ZAŠTITA VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Ova izjava sadržava informacije o obradi i zaštiti vaših osobnih podataka.

 

Posebna izjava o zaštiti osobnih podataka u okviru otvorenog natječaja

Postupak obrade: Odabir stalnog osoblja u europskim institucijama ili tijelima, uredima i agencijama Zajednice preko natječaja

Voditelj obrade podataka: EPSO

Broj upisa: DPR-EC-01159.2

  1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

Informacije o postupku obrade „Odabir stalnog osoblja u europskim institucijama ili tijelima, uredima i agencijama Zajednice preko natječaja” koji provodi EPSO navedene su u nastavku.

  1. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: EPSO prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke kako bi organizirao otvorene i interne natječaje za odabir osoblja radi zapošljavanja dužnosnika EU-a, upravljao administrativnim aspektima prijave i uzastopnim fazama natječaja te vodio i pratio upotrebu popisa uspješnih kandidata.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

  1. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

  • obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije
  • obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade.

Osnova za obradu utvrđena je u sljedećim propisima Unije:

Uredba br. 31 (EEZ), 11 (EZAE) o utvrđivanju Pravilnika o osoblju za dužnosnike i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (SL 45, 14.6.1962., str. 1385.), kako je zadnje izmijenjena Delegiranom uredbom Komisije (EU) 2016/1611 od 7. srpnja 2016.; Odluka 2002/620/EZ Europskog parlamenta, Vijeća, Komisije, Suda, Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora, Odbora regija i Europskog ombudsmana od 25. srpnja 2002. o osnivanju Ureda Europskih zajednica za odabir osoblja; Odluka 2002/621/EZ glavnih tajnika Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, tajnika Suda, glavnih tajnika Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora, Odbora regija i predstavnika Europskog ombudsmana od 25. srpnja 2002. o organizaciji i djelovanju Ureda Europskih zajednica za odabir osoblja.

Posebne kategorije osobnih podataka, konkretno, podatke koji se odnose na zdravlje, obrađujemo iz sljedećih razloga:

  • ispitanik je dao izričitu privolu za obradu tih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha
  • obrada je nužna za potrebe izvršavanja obveza i ostvarivanja posebnih prava voditelja obrade ili ispitanika u području radnog prava i prava o socijalnoj sigurnosti te socijalnoj zaštiti u mjeri u kojoj je to odobreno pravom Unije kojim se propisuju odgovarajuće zaštitne mjere za temeljna prava i interese ispitanika.

Konkretno, u obrascu za prijavu kandidati trebaju odgovoriti na sljedeće pitanje: „Treba li testove odabira za vas posebno prilagoditi zbog invaliditeta ili zdravstvenog problema?” Ako je odgovor potvrdan, od kandidata se traži da navedu podatke o svojem zdravlju, točnije invaliditet ili zdravstveni problem zbog kojeg su potrebne prilagodbe, te da dostave popratnu dokumentaciju. Prikupljanje takvih podataka nužno je kako bi EPSO mogao objektivno i na pojedinačnoj osnovi procijeniti situaciju svakog kandidata te na odgovarajući način prilagoditi testove i kandidatima tako omogućiti testiranje u najboljim mogućim uvjetima s obzirom na njihove potrebe. Podaci o zdravlju koje kandidati navode obuhvaćaju nekoliko kategorija: privremeni zdravstveni problem, trajni zdravstveni problem / invaliditet, trudnoća/dojenje.

  1. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade EPSO prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka:

