Déclaration spécifique relative à la protection de la vie privée – Portail européen de la jeunesse

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée concerne le portail européen de la jeunesse et les services en ligne qui y sont associés, notamment les sites web et les applications de téléphonie mobile. Ce système contient des données à caractère personnel dont la publication et le traitement relèvent des dispositions du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 [abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001]. La présente déclaration relative à la protection de la vie privée détaille l’utilisation des données à caractère personnel qui est faite par le système, ainsi que la façon dont la confidentialité de ces données est protégée. 

Les principales bases juridiques du traitement des données à caractère personnel sont le règlement (UE) 2021/888 établissant le corps européen de solidarité et abrogeant les règlements (UE) 2018/1475 et (UE) n° 375/2014, le règlement (UE) 2021/817 établissant le programme Erasmus+ et abrogeant le règlement (UE) n° 1288/2013, ainsi que la décision de la Commission européenne concernant le programme de travail annuel pour 2018, 2019 et 2020 pour l’action préparatoire «DiscoverEU: titres de transport gratuits pour les Européens de 18 ans». 

Quelle est la finalité de la collecte des données?

Les six principales fonctionnalités du portail européen de la jeunesse nécessitant la collecte et le traitement de données à caractère personnel sont les suivantes:

• communication d’informations – création et suivi d’articles, d’événements et d’actualités présentant un intérêt pour les jeunes ou liés à la stratégie de l’UE pour la jeunesse;
• formulaire Poser une question – le PEJ permet aux citoyens de poser des questions en remplissant un formulaire;
• corps européen de solidarité – le PEJ permet à des jeunes de s’inscrire au corps, d’indiquer leurs préférences en matière d’activités, ainsi que d’accéder à des formations les préparant à participer à une activité. Ces derniers auront également la possibilité de publier et de partager des contenus concernant leur expérience dans le cadre du corps, notamment des photos ou des textes, ainsi que de commenter les publications des autres utilisateurs, de charger un avatar pour leur profil et d’indiquer manuellement leur situation géographique. Le PEJ permettra également aux organisations agréées de consulter la base de données des candidats inscrits au corps en vue de trouver des bénévoles ou des travailleurs potentiels pour leurs activités, de prendre contact avec ceux-ci (à condition qu’ils acceptent d’être contactés par l’organisation concernée), de leur proposer des activités qu’ils sont libres d’accepter ou de décliner, et enfin de leur délivrer un certificat de participation après la fin de l’activité. Les candidats inscrits au corps européen de solidarité et les participants au corps peuvent suivre des cours de formation générale en ligne disponibles sur la plateforme EU Academy et accessibles par leur profil sur le portail du corps. Afin de pouvoir suivre la formation, les candidats inscrits au corps européen de solidarité et les participants au corps seront informés de l’avis relatif à la protection des données de cette formation générale en ligne avant que leurs données ne soient transférées du PEJ vers la plateforme EU Academy. Cette plateforme dispose de sa propre déclaration relative à la protection de la vie privée. En outre, les candidats inscrits au corps européen de solidarité ayant manifesté leur intérêt pour le volontariat dans le domaine de l’aide humanitaire auront la possibilité de suivre une formation spécifique sur la plateforme EU Academy, accessible par leur profil sur le portail du corps. Ils seront informés de l’avis relatif à la protection des données de cette formation dans le domaine de l'aide humanitaire avant que leurs données ne soient transférées du PEJ vers la plateforme EU Academy. L’application mobile du corps européen de solidarité comporte certaines des fonctionnalités du portail européen de la jeunesse. La présente déclaration relative à la protection de la vie privée porte donc également sur cette application. Les candidats inscrits au corps européen de solidarité et les participants au corps peuvent également suivre les concours au moyen de l’application. Dès qu'ils auront participé, leur consentement sera expressément demandé dans l’application;
• base de données des organisations et des missions – cette base de données liste les organisations agréées au titre du programme Erasmus+, les organisations du corps européen de solidarité titulaires d’un label de qualité, ainsi que d’autres programmes de financement de l’UE et fournisseurs tiers agréés proposant des missions de bénévolat, de formation et d’emplois pour les jeunes. Cette base de données liste également les missions mentionnées ci-dessus;
• outil de consultation en ligne – la stratégie de l’UE pour la jeunesse a notamment pour objectif d’encourager une plus grande participation des jeunes à la vie démocratique. Le PEJ intègre une plateforme leur permettant de s’exprimer sur différents sujets;

