Tietosuojaseloste – Euroopan nuorisoportaali

Tämä tietosuojaseloste koskee Euroopan nuorisoportaalia ja siihen liittyviä verkkopalveluja, kuten verkkosivuja ja mobiilisovelluksia. Koska portaalissa käsitellään henkilötietoja, niiden julkaisuun ja käsittelyyn sovelletaan 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 (jolla kumottiin asetus (EY) N:o 45/2001). Tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten portaalissa käsitellään henkilötietoja ja miten nämä tiedot suojataan. 

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen oikeusperusta on Euroopan solidaarisuusjoukkojen perustamisesta annettu asetus (EU) 2018/1475, Erasmus+ -ohjelman perustamisesta annettu asetus (EU) N:o 1288/2013 ja 12. maaliskuuta 2019 annettu Euroopan komission päätös C(2019) 1819 ”DiscoverEU: Ilmaiset matkakortit 18 vuotta täyttäville eurooppalaisille” -valmistelutoimen vuoden 2019 vuosittaisesta työohjelmasta. 

Erasmus+ Virtual Exchange -aloitteeseen liittyvät tietosuojakysymykset löytyvät sen omasta tietosuojaselosteesta, joka on saatavilla osoitteessa https://europa.eu/youth/erasmusvirtual/erasmus-virtual-exchange-privacy-statement_fi

Miksi tietoja kerätään?

Euroopan nuorisoportaaliin kuuluu viisi keskeistä osaa, joiden yhteydessä kerätään ja käsitellään henkilötietoja. Nämä ovat:

  • Tiedotus: Nuorten kannalta merkitykselliset ja EU:n nuorisostrategiaan liittyvät artikkelit, tapahtumat ja uutiset.
  • Euroopan solidaarisuusjoukot: Nuorisoportaalin kautta nuoret voivat rekisteröityä solidaarisuusjoukkoihin, ilmoittaa, minkä tyyppisiin hankkeisiin ovat valmiita osallistumaan, ja osallistua solidaarisuusjoukkojen hankkeisiin valmentavaan koulutukseen. Lisäksi he voivat julkaista ja jakaa kuvia ja viestejä kokemuksistaan solidaarisuusjoukoissa, kommentoida toisten julkaisuja, ladata profiiliinsa avatarin ja määritellä sijaintinsa. Valtuutetut organisaatiot voivat myös hakea portaalin kautta tietokannasta rekisteröityneitä vapaaehtoisia/ehdokkaita hankkeisiinsa, ottaa heihin yhteyttä (jos he ovat antaneet siihen suostumuksensa), tarjota valitsemilleen ehdokkaille tehtäviä hankkeissa (ehdokkaat voivat hyväksyä tai hylätä tarjouksen) ja antaa heille osallistumistodistuksen, kun hanke on saatu päätökseen. Euroopan solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneet ja niiden toimintaan osallistuvat nuoret voivat profiilinsa kautta osallistua yleiseen verkkokoulutukseen. Koulutukseen osallistumista varten solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneille ja niiden toimintaan osallistuville nuorille annetaan tiedoksi koulutuksen hallintajärjestelmän tietosuojaseloste ja pyydetään heitä antamaan suostumuksensa tietojensa siirtämiseen nuorisoportaalista koulutuksen hallintajärjestelmään. Tällä järjestelmällä on oma tietosuojaselosteensa, joka on nähtävillä järjestelmän verkkosivulla.
  • Vapaaehtoistoiminnan tietokanta: Tietokannassa on luettelo Erasmus+ -ohjelmaan akkreditoiduista organisaatioista, laatumerkin saaneista Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioista, muista EU:n rahoitusohjelmista sekä valtuutetuista kolmansista osapuolista, jotka tarjoavat nuorille mahdollisuuksia vapaaehtoistyöhön, harjoitteluun ja työpaikkoihin. Tietokannassa on myös luettelo edellä mainituista vapaaehtoistyö-, harjoittelu- ja työmahdollisuuksista.
  • Verkkokuulemisfoorumi: EU:n nuorisostrategian yhtenä tavoitteena on kannustaa nuoria osallistumaan demokratian toteuttamiseen. Euroopan nuorisoportaalin verkkofoorumissa nuoret voivat kertoa mielipiteensä eri aiheista.
  • DiscoverEU: Euroopan nuorisoportaali tarjoaa nuorille ja nuorisoryhmille mahdollisuuden hakea matkakorttia. Matkakorttihakemuksessa on annettava henkilötietoja. Hakijoiden on myös osallistuttava tietovisaan sekä vastattava lisäkysymykseen ja kysymyksiin matkustamisesta (ks. kohta ”Mitä henkilötietoja kerätään?”). Jos hakijana on ryhmä, ryhmän johtajan on ensin annettava omat tietonsa, minkä jälkeen ryhmä saa tunnuskoodin, jonka avulla muut ryhmän jäsenet antavat omat henkilötietonsa. Myöntämispäätöksessä käytetään ainoastaan syntymäaikaa, kansalaisuutta sekä tietovisaan ja jatkokysymykseen annettuja vastauksia. Muita hakulomakkeessa annettuja henkilötietoja käytetään tilastointiin, ja lisäksi niitä voi tarvittaessa käyttää Euroopan komission nimeämä alihankkija valittujen osallistujien matkavarausjärjestelyjen yhteydessä. Lisätietoa Euroopan nuorisoportaalin sivulla DiscoverEU-kilpailun säännöt.