  • osobne podatke koji omogućuju identifikaciju kandidata: ime/imena, sadašnje prezime/prezimena, prezime/prezimena pri rođenju, datum rođenja, spol, državljanstvo/državljanstva, glavni jezik, vrstu i broj identifikacijskog dokumenta, kopiju identifikacijskog dokumenta sa svim osobnim podacima koji su u njemu navedeni, nacionalni identifikacijski broj, fotografiju kandidata, IP adresu, e-adresu, broj prijave na natječaj, tajni identifikacijski broj dodijeljen u svrhu anonimnog ocjenjivanja testova, „broj prihvatljivosti” koji se upotrebljava za identifikaciju u kontekstu računalnih testova (za interne natječaje usto i broj zaposlenika, administrativni status, funkcijsku skupinu i razred)
  • osobne podatke povezane s upotrebom EPSO računa kandidata: osobni korisnički identifikacijski broj, korisničko ime / ime za prijavu, lozinku, zapisnik posjeta korisnika
  • osobne podatke kandidata koji su potrebni za kontakt i praktičnu organizaciju testiranja: adresu, poštanski broj, grad, državu, telefonski broj ili brojeve, jezike za komunikaciju, jezike testiranja; podatke koje su kandidati naveli o posebnim potrebama (točnije, navode o zdravstvenim problemima i/ili invaliditetu); podatke o obiteljskim, društvenim ili profesionalnim odnosima zbog kojih bi mogao nastati sukob interesa
  • osobne podatke kandidata koji su potrebni za ocjenjivanje kriterija prihvatljivosti i/ili kriterija za odabir utvrđenih u obavijesti o natječaju te za procjenu motivacije: podatke o obrazovanju, detalje o radnom iskustvu, stručnom znanju i tehničkim vještinama, poznavanje jezika; audiovizualne snimke nekih testova koje se upotrebljavaju za asinkrono ocjenjivanje
  • rezultate koje su kandidati ostvarili u različitim fazama natječaja i podatke o procjeni njihovih kvalifikacija, vještina i kompetencija (bodove i komentare povjerenstva za odabir).

Osobne podatke treba obvezno navesti u svim poljima internetskog obrasca za prijavu koja su označena zvjezdicom (*). Ako ta polja nisu ispunjena, prijava se ne može registrirati.

Podaci iz kategorije rezultata koje su kandidati ostvarili u različitim fazama natječaja te podaci o procjeni njihovih kvalifikacija, vještina i kompetencija (bodovi i komentari povjerenstva) prikupljaju se tijekom natječajnog postupka i rezultat su procjene koju provodi natječajno povjerenstvo za odabir.

  1. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

EPSO čuva osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade:

  • dokumentacija kandidata koji su isključeni iz određenog natječaja čuva se dvije godine od dana kada je kandidat isključen iz tog natječaja
  • dokumentacija kandidata uvrštenih na popis uspješnih kandidata za određeni natječaj čuvaju se dvije godine od zaključenja popisa uspješnih kandidata
  • dodatna dokumentacija o organizaciji natječaja čuva se deset godina od završetka natječaja
  • osobni podaci kandidata navedeni u prijavi za određeni natječaj koja nije potvrđena na vrijeme čuvaju se godinu dana od datuma isteka roka za prijavu na natječaj.
  1. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije ili njezinih ugovaratelja. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Ugovaratelji Komisije obvezni su pri svakom postupku obrade vaših podataka u ime Komisije pridržavati se posebne ugovorne odredbe i obveza u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz primjene Opće uredbe o zaštiti podataka u državama članicama EU-a („GDPR” Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera da bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavljaju obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

  1. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

Primatelji podataka:

  • povjerenstva za odabir, zakonski ocjenjivači (ispitivači u savjetodavnom svojstvu) u smislu članka 3. Priloga III. Pravilniku o osoblju (u svrhu procjene prihvatljivosti kandidata i usporedbe njihovih zasluga) te osoblje EPSO-a (radi pružanja pomoći povjerenstvima za odabir)
  • institucije i tijela EU-a: u svrhu zapošljavanja (ne dobivaju podatke o invaliditetu, osim ako je kandidat dao izričitu privolu za prijenos takvih podataka)
  • sudovi EU-a i pravne službe predmetnog tijela za imenovanje: u slučaju administrativnog zahtjeva ili žalbe na temelju članka 90. stavaka 1. i 2. Pravilnika o osoblju i/ili žalbe podnesene sudovima EU-a
  • OLAF, IDOC, IAS i Revizorski sud: na zahtjev i samo onoliko koliko je nužno za potrebe službenih istraga ili revizija
  • Europski ombudsman: na zahtjev i samo onoliko koliko je nužno za potrebe službenih istraga i provjera
  • ugovaratelji EPSO-a koji su zaduženi za praktičnu organizaciju određenih testova: podaci koje dobivaju ugovaratelji ograničenog su trajanja i opsega te se upotrebljavaju samo u svrhu identifikacije kandidata u ispitnom centru i dodjele ispravne verzije testa
  • države članice EU-a: ime, prezime, e-adresa i referentni broj natječaja kandidata mogu se uz izričitu privolu kandidata prenijeti nacionalnim tijelima država članica EU-a čiji je kandidat državljanin, i to u svrhu pružanja pomoći tijekom postupka odabira i pri zapošljavanju.

Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim stranama, osim u mjeri i u svrhu u kojoj zakon tako nalaže.

  1. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, osobito pravo na pristup svojim osobnim podacima i njihov ispravak ako su netočni ili nepotpuni. U određenim slučajevima imate pravo na brisanje svojih osobnih podataka i ograničenje njihove obrade te pravo prigovora na njihovu obradu i pravo na prenosivost podataka.

Imate pravo prigovora na obradu svojih osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a) iz razloga povezanih s vašom konkretnom situacijom.

Pristali ste dati svoje osobne podatke EPSO-u za ovaj postupak obrade. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. poglavlju.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. poglavlja).

  1. Podaci za kontakt
  • Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i upotrebom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka putem EPSO-ova internetskog obrasca.

  • Komisijin službenik za zaštitu podataka

Službeniku za zaštitu podataka možete se obratiti na e-adresu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725.

  • Europski nadzornik za zaštitu podataka

Imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu) ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade.

  1. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-01159.

 

 

Posebna izjava o zaštiti osobnih podataka u okviru postupka odabira privremenog osoblja

Postupak obrade: Odabir privremenog osoblja u europskim institucijama ili tijelima, uredima i agencijama Zajednice

Voditelj obrade podataka: EPSO

Broj upisa: DPR-EC-01154.1

  1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

Informacije o postupku obrade „Odabir privremenog osoblja u europskim institucijama ili tijelima, uredima i agencijama Zajednice” koji provodi EPSO navedene su u nastavku.

  1. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: EPSO prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke kako bi organizirao postupke odabira osoblja radi zapošljavanja privremenog osoblja u institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a, upravljao administrativnim aspektima prijave i uzastopnim fazama postupka odabira te vodio i pratio upotrebu baza podataka uspješnih kandidata.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

  1. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

  • obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije
  • obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade.

Osnova za obradu utvrđena je u sljedećim propisima Unije:

Uredba br. 31 (EEZ), 11 (EZAE) o utvrđivanju Pravilnika o osoblju za dužnosnike i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (SL 45, 14. 6. 1962., str. 1385.), kako je zadnje izmijenjena Delegiranom uredbom Komisije (EU) 2016/1611 od 7. srpnja 2016.; Odluka 2002/620/EZ Europskog parlamenta, Vijeća, Komisije, Suda, Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora, Odbora regija i Europskog ombudsmana od 25. srpnja 2002. o osnivanju Ureda Europskih zajednica za odabir osoblja; Odluka 2002/621/EZ glavnih tajnika Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, tajnika Suda, glavnih tajnika Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora, Odbora regija i predstavnika Europskog ombudsmana od 25. srpnja 2002. o organizaciji i djelovanju Ureda Europskih zajednica za odabir osoblja.

Posebne kategorije osobnih podataka, konkretno, podatke koji se odnose na zdravlje, obrađujemo iz sljedećih razloga:

  • ispitanik je dao izričitu privolu za obradu tih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha
  • obrada je nužna za potrebe izvršavanja obveza i ostvarivanja posebnih prava voditelja obrade ili ispitanika u području radnog prava i prava o socijalnoj sigurnosti te socijalnoj zaštiti u mjeri u kojoj je to odobreno pravom Unije kojim se propisuju odgovarajuće zaštitne mjere za temeljna prava i interese ispitanika.

