa.

Informacij, ki jih zbiramo, ne bomo posredovali tretji stranki, razen v obsegu in za namene, predvidene z zakonom.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa in popravka, če so vaši osebni podatki netočni ali nepopolni. Kadar je primerno, imate pravico do izbrisa svojih osebnih podatkov, omejitve njihove obdelave in ugovarjanja njihovi obdelavi ter pravico do prenosljivosti podatkov.

Obdelavi osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a), lahko ugovarjate iz razlogov, ki so povezani z vašimi osebnimi okoliščinami.

Privolili ste, da boste uradu EPSO predložili svoje osebne podatke za ta postopek obdelave. Privolitev lahko kadar koli prekličete, in sicer tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Tak preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (navedite referenčno oznako, kot je opredeljena v razdelku 10 spodaj).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe ali pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spletnega obrazca EPSO obrnite na upravljavca podatkov.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v skladu z Uredbo(EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe št. 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu) .

10. Kje poiskati podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-01154.

 

Posebna izjava o varstvu osebnih podatkov pri izbirnih postopkih za pogodbene uslužbence

Postopek obdelave: Izbor pogodbenega osebja evropskih institucij ali organov, uradov in agencij Skupnosti

Upravljavec podatkov: EPSO

Referenčna oznaka: DPR-EC-01157.1

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varovanju vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) št. 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse sporočene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo, kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so predstavljene informacije v zvezi s postopkom obdelave, ki ga izvaja urad EPSO: Izbor pogodbenega osebja evropskih institucij ali organov, uradov in agencij Skupnosti.

2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke

Namen postopka obdelave: Urad EPSO zbira in uporablja vaše osebne informacije pri organizaciji izbirnih postopkov za izbor osebja za namene zaposlitve pogodbenih uslužbencev pri institucijah, organih, uradih in agencijah EU, za upravljanje administrativnih vidikov prijave in zaporednih stopenj izbirnih postopkov ter za upravljanje in spremljanje uporabe rezervnih podatkovnih zbirk.

Vaši osebni podatki se ne bodo uporabljali za avtomatizirano odločanje, vključno z oblikovanjem profilov.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije;
• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti upravljavca.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je določena v naslednjih pravnih aktih Unije:

Uredba št. 31(EGS), 11(ESAE) o kadrovskih predpisih za uradnike in pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo (UL 45, 14. 6. 1962, str. 1385), kakor je bila nazadnje spremenjena z Delegirano uredbo Komisije (EU) 2016/1611 z dne 7. julija 2016; Sklep št. 2002/620/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča, Računskega sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora, Odbora regij in Evropskega varuha človekovih pravic z dne 25. julija 2002 o ustanovitvi Urada za izbor osebja Evropskih skupnosti. Sklep 2002/621/ES generalnih sekretarjev Evropskega parlamenta, Sveta in Evropske komisije, sodnega tajnika Evropskega sodišča, generalnih sekretarjev Računskega sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij ter predstavnika Evropskega varuha človekovih pravic z dne 25. julija 2002 o organizaciji in delovanju Urada za izbor osebja Evropskih skupnosti.

Obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov, zlasti podatke v zvezi z zdravjem, iz naslednjih razlogov:

• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je izrecno privolil v obdelavo navedenih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za namene izpolnjevanja obveznosti in izvajanja posebnih pravic upravljavca ali posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, na področju delovnega prava ter prava socialne varnosti in socialnega varstva, če to dovoljuje pravo Unije, ki zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe za temeljne pravice in interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

V prijavnici morajo kandidati odgovoriti na naslednje vprašanje: Ali zaradi invalidnosti ali obolenja potrebujete posebne prilagoditve testnega okolja? V primeru pozitivnega odgovora morajo zagotoviti podatke o svojem zdravju, in sicer podatke o invalidnosti ali zdravstvenem stanju, zaradi katerega potrebujejo prilagoditve, in ustrezna dokazila. Zbiranje takih podatkov je potrebno za objektivno oceno urada EPSO o situaciji posameznega kandidata, da bi jim ponudili ustrezne prilagoditve za opravljanje testov in omogočili testiranje v najboljših možnih razmerah glede na njihove potrebe. Podatki v zvezi z zdravjem, ki jih zagotovijo kandidati, zajemajo več kategorij: začasno zdravstveno stanje, trajno zdravstveno stanje/invalidnost, nosečnost/dojenje.

4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo

Za ta postopek obdelave urad EPSO zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

