PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

La presente informativa riguarda il trattamento e la protezione dei dati personali.

 

Informativa sulla privacy riguardante la protezione dei dati personali nel quadro di un concorso generale

Trattamento: Selezione, mediante concorso, di personale permanente per le istituzioni europee o per gli organi e gli organismi dell'Unione

Titolare del trattamento:EPSO

Numero di registro: DPR-EC-01159.2

  1. Introduzione

La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE.

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'utente al riguardo. Nell'informativa sono inoltre elencati i recapiti del titolare del trattamento, a cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Le informazioni relative al trattamento "Selezione, mediante concorso, di personale permanente per le istituzioni europee o per gli organi e gli organismi dell'Unione" effettuato dall'EPSO sono presentate qui di seguito.

  1. Perché e come vengono trattati i dati personali

Finalità del trattamento: l'EPSO raccoglie e utilizza i dati personali per organizzare concorsi generali e interni al fine di selezionare personale in vista dell'assunzione di funzionari dell'UE, gestire gli aspetti amministrativi dell'iscrizione e le successive fasi dei concorsi e gestire e monitorare l'utilizzo degli elenchi di riserva.

I dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

  1. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i dati personali perché:

  • il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito svolto nell’interesse pubblico o nell’esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l’istituzione o l’organo dell’Unione;
  • il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.

La base per il trattamento è stata stabilita nei seguenti atti legislativi dell'Unione:

regolamento n. 31 (CEE), n. 11 (CEEA) relativo allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti della Comunità economica europea e della Comunità europea dell’energia atomica (GU 45 del 14.6.1962, pag. 1385), modificato da ultimo dal regolamento delegato (UE) 2016/1611 della Commissione del 7 luglio 2016. Decisione 2002/620/CE del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del Mediatore, del 25 luglio 2002, che istituisce l'Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee. Decisione 2002/621/CE dei segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, del cancelliere della Corte di giustizia, dei segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del rappresentante del Mediatore, del 25 luglio 2002, relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee.

Trattiamo categorie particolari di dati personali, nella fattispecie i dati relativi alla salute, perché:

  • l'interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche;
  • il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato.

In particolare, nel modulo di candidatura i candidati sono invitati a rispondere alla seguente domanda: "Hai bisogno di adeguamenti specifici delle prove di selezione a causa di una disabilità o di una patologia?" In caso di risposta affermativa, sono invitati a fornire dati riguardanti la loro salute, in particolare in merito alla disabilità o alla patologia per la quale richiedono adeguamenti, allegando documenti giustificativi. La raccolta di questi dati è necessaria per consentire all'EPSO di valutare obiettivamente e caso per caso la situazione specifica di ciascun candidato, al fine di offrire misure compensative adeguate che consentano ai candidati di sostenere le prove nelle migliori condizioni possibili, date le loro esigenze. I dati relativi alla salute forniti dai candidati rientrano in diverse categorie: patologia temporanea, patologia/disabilità permanente, gravidanza/allattamento.

  1. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento?

Per effettuare il trattamento la DG EPSO raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

  • Dati personali che consentono l'identificazione dei candidati: nome/i, cognome/i attualmente utilizzato/i, cognome/i alla nascita, data di nascita, sesso, cittadinanza/e, lingua principale, tipo e numero di documento d'identità, copia del documento d'identità e tutti i dati personali ivi contenuti, numero di identificazione nazionale, foto del candidato, indirizzo IP, indirizzo e-mail, numero di candidatura nel concorso, numero di identificazione segreto attribuito ai fini della valutazione anonima delle prove, "numero di ammissibilità" utilizzato per identificarsi ai fini dei test su computer. Per i concorsi interni, anche il numero personale, lo status amministrativo, il gruppo di funzioni e il grado.
  • Dati personali connessi all'uso dell'account EPSO dei candidati: numero di identificazione personale dell'utente, nome utente/login, password, registro delle visite degli utenti.
  • Dati personali dei candidati necessari per consentire i contatti e l'organizzazione pratica dei test: indirizzo, codice postale, città, paese, numero di telefono, lingue per la corrispondenza, lingue delle prove; dati trasmessi dai candidati riguardanti le esigenze particolari (in particolare, l'indicazione dello stato di salute e/o di eventuali disabilità); dati relativi alle relazioni familiari, sociali e professionali che potrebbero costituire un conflitto di interessi.
  • Dati personali dei candidati necessari per consentire una valutazione alla luce dei criteri di ammissibilità e/o di selezione fissati nel bando di concorso e per valutare la motivazione del candidato: formazione, esperienza professionale, competenze e capacità tecniche, conoscenza delle lingue. Registrazione audiovisiva di alcune prove utilizzata per la valutazione differita.
  • I risultati ottenuti dai candidati nelle varie fasi del concorso e i dati relativi alla valutazione delle qualifiche, delle capacità e delle competenze dei candidati (punteggi e osservazioni della commissione giudicatrice).