Konkretno, u obrascu za prijavu kandidati trebaju odgovoriti na sljedeće pitanje: „Treba li testove odabira za vas posebno prilagoditi zbog invaliditeta ili zdravstvenog problema?” Ako je odgovor potvrdan, od kandidata se traži da navedu podatke o svojem zdravlju, točnije invaliditet ili zdravstveni problem zbog kojeg su potrebne prilagodbe, te da dostave popratnu dokumentaciju. Prikupljanje takvih podataka nužno je kako bi EPSO mogao objektivno i na pojedinačnoj osnovi procijeniti situaciju svakog kandidata te na odgovarajući način prilagoditi testove i kandidatima tako omogućiti testiranje u najboljim mogućim uvjetima s obzirom na njihove potrebe. Podaci o zdravlju koje kandidati navode obuhvaćaju nekoliko kategorija: privremeni zdravstveni problem, trajni zdravstveni problem / invaliditet, trudnoća/dojenje.

  1.  Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade EPSO prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka:

  • osobne podatke koji omogućuju identifikaciju kandidata: ime/imena, sadašnje prezime/prezimena, prezime/prezimena pri rođenju, datum rođenja, spol, državljanstvo/državljanstva, glavni jezik, vrstu i broj identifikacijskog dokumenta, kopiju identifikacijskog dokumenta sa svim osobnim podacima koji su u njemu navedeni, nacionalni identifikacijski broj, e-adresu, broj prijave za postupak odabira, tajni identifikacijski broj dodijeljen u svrhu anonimnog ocjenjivanja testova, „broj prihvatljivosti” koji se upotrebljava za identifikaciju u kontekstu računalnih testova
  • osobne podatke povezane s upotrebom EPSO računa kandidata: osobni korisnički identifikacijski broj, korisničko ime / ime za prijavu, lozinku, zapisnik posjeta korisnika
  • osobne podatke kandidata koji su potrebni za kontakt i praktičnu organizaciju ispita: adresu, poštanski broj, grad, državu, telefonski broj ili brojeve, jezike za komunikaciju, jezike testiranja; podatke koje su kandidati naveli o posebnim potrebama (točnije, navode o zdravstvenim problemima i/ili invaliditetu); podatke o obiteljskim, društvenim ili profesionalnim odnosima zbog kojih bi mogao nastati sukob interesa
  • osobne podatke kandidata koji su potrebni za ocjenjivanje kriterija prihvatljivosti i/ili kriterija za odabir utvrđenih u obavijesti o natječaju te za procjenu motivacije: podatke o obrazovanju, detalje o radnom iskustvu, stručnom znanju i tehničkim vještinama, poznavanje jezika
  • rezultate koje su kandidati ostvarili u različitim fazama natječaja i podatke o procjeni njihovih kvalifikacija, vještina i kompetencija (bodove i, ako je primjenjivo, komentare povjerenstva za odabir).

Osobne podatke treba obvezno navesti u svim poljima internetskog obrasca za prijavu koja su označena zvjezdicom (*). Ako ta polja nisu ispunjena, prijava se ne može registrirati.

Podaci iz kategorije rezultata koje su kandidati ostvarili u različitim fazama odabira te podaci o procjeni njihovih vještina i kvalifikacija (bodovi ostvareni na testiranju i komentari) prikupljaju se tijekom postupka odabira i rezultat su procjena koje se provode u okviru tog postupka.

  1. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

EPSO čuva osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade:

  • dokumentacija kandidata koji su isključeni iz određenog postupka odabira čuva se pet godina od dana kada je kandidat isključen iz postupka odabira
  • dokumentacija kandidata uvrštenih na popis za zapošljavanje u okviru određenog postupka odabiračuva se dvije godine od zaključenja popisa kandidata za zapošljavanje
  • dodatna dokumentacija o organizaciji postupaka odabira privremenog osoblja čuva se pet godina od završetka postupka odabira
  • osobni podaci kandidata navedeni u prijavi za određeni postupak odabira koja nije potvrđena na vrijeme čuvaju se godinu dana od datuma isteka roka za prijavu za postupak odabira.
  1. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije ili njezinih ugovaratelja. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Ugovaratelji Komisije obvezni su pri svakom postupku obrade vaših podataka u ime Komisije pridržavati se posebne ugovorne odredbe i obveza u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz primjene Opće uredbe o zaštiti podataka u državama članicama EU-a („GDPR” Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera da bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavljaju obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