• DiscoverEU – le PEJ permet à des jeunes et à des groupes de jeunes de poser leur candidature pour tenter de remporter un titre de transport en fournissant des informations personnelles. Ils devront également répondre à un quiz, à une question subsidiaire et à des questions relatives aux voyages (voir section «Quelles données à caractère personnel recueillons-nous dans le cadre du PEJ?»). Pour les candidatures de groupes, le responsable du groupe doit fournir le même type d’informations. Un code sera ensuite généré et sera utilisé par les autres membres du groupe pour renseigner leurs données à caractère personnel. Les données prises en compte dans la décision d’attribuer le titre de transport seront uniquement la date de naissance, la nationalité et les réponses au quiz et à la question subsidiaire. Les autres données à caractère personnel recueillies au moyen du formulaire d’inscription seront utilisées à des fins statistiques et serviront au sous-traitant agréé désigné par la Commission européenne pour effectuer les réservations des candidats sélectionnés. Afin d’obtenir le titre de transport et les services auxiliaires, y compris la réservation liée au voyage, les participants sélectionnés (y compris les personnes figurant sur la liste de réserve, le cas échéant) seront informés de l’avis relatif à la protection des données de DiscoverEU avant que leurs données ne soient transférées au sous-traitant agréé.

  Pour la prestation de services associés à DiscoverEU, tels que le cycle d’apprentissage DiscoverEU ou les campagnes de promotion de DiscoverEU, les participants peuvent être contactés par la Commission européenne et les organisations autorisées par celle-ci, ainsi que par l’EACEA, les agences nationales Erasmus+ et Eurodesk.

  Consultez le règlement du concours DiscoverEU pour en savoir plus.

Considérations générales:  
pour certaines des fonctionnalités mentionnées ci-dessus, le PEJ et ses sous-portails peuvent parfois héberger des concours, qui peuvent nécessiter de communiquer des données à caractère personnel. La participation à ces concours est entièrement facultative. Les éventuels participants sont informés de l’ensemble des implications en matière de données à caractère personnel avant de transmettre leurs données. 

Les utilisateurs peuvent être invités à se connecter et à s’authentifier pour pouvoir utiliser certaines de ces fonctionnalités. À cette fin, le PEJ peut utiliser le système de gestion d’identité de la Commission européenne par l’intermédiaire du système EU Login, qui est soumis à sa propre déclaration relative à la protection de la vie privée. 

Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour permettre à la Commission européenne de remplir ses obligations et ses missions de suivi et de déclaration prévues par le règlement (UE) 2018/1475 établissant le corps européen de solidarité, par le règlement (UE) nº 1288/2013 établissant le programme Erasmus+, ainsi que par la décision de la Commission européenne concernant le programme de travail annuel pour 2018, 2019 et 2020 pour l’action préparatoire «DiscoverEU: titres de transport gratuits pour les Européens de 18 ans». 

Les données à caractère personnel sont recueillies aux fins suivantes:

• communication d’informations:
  • communiquer des coordonnées à des particuliers (nom et/ou adresse électronique de personnes associées à des articles, à des événements ou à des actualités);
  • permettre aux utilisateurs autorisés d’être enregistrés sur le PEJ en tant qu’auteurs/rédacteurs et d’apporter une assistance technique si nécessaire;
• formulaire Poser une question:
  • permettre aux citoyens de poser une question par l’intermédiaire du PEJ et de recevoir une réponse d’Eurodesk Brussels Link, du réseau Eurodesk et/ou des administrateurs du PEJ;
• corps européen de solidarité:
  • permettre aux jeunes de s’inscrire au corps en fournissant des informations personnelles et des coordonnées de base. Permettre aux candidats inscrits au corps de fournir volontairement des coordonnées complémentaires, d’indiquer les types d’activités susceptibles de les intéresser, de préciser les compétences et l’expérience dont ils peuvent faire bénéficier les activités, et de présenter leur parcours scolaire et professionnel, ainsi que l’expérience acquise en matière de bénévolat;
  • permettre aux candidats inscrits au corps de recevoir des courriels, des bulletins d’information et d’autres notifications liées aux initiatives ciblant les jeunes menées par le corps, par la Commission européenne ou par d’autres entités, ainsi que leur permettre de recevoir des invitations à répondre à des enquêtes et à d’autres méthodes visant à recueillir leur avis. Les candidats inscrits au corps peuvent déterminer les types de communications qu’ils souhaitent recevoir;
  • permettre au corps de proposer des formations aux candidats inscrits;
  • permettre aux candidats inscrits au corps de donner leur avis sur les services et les procédures;
  • permettre aux participants au corps d’enregistrer leurs résultats d’apprentissage non formel dans l’outil externe «Youthpass»;
  • permettre aux candidats inscrits au corps de communiquer entre eux grâce aux fonctionnalités de l’application permettant de créer des communautés. Cela inclut la possibilité de publier des contenus concernant leur expérience dans le cadre du corps, de consulter et de commenter les publications des autres candidats inscrits, de partager leurs propres publications sur les réseaux sociaux, de rechercher des activités et de soumettre leur candidature, de participer à des concours, ainsi que d’utiliser la fonctionnalité de discussion privée. Les candidats inscrits au corps pourront également signaler aux administrateurs du corps les publications qu'ils trouvent préoccupantes. Ces publications doivent respecter les conditions d'utilisation du PEJ, qui sont disponibles en ligne. Les candidats inscrits au corps peuvent également charger un avatar pour leur profil et indiquer leur situation géographique;
  • permettre aux représentants autorisés des organisations habilitées à mener des activités du corps de consulter la base de données des candidats inscrits afin de trouver des bénévoles ou des travailleurs potentiels pour leurs activités, en mettant en correspondance les informations des activités proposées et les données à caractère personnel et les préférences fournies par les candidats inscrits;
  • permettre aux représentants autorisés de prendre contact avec les candidats sélectionnés, si ces derniers acceptent d’être contactés par l’organisation;
  • permettre aux représentants autorisés de proposer des activités spécifiques aux candidats inscrits au corps, ainsi que de gérer les propositions qui ont été faites;
  • permettre aux administrateurs du corps de gérer la base de données des candidats inscrits et de leur fournir une assistance;
  • permettre aux agences nationales responsables de la mise en œuvre d’Erasmus+ et du corps européen de solidarité d’effectuer les contrôles, audits et évaluations des projets bénéficiant d’un soutien de l’UE auxquels participent les candidats inscrits au corps et de fournir une assistance aux représentants autorisés des organisations en accédant à la base de données du corps;
  • permettre aux administrateurs du corps de gérer les activités, ainsi que les procédures permettant de rechercher les candidats les plus adaptés, et leur permettre de fournir une assistance aux représentants autorisés des organisations habilitées à mener des activités;
  • permettre aux administrateurs du corps et à d’autres tiers de confiance d’envoyer des informations et des notifications aux candidats inscrits au corps et aux représentants autorisés des organisations concernant le corps et d’autres activités connexes;
  • permettre aux administrateurs du corps d’analyser les données concernant les candidats inscrits, ainsi que les observations reçues de la part de ces derniers;
  • permettre aux administrateurs du corps d’examiner les publications et commentaires saisis ou signalés par les candidats inscrits, ainsi que de prendre les mesures nécessaires si ces publications ou commentaires ne sont pas conformes aux conditions d'utilisation du PEJ;
• base de données des organisations et des missions:
  • communiquer des coordonnées à des particuliers (nom et/ou adresse électronique des personnes liées à une organisation agréée au titre du programme Erasmus+, à une organisation du corps européen de solidarité titulaire d’un label de qualité, à d’autres organisations agréées au titre de programmes de financement de l’UE, à des fournisseurs tiers agréés ou à leurs missions);
  • permettre aux organisations agréées au titre du programme Erasmus+, aux organisations du corps européen de solidarité titulaires d’un label de qualité, ainsi qu’aux autres organisations agréées au titre de programmes de financement de l’UE ou aux fournisseurs tiers agréés de gérer les coordonnées de leurs organisations rendues publiques;
  • permettre aux organisations agréées au titre du programme Erasmus+, aux organisations du corps européen de solidarité titulaires d’un label de qualité, ainsi qu’aux autres organisations agréées au titre de programmes de financement de l’UE ou aux fournisseurs tiers agréés de diffuser leurs offres aux candidats potentiels, et permettre aux jeunes de prendre contact avec ces organisations;
  • permettre aux administrateurs du PEJ d’apporter une assistance technique aux organisations, si nécessaire;
• outil de consultation en ligne:
  • permettre aux utilisateurs de recevoir des mises à jour par courriel concernant les consultations auxquelles ils ont participé;
  • permettre un suivi et une analyse statistique des utilisateurs de l’outil de consultation en ligne;
  • permettre aux administrateurs du PEJ de fournir, si nécessaire, une assistance technique aux organisations gérant les consultations;
• DiscoverEU: 
  • permettre aux jeunes de soumettre une candidature pour une initiative en fournissant des informations personnelles et des coordonnées de base, ainsi que des informations complémentaires relatives aux voyages (voir section «Quelles données à caractère personnel recueillons-nous dans le cadre du PEJ?»);
  • permettre aux candidats de recevoir des courriers électroniques et des notifications relatives à l’initiative DiscoverEU et aux autres initiatives ciblant les jeunes menées par la Commission européenne ou par d’autres entités, de recevoir des invitations à répondre à des enquêtes et à d’autres méthodes visant à recueillir leur avis, ainsi que de recevoir davantage de supports de campagne de communication et d’invitations à des événements liés à des initiatives menées par la Commission européenne ou par d’autres entités; uniquement après accord explicite des candidats autorisant la Commission européenne et ses sous-traitants agréés à les contacter;
  • permettre aux administrateurs de DiscoverEU et au sous-traitant agréé de prendre contact avec les candidats sélectionnés ou figurant sur la liste de réserve, par courrier électronique ou par téléphone;
  • permettre aux agences nationales responsables de la mise en œuvre d’Erasmus+ de contacter les candidats sélectionnés et les candidats figurant sur la liste de réserve par courrier électronique ou par téléphone aux fins de l’envoi d’invitations à des événements;
  • permettre à la presse écrite et aux médias audiovisuels ou radiophoniques agréés par la Commission européenne de prendre contact avec des candidats sélectionnés, uniquement après accord explicite des candidats autorisant ces derniers à les contacter;
  • permettre au sous-traitant agréé de proposer un titre de transport à chacun des candidats sélectionnés;
  • permettre aux administrateurs de DiscoverEU d’accéder aux données des candidats stockées en ligne, d’effectuer la sélection des candidats et de leur fournir une assistance (deuxième niveau de soutien). Le soutien de premier niveau sera apporté par le réseau Eurodesk;
  • permettre aux administrateurs de DiscoverEU d’analyser les données des candidats, ainsi que les observations reçues de leur part;
  • permettre au sous-traitant agréé de proposer une carte «jeunes» européenne à chaque candidat non retenu (avec le consentement de celui-ci).

La Commission européenne et les organisations chargées de la mise en œuvre de ces fonctionnalités ne traiteront pas les données à caractère personnelles recueillies à des fins autres que celles décrites ci-dessus.

Quelles sont les données à caractère personnel recueillies sur le portail européen de la jeunesse?

• communication d’informations:
  • particuliers liés à un article, à un événement ou à une actualité: nom et adresse électronique;
  • personnel d’Eurodesk Brussels Link et des organisations nationales du réseau Eurodesk: prénom, nom, adresse électronique et pays pour le compte duquel la personne est autorisée à gérer du contenu;
• formulaire Poser une question:
•  
  • les citoyens qui soumettent une question doivent indiquer leur prénom et leur adresse électronique;
• corps européen de solidarité:
  • les personnes qui décident d’adhérer au corps doivent fournir les informations de base suivantes: prénom, nom, date de naissance, sexe, pays de résidence légale, nationalité, adresse électronique, langue de contact souhaitée, types d’activité souhaités, connaissances et expérience préalables. Elles doivent également déclarer qu’elles acceptent le mandat et les principes du corps;
  • après la phase initiale d’enregistrement, elles peuvent, si elles le souhaitent, fournir des informations supplémentaires à leur sujet: adresse postale, numéros de téléphone, parcours scolaire et professionnel, informations sur les activités bénévoles passées, compétences linguistiques, disponibilité pour les activités du corps, motivation pour participer à une activité, pays souhaités pour effectuer une activité bénévole ou un travail, fonctions recherchées, informations complémentaires que l’utilisateur souhaite donner, et accord pour recevoir des courriels, des bulletins d’information, des notifications et d’autres communications de la part du corps;
  • les candidats inscrits au corps peuvent également charger un CV personnel, sous la forme d’un document, étant entendu que toutes les informations figurant dans ce CV, y compris leurs coordonnées et toute information personnelle sensible, seront mises à la disposition des représentants des organisations autorisées à gérer des activités du corps, qui pourront exploiter ces informations dans le cadre de leurs procédures de sélection de candidats pour leurs activités;
  • au moyen de l’application du corps, les candidats inscrits au corps peuvent également publier des contenus concernant leur expérience dans le cadre du corps et commenter les publications des autres candidats inscrits. Ces publications doivent respecter les conditions d'utilisation du PEJ;
  • les candidats inscrits au corps peuvent également charger un avatar pour leur profil dans l’application du corps, indiquer leur situation géographique, rechercher des activités et y soumettre leur candidature;
  • l’utilisation de l’application mobile du corps donne lieu à la collecte de données supplémentaires liées aux informations d’identification de l’utilisateur (identifiant de l’utilisateur et identifiant de l’appareil), à l’utilisation (interaction entre produits: lancements de l’application et pages visualisées, et autres données d’utilisation: type d’appareil et de navigateur) et aux diagnostics (données relatives aux incidents techniques);
  • le corps européen de solidarité fera office de plateforme destinée à faciliter la rencontre entre les organisations et les personnes. La DG EAC ne procédera pas à une évaluation des informations personnelles des individus concernés;
  • représentants autorisés des organisations habilitées à mener des activités du corps: prénom, nom, nom d’utilisateur, adresse électronique, organisation(s) que la personne est habilitée à administrer, acceptation du mandat et des principes du corps;
• base de données des organisations et des missions:
  • particuliers liés à des organisations agréées au titre du programme Erasmus+, à des organisations du corps européen de solidarité titulaires d’un label de qualité, à d’autres organisations agréées au titre de programmes de financement de l’UE, à des fournisseurs tiers agréés ou à un projet: nom et adresse électronique;
  • gestionnaires d’organisations: prénom, nom, nom d’utilisateur, adresse électronique et organisation(s) que la personne est habilitée à gérer;
• outil de consultation en ligne:
  • particuliers: prénom, nom, adresse électronique, pays de résidence, date de naissance, sexe et organisation représentée (le cas échéant);
  • représentants autorisés des organisations habilitées à utiliser l'outil de consultation en ligne: prénom, nom, adresse électronique et pays que le représentant est habilité à gérer;
• DiscoverEU:
  • les personnes ou responsables de groupes qui décident de se porter candidats doivent fournir les informations de base suivantes: prénom, nom, date de naissance, sexe, nationalité, adresse électronique, numéro de carte d’identité ou de passeport, numéro de téléphone, profession. Les candidats doivent également répondre à une série de questions concernant le voyage afin de connaître la période de voyage souhaitée, et de préciser s’ils se sont déjà rendus dans un autre pays de l’UE, s’il s’agit de la première fois qu’ils voyagent sans être accompagnés de leurs parents/proches, ce qu’ils souhaiteraient retirer de cette expérience, les activités auxquelles ils souhaiteraient participer durant le voyage, la manière dont ils financeraient leurs frais, ainsi que la manière dont ils ont été informés de l’existence de l’initiative;
  • en cas de candidature groupée, le responsable du groupe doit fournir les mêmes informations. Un code sera ensuite généré et sera utilisé par les autres membres du groupe pour renseigner leurs données à caractère personnel;
  • l’adresse électronique et le numéro de téléphone des candidats retenus peuvent être partagés avec des médias sélectionnés par la Commission, après accord explicite des candidats autorisant ces médias à les contacter. Ces informations peuvent également être partagées avec des représentations de la Commission européenne, ainsi qu’avec le service du porte-parole de la Commission européenne (SPP). Lorsque les candidats sont contactés par un média et acceptent de communiquer leur adresse électronique, ils doivent savoir qu’ils sont soumis à la déclaration spécifique relative à la protection de la vie privée de ce média;
  • la Commission européenne peut partager les données à caractère personnel des candidats sélectionnés pour l’initiative DiscoverEU (en particulier le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, la date de naissance et le pays) avec ses sous-traitants agréés chargés de gérer les activités de communication, notamment afin d’envoyer des invitations à des événements ou de réserver un titre de transport pour participer à un événement;
  • la Commission européenne peut communiquer les données à caractère personnel du candidat DiscoverEU figurant sur la liste de réserve (en particulier le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, la date de naissance et le pays) aux agences nationales Erasmus+ aux fins de l’envoi d’invitations à des événements.

Quels moyens techniques utilisons-nous pour traiter vos données?

Les données sont recueillies et traitées selon les normes informatiques de la Commission et au moyen de son infrastructure de télécommunication. Les données sont stockées dans une base de données centrale gérée par la DG EAC et située au centre de données de la Commission, à Luxembourg.

Qui a accès à vos informations et à qui sont-elles communiquées?

• communication d’informations:
  • le public pourra consulter les coordonnées utiles de toutes les personnes citées par les rédacteurs autorisés du PEJ dans des articles, actualités ou événements; par exemple la personne de contact pour un événement ou une actualité;
  • le personnel d’Eurodesk Brussels Link et les organisations nationales du réseau Eurodesk peuvent également consulter ces informations;
  • les administrateurs du PEJ peuvent également consulter ces informations;
• formulaire Poser une question:
•  
  • les coordonnées seront accessibles à Eurodesk Brussels Link, au réseau des organisations Eurodesk nationales et aux administrateurs du PEJ;
• corps européen de solidarité:
  • le public pourra consulter les coordonnées des représentants des organisations autorisées à mener des activités du corps, si l’organisation elle-même ajoute ces informations à son profil publié sur les pages web consacrées au corps;
  • le public pourra également consulter le contenu et les commentaires publiés et partagés par les candidats inscrits au corps concernant leur expérience dans le cadre du corps, et voir leur avatar et leur situation géographique, si ceux-ci ont été définis;
  • les candidats inscrits au corps peuvent consulter et gérer leurs données à caractère personnel en se connectant à leur compte du corps européen de solidarité. Ils ont le droit de supprimer leur compte à tout moment. Ils sont responsables de la qualité des données qu’ils renseignent;
  • au moyen de l’application du corps, les candidats inscrits au corps peuvent également consulter, partager, modifier et supprimer leurs publications concernant leur expérience dans le cadre du corps. Ils peuvent également consulter et commenter les publications des autres candidats, et signaler aux administrateurs du corps les publications qu'ils estiment contraires aux conditions d'utilisation;
  • les candidats inscrits au corps peuvent charger, modifier ou supprimer l’avatar de leur profil, et modifier ou supprimer leur situation géographique dans l’application mobile du corps;
  • les représentants autorisés des organisations habilitées à mener des activités du corps ont accès aux données à caractère personnel des candidats;
  • les données à caractère personnel des candidats sont accessibles aux agences nationales responsables de la mise en œuvre d’Erasmus+ et du corps européen de solidarité, en vue de fournir une assistance aux représentants autorisés d’organisations, ainsi qu’aux fins des contrôles, audits et évaluations des projets bénéficiant d’un soutien de l’UE auxquels participent les candidats inscrits au corps;
  • les administrateurs du corps et ceux des différents programmes de l’UE au titre desquels les organisations autorisées proposent des activités du corps ont également accès aux données à caractère personnel des candidats.
  • les données à caractère personnel des candidats peuvent être communiquées à d’autres services de la Commission qui pourraient avoir un intérêt à prendre contact avec les candidats inscrits;
  • la presse écrite et les médias audiovisuels ou radiophoniques sélectionnés par la Commission européenne peuvent avoir accès aux données à caractère personnel des candidats retenus, après accord explicite de ces derniers autorisant ces médias à les contacter;
  • les organisations autorisées, les agences nationales, ainsi que les administrateurs du corps peuvent accéder aux données à caractère personnel limitées des candidats inscrits au corps, qui peuvent avoir été transmises à d'autres outils gérés par la DG EAC;
  • le prestataire de services du corps recevra les données à caractère personnel limitées des participants au corps (prénom, nom, date de naissance, pays de résidence, nationalité et adresse électronique), afin de préparer leur couverture d’assurance; les participants seront couverts par un organisme d'assurance différent en fonction de la période durant laquelle leur projet est mené. L’avis relatif à la protection des données de l’assurance CIGNA est valable pour les projets de 2018-2020 qui se déroulent au titre du cadre financier pluriannuel (CFP) 2014-2020 et pour les projets qui ont débuté avant le 7 février 2023 au titre de l’actuel CFP 2021-2027. L’avis relatif à la protection des données de l’assurance Henner est valable pour les projets qui se déroulent au titre de l’actuel CFP 2021-2027;
  • l’outil externe «Youthpass» recevra les données à caractère personnel limitées des participants au corps (prénom, nom, date de naissance, adresse électronique et pays de résidence) pour leur permettre d’enregistrer leurs résultats d’apprentissage non formel s’ils le souhaitent;