Yleisiä näkökohtia:
Joidenkin edellä mainittujen toimintojen osalta Euroopan nuorisoportaali ja sen alaportaalit järjestävät ajoittain kilpailuja, jotka saattavat edellyttää henkilötietojen ilmoittamista. Osallistuminen tällaisiin kilpailuihin on täysin vapaaehtoista. Osallistujaehdokkaille ilmoitetaan ennen henkilötietojen antamista, mitä vaikutuksia sillä voi olla. 

Osa toiminnoista edellyttää käyttäjän rekisteröitymistä ja todentamista. Tässä yhteydessä nuorisoportaalissa voidaan käyttää Euroopan komission identiteetinhallintajärjestelmää (IMS) EU Login -järjestelmän kautta. IMS-järjestelmällä on erillinen tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely on edellytys niiden valvonta- ja raportointivastuiden ja -velvollisuuksien toteutumiseksi, jotka Euroopan komissiolle on määrätty Euroopan solidaarisuusjoukkojen perustamisesta annetussa asetuksessa (EU) 2018/1475, Erasmus ± ohjelman perustamisesta annetussa asetuksessa (EU) N:o 1288/2013 ja 12. maaliskuuta 2019 annetussa Euroopan komission päätöksessä C(2019) 1819 ”DiscoverEU: Ilmaiset matkakortit 18 vuotta täyttäville eurooppalaisille” -valmistelutoimen vuoden 2019 vuosittaisesta työohjelmasta.

Tietoja kerätään seuraavia tarkoituksia varten:

  • Tiedotus
    • yhteystietojen julkaiseminen (esim. artikkeleihin, tapahtumiin tai uutisiin liittyvien henkilöiden nimet ja/tai sähköpostiosoitteet)
    • valtuutettujen käyttäjien rekisteröityminen portaaliin sisällön laatimista tai teknistä tukea varten
  • Euroopan solidaarisuusjoukot
    • rekisteröityminen solidaarisuusjoukkoihin, jolloin nuoret antavat tietyt henkilö- ja yhteystiedot. Käyttäjät voivat halutessaan ilmoittaa tarkemmat yhteystietonsa ja hanketyypit, joista ovat kiinnostuneita, sekä kertoa, millaista kokemusta ja osaamista heillä on, lisäämällä yhteenvedon koulutuksestaan, työkokemuksestaan ja aiemmasta vapaaehtoistyöstään
    • solidaarisuusjoukkoihin ja muihin nuoria koskeviin Euroopan komission / muiden kuin Euroopan komission aloitteisiin liittyvien sähköpostiviestien, uutiskirjeiden ja muiden ilmoitusten lähettäminen rekisteröityneille käyttäjille ja palautteen kerääminen heiltä kyselyillä ja muilla menetelmillä. Rekisteröityneet käyttäjät voivat määritellä, mitä viestejä heille saa lähettää
    • rekisteröityneiden käyttäjien koulutus
    • rekisteröityneiden käyttäjien palaute palveluista ja menettelyistä
    • rekisteröityneiden käyttäjien keskinäinen viestintä, jonka avulla käyttäjä voi esimerkiksi julkaista omaa solidaarisuusjoukkoihin liittyvää sisältöä tai kommentoida muiden rekisteröityneiden osallistujien julkaisuja sekä etsiä hankkeita ja jättää niihin hakemuksia. Sisäisen viestinnän kautta voi tarvittaessa myös raportoida hallintohenkilöstölle huolestuttavista julkaisuista. Julkaisujen on noudatettava Euroopan nuorisoportaalin käyttöehtoja, jotka ovat saatavilla verkossa. Käyttäjät voivat myös ladata profiiliinsa avatarin ja määritellä sijaintinsa
    • solidaarisuusjoukkojen hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutettujen edustajien suorittama hankkeisiinsa sopivien vapaaehtoisten/ehdokkaiden haku osallistujatietokannasta hankkeen ominaispiirteiden ja rekisteröityneiden käyttäjien kirjaamien henkilötietojen ja mieltymysten perusteella
    • kyseisten valtuutettujen edustajien yhteydenpito organisaationsa valitsemiin osallistujiin, jos nämä ovat antaneet suostumuksensa yhteydenottoihin
    • kyseisten valtuutettujen edustajien tekemät hankkeita koskevat tarjoukset solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneille ehdokkaille ja tarjousten hallinnointi
    • solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien tietokannan hallinnointi ja käyttäjien avustaminen
    • solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama hankehallinnointi, osallistujien/hankkeiden haun hallinnointi ja valtuutettujen organisaatioiden valtuutettujen edustajien avustaminen
    • solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön ja muiden luotettujen tahojen lähettämät solidaarisuusjoukkoja ja niihin liittyviä toimia koskevat ilmoitukset rekisteröidyille käyttäjille ja organisaatioiden valtuutetuille edustajille
    • solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien tietojen ja palautteen analysointi
    • solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien omien tai heidän raportoimiensa julkaisujen ja kommenttien valvonta sekä tarvittavat toimet siinä tapauksessa, että julkaisut tai kommentit eivät ole Euroopan nuorisoportaalin käyttöehtojen mukaisia
  • Vapaaehtoistoiminnan tietokanta
    • yhteystietojen julkaiseminen (Erasmus+ -akkreditoituihin organisaatioihin, laatumerkin saaneisiin Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioihin, muihin EU:n rahoitusohjelmissa sertifioituihin organisaatioihin tai valtuutettuihin kolmansien osapuolten palveluntarjoajiin liittyvien henkilöiden nimet ja/tai sähköpostiosoitteet)
    • Erasmus+ -akkreditoitujen organisaatioiden, laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden, muissa EU:n rahoitusohjelmissa sertifioitujen organisaatioiden tai valtuutettujen kolmansien osapuolten palveluntarjoajien mahdollisuus hallinnoida organisaatioidensa julkaistuja yhteystietoja
    • Erasmus+ -akkreditoitujen organisaatioiden, laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden, muissa EU:n rahoitusohjelmissa sertifioitujen organisaatioiden tai valtuutettujen kolmansien osapuolten palveluntarjoajien mahdollisuus tiedottaa mahdollisille hakijoille tarjoamistaan mahdollisuuksista, ja hakijoiden mahdollisuus ottaa yhteyttä näihin organisaatioihin
    • nuorisoportaalin ylläpitäjien tarvittaessa tarjoama tekninen tuki organisaatioille
  • Verkkokuulemisfoorumi
    • kuulemisten tuloksista ilmoittaminen sähköpostitse vastaajille
    • foorumilla vierailevien seuranta ja tilastoanalyysit
    • nuorisoportaalin ylläpitäjien tarvittaessa tarjoama tekninen tuki kuulemisia hallinnoiville organisaatioille
  • DiscoverEU
    • nuorten mahdollisuus hakea matkakorttia antamalla henkilötiedot, yhteystiedot ja matkustamiseen liittyviä lisätietoja (ks. kohta ”Mitä henkilötietoja kerätään?”)
    • Euroopan komission ja sen valtuutettujen toimeksisaajien mahdollisuus DiscoverEU-hankkeeseen ja muihin Euroopan komission / muihin kuin Euroopan komission nuorisohankkeisiin liittyvien sähköpostiviestien ja muiden ilmoitusten sekä kyselyjen lähettämiseen hakijoille, palautteen keräämiseen muulla tavoin, tiedotusmateriaalin ja kampanjamateriaalin lähettämiseen sekä kutsujen lähettämiseen komission / muiden kuin komission aloitteiden tapahtumiin, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa
    • DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön ja valtuutettujen toimeksisaajien mahdollisuus ottaa yhteyttä valittuihin ja varallaololuettelossa oleviin hakijoihin sähköpostitse tai puhelimitse
    • Euroopan komission valitsemien tiedotusvälineiden (painetut mediat, televisio ja radio) mahdollisuus ottaa yhteyttä hakijoihin, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa
    • valtuutetun toimeksisaajan suorittama matkakorttien toimittaminen valituille hakijoille
    • DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön suorittama matkakortin hakijoiden tallennettujen tietojen käsittely matkakortin saajien valintaprosessin aikana ja avunanto (toissijainen tuki) hakijoille. Ensisijaisesti tukea antaa Eurodesk-verkosto
    • DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön suorittama hakijoiden tietojen ja palautteen analysointi

Euroopan komissio ja teknisestä toteutuksesta vastaavat organisaatiot eivät käytä kerättyjä henkilötietoja muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin.

Mitä henkilötietoja kerätään?

  • Tiedotus
    • artikkeleihin, tapahtumiin tai uutisiin liittyvät henkilöt: nimi, sähköpostiosoite
    • Eurodesk-verkoston henkilöstö: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, maa, jota koskevaan sisältöön kyseisellä henkilöllä on hallinnointioikeudet
  • Euroopan solidaarisuusjoukot
    • solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityvät henkilöt – pakolliset tiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, virallinen asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, ensisijainen yhteydenottokieli, kiinnostuksen kohteena olevat hanketyypit, aiempi kokemus ja osaaminen sekä solidaarisuusjoukkojen toiminta-ajatuksen ja periaatteiden hyväksyntä
    • solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityvät henkilöt – vapaaehtoiset lisätiedot: postiosoite, puhelinnumerot, yhteenveto koulutuksesta, työkokemuksesta ja vapaaehtoistyöstä, kielitaito, käytettävyysajankohdat, motivaatio solidaarisuusjoukkojen hankkeisiin osallistumiseen vapaaehtoistyöntekijänä/työntekijänä, ensisijaiset kohdemaat, ensisijaiset tehtävät, mahdolliset lisätiedot, halukkuus vastaanottaa sähköpostiviestejä, uutiskirjeitä, ilmoituksia tai muita viestejä solidaarisuusjoukoilta
    • rekisteröityneet käyttäjät voivat myös lisätä erillisenä asiakirjana ansioluettelonsa, sillä edellytyksellä, että kaikki ansioluetteloon sisältyvät tiedot, muun muassa yhteystiedot ja arkaluonteiset henkilötiedot, voidaan antaa solidaarisuusjoukkojen hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden edustajien käyttöön heidän valitessaan osallistujia hankkeisiinsa
    • rekisteröityneet käyttäjät voivat julkaista omaa solidaarisuusjoukkoihin liittyvää sisältöä ja kommentoida muiden käyttäjien julkaisuja (julkaisujen on noudatettava Euroopan nuorisoportaalin käyttöehtoja)
    • rekisteröityneet käyttäjät voivat myös ladata profiiliinsa avatarin, ilmoittaa ajantasaisen sijaintinsa sekä etsiä hankkeita ja hakea niihin
    • Euroopan solidaarisuusjoukkojen on määrä auttaa organisaatioita ja yksityishenkilöitä löytämään toisensa, eikä Euroopan komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto arvioi rekisteröityneiden henkilökohtaisia ominaisuuksia millään tavoin
    • solidaarisuusjoukkojen hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutetut edustajat: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, organisaatio(t), solidaarisuusjoukkojen toiminta-ajatuksen ja periaatteiden hyväksyntä
  • Vapaaehtoistoiminnan tietokanta
    • yksityishenkilöt, jotka ovat yhteydessä Erasmus+ -akkreditoituun organisaatioon, laatumerkin saaneeseen Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioon, muuhun organisaatioon, joka on sertifioitu muussa EU:n rahoitusohjelmassa, valtuutettuun kolmannen osapuolen palveluntarjoajaan tai hankkeeseen: nimi, sähköpostiosoite
    • organisaatioiden vastuuhenkilöt: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite ja organisaatio
  • Verkkokuulemisfoorumi
    • yksityishenkilöt: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, asuinmaa, syntymäaika, sukupuoli ja mahdollisesti organisaatio, jota henkilö edustaa
    • verkkokuulemisfoorumin auktorisoitujen käyttäjäorganisaatioiden valtuutetut edustajat: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite ja organisaatio
  • DiscoverEU
    • yksittäiset hakijat ja hakijaryhmien johtajat – pakolliset tiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, sähköpostiosoite, henkilökortin tai passin numero, puhelinnumero, ammatti. Hakijoiden on myös vastattava matkustamiseen liittyviin kysymyksiin, kuten mikä on heidän toivomansa matkustusaika, matkustavatko he ensimmäistä kertaa toiseen EU-maahan, matkustavatko he ensimmäistä kertaa ilman vanhempiaan tai huoltajiaan, mitä he haluaisivat oppia tästä kokemuksesta, mitä he haluaisivat tehdä matkan aikana, miten he rahoittaisivat matkan kustannukset ja miten he saivat tietää aloitteesta
    • jos hakijana on ryhmä, ryhmän johtajan on ensin annettava edellä mainitut tiedot, minkä jälkeen ryhmä saa tunnuskoodin, jonka avulla muut ryhmän jäsenet antavat omat henkilötietonsa
    • valittujen hakijoiden sähköpostiosoite ja puhelinnumero voidaan jakaa Euroopan komission valitsemille tiedotusvälineille, komission edustustoille ja komission tiedotuspalvelulle, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa. Valittujen henkilöiden on huomattava, että kun tiedotusvälineet ottavat heihin yhteyttä, ja he ovat suostuneet antamaan niille sähköpostiosoitteensa, heihin sovelletaan kyseisen tiedotusvälineen tietosuojaselostetta.
    • Euroopan komissio voi antaa DiscoverEU-hankkeeseen valittujen hakijoiden henkilötiedot (erityisesti nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, syntymäajan, maan) viestintätoimista vastaavalle valtuutetulle toimeksisaajalle, esimerkiksi tapahtumakutsujen lähettämiseksi tai matkalippujen varaamiseksi tapahtumaan osallistumista varten

Millä teknisillä välineillä henkilötietoja kerätään?

Tietojen keräämisessä ja käsittelyssä käytetään Euroopan komission IT-standardeja ja televiestintälaitteistoa. Tiedot tallennetaan Luxemburgissa sijaitsevaan komission tietotekniikkakeskuksen tietokantaan, jota hallinnoi komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto.

Kenellä on oikeus tutustua kerättyihin tietoihin ja kenelle niitä luovutetaan?

  • Tiedotus
    • henkilöiden, joilla on lupa toimittaa nuorisoportaaliin artikkeleita, tapahtumatietoja tai uutisia (esim. tapahtuman yhteyshenkilö), yhteystiedot ovat julkisesti nähtävillä
    • yhteystiedot ovat myös Eurodesk-verkoston henkilöstön saatavilla Brysselissä ja verkostoon kuuluvissa maissa
    • yhteystiedot ovat myös nuorisoportaalin ylläpitäjien saatavilla
  • Euroopan solidaarisuusjoukot
    • solidaarisuusjoukkojen hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden edustajien yhteystiedot ovat julkisesti nähtävillä, jos organisaatio itse lisää nämä tiedot solidaarisuusjoukkojen sivustolla julkaistavaan profiiliinsa
    • solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien julkaisema sisältö, kommentit, avatar ja sijainti näkyvät myös julkisesti
    • solidaarisuusjoukkoihin rekisteröitynyt käyttäjä voi tarkistaa omat henkilötietonsa ja päivittää niitä kirjautumalla omalle tililleen Euroopan solidaarisuusjoukkojen sivustolla. Hänellä on oikeus poistaa tilinsä milloin tahansa. Käyttäjä on itse vastuussa tietojensa oikeellisuudesta
    • rekisteröityneet käyttäjät voivat myös katsella, jakaa, muokata ja poistaa julkaisemaansa solidaarisuusjoukkoihin liittyvää sisältöä. He voivat myös katsella ja kommentoida muiden käyttäjien julkaisuja ja raportoida solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstölle julkaisuista, jotka saattavat olla käyttöehtojen vastaisia
    • lisäksi he voivat halutessaan ladata, muokata tai poistaa profiilinsa, avatarinsa tai sijaintinsa
    • solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot ovat hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutettujen edustajien saatavilla
    • solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja pääsevät tarkastelemaan joukkojen hallintohenkilöstö ja niiden EU-ohjelmien hallintohenkilöstö, joiden kautta valtuutetut organisaatiot tarjoavat solidaarisuusjoukkojen hankkeita. Näitä ohjelmia kansallisella tasolla toteuttavilla elimillä (kansalliset toimistot) on pääsy solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneiden käyttäjien tietoihin vain, jos ne haluavat ottaa osallistujiin yhteyttä kansallisiin tapahtumiin osallistumiseksi
    • henkilötietoja voidaan antaa muille Euroopan komission yksiköille, jotka ovat kiinnostuneita ottamaan yhteyttä rekisteröityneisiin käyttäjiin
    • valittujen hakijoiden henkilötietoja voidaan antaa Euroopan komission valitsemille tiedotusvälineille (painetut mediat, televisio, radio), jos valitut hakijat antavat siihen nimenomaisen suostumuksensa
    • solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneiden käyttäjien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite) voidaan lähettää muihin koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston hallinnoimiin välineisiin, jotka ovat valtuutettujen organisaatioiden, kansallisten toimistojen ja solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön käytettävissä
    • solidaarisuusjoukkojen osallistujien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, sukupuoli) lähetetään Euroopan solidaarisuusjoukkojen osallistujien vakuutusturvaa hallinnoivalle toimeksisaajalle
    • rekisteröityneiden käyttäjien julkaisema sisältö ja kommentit ovat myös hallintohenkilöstön saatavilla
  • Vapaaehtoistoiminnan tietokanta
    • Erasmus+ -akkreditoituihin organisaatioihin, laatumerkin saaneisiin Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioihin, muissa EU:n rahoitusohjelmissa sertifioituihin organisaatioihin tai valtuutettuihin kolmansien osapuolten palveluntarjoajiin liittyvien henkilöiden yhteystiedot julkaistaan
    • Erasmus+ -akkreditoitujen organisaatioiden, laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden, muissa EU:n rahoitusohjelmissa sertifioitujen organisaatioiden tai valtuutettujen kolmansien osapuolten palveluntarjoajien valtuutetuilla edustajilla on pääsy tarkastelemaan omaan organisaatioonsa ja sen projekteihin liittyvien henkilöiden henkilötietoja
  • Verkkokuulemisfoorumi
    • foorumin käyttäjien sähköpostiosoitteet, demografiset perustiedot ja heidän osallistumistaan koskevat tiedot ovat kuulemisia järjestävien organisaatioiden kuulemishallinnointiin koulutettujen edustajien nähtävillä
    • nämä tiedot ovat myös nuorisoportaalin ylläpitäjien saatavilla
  • DiscoverEU
    • hakija on itse vastuussa tietojensa oikeellisuudesta
    • hakijoiden henkilötiedot ovat seuraavien Euroopan komission hyväksymien henkilötietojen käsittelijöiden saatavilla: 1) matkavaraukset järjestävä valtuutettu toimeksisaaja, 2) Eurodesk-verkosto, 3) viestintätoimista vastaava valtuutettu toimeksisaaja
    • hakijoiden henkilötiedot ovat myös DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön nähtävissä
    • henkilötietoja voidaan jakaa muille Euroopan komission yksiköille, jotka saattavat olla kiinnostuneita ottamaan yhteyttä rekisteröityneisiin käyttäjiin
    • valittujen hakijoiden henkilötietoja voidaan jakaa Euroopan komission valitsemien tiedotusvälineiden (painetut mediat, televisio, radio) kanssa, jos valitut hakijat antavat siihen nimenomaisen suostumuksensa
    • viestinnästä vastaava Euroopan komission valtuuttama toimeksisaaja voi ottaa yhteyttä Euroopan komission valitsemiin hakijoihin sähköpostitse tai puhelimitse. Toimeksisaaja voi valitun hakijan suostumuksella tarvittaessa varata valitulle hakijalle matkalipun tapahtumaan osallistumista varten. Toimeksisaaja valitsee kilpailukykyisimmät ja sopivimmat liikenteenharjoittajat (lähtökohtaisesti rautatieliikenteessä)
    • matkalippujen varaamista varten toimeksisaaja voi jakaa hakijoiden kanssa yksilöidyn matkanjärjestäjän nimen ja linkin kyseisen liikenteenharjoittajan verkossa oleviin varauslomakkeisiin ja niihin sovellettaviin tietosuojaselosteisiin. Hakijan on täytettävä itse nämä varauslomakkeet varatakseen lippuja ja tehdäkseen lähtöselvityksen verkossa. On huomattava, että tällaiset kolmannet liikenteenharjoittajat eivät toimi Euroopan komission tai Euroopan komission valtuuttaman toimeksisaajan valvonnassa, ja niiden tietosuojakäytännöt voivat poiketa tästä tietosuojaselosteesta. Euroopan komissio tai valtuutettu toimeksisaaja eivät ole vastuussa näiden kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai niihin liittyvistä tietosuojaselosteista. Valittujen hakijoiden on tutustuttava näiden kolmansien osapuolten tietosuojaselosteisiin, kun he antavat suostumuksensa ostoihin tai varauksiin liikenteenharjoittajan verkkosivuston tai sovelluksen kautta. Pyydämme tutustumaan liikennealan kolmansien osapuolten tietosuojaselosteisiin, joissa on tarkempia tietoja niiden yksityisyydensuojaa koskevista käytännöistä.

Henkilötietoihin pääsevät tutustumaan seuraavat tahot:

  • nuorisoportaalin palvelujen toteuttamisesta vastaavien yksiköiden henkilöstö komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosastossa
  • koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston tietotekniikan yksikön henkilöstö
  • nuorisoportaalin palvelujen toteuttamiseen osallistuvien muiden komission yksiköiden henkilöstö.

Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa myös seuraaville tahoille:

  • koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöstö
  • komission sisäisen tarkastuksen (IAS) henkilöstö
  • Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) henkilöstö.

Miten kauan tietoja säilytetään?

Artikkeleihin, uutisiin ja tapahtumatietoihin liittyvät sähköpostiosoitteet arkistoidaan yhdessä alkuperäisen sisällön kanssa 2 vuoden kuluttua siitä, kun kyseinen sisältö on poistettu julkiselta sivustolta.

Solidaarisuusjoukkojen käyttäjätileillä olevat henkilötiedot poistetaan 3 vuoden kuluttua siitä, kun käyttäjä saavuttaa joukkojen osallistujien yläikärajan, ellei kyseisen käyttäjän ole määrä osallistua mahdolliseen alumnitoimintaan, kyseinen käyttäjä on ilmaissut sähköpostilla halunsa käyttäjätilin säilyttämiseen tai käyttäjä on saanut EU:n rahoitusta ohjelmaan osallistumisen yhteydessä.

Verkkokuulemisten osallistujatiedot ja ehdotuksia koskevat tiedot muutetaan tunnistamattomiksi (eli käyttäjän ja ehdotusten / annettujen äänien välinen yhteys poistetaan) 2 vuoden kuluttua kunkin kuulemisen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa hakijaa ei valita DiscoverEU -ohjelmaan, hakemuksissa olevat henkilötiedot poistetaan 2 vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä, paitsi jos hakija on ilmaissut kiinnostuksensa saada tietoa muista nuorisoportaalin palveluista tai osallistua niihin. Tämän jälkeen hakijan henkilötiedot muutetaan tunnistamattomiksi ja niitä säilytetään ainoastaan tilastollisia tarkoituksia varten. DiscoverEU-hankkeeseen valittujen hakijoiden hakemuksiin sisältyviä henkilötietoja ei poisteta, elleivät hakijat ilmaise haluaan kieltäytyä valinnasta eivätkä he ole saaneet aloitteen kautta EU-rahoitusta.

Miten voit tutustua henkilötietoihisi, tarkistaa tiedot ja tarvittaessa oikaista ne?

Sinulla on oikeus tarkastaa rekisterinpitäjän säilyttämät henkilötietosi ja tarvittaessa korjata niitä. Ota yhteyttä Euroopan nuorisoportaalin rekisterinpitäjään (Nuorisopolitiikka-yksikön päällikkö). Yhteystiedot:

Head of Unit, "Youth policy", Rue Joseph II 70, B-1049, Brussels, Belgium. Sähköpostiosoite: EAC-EYP@ec.europa.eu

Minkälaisia turvatoimenpiteitä toteutetaan estämään tietojen väärinkäyttö sekä luvaton pääsy tietojärjestelmiin?

Tiedot on suojattu komission toteuttamilla turvatoimilla, joilla torjutaan komission sähköisen omaisuuden koskemattomuuteen ja luottamuksellisuuteen kohdistuvia tietoturvauhkia.

Euroopan solidaarisuusjoukot

Hyväksymällä tämän tietosuojaselosteen solidaarisuusjoukkojen hankkeiden valtuutettu järjestäjäorganisaatio lupaa käyttää Euroopan solidaarisuusjoukkojen tietojärjestelmiä vain hakiessaan osallistujia solidaarisuusjoukkojen hankkeisiin, ottaessaan yhteyttä käyttäjiin ja tarjotessaan heille osallistumista hankkeisiin. Hankkeet voivat olla organisaation omia, tai ne voivat olla jonkin sellaisen organisaation hankkeita, jota valtuutettu organisaatio virallisesti edustaa.
Valtuutettu organisaatio sitoutuu toteuttamaan asianmukaisia teknisiä ja operatiivisia turvatoimia, joilla suojataan rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot käsittelyn aikana voidakseen

  •  estää asiattomien henkilöiden pääsy henkilötietoja käsitteleviin tietojärjestelmiin ja erityisesti a) estää tallennusvälineiden luvaton lukeminen, jäljentäminen, muuttaminen tai poistaminen, b) estää tallennettujen henkilötietojen luvaton tallentaminen sekä niiden luvaton luovuttaminen, muuttaminen tai poistaminen, c) estää asiattomia henkilöitä käyttämästä tietojenkäsittelyjärjestelmiä tiedonsiirtojärjestelmien avulla,
  • varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käyttää tietojenkäsittelyjärjestelmää, voivat päästä vain niihin henkilötietoihin, joihin heillä on käyttöoikeus,
  • tallentaa tiedot siitä, mitkä henkilötiedot on ilmoitettu, milloin ja mille taholle,
  • varmistaa, että henkilötietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön tietosuojasäännösten mukaisesti,
  • varmistaa, ettei tietoja voida henkilötietojen välittämisen ja tallennusvälineiden kuljetuksen aikana lukea, kopioida tai poistaa ilman lupaa,
  • suunnitella organisaatiorakenteensa siten, että se vastaa tietosuojavaatimuksia.

Kenelle voi esittää tietoturvaan liittyviä kysymyksiä tai tehdä valituksen?

Ota yhteyttä Euroopan nuorisoportaalin rekisterinpitäjään (Nuorisopolitiikka-yksikön päällikkö). Yhteystiedot: Head of Unit, "Youth policy", Rue Joