OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V tomto prohlášení o ochraně soukromí jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

 

Zvláštní prohlášení o ochraně osobních údajů v rámci otevřeného výběrového řízení

Operace zpracování údajů: Výběr stálých zaměstnanců pro evropské orgány a instituce nebo pro subjekty, úřady a agentury Společenství formou výběrového řízení

Správce údajů:EPSO

Referenční číslo: DPR-EC-01159.2

  1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů se vaše osobní údaje zpracovávají, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace používány a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte vy. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže jsou uvedeny informace týkající se operace zpracování „Výběr stálých zaměstnanců pro evropské orgány a instituce nebo pro subjekty, úřady a agentury Společenství formou výběrového řízení“, kterou provádí úřad EPSO.

  1. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Úřad EPSO shromažďuje a využívá vaše osobní údaje, aby bylo možné pořádat otevřená a interní výběrová řízení, jejichž prostřednictvím se vybírají zaměstnanci, které bude možné přijmout na místa úředníků EU, řídit administrativní aspekty registrace a jednotlivých následných fází výběrových řízení a spravovat rezervní seznamy uchazečů a monitorovat jejich používání.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

  1. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

  • je jejich zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen
  • je jejich zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje

Základ pro zpracování údajů je stanoven v těchto právních předpisech Unie:

nařízení č. 31 (EHS), 11 (Euratom), kterým se stanoví služební řád úředníků a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii (Úř. věst. 45, 14.6.1962, s. 1385) ve znění nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) 2016/1611 ze dne 7. července 2016; rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a Veřejného ochránce práv 2002/620/ES ze dne 25. července 2002 o zřízení Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství; rozhodnutí generálních tajemníků Evropského parlamentu, Rady a Evropské komise, tajemníka Soudního dvora, generálních tajemníků Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a zástupce Evropského veřejného ochránce práv 2002/621/ES ze dne 25. července 2002 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství

Zpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů – konkrétně údaje týkající se zdraví – jelikož:

  • subjekt údajů udělil výslovný souhlas se zpracováním těchto osobních údajů pro jeden nebo více stanovených účelů
  • je zpracování těchto údajů nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je povoleno právem Unie poskytujícím vhodné záruky základních práv a zájmů subjektu údajů

Uchazeči jsou v přihlášce výslovně požádáni, aby odpověděli na tuto otázku: „Potřebujete v důsledku postižení nebo zdravotního stavu zvláštní úpravy testů konaných v rámci výběrového řízení?“ V případě kladné odpovědi jsou od nich vyžádány údaje týkající se jejich zdraví, konkrétně informace o jejich zdravotním postižení nebo zdravotním stavu, kvůli kterým žádají o tyto úpravy, a podpůrné dokumenty. Shromáždění těchto údajů je skutečně nezbytné k tomu, aby úřad EPSO mohl objektivně a individuálně posoudit konkrétní situaci každého uchazeče a mohl následně nabídnout odpovídající úpravy průběhu testů, které by uchazečům umožnily je absolvovat za co nejlepších podmínek s ohledem na jejich potřeby. Uchazeči poskytují několik kategorií údajů týkajících se zdravotního stavu: dočasné zdravotní potíže, trvalé zdravotní potíže / postižení, těhotenství/kojení.

  1. Které osobní údaje se uchovávají a zpracovávají?

Za účelem zpracování shromažďuje EPSO tyto kategorie osobních údajů:

  • osobní údaje, které umožňují identifikaci uchazeče – křestní jméno nebo jména, v současnosti užívané nebo užívaná příjmení, rodné nebo rodná příjmení, datum narození, pohlaví, občanství, hlavní jazyk, druh a číslo dokladu totožnosti, kopie dokladu totožnosti se všemi jeho osobními údaji, vnitrostátní identifikační číslo, obrázek uchazeče, IP adresa, e-mailová adresa, číslo přihlášky do výběrového řízení, tajné identifikační číslo přidělené pro účely anonymního hodnocení zkoušek, „číslo způsobilosti“ používané k identifikaci v rámci vykonávání počítačových testů; u interních výběrových řízení je to také zaměstnanecké číslo, služební postavení, funkční skupina a platová třída
  • osobní údaje vztahující se k používání účtu EPSO uchazečů – osobní uživatelské identifikační číslo, uživatelské jméno/login, heslo, záznam uživatelských návštěv
  • kontaktní osobní údaje uchazečů a osobní údaje požadované pro účely praktické organizace testů – adresa, PSČ, město, stát, telefonní číslo, jazyky korespondence, jazyky zkoušek; údaje poskytované uchazeči v souvislosti s jejich zvláštními potřebami (zejména informace o zdravotním stavu a/nebo postižení); údaje týkající se rodinných, sociálních a profesních vztahů, které by mohly představovat střet zájmů
  • osobní údaje uchazečů požadované pro účely hodnocení vztahujícího se ke kritériím způsobilosti a/nebo výběrovým kritériím stanoveným v oznámení o výběrovém řízení a pro účely posouzení motivace – dosažené vzdělání, podrobnosti o odborné praxi, odborné znalosti a technické dovednosti, znalost jazyků – a audiovizuální záznam některých testů použitých pro asynchronní hodnocení
  • výsledky dosažené uchazeči v různých fázích výběrového řízení a údaje týkající se hodnocení kvalifikací, dovedností a schopností uchazečů (získané počty bodů a komentář výběrové komise)

Poskytnutí osobních údajů je povinné u všech položek online přihlášky, které jsou označeny hvězdičkou (*). Nejsou-li tyto položky vyplněny, registrace neproběhne.

Údaje spadající do kategorie výsledků dosažených uchazeči v různých fázích výběrového řízení a údaje týkající se hodnocení kvalifikací, dovedností a schopností uchazečů (získané počty bodů a komentář výběrové komise) jsou získány v průběhu výběrového řízení a jsou výsledkem hodnocení provedeného výběrovou komisí.

  1. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

EPSO uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny, nebo k jejich dalšímu zpracování, a to:

  • po dobu 2 let ode dne, kdy byl z výběrového řízení uchazeč vyřazen, v případě přihlášek a dokladů od uchazečů vyřazených z výběrového řízení
  • po dobu 2 let od uzavření rezervního seznamu v případě přihlášek a dokladů od uchazečů zařazených na rezervní seznam vzniklý na základě daného výběrového řízení
  • po dobu 10 let od uzavření výběrového řízení v případě podkladových materiálů dokumentujících organizaci daného výběrového řízení
  • po dobu 1 roku ode dne uzávěrky pro podání přihlášek v případě osobních údajů uchazečů, které byly poskytnuty v rámci přihlášky do konkrétního výběrového řízení, jež nebyla včas potvrzena
  1. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů. Veškeré operace zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z provedení obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679) do vnitrostátních předpisů členských států EU.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů Komise zavedla řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha osobních zpracovávaných údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.

  1. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Příjemci údajů jsou:

  • výběrové komise, statutární hodnotitelé (osoby s poradní funkcí) ve smyslu článku 3 přílohy III služebního řádu a zaměstnanci úřadu EPSO: za účelem posouzení způsobilosti uchazečů a jejich srovnatelných kvalit a za účelem poskytování pomoci výběrovým komisím
  • orgány, instituce a subjekty EU: pro účely přijetí do zaměstnání (nejsou předávány žádné informace o postižení, pokud uchazeč neudělil výslovný souhlas s předáním těchto údajů)
  • soudy EU, právní služba příslušného orgánu oprávněného ke jmenování: v případě správní žádosti nebo stížnosti podle čl. 90 odst. 1 nebo 2 služebního řádu a/nebo soudního odvolání k soudům EU
  • OLAF, IDOC, Útvar interního auditu a Účetní dvůr: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování nebo auditu
  • evropský veřejný ochránce práv: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování a šetření
  • smluvní dodavatelé úřadu EPSO odpovědní za praktickou organizaci některých testů: doba a rozsah poskytování údajů smluvním dodavatelům jsou omezeny tak, aby sloužilo pouze ke splnění konkrétních účelů, jimiž jsou identifikace uchazečů v testovacím centru a poskytnutí náležité varianty testu
  • členské státy EU: pokud uchazeč udělí výslovný souhlas, lze jeho jméno, příjmení, e-mailovou adresu a referenční číslo daného výběrového řízení předat pro účely asistence během výběrového řízení a přijímání do zaměstnání vnitrostátním orgánům členského státu nebo členských států EU, jichž je uchazeč občanem

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládají právní předpisy.

  1. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako „subjekt údajů“ máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. V příslušných případech máte právo vymazat své osobní údaje, omezit zpracování vašich osobních údajů, vznést námitku proti zpracování a právo na přenositelnost údajů.

Z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace můžete proti zpracování svých osobních údajů, které se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a), vznést námitku.

Pro účely této operace zpracování údajů jste úřadu EPSO udělili souhlas s poskytnutím svých osobních údajů. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného před tím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit také na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétních operací zpracování údajů, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).

  1. Kontaktní údaje
  • Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů prostřednictvím internetového formuláře EPSO.

  • Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) .

  • Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu) a podat stížnost.

  1. Kde najdete podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a byly mu oznámeny. Přístup k rejstříku je k dispozici zde: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-01159.

 

 

Zvláštní prohlášení o ochraně osobních údajů v rámci výběrového řízení dočasných zaměstnanců

Operace zpracování údajů: Výběr dočasných zaměstnanců pro evropské orgány a instituce nebo pro subjekty, úřady a agentury Společenství

Správce údajů:EPSO

Referenční číslo: DPR-EC-01154.1

  1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů se vaše osobní údaje zpracovávají, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace používány a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte vy. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže jsou uvedeny informace týkající se operace zpracování „Výběr dočasných zaměstnanců pro evropské orgány a instituce nebo pro subjekty, úřady a agentury Společenství“, kterou provádí úřad EPSO.

  1. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Úřad EPSO shromažďuje a využívá vaše osobní údaje, aby bylo možné pořádat výběrová řízení, jejichž prostřednictvím se vybírají zaměstnanci, které bude možné přijmout na místa dočasných zaměstnanců EU, řídit administrativní aspekty registrace a jednotlivých následných fází výběrových řízení a spravovat rezervní databáze uchazečů a monitorovat jejich používání.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

  1. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

  • je jejich zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen
  • je jejich zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje

Základ pro zpracování údajů je stanoven v těchto právních předpisech Unie:

nařízení č. 31 (EHS), 11 (Euratom), kterým se stanoví služební řád úředníků a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii (Úř. věst. 45, 14.6.1962, s. 1385) ve znění nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) 2016/1611 ze dne 7. července 2016; rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a Veřejného ochránce práv 2002/620/ES ze dne 25. července 2002 o zřízení Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství; rozhodnutí generálních tajemníků Evropského parlamentu, Rady a Evropské komise, tajemníka Soudního dvora, generálních tajemníků Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a zástupce Evropského veřejného ochránce práv 2002/621/ES ze dne 25. července 2002 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství

Zpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů – konkrétně údaje týkající se zdraví – jelikož:

  • subjekt údajů udělil výslovný souhlas se zpracováním těchto osobních údajů pro jeden nebo více stanovených účelů
  • je zpracování těchto údajů nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je povoleno právem Unie poskytujícím vhodné záruky základních práv a zájmů subjektu údajů