  • la plateforme EU Academy recevra les données à caractère personnel limitées [prénom, nom, adresse électronique, nom d’utilisateur EU Login, langue de contact, pays de résidence, localité (le cas échéant)] des candidats inscrits au corps européen de solidarité et des participants au corps souhaitant suivre les cours de formation générale en ligne, afin de permettre à ceux-ci d’avoir accès à ces cours;
  • la plateforme EU Academy recevra les données à caractère personnel limitées [prénom, nom, adresse électronique, nom d’utilisateur EU Login, langue de contact, pays de résidence, localité (le cas échéant)] des candidats inscrits au corps européen de solidarité souhaitant suivre la formation sur le volontariat dans le domaine de l’aide humanitaire, afin de permettre à ceux-ci d’avoir accès à ces cours;
  • les administrateurs du corps ont également accès aux contenus et aux commentaires publiés par les candidats au corps concernant leur expérience dans le cadre du corps;
• base de données des organisations et des missions:
  • le public peut consulter les coordonnées personnelles des personnes liées à des organisations agréées au titre du programme Erasmus+, à des organisations du corps européen de solidarité titulaires d’un label de qualité, à d’autres organisations agréées au titre de programmes de financement de l’UE ou à des fournisseurs tiers agréés;
  • les représentants autorisés des organisations agréées au titre du programme Erasmus+, des organisations du corps européen de solidarité titulaires d’un label de qualité, d’autres organisations agréées au titre d'autres programmes de financement de l’UE, ainsi que de fournisseurs tiers agréés peuvent consulter les coordonnées personnelles des personnes liées à cette organisation spécifique et à ses projets;
• outil de consultation en ligne:
  • les représentants autorisés des organisations habilitées à effectuer des consultations par l’intermédiaire de l’outil et formés pour gérer les consultations peuvent consulter les adresses électroniques et les données démographiques de base des utilisateurs de l'outil de consultation en ligne, ainsi que leur activité sur la plateforme;
  • les administrateurs du PEJ auront également accès à ces données;
• DiscoverEU:
  • les candidats sont responsables de la qualité des données qu’ils introduisent;
  • les entités agréées par la Commission européenne suivantes peuvent traiter les données à caractère personnel des candidats: (1) le sous-traitant agréé chargé de gérer les réservations liées au voyage, 2) Eurodesk, 3) le sous-traitant agréé chargé de gérer les activités de communication, 4) les agences nationales Erasmus+ et 5) l’Agence exécutive européenne pour l’éducation et la culture (EACEA);
  • les administrateurs de DiscoverEU ont également accès aux données à caractère personnel des candidats;
  • d’autres services de la Commission qui pourraient avoir un intérêt à prendre contact avec les candidats inscrits peuvent accéder aux données à caractère personnel des candidats;
  • la presse écrite et les médias audiovisuels ou radiophoniques sélectionnés par la Commission européenne peuvent avoir accès aux données à caractère personnel des candidats retenus, après accord explicite de ces derniers autorisant ces médias à les contacter;
  • les candidats sélectionnés par la Commission peuvent être contactés par courrier électronique ou par téléphone par les agences nationales Erasmus+ ou par un sous-traitant agréé de la Commission européenne chargé de gérer les activités de communication. Le cas échéant, le sous-traitant peut réserver un titre de transport afin que le candidat sélectionné puisse participer à un événement, si ce dernier accepte la proposition. Le sous-traitant choisira les opérateurs de transport tiers les plus compétitifs et les plus appropriés (en principe par voie ferroviaire);
  • afin de réserver un titre de transport, le sous-traitant peut communiquer aux candidats les coordonnées des opérateurs de transport identifiés et les renvoyer vers les formulaires de réservation en ligne de ces opérateurs tiers et leur déclaration spécifique relative à la protection de la vie privée. Le candidat devra remplir ces formulaires afin de réserver un titre de transport et de s’enregistrer en ligne. Veuillez noter que ces opérateurs de transport tiers n’opèrent pas sous le contrôle de la Commission ni sous celui de ses sous-traitants agréés, et que leurs pratiques en matière de protection de la vie privée peuvent différer de la présente déclaration relative à la protection de la vie privée. Ni la Commission européenne ni les sous-traitants agréés ne sont responsables de leurs pratiques en matière de protection de la vie privée ou des déclarations relatives à la protection de la vie privée qui y sont liées. Les candidats sélectionnés doivent être informés et se tenir informés des déclarations relatives à la protection de la vie privée des opérateurs tiers lorsqu’ils valident des achats ou des réservations sur les sites web ou les applications de ces tiers. Nous vous invitons à lire les déclarations relatives à la protection de la vie privée des opérateurs de transports tiers pour de plus amples informations concernant leurs pratiques respectives en matière de protection de la vie privée;
  • les données à caractère personnel des candidats non retenus peuvent être transmises au sous-traitant pour qu’ils puissent recevoir la carte «jeunes» européenne.

Les données à caractère personnel seront accessibles:

• au personnel des unités de la DG EAC chargées de la mise en œuvre des services par l’intermédiaire du PEJ;
• au personnel de l’unité Informatique (IT) de la DG EAC;
• au personnel d’autres services de la Commission européenne chargés de la mise en œuvre des services par l’intermédiaire du PEJ.

Si nécessaire, les données à caractère personnel peuvent également être transmises:

• au personnel chargé de l’audit interne de la DG EAC;
• au personnel de la DG IAS;
• au personnel de l’OLAF.

Transferts internationaux de données

Les données à caractère personnel des candidats inscrits au corps sont transférées à des organisations de pays hors UE/EEE titulaires du label de qualité du corps européen de solidarité (pays participant au programme et pays partenaires), mais pour lesquels il n’existe pas de décision d’adéquation (y compris les pays participant au programme: Turquie, Serbie et Macédoine du Nord). Dans ce cas, le niveau de protection de vos données à caractère personnel dépendra de la législation ou de la pratique de ce pays tiers. Toutefois, vos droits en matière de protection des données pourraient ne pas être équivalents à ceux d’un pays de l’UE/EEE ou d’un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation.

Combien de temps vos données sont-elles conservées?

Les adresses électroniques de contact figurant dans les articles, les actualités et les événements seront archivées, ainsi que le contenu concerné, dans les deux ans suivant la date de retrait de la publication.

Les données à caractère personnel contenues dans les comptes des utilisateurs du corps européen de solidarité seront supprimées trois ans après que l’utilisateur a atteint l’âge maximal autorisé pour participer au corps, sauf si ce dernier souhaite prendre part à un programme réservé aux anciens participants qui pourrait éventuellement avoir été mis en place d’ici là, s’il exprime par courrier électronique son souhait de conserver son compte d’utilisateur ou s’il a bénéficié de financements de l’UE en participant au programme, auquel cas les données sont conservées pendant 5 ans à compter de la dernière transaction financière conformément à la liste commune de conservation des dossiers.