La trasmissione dei dati personali è obbligatoria per tutti i campi dell'atto di candidatura online contrassegnati da un asterisco (*). Se non sono tutti compilati, non è possibile iscriversi alla procedura di selezione.

I dati che rientrano nella categoria dei risultati ottenuti dai candidati nelle diverse fasi del concorso, nonché i dati relativi alla valutazione delle qualifiche, delle capacità e delle competenze dei candidati (punteggi ottenuti nelle prove e osservazioni della commissione giudicatrice), sono quelli ottenuti nel corso della procedura di concorso e risultanti dalla valutazione effettuata dalla commissione giudicatrice del concorso stesso.

  1. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

La DG EPSO conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento, in particolare:

  • nel caso dei fascicoli individuali dei candidati esclusi da un determinato concorso, per 2 anni a decorrere dalla data di esclusione del candidato dal concorso;
  • nel caso dei fascicoli individuali dei candidati inclusi nell'elenco di riserva di un determinato concorso, per 2 anni a decorrere dalla chiusura dell'elenco di riserva;
  • nel caso dei documenti di riferimento connessi all'organizzazione di concorsi, per 10 anni a decorrere dalla chiusura della procedura di selezione;
  • nei caso dei dati personali dei candidati forniti nel quadro di un atto di candidatura per un concorso specifico non convalidato in tempo, per 1 anno a partire dalla data di chiusura del periodo di candidatura per il concorso in questione.
  1. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o dei suoi contraenti. Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

Le imprese appaltatrici della Commissione sono tenute a rispettare una specifica clausola contrattuale per tutti i trattamenti di dati appartenenti a terzi effettuati per conto della Commissione, nonché gli obblighi di riservatezza derivanti dal recepimento del regolamento generale sulla protezione dei dati negli Stati membri dell'UE (GDPR, regolamento (UE) 2016/679).

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.

  1. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.

Destinatari dei dati:

  • Commissioni giudicatrici, valutatori statutari (membri aggregati con voto consultivo) ai sensi dell'allegato III, articolo 3, dello statuto dei funzionari, e personale dell'EPSO: al fine, rispettivamente, di valutare l'ammissibilità e comparare i meriti dei candidati e di fornire assistenza alle commissioni giudicatrici.
  • Istituzioni e organi dell'UE: ai fini dell'assunzione (non ricevono informazioni sulla disabilità, a meno che il candidato non abbia acconsentito esplicitamente alla trasmissione di tali dati).
  • Organi giurisdizionali dell'UE, servizi giuridici dell'autorità che ha il potere di nomina interessati: in caso di domanda o reclamo amministrativo ai sensi dell'articolo 90, paragrafi 1 o 2, dello statuto dei funzionari e/o di ricorso giurisdizionale dinanzi agli organi giurisdizionali dell'UE.
  • OLAF, IDOC, IAS e Corte dei conti: su richiesta, nei limiti di quanto necessario per indagini ufficiali o a fini di audit.
  • Mediatore europeo: ma nei limiti di quanto necessario per indagini o inchieste ufficiali.
  • Contraenti dell'EPSO incaricati dell'organizzazione pratica di taluni test: i dati forniti ai contraenti sono limitati nel tempo e nell'ambito di applicazione e sono destinati al solo scopo specifico di identificare i candidati presso il centro di test e di sottoporre loro la variante corretta del test.
  • Stati membri dell’UE: in base al suo consenso esplicito, il nome, il cognome e l'indirizzo e-mail del candidato e il numero di riferimento del concorso al quale partecipa possono essere trasmessi alle autorità nazionali dello Stato membro o degli Stati membri di cui è cittadino, a fini di assistenza nel corso della procedura di selezione e in caso di assunzione.