Uchazeči jsou v přihlášce výslovně požádáni, aby odpověděli na tuto otázku: „Potřebujete v důsledku postižení nebo zdravotního stavu zvláštní úpravy testů konaných v rámci výběrového řízení?“ V případě kladné odpovědi jsou od nich vyžádány údaje týkající se jejich zdraví, konkrétně informace o jejich zdravotním postižení nebo zdravotním stavu, kvůli kterým žádají o tyto úpravy, a podpůrné dokumenty. Shromáždění těchto údajů je skutečně nezbytné k tomu, aby úřad EPSO mohl objektivně a individuálně posoudit konkrétní situaci každého uchazeče a mohl následně nabídnout odpovídající úpravy průběhu testů, které by uchazečům umožnily je absolvovat za co nejlepších podmínek s ohledem na jejich potřeby. Uchazeči poskytují několik kategorií údajů týkajících se zdravotního stavu: dočasné zdravotní potíže, trvalé zdravotní potíže / postižení, těhotenství/kojení.

  1.  Které osobní údaje se uchovávají a zpracovávají?

Za účelem zpracování shromažďuje EPSO tyto kategorie osobních údajů:

  • osobní údaje, které umožňují identifikaci uchazeče – křestní jméno nebo jména, v současnosti užívané nebo užívaná příjmení, rodné nebo rodná příjmení, datum narození, pohlaví, občanství, hlavní jazyk, druh a číslo dokladu totožnosti, kopie dokladu totožnosti se všemi jeho osobními údaji, vnitrostátní identifikační číslo, e-mailová adresa, číslo přihlášky do výběrového řízení, tajné identifikační číslo přidělené pro účely anonymního hodnocení zkoušek, „číslo způsobilosti“ používané k identifikaci v rámci vykonávání počítačových testů
  • osobní údaje vztahující se k používání účtu EPSO uchazečů – osobní uživatelské identifikační číslo, uživatelské jméno/login, heslo, záznam uživatelských návštěv
  • kontaktní osobní údaje uchazečů a osobní údaje požadované pro účely praktické organizace testů – adresa, PSČ, město, stát, telefonní číslo, jazyky korespondence, jazyky zkoušek; údaje poskytované uchazeči v souvislosti s jejich zvláštními potřebami (zejména informace o zdravotním stavu a/nebo postižení); údaje týkající se rodinných, sociálních a profesních vztahů, které by mohly představovat střet zájmů
  • osobní údaje uchazečů požadované pro účely hodnocení vztahujícího se ke kritériím způsobilosti a/nebo výběrovým kritériím stanoveným v oznámení o výběrovém řízení a pro účely posouzení motivace – dosažené vzdělání, podrobnosti o odborné praxi, odborné znalosti a technické dovednosti, znalost jazyků
  • výsledky dosažené uchazeči v různých fázích výběrového řízení a údaje týkající se hodnocení kvalifikací, dovedností a schopností uchazečů (získané počty bodů a případný komentář výběrové komise)

Poskytnutí osobních údajů je povinné u všech položek online přihlášky, které jsou označeny hvězdičkou (*). Nejsou-li tyto položky vyplněny, registrace neproběhne.

Údaje spadající do kategorie výsledků dosažených uchazeči v různých fázích výběrového řízení a údaje týkající se hodnocení dovedností a schopností uchazečů (počty bodů v testech a komentář) jsou získány v průběhu výběrového řízení a jsou výsledkem hodnocení provedených v jeho rámci.

  1. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

EPSO uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny, nebo k jejich dalšímu zpracování, a to:

  • po dobu 5 let ode dne, kdy byl z výběrového řízení uchazeč vyřazen, v případě přihlášek a dokladů od uchazečů vyřazených z výběrového řízení
  • po dobu 2 let od uzavření náborové rezervy v případě přihlášek a dokladů od uchazečů zařazených do náborové rezervy z daného výběrového řízení
  • po dobu 5 let od uzavření výběrového řízení v případě podkladových materiálů dokumentujících organizaci výběrových řízení na místa dočasných zaměstnanců
  • po dobu 1 roku ode dne uzávěrky pro podání přihlášek v případě osobních údajů uchazečů, které byly poskytnuty v rámci přihlášky do konkrétního výběrového řízení, jež nebyla včas potvrzena
  1. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů. Veškeré operace zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z provedení obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679) do vnitrostátních předpisů členských států EU.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů Komise zavedla řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha osobních zpracovávaných údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.