• Osebni podatki za ugotavljanje istovetnosti kandidatov: ime/-na, priimek/-ki, ki se trenutno uporablja(-jo), priimek/-ki ob rojstvu, datum rojstva, spol, državljanstvo/-va, glavni jezik, vrsta in številka identifikacijskega dokumenta, kopija identifikacijskega dokumenta z vsemi osebnimi podatki, ki jih vsebuje, nacionalna identifikacijska številka, e-naslov, številka prijave za izbirni postopek, skrivna identifikacijska številka, dodeljena za namene anonimnega ocenjevanja testov, „številka upravičenca“, ki se uporablja za preverjanje istovetnosti v okviru računalniško podprtega testiranja.
• Osebni podatki, povezani z uporabo kandidatovega računa EPSO: osebna identifikacijska številka uporabnika, uporabniško ime, geslo, evidenca uporabniških obiskov.
• Osebni podatki kandidatov, potrebni za vzpostavljanje kontakta in praktično organizacijo testov: naslov, poštna številka, kraj, država, telefonske številke, jezik za dopisovanje, jezik testiranja; podatki, ki jih kandidat zagotovi o posebnih potrebah (zlasti zdravstveno stanje in/ali invalidnost).
• Osebni podatki kandidatov, potrebni za oceno izpolnjevanja pogojev za pripustitev k natečaju iz razpisa za prijavo interesa in za oceno motivacije: izobrazba, delovne izkušnje, strokovno in tehnično znanje, znanje jezikov.
• Rezultati kandidatov na različnih stopnjah izbora in podatki v zvezi z ocenjevanjem kandidatovih spretnosti in kompetenc (rezultati testov).

Navedba osebnih podatkov je obvezna za vsa polja v spletni prijavnici, ki so označena z zvezdico (*). Če ta polja niso izpolnjena, prijava ni mogoča.

Podatki, ki sodijo v kategorijo rezultatov kandidatov na različnih stopnjah izbora in podatki o oceni njihovih spretnosti in kompetenc (število točk, pridobljenih na testih) se zbirajo med izbirnim postopkom ter so rezultat ocenjevanja, ki se izvaja v tem postopku.

5. Kako dolgo hranimo osebne podatke

Urad EPSO osebne podatke hrani samo toliko časa, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer:

• za posamezno dokumentacijo kandidatov, ki so bili izločeni iz določenega izbirnega postopka, za obdobje 5 let od datuma izbirnega postopka ali kandidatovega zahtevka, da se iz podatkovne zbirke izbrišejo njegovi podatki;
• za posamezno dokumentacijo kandidatov, vključenih na rezervni seznam za zaposlovanje v danem izbirnem postopku ,za obdobje 2 let od zaprtja rezervnega seznama za zaposlovanje;
• za referenčno dokumentacijo v zvezi z organizacijo izbirnih postopkov za pogodbene uslužbence, za obdobje 5 let od zaključka izbirnega postopka;
• za osebne podatke kandidatov, zagotovljene v okviru prijave za določeni izbirni postopek, ki ni bila pravočasno potrjena, za obdobje 1 leta od zaključka prijavnega obdobja za izbirni postopek.

6. Kako varujemo osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave vaših podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz uporabe splošne uredbe o varstvu podatkov v državah članicah EU (Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je za varstvo osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganje izgube podatkov, spremembo podatkov ali nepooblaščen dostop, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. To osebje zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Prejemniki podatkov:

• izbirne komisije, zakoniti ocenjevalci (izpraševalci s svetovalno funkcijo) v smislu člena 3 Priloge III h kadrovskim predpisom (po analogiji) in osebje urada EPSO: za namene ocenjevanja izpolnjevanja pogojev za pripustitev k natečaju in primerjalnih dosežkov kandidatov oziroma za zagotavljanje pomoči izbirnim komisijam,
• institucije in organi EU: za namene zaposlovanja (ne prejmejo informacij o invalidnosti, razen če kandidat dovoli prenos takih podatkov),
• sodišča EU, pravne službe zadevnega organa za imenovanje: v primeru upravne zahteve ali pritožbe v skladu s členom 90(1) ali (2) kadrovskih predpisov in/ali vložitve pravnega sredstva pri sodiščih EU,
• urad OLAF, Preiskovalni in disciplinski urad Komisije, Služba za notranjo revizijo in Računsko sodišče: na zahtevo in v obsegu, potrebnem za uradne preiskave ali revizijo,
• evropski varuh človekovih pravic: na zahtevo in v obsegu, potrebnem za uradne preiskave in poizvedbe,
• pogodbeni izvajalci urada EPSO, pristojni za praktično organizacijo nekaterih testov: podatki, posredovani pogodbenim izvajalcem, imajo omejen rok trajanja in obseg, namenjeni so zgolj preverjanju istovetnosti kandidatov v testnem centru in preverjanju, da kandidati prejmejo pravilno različico testa.

Informacij, ki jih zbiramo, ne bomo posredovali tretji stranki, razen v obsegu in za namene, predvidene z zakonom.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa in popravka, če so vaši osebni podatki netočni ali nepopolni. Kadar je primerno, imate pravico do izbrisa svojih osebnih podatkov, omejitve njihove obdelave in ugovarjanja njihovi obdelavi ter pravico do prenosljivosti podatkov.

Obdelavi osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a), lahko ugovarjate iz razlogov, ki so povezani z vašimi osebnimi okoliščinami.

Privolili ste, da boste uradu EPSO predložili svoje osebne podatke za ta postopek obdelave. Privolitev lahko kadar koli prekličete, in sicer tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Tak preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (navedite referenčno oznako, kot je opredeljena v razdelku 10 spodaj).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe ali pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spletnega obrazca EPSO obrnite na upravljavca podatkov.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v skladu z Uredbo(EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe št. 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Kje poiskati podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-01157.

S klikom na spodnjo izjavo potrjujete, da boste spoštovali to pravilo in da ste bili obveščeni o obdelavi svojih osebnih podatkov, kakor je opisano zgoraj.