  1. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

Primatelji podataka:

  • komisije za odabir, zakonski ocjenjivači (ispitivači u savjetodavnom svojstvu) u smislu članka 3. Priloga III. Pravilniku o osoblju (po analogiji; u svrhu procjene prihvatljivosti kandidata i usporedbe njihovih zasluga) te osoblje EPSO-a (radi pružanja pomoći povjerenstvima za odabir).
  • institucije i tijela EU-a: u svrhu zapošljavanja (ne dobivaju podatke o invaliditetu, osim ako je kandidat dao izričitu privolu za prijenos takvih podataka)
  • sudovi EU-a i pravne službe predmetnog tijela za imenovanje: u slučaju administrativnog zahtjeva ili žalbe na temelju članka 90. stavaka 1. i 2. Pravilnika o osoblju i/ili žalbe podnesene sudovima EU-a
  • OLAF, IDOC, IAS i Revizorski sud: na zahtjev i samo onoliko koliko je nužno za potrebe službenih istraga ili revizija
  • Europski ombudsman: na zahtjev i samo onoliko koliko je nužno za potrebe službenih istraga i provjera
  • ugovaratelji EPSO-a koji su zaduženi za praktičnu organizaciju određenih testova: podaci koje dobivaju ugovaratelji ograničenog su trajanja i opsega te se upotrebljavaju samo u svrhu identifikacije kandidata u ispitnom centru i dodjele ispravne verzije testa.

Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim stranama, osim u mjeri i u svrhu u kojoj zakon tako nalaže.

  1. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, osobito pravo na pristup svojim osobnim podacima i njihov ispravak ako su netočni ili nepotpuni. U određenim slučajevima imate pravo na brisanje svojih osobnih podataka i ograničenje njihove obrade te pravo prigovora na njihovu obradu i pravo na prenosivost podataka.

Imate pravo prigovora na obradu svojih osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a) iz razloga povezanih s vašom konkretnom situacijom.

Pristali ste dati svoje osobne podatke EPSO-u za ovaj postupak obrade. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. poglavlju.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. poglavlja).

  1. Podaci za kontakt
  • Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i upotrebom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka putem EPSO-ova internetskog obrasca.

  • Komisijin službenik za zaštitu podataka

Službeniku za zaštitu podataka možete se obratiti na e-adresu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725.

  • Europski nadzornik za zaštitu podataka

Imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu) ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade.

  1. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-01154.

 

Posebna izjava o zaštiti osobnih podataka u okviru postupka odabira ugovornog osoblja

Postupak obrade: Odabir ugovornog osoblja u europskim institucijama ili tijelima, uredima i agencijama Zajednice

Voditelj obrade podataka: EPSO

Broj upisa: DPR-EC-01157.1

  1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

Informacije o postupku obrade „Odabir ugovornog osoblja u europskim institucijama ili tijelima, uredima i agencijama Zajednice” koji provodi EPSO navedene su u nastavku.

  1. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: EPSO prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke kako bi organizirao postupke odabira osoblja radi zapošljavanja ugovornog osoblja u institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a, upravljao administrativnim aspektima prijave i uzastopnim fazama postupka odabira te vodio i pratio upotrebu baza podataka uspješnih kandidata.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

  1. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

  • obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije
  • obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade.

Osnova za obradu utvrđena je u sljedećim propisima Unije:

Uredba br. 31 (EEZ), 11 (EZAE) o utvrđivanju Pravilnika o osoblju za dužnosnike i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (SL 45, 14.6.1962., str. 1385.), kako je zadnje izmijenjena Delegiranom uredbom Komisije (EU) 2016/1611 od 7. srpnja 2016.; Odluka 2002/620/EZ Europskog parlamenta, Vijeća, Komisije, Suda, Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora, Odbora regija i Europskog ombudsmana od 25. srpnja 2002. o osnivanju Ureda Europskih zajednica za odabir osoblja; Odluka 2002/621/EZ glavnih tajnika Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, tajnika Suda, glavnih tajnika Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora, Odbora regija i predstavnika Europskog ombudsmana od 25. srpnja 2002. o organizaciji i djelovanju Ureda Europskih zajednica za odabir osoblja.

Posebne kategorije osobnih podataka, konkretno, podatke koji se odnose na zdravlje, obrađujemo iz sljedećih razloga:

  • ispitanik je dao izričitu privolu za obradu tih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha
  • obrada je nužna za potrebe izvršavanja obveza i ostvarivanja posebnih prava voditelja obrade ili ispitanika u području radnog prava i prava o socijalnoj sigurnosti te socijalnoj zaštiti u mjeri u kojoj je to odobreno pravom Unije kojim se propisuju odgovarajuće zaštitne mjere za temeljna prava i interese ispitanika.

Konkretno, u obrascu za prijavu kandidati trebaju odgovoriti na sljedeće pitanje: „Treba li testove odabira za vas posebno prilagoditi zbog invaliditeta ili zdravstvenog problema?” Ako je odgovor potvrdan, od kandidata se traži da navedu podatke o svojem zdravlju, točnije invaliditet ili zdravstveni problem zbog kojeg su potrebne prilagodbe, te da dostave popratnu dokumentaciju. Prikupljanje takvih podataka nužno je kako bi EPSO mogao objektivno i na pojedinačnoj osnovi procijeniti situaciju svakog kandidata te na odgovarajući način prilagoditi testove i kandidatima tako omogućiti testiranje u najboljim mogućim uvjetima s obzirom na njihove potrebe. Podaci o zdravlju koje kandidati navode obuhvaćaju nekoliko kategorija: privremeni zdravstveni problem, trajni zdravstveni problem / invaliditet, trudnoća/dojenje.

  1. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade EPSO prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka:

  • osobne podatke koji omogućuju identifikaciju kandidata: ime/imena, sadašnje prezime/prezimena, prezime/prezimena pri rođenju, datum rođenja, spol, državljanstvo/državljanstva, glavni jezik, vrstu i broj identifikacijskog dokumenta, kopiju identifikacijskog dokumenta sa svim osobnim podacima koji su u njemu navedeni, nacionalni identifikacijski broj, e-adresu, broj prijave za postupak odabira, tajni identifikacijski broj dodijeljen u svrhu anonimnog ocjenjivanja testova, „broj prihvatljivosti” koji se upotrebljava za identifikaciju u kontekstu računalnih testova
  • osobne podatke povezane s upotrebom EPSO računa kandidata: osobni korisnički identifikacijski broj, korisničko ime / ime za prijavu, lozinku, zapisnik posjeta korisnika
  • osobne podatke kandidata koji su potrebni za kontakt i praktičnu organizaciju ispita: adresu, poštanski broj, grad, državu, telefonski broj ili brojeve, jezike za komunikaciju, jezike testiranja; podatke koje su kandidati naveli o posebnim potrebama (točnije, navode o zdravstvenim problemima i/ili invaliditetu)
  • osobne podatke kandidata koji su potrebni za ocjenjivanje kriterija prihvatljivosti utvrđenih u pozivu na iskaz interesa te za procjenu motivacije: podatke o obrazovanju, detalje o radnom iskustvu, stručnom znanju i tehničkim vještinama, poznavanje jezika
  • rezultate koje su kandidati ostvarili u različitim fazama odabira i podatke o procjeni njihovih vještina i kompetencija (bodove ostvarene na testiranju).

Osobne podatke treba obvezno navesti u svim poljima internetskog obrasca za prijavu koja su označena zvjezdicom (*). Ako ta polja nisu ispunjena, prijava se ne može registrirati.

Podaci iz kategorije rezultata koje su kandidati ostvarili u različitim fazama odabira te podaci o procjeni njihovih vještina i kompetencija (bodovi ostvareni na testiranju) prikupljaju se tijekom postupka odabira i rezultat su procjena koje se provode u okviru tog postupka.