  1. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Příjemci údajů jsou:

  • výběrové komise, statutární hodnotitelé (osoby s poradní funkcí) ve smyslu článku 3 přílohy III služebního řádu (obdobně) a zaměstnanci úřadu EPSO: za účelem posouzení způsobilosti uchazečů a jejich srovnatelných kvalit a za účelem poskytování pomoci výběrovým komisím
  • orgány, instituce a subjekty EU: pro účely přijetí do zaměstnání (nejsou předávány žádné informace o postižení, pokud uchazeč neudělil výslovný souhlas s předáním těchto údajů)
  • soudy EU, právní služba příslušného orgánu oprávněného ke jmenování: v případě správní žádosti nebo stížnosti podle čl. 90 odst. 1 nebo 2 služebního řádu a/nebo soudního odvolání k soudům EU
  • OLAF, IDOC, Útvar interního auditu a Účetní dvůr: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování nebo auditu
  • evropský veřejný ochránce práv: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování a šetření
  • smluvní dodavatelé úřadu EPSO odpovědní za praktickou organizaci některých testů: doba a rozsah poskytování údajů smluvním dodavatelům jsou omezeny tak, aby sloužilo pouze ke splnění konkrétních účelů, jimiž jsou identifikace uchazečů v testovacím centru a poskytnutí náležité varianty testu

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládají právní předpisy.

  1. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako „subjekt údajů“ máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. V příslušných případech máte právo vymazat své osobní údaje, omezit zpracování vašich osobních údajů, vznést námitku proti zpracování a právo na přenositelnost údajů.

Z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace můžete proti zpracování svých osobních údajů, které se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a), vznést námitku.

Pro účely této operace zpracování údajů jste úřadu EPSO udělili souhlas s poskytnutím svých osobních údajů. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného před tím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit také na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétních operací zpracování údajů, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).

  1. Kontaktní údaje
  • Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů prostřednictvím internetového formuláře EPSO.

  • Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) .

  • Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu) a podat stížnost.

  1. Kde najdete podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a byly mu oznámeny. Přístup k rejstříku je k dispozici zde: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-01154.

 

Zvláštní prohlášení o ochraně osobních údajů v rámci procesu výběru smluvních zaměstnanců

Operace zpracování údajů: Výběr smluvních zaměstnanců pro evropské orgány a instituce nebo pro subjekty, úřady a agentury Společenství

Správce údajů:EPSO

Referenční číslo: DPR-EC-01157.1

  1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů se vaše osobní údaje zpracovávají, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace používány a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte vy. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže jsou uvedeny informace týkající se operace zpracování „Výběr smluvních zaměstnanců pro evropské orgány a instituce nebo pro subjekty, úřady a agentury Společenství“, kterou provádí úřad EPSO.

  1. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Úřad EPSO shromažďuje a využívá vaše osobní údaje, aby bylo možné pořádat výběrová řízení, jejichž prostřednictvím se vybírají zaměstnanci, které bude možné přijmout na místa smluvních zaměstnanců EU, řídit administrativní aspekty registrace a jednotlivých následných fází výběrových řízení a spravovat rezervní databáze uchazečů a monitorovat jejich používání.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

  1. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

  • je jejich zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen
  • je jejich zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje

Základ pro zpracování údajů je stanoven v těchto právních předpisech Unie:

nařízení č. 31 (EHS), 11 (Euratom), kterým se stanoví služební řád úředníků a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii (Úř. věst. 45, 14.6.1962, s. 1385) ve znění nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) 2016/1611 ze dne 7. července 2016; rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a Veřejného ochránce práv 2002/620/ES ze dne 25. července 2002 o zřízení Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství; rozhodnutí generálních tajemníků Evropského parlamentu, Rady a Evropské komise, tajemníka Soudního dvora, generálních tajemníků Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a zástupce Evropského veřejného ochránce práv 2002/621/ES ze dne 25. července 2002 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství

Zpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů – konkrétně údaje týkající se zdraví – jelikož:

  • subjekt údajů udělil výslovný souhlas se zpracováním těchto osobních údajů pro jeden nebo více stanovených účelů
  • je zpracování těchto údajů nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je povoleno právem Unie poskytujícím vhodné záruky základních práv a zájmů subjektu údajů

Uchazeči jsou v přihlášce výslovně požádáni, aby odpověděli na tuto otázku: „Potřebujete v důsledku postižení nebo zdravotního stavu zvláštní úpravy testů konaných v rámci výběrového řízení?“ V případě kladné odpovědi jsou od nich vyžádány údaje týkající se jejich zdraví, konkrétně informace o jejich zdravotním postižení nebo zdravotním stavu, kvůli kterým žádají o tyto úpravy, a podpůrné dokumenty. Shromáždění těchto údajů je skutečně nezbytné k tomu, aby úřad EPSO mohl objektivně a individuálně posoudit konkrétní situaci každého uchazeče a mohl následně nabídnout odpovídající úpravy průběhu testů, které by uchazečům umožnily je absolvovat za co nejlepších podmínek s ohledem na jejich potřeby. Uchazeči poskytují několik kategorií údajů týkajících se zdravotního stavu: dočasné zdravotní potíže, trvalé zdravotní potíže / postižení, těhotenství/kojení.

  1. Které osobní údaje se uchovávají a zpracovávají?

Za účelem zpracování shromažďuje EPSO tyto kategorie osobních údajů:

  • osobní údaje, které umožňují identifikaci uchazeče – křestní jméno nebo jména, v současnosti užívané nebo užívaná příjmení, rodné nebo rodná příjmení, datum narození, pohlaví, občanství, hlavní jazyk, druh a číslo dokladu totožnosti, kopie dokladu totožnosti se všemi jeho osobními údaji, vnitrostátní identifikační číslo, e-mailová adresa, číslo přihlášky do výběrového řízení, tajné identifikační číslo přidělené pro účely anonymního hodnocení zkoušek, „číslo způsobilosti“ používané k identifikaci v rámci vykonávání počítačových testů
  • osobní údaje vztahující se k používání účtu EPSO uchazečů – osobní uživatelské identifikační číslo, uživatelské jméno/login, heslo, záznam uživatelských návštěv
  • kontaktní osobní údaje uchazečů a osobní údaje požadované pro účely praktické organizace testů – adresa, PSČ, město, stát, telefonní číslo, jazyky korespondence, jazyky zkoušek; údaje poskytované uchazeči v souvislosti s jejich zvláštními potřebami (zejména informace o zdravotním stavu a/nebo postižení)
  • osobní údaje uchazečů požadované pro účely hodnocení vztahujícího se ke kritériím způsobilosti stanoveným ve výzvě k vyjádření zájmu a pro účely posouzení motivace – dosažené vzdělání, podrobnosti o odborné praxi, odborné znalosti a technické dovednosti, znalost jazyků
  • výsledky dosažené uchazeči v různých fázích výběrového řízení a údaje týkající se hodnocení kvalifikací, dovedností a schopností uchazečů (počty bodů v testech)

Poskytnutí osobních údajů je povinné u všech položek online přihlášky, které jsou označeny hvězdičkou (*). Nejsou-li tyto položky vyplněny, registrace neproběhne.

Údaje spadající do kategorie výsledků dosažených uchazeči v různých fázích výběrového řízení a údaje týkající se hodnocení dovedností a schopností uchazečů (počty bodů v testech) jsou získány v průběhu výběrového řízení a jsou výsledkem hodnocení provedených v jeho rámci.

  1. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

EPSO uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny, nebo k jejich dalšímu zpracování, a to:

  • po dobu 5 let ode dne uzavření výběrového řízení nebo dne, kdy uchazeč požádal o vymazání svých údajů z databáze, v případě přihlášek a dokladů od uchazečů vyřazených z daného výběrového řízení
  • po dobu 2 let od uzavření náborové rezervy v případě přihlášek a dokladů od uchazečů zařazených do náborové rezervy z daného výběrového řízení
  • po dobu 5 let od uzavření rezervního seznamu v případě podkladových materiálů dokumentujících organizaci výběrových řízení na místa smluvních zaměstnanců
  • po dobu 1 roku ode dne uzávěrky pro podání přihlášek v případě osobních údajů uchazečů, které byly poskytnuty v rámci přihlášky do konkrétního výběrového řízení, jež nebyla včas potvrzena
  1. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů. Veškeré operace zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z provedení obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679) do vnitrostátních předpisů členských států EU.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů Komise zavedla řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha osobních zpracovávaných údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.

  1. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Příjemci údajů jsou:

  • výběrové komise, statutární hodnotitelé (osoby s poradní funkcí) ve smyslu článku 3 přílohy III služebního řádu (obdobně) a zaměstnanci úřadu EPSO: za účelem posouzení způsobilosti uchazečů a jejich srovnatelných kvalit a za účelem poskytování pomoci výběrovým komisím
  • orgány, instituce a subjekty EU: pro účely přijetí do zaměstnání (nejsou předávány žádné informace o postižení, pokud uchazeč neudělil výslovný souhlas s předáním těchto údajů)
  • soudy EU, právní služba příslušného orgánu oprávněného ke jmenování: v případě správní žádosti nebo stížnosti podle čl. 90 odst. 1 nebo 2 služebního řádu a/nebo soudního odvolání k soudům EU
  • OLAF, IDOC, Útvar interního auditu a Účetní dvůr: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování nebo auditu
  • evropský veřejný ochránce práv: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování a šetření
  • smluvní dodavatelé úřadu EPSO odpovědní za praktickou organizaci některých testů: doba a rozsah poskytování údajů smluvním dodavatelům jsou omezeny tak, aby sloužilo pouze ke splnění konkrétních účelů, jimiž jsou identifikace uchazečů v testovacím centru a poskytnutí náležité varianty testu

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládají právní předpisy.

  1. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako „subjekt údajů“ máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. V příslušných případech máte právo vymazat své osobní údaje, omezit zpracování vašich osobních údajů, vznést námitku proti zpracování a právo na přenositelnost údajů.

Z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace můžete proti zpracování svých osobních údajů, které se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a), vznést námitku.

Pro účely této operace zpracování údajů jste úřadu EPSO udělili souhlas s poskytnutím svých osobních údajů. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného před tím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit také na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétních operací zpracování údajů, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).

  1. Kontaktní údaje
  • Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů prostřednictvím internetového formuláře EPSO.

  • Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) .

  • Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu) a podat stížnost.

  1. Kde najdete podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a byly mu oznámeny. Přístup k rejstříku je k dispozici zde: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-01157.

Nesmíte si založit více než jeden účet EPSO. Pokud již jeden účet EPSO máte, nevytvářejte si nový. Pokud toto pravidlo nedodržíte, budete vyloučen z těch výběrových řízení, do nichž jste se prostřednictvím takových účtů přihlásil/a.
Kliknutím na níže uvedený odkaz souhlasíte s dodržováním tohoto pravidla a potvrzujete, že jste byl informován o zpracování svých osobních údajů, jak je uvedeno výše.