Les contributions aux consultations en ligne seront rendues anonymes (c’est-à-dire que le lien entre l’utilisateur et les contributions ou les votes sera supprimé) dans les deux ans suivant la fin de chaque procédure de consultation et de recueil/d’analyse des contributions.

Les données à caractère personnel contenues dans les candidatures non retenues pour DiscoverEU seront supprimées deux ans après l’introduction des candidatures, sauf si les candidats concernés ont exprimé leur souhait de rester informés au sujet des autres services du PEJ ou d’y participer, auquel cas les données sont conservées pendant 5 ans maximum. Passés ces délais, leurs données à caractère personnel seront conservées à des fins statistiques uniquement et seront rendues anonymes. Les données à caractère personnel contenues dans les demandes retenues pour DiscoverEU seront supprimées 5 ans après la date de réservation des voyages conformément à la liste commune de conservation des dossiers, sauf si l’utilisateur concerné a manifesté son souhait de ne pas être sélectionné et n’a pas bénéficié d’un financement de l’UE par l’intermédiaire de l’initiative, auquel cas les données sont conservées pendant une durée maximale de 2 ans.

Comment pouvez-vous accéder à vos données à caractère personnel, vérifier leur exactitude et, au besoin, les corriger?

Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel stockées et, si nécessaire, de demander à les corriger. Vous devez à cette fin prendre contact avec la personne responsable du traitement des données du PEJ:

Chef de l’unité «Politique de la jeunesse», rue Joseph II 70, B-1049 Bruxelles – adresse électronique: EAC-EYP@ec.europa.eu

Quelles sont les mesures de sécurité prises pour empêcher que les informations vous concernant ne fassent l’objet d’abus éventuels ou d’un accès non autorisé?

Les données sont stockées de façon sûre au sein de la Commission et font l’objet des nombreuses mesures de protection mises en œuvre par celle-ci pour protéger l’intégrité et la confidentialité de ses données électroniques.

Corps européen de solidarité:

En acceptant la présente déclaration relative à la protection de la vie privée, les organisations autorisées à gérer des activités du corps acceptent d’utiliser les systèmes informatiques du corps européen de solidarité dans le seul but de rechercher des candidats pour leurs activités, ainsi que de contacter les candidats pour leur proposer des activités. Ces activités peuvent relever de leur propre initiative ou de celle d’une autre organisation que l’organisation concernée représente officiellement.
Les organisations autorisées veillent en particulier à adopter des mesures techniques et de sécurité adaptées aux risques inhérents au traitement des données à caractère personnel des candidats, aux fins suivantes:

•  prévenir l’accès par des personnes non autorisées aux systèmes informatiques de traitement des données à caractère personnel, et notamment empêcher: a) toute lecture, copie, modification ou tout déplacement non autorisés des supports de stockage, b) toute saisie non autorisée de données, ainsi que toute divulgation, toute modification ou tout effacement non autorisés de données à caractère personnel stockées, c) toute utilisation des systèmes de traitement de données par des personnes non autorisées, au moyen d’installations de transmission de données;
• garantir que les utilisateurs autorisés d’un système de traitement des données ne puissent accéder qu’aux données à caractère personnel que leur droit d’accès leur permet de consulter;
• garder une trace des données à caractère personnel qui ont été communiquées, du moment où elles ont été communiquées et de leur destinataire;
• veiller à ce que les données à caractère personnel soient traitées dans le respect des dispositions de la législation nationale relatives à la protection de ces données;
• garantir que, lors de la communication de données à caractère personnel et du transport de supports de stockage, les données ne puissent être lues, copiées ou effacées sans autorisation;
• élaborer leur structure organisationnelle de manière qu’elle réponde aux exigences de la protection des données.

Qui contacter en cas de question ou de réclamation concernant la protection des données relatives aux personnes physiques?

Vous devez prendre contact avec la personne responsable du traitement des données du PEJ: Chef de l’unité «Politique de la jeunesse», rue Joseph II 70, B-1049 Bruxelles – adresse électronique: EAC-EYP@ec.europa.eu.

Si vous avez d’autres questions ou réclamations, vous pouvez également contacter:

• le coordinateur de la protection des données de la DG EAC: eac-data-protection@ec.europa.eu
• le délégué à la protection des données de la Commission européenne: data-protection-officer@ec.europa.eu

Recours

En cas de litige, les plaintes peuvent être adressées au Contrôleur européen de la protection des données http://www.edps.europa.eu

Où trouver des informations plus détaillées?

Le délégué à la protection des données de la Commission publie un registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel, accessible à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.

La présente opération de traitement a été notifiée au DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00371