Le informazioni raccolte non vengono trasmesse a terzi se non in virtù di obblighi giuridici.

  1. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli

I "diritti dell'interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e comprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali e di rettificarli qualora siano inesatti o incompleti. Ove applicabile, l'interessato ha il diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali, di limitare od opporsi al trattamento e ha il diritto alla portabilità dei dati.

Ha il diritto di opporsi al trattamento dei suoi dati personali che è lecito a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), per motivi connessi alla sua situazione particolare.

Ha acconsentito a fornire i suoi dati personali all'EPSO per il presente trattamento. Detto consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.

Chi desideri esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, è invitato a darne descrizione (numero di registro di cui al punto 10) nella richiesta.

  1. Contatti
  • Il titolare del trattamento

Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per osservazioni, domande, per sollevare eventuali problemi, o presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento tramite il modulo online dell'EPSO.

  • Il responsabile della protezione dei dati della Commissione

È possibile contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725.

  • Il Garante europeo della protezione dei dati

L'utente interessato ha il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, ritenga che siano stati violati i diritti di cui gode ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725,

  1. Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-01159.

 

 

Informativa sulla privacy riguardante la protezione dei dati personali nel quadro di una procedura di selezione per agenti temporanei

Trattamento: Selezione di personale temporaneo per le istituzioni europee o per gli organi e gli organismi dell'Unione

Titolare del trattamento:EPSO

Numero di registro: DPR-EC-01154.1

  1. INTRODUZIONE

La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE.

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'utente al riguardo. Nell'informativa sono inoltre elencati i recapiti del titolare del trattamento, a cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Le informazioni relative al trattamento "Selezione di personale temporaneo per le istituzioni europee o per gli organi e gli organismi dell'Unione" effettuato dall'EPSO sono presentate qui di seguito.

  1. Perché e come vengono trattati i dati personali

Finalità del trattamento: l'EPSO raccoglie e utilizza i dati personali per organizzare procedure di selezione al fine di selezionare personale in vista dell'assunzione di agenti temporanei presso le istituzioni europee o gli organi e gli organismi dell'UE, gestire gli aspetti amministrativi dell'iscrizione e le successive fasi delle procedure di selezione e gestire e monitorare l'utilizzo delle banche dati di riserva.

I dati personalinon saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

  1. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i dati personali perché:

  • il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito svolto nell’interesse pubblico o nell’esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l’istituzione o l’organo dell’Unione;
  • il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.

La base per il trattamento è stata stabilita nei seguenti atti legislativi dell'Unione:

regolamento n. 31 (CEE), n. 11 (CEEA) relativo allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti della Comunità economica europea e della Comunità europea dell’energia atomica (GU 45 del 14.6.1962, pag. 1385), modificato da ultimo dal regolamento delegato (UE) 2016/1611 della Commissione del 7 luglio 2016. Decisione 2002/620/CE del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del Mediatore, del 25 luglio 2002, che istituisce l'Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee. Decisione 2002/621/CE dei segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, del cancelliere della Corte di giustizia, dei segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del rappresentante del Mediatore, del 25 luglio 2002, relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee.

Trattiamo categorie particolari di dati personali, nella fattispecie i dati relativi alla salute, perché:

  • l'interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche;
  • il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato.

In particolare, nel modulo di candidatura i candidati sono invitati a rispondere alla seguente domanda: "Hai bisogno di adeguamenti specifici delle prove di selezione a causa di una disabilità o di una patologia?" In caso di risposta affermativa, sono invitati a fornire dati riguardanti la loro salute, in particolare in merito alla disabilità o alla patologia per la quale richiedono adeguamenti, allegando documenti giustificativi. La raccolta di questi dati è necessaria per consentire all'EPSO di valutare obiettivamente e caso per caso la situazione specifica di ciascun candidato, al fine di offrire misure compensative adeguate che consentano ai candidati di sostenere le prove nelle migliori condizioni possibili, date le loro esigenze. I dati relativi alla salute forniti dai candidati rientrano in diverse categorie: patologia temporanea, patologia/disabilità permanente, gravidanza/allattamento.

  1.  Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento?

Per effettuare il trattamento la DG EPSO raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

  • Dati personali che consentono l'identificazione dei candidati: nome/i, cognome/i attualmente utilizzato/i, cognome/i alla nascita, data di nascita, sesso, cittadinanza/e, lingua principale, tipo e numero di documento d'identità, copia del documento d'identità e tutti i dati personali ivi contenuti, numero di identificazione nazionale, indirizzo e-mail, numero di candidatura nella procedura di selezione, numero di identificazione segreto attribuito ai fini della valutazione anonima delle prove, "numero di ammissibilità" utilizzato per identificarsi ai fini dei test su computer.
  • Dati personali connessi all'uso dell'account EPSO dei candidati: numero di identificazione personale dell'utente, nome utente/login, password, registro delle visite degli utenti.
  • Dati personali dei candidati necessari per consentire i contatti e l'organizzazione pratica dei test: indirizzo, codice postale, città, paese, numero di telefono, lingue per la corrispondenza, lingue delle prove; dati trasmessi dai candidati riguardanti le esigenze particolari (in particolare, l'indicazione dello stato di salute e/o di eventuali disabilità); dati relativi alle relazioni familiari, sociali e professionali che potrebbero costituire un conflitto di interessi.
  • Dati personali dei candidati necessari per consentire una valutazione alla luce dei criteri di ammissibilità e/o di selezione fissati nel bando di concorso e per valutare la motivazione del candidato: formazione, esperienza professionale, competenze e capacità tecniche, conoscenza delle lingue.
  • I risultati ottenuti dai candidati nelle varie fasi del concorso e i dati relativi alla valutazione delle qualifiche, delle capacità e delle competenze dei candidati (punteggi e, se del caso, osservazioni della commissione giudicatrice).

La trasmissione dei dati personali è obbligatoria per tutti i campi dell'atto di candidatura online contrassegnati da un asterisco (*). Se non sono tutti compilati, non è possibile iscriversi alla procedura di selezione.

I dati che rientrano nella categoria dei risultati ottenuti dai candidati nelle diverse fasi della selezione, nonché i dati relativi alla valutazione delle capacità e delle competenze dei candidati (punteggi ottenuti nelle prove e osservazioni), sono quelli ottenuti nel corso della procedura di selezione e risultanti dalle valutazioni effettuate nel contesto della procedura stessa.

  1. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

La DG EPSO conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento, in particolare:

  • nel caso dei fascicoli individuali dei candidati esclusi da una determinata procedura di selezione, per 5 anni a decorrere dalla data di esclusione del candidato dalla procedura di selezione;
  • nel caso dei fascicoli individuali dei candidati inclusi nell'elenco di riserva di una determinata procedura di selezione, per 2 anni a decorrere dalla chiusura dell'elenco di riserva;
  • nel caso dei documenti di riferimento connessi all'organizzazione di procedure di selezione per agenti temporanei, per 5 anni a decorrere dal termine della procedura di selezione;
  • nei caso dei dati personali dei candidati forniti nel quadro di un atto di candidatura per una specifica procedura di selezione non convalidato in tempo, per 1 anno a partire dalla data di chiusura del periodo di candidatura per la procedura di selezione in questione.
  1. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o dei suoi contraenti. Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

Le imprese appaltatrici della Commissione sono tenute a rispettare una specifica clausola contrattuale per tutti i trattamenti di dati appartenenti a terzi effettuati per conto della Commissione, nonché gli obblighi di riservatezza derivanti dal recepimento del regolamento generale sulla protezione dei dati negli Stati membri dell'UE (GDPR, regolamento (UE) 2016/679).