  1. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

EPSO čuva osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade:

  • dokumentacija kandidata koji su isključeni iz određenog postupka odabira čuva se pet godina od datuma završetka postupka odabira ili zahtjeva kandidata da se njegovi podaci izbrišu iz baze podataka
  • dokumentacija kandidata uvrštenih u na popis za zapošljavanje u okviru određenog postupka odabiračuva se dvije godine od zaključenja popisa kandidata za zapošljavanje
  • dodatna dokumentacija o organizaciji postupaka odabira ugovornog osoblja čuva se pet godina od završetka postupka odabira
  • osobni podaci kandidata navedeni u prijavi za određeni postupak odabira koja nije potvrđena na vrijeme čuvaju se godinu dana od datuma isteka roka za prijavu za postupak odabira.
  1. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije ili njezinih ugovaratelja. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Ugovaratelji Komisije obvezni su pri svakom postupku obrade vaših podataka u ime Komisije pridržavati se posebne ugovorne odredbe i obveza u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz primjene Opće uredbe o zaštiti podataka u državama članicama EU-a („GDPR” Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera da bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavljaju obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

  1. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

Primatelji podataka:

  • komisije za odabir, zakonski ocjenjivači (ispitivači u savjetodavnom svojstvu) u smislu članka 3. Priloga III. Pravilniku o osoblju (po analogiji; u svrhu procjene prihvatljivosti kandidata i usporedbe njihovih zasluga) te osoblje EPSO-a radi pružanja pomoći komisijama za odabir
  • institucije i tijela EU-a: u svrhu zapošljavanja (ne dobivaju podatke o invaliditetu, osim ako je kandidat dao izričitu privolu za prijenos takvih podataka)
  • sudovi EU-a i pravne službe predmetnog tijela za imenovanje: u slučaju administrativnog zahtjeva ili žalbe na temelju članka 90. stavaka 1. i 2. Pravilnika o osoblju i/ili žalbe podnesene sudovima EU-a
  • OLAF, IDOC, IAS i Revizorski sud: na zahtjev i samo onoliko koliko je nužno za potrebe službenih istraga ili revizija
  • Europski ombudsman: na zahtjev i samo onoliko koliko je nužno za potrebe službenih istraga i provjera
  • ugovaratelji EPSO-a koji su zaduženi za praktičnu organizaciju određenih testova: podaci koje dobivaju ugovaratelji ograničenog su trajanja i opsega te se upotrebljavaju samo u svrhu identifikacije kandidata u ispitnom centru i dodjele ispravne verzije testa.

Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim stranama, osim u mjeri i u svrhu u kojoj zakon tako nalaže.

  1. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, osobito pravo na pristup svojim osobnim podacima i njihov ispravak ako su netočni ili nepotpuni. U određenim slučajevima imate pravo na brisanje svojih osobnih podataka i ograničenje njihove obrade te pravo prigovora na njihovu obradu i pravo na prenosivost podataka.

Imate pravo prigovora na obradu svojih osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a) iz razloga povezanih s vašom konkretnom situacijom.

Pristali ste dati svoje osobne podatke EPSO-u za ovaj postupak obrade. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. poglavlju.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. poglavlja).

  1. Podaci za kontakt
  • Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i upotrebom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka putem EPSO-ova internetskog obrasca.

  • Komisijin službenik za zaštitu podataka

Službeniku za zaštitu podataka možete se obratiti na e-adresu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725.

  • Europski nadzornik za zaštitu podataka

Imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu) ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade.

  1. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-01157.

Možete otvoriti samo jedan EPSO račun. Ne otvarajte novi EPSO račun ako ga već imate. Ako se ne pridržavate ovog pravila, bit ćete isključeni iz natječaja / postupaka odabira za koje ste se prijavili s pomoću tih računa.
Klikom na izjavu u nastavku pristajete pridržavati se ovog pravila i potvrđujete da ste bili obaviješteni o obradi vaših osobnih podataka kako je prethodno opisano.