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.

  1. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.

Destinatari dei dati:

  • commissioni giudicatrici, valutatori statutari (membri aggregati con voto consultivo) ai sensi dell'allegato III, articolo 3, dello statuto dei funzionari (per analogia), e personale dell'EPSO: al fine, rispettivamente, di valutare l'ammissibilità e comparare i meriti dei candidati e di fornire assistenza alle commissioni giudicatrici.
  • Istituzioni e organi dell'UE: ai fini dell'assunzione (non ricevono informazioni sulla disabilità, a meno che il candidato non abbia acconsentito esplicitamente alla trasmissione di tali dati).
  • Organi giurisdizionali dell'UE, servizi giuridici dell'autorità che ha il potere di nomina interessati: in caso di domanda o reclamo amministrativo ai sensi dell'articolo 90, paragrafi 1 o 2, dello statuto dei funzionari e/o di ricorso giurisdizionale dinanzi agli organi giurisdizionali dell'UE.
  • OLAF, IDOC, IAS e Corte dei conti: su richiesta, nei limiti di quanto necessario per indagini ufficiali o a fini di audit.
  • Mediatore europeo: ma nei limiti di quanto necessario per indagini o inchieste ufficiali.
  • Contraenti dell'EPSO incaricati dell'organizzazione pratica di taluni test: i dati forniti ai contraenti sono limitati nel tempo e nell'ambito di applicazione e sono destinati al solo scopo specifico di identificare i candidati presso il centro di test e di sottoporre loro la variante corretta del test.

Le informazioni raccolte non vengono trasmesse a terzi se non in virtù di obblighi giuridici.

  1. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli

I "diritti dell'interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e comprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali e di rettificarli qualora siano inesatti o incompleti. Ove applicabile, l'interessato ha il diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali, di limitare od opporsi al trattamento e ha il diritto alla portabilità dei dati.

Ha il diritto di opporsi al trattamento dei suoi dati personali che è lecito a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), per motivi connessi alla sua situazione particolare.

Ha acconsentito a fornire i suoi dati personali all'EPSO per il presente trattamento. Detto consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.

Chi desideri esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, è invitato a darne descrizione (numero di registro di cui al punto 10) nella richiesta.

  1. Contatti
  • Il titolare del trattamento

Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per osservazioni, domande, per sollevare eventuali problemi, o presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento tramite il modulo online dell'EPSO.

  • Il responsabile della protezione dei dati della Commissione

È possibile contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725.

  • Il Garante europeo della protezione dei dati

L'utente interessato ha il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, ritenga che siano stati violati i diritti di cui gode ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725,

  1. Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-01154.

 

Informativa sulla privacy riguardante la protezione dei dati personali nel quadro di una procedura di selezione per agenti contrattuali

Trattamento: Selezione di personale contrattuale per le istituzioni europee o per gli organi e gli organismi dell'Unione

Titolare del trattamento:EPSO

Numero di registro: DPR-EC-01157.1

  1. INTRODUZIONE

La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE.

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'utente al riguardo. Nell'informativa sono inoltre elencati i recapiti del titolare del trattamento, a cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Le informazioni relative al trattamento "Selezione di personale contrattuale per le istituzioni europee o per gli organi e gli organismi dell'Unione" effettuato dall'EPSO sono presentate qui di seguito.

  1. Perché e come vengono trattati i dati personali

Finalità del trattamento: L'EPSO raccoglie e utilizza i dati personali per organizzare procedure di selezione al fine di selezionare personale in vista dell'assunzione di agenti contrattuali presso le istituzioni europee o gli organi e gli organismi dell'UE, gestire gli aspetti amministrativi dell'iscrizione e le successive fasi delle procedure di selezione e gestire e monitorare l'utilizzo delle banche dati di riserva.

I dati personalinon saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

  1. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i dati personali perché:

  • il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito svolto nell’interesse pubblico o nell’esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l’istituzione o l’organo dell’Unione;
  • il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.

La base per il trattamento è stata stabilita nei seguenti atti legislativi dell'Unione:

regolamento n. 31 (CEE), n. 11 (CEEA) relativo allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti della Comunità economica europea e della Comunità europea dell’energia atomica (GU 45 del 14.6.1962, pag. 1385), modificato da ultimo dal regolamento delegato (UE) 2016/1611 della Commissione del 7 luglio 2016. Decisione 2002/620/CE del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del Mediatore, del 25 luglio 2002, che istituisce l'Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee. Decisione 2002/621/CE dei segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, del cancelliere della Corte di giustizia, dei segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del rappresentante del Mediatore, del 25 luglio 2002, relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee.

Trattiamo categorie particolari di dati personali, nella fattispecie i dati relativi alla salute, perché:

  • l'interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche;
  • il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato.

In particolare, nel modulo di candidatura i candidati sono invitati a rispondere alla seguente domanda: "Hai bisogno di adeguamenti specifici delle prove di selezione a causa di una disabilità o di una patologia?" In caso di risposta affermativa, sono invitati a fornire dati riguardanti la loro salute, in particolare in merito alla disabilità o alla patologia per la quale richiedono adeguamenti, allegando documenti giustificativi. La raccolta di questi dati è necessaria per consentire all'EPSO di valutare obiettivamente e caso per caso la situazione specifica di ciascun candidato, al fine di offrire misure compensative adeguate che consentano ai candidati di sostenere le prove nelle migliori condizioni possibili, date le loro esigenze. I dati relativi alla salute forniti dai candidati rientrano in diverse categorie: patologia temporanea, patologia/disabilità permanente, gravidanza/allattamento.

  1. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento?

Per effettuare il trattamento la DG EPSO raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

  • Dati personali che consentono l'identificazione dei candidati: nome/i, cognome/i attualmente utilizzato/i, cognome/i alla nascita, data di nascita, sesso, cittadinanza/e, lingua principale, tipo e numero di documento d'identità, copia del documento d'identità e tutti i dati personali ivi contenuti, numero di identificazione nazionale, indirizzo e-mail, numero di candidatura nella procedura di selezione, numero di identificazione segreto attribuito ai fini della valutazione anonima delle prove, "numero di ammissibilità" utilizzato per identificarsi ai fini dei test su computer.
  • Dati personali connessi all'uso dell'account EPSO dei candidati: numero di identificazione personale dell'utente, nome utente/login, password, registro delle visite degli utenti.
  • Dati personali dei candidati necessari per consentire i contatti e l'organizzazione pratica dei test: indirizzo, codice postale, città, paese, numero di telefono, lingue per la corrispondenza, lingue delle prove; dati trasmessi dai candidati riguardanti le esigenze particolari (in particolare, l'indicazione dello stato di salute e/o di eventuali disabilità).
  • Dati personali dei candidati necessari per consentire una valutazione alla luce dei criteri di ammissibilità fissati nell'invito a manifestare interesse e per valutare la motivazione del candidato: formazione, esperienza professionale, competenze e capacità tecniche, conoscenza delle lingue.
  • I risultati ottenuti dai candidati nelle varie fasi della selezione e i dati relativi alla valutazione delle capacità e delle competenze dei candidati (punteggi ottenuti nelle prove).

La trasmissione dei dati personali è obbligatoria per tutti i campi dell'atto di candidatura online contrassegnati da un asterisco (*). Se non sono tutti compilati, non è possibile iscriversi alla procedura di selezione.

I dati che rientrano nella categoria dei risultati ottenuti dai candidati nelle diverse fasi della selezione, nonché i dati relativi alla valutazione delle capacità e delle competenze dei candidati (punteggi ottenuti nelle prove), sono quelli ottenuti nel corso della procedura di selezione e risultanti dalle valutazioni effettuate nello stesso contesto.

  1. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

La DG EPSO conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento, in particolare:

  • nel caso dei fascicoli individuali dei candidati esclusi da una determinata procedura di selezione, per 5 anni a decorrere dalla data di chiusura della procedura di selezione, oppure dalla richiesta di cancellazione dei dati dalla banca dati da parte del candidato;
  • nel caso dei fascicoli individuali dei candidati inclusi nell'elenco di riserva di una determinata procedura di selezione, per 2 anni a decorrere dalla chiusura dell'elenco di riserva;
  • nel caso dei documenti di riferimento connessi all'organizzazione di procedure di selezione per agenti contrattuali, per 5 anni a decorrere dal termine della procedura di selezione;
  • nei caso dei dati personali dei candidati forniti nel quadro di un atto di candidatura per una specifica procedura di selezione non convalidato in tempo, per 1 anno a partire dalla data di chiusura del periodo di candidatura per la procedura di selezione in questione.
  1. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o dei suoi contraenti. Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

Le imprese appaltatrici della Commissione sono tenute a rispettare una specifica clausola contrattuale per tutti i trattamenti di dati appartenenti a terzi effettuati per conto della Commissione, nonché gli obblighi di riservatezza derivanti dal recepimento del regolamento generale sulla protezione dei dati negli Stati membri dell'UE (GDPR, regolamento (UE) 2016/679).

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.

  1. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.

Destinatari dei dati:

  • commissioni giudicatrici, valutatori statutari (membri aggregati con voto consultivo) ai sensi dell'allegato III, articolo 3, dello statuto dei funzionari (per analogia), e personale dell'EPSO: al fine, rispettivamente, di valutare l'ammissibilità e comparare i meriti dei candidati e di fornire assistenza alle commissioni giudicatrici.
  • Istituzioni e organi dell'UE: ai fini dell'assunzione (non ricevono informazioni sulla disabilità, a meno che il candidato non abbia acconsentito esplicitamente alla trasmissione di tali dati).
  • Organi giurisdizionali dell'UE, servizi giuridici dell'autorità che ha il potere di nomina interessati: in caso di domanda o reclamo amministrativo ai sensi dell'articolo 90, paragrafi 1 o 2, dello statuto dei funzionari e/o di ricorso giurisdizionale dinanzi agli organi giurisdizionali dell'UE.
  • OLAF, IDOC, IAS e Corte dei conti: su richiesta, nei limiti di quanto necessario per indagini ufficiali o a fini di audit.
  • Mediatore europeo: ma nei limiti di quanto necessario per indagini o inchieste ufficiali.
  • Contraenti dell'EPSO incaricati dell'organizzazione pratica di taluni test: i dati forniti ai contraenti sono limitati nel tempo e nell'ambito di applicazione e sono destinati al solo scopo specifico di identificare i candidati presso il centro di test e di sottoporre loro la variante corretta del test.

Le informazioni raccolte non vengono trasmesse a terzi se non in virtù di obblighi giuridici.

  1. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli

I "diritti dell'interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e comprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali e di rettificarli qualora siano inesatti o incompleti. Ove applicabile, l'interessato ha il diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali, di limitare od opporsi al trattamento e ha il diritto alla portabilità dei dati.

Ha il diritto di opporsi al trattamento dei suoi dati personali che è lecito a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), per motivi connessi alla sua situazione particolare.

Ha acconsentito a fornire i suoi dati personali all'EPSO per il presente trattamento. Detto consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.

Chi desideri esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, è invitato a darne descrizione (numero di registro di cui al punto 10) nella richiesta.

  1. Contatti
  • Il titolare del trattamento

Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per osservazioni, domande, per sollevare eventuali problemi, o presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento tramite il modulo online dell'EPSO.

  • Il responsabile della protezione dei dati della Commissione

È possibile contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725.

  • Il Garante europeo della protezione dei dati

L'utente interessato ha il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, ritenga che siano stati violati i diritti di cui gode ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725,

  1. Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-01157.

I candidati non sono autorizzati a creare più di un account EPSO. Chi dispone già di un account EPSO, non deve crearne un altro. Chi non si attiene a questa regola sarà escluso dai concorsi/dalle selezioni a cui si è candidato tramite i suoi account.
Cliccando nel riquadro sottostante, il candidato si impegna a rispettare detta regola e conferma di essere stato informato in merito al trattamento dei suoi dati personali, secondo le modalità descritte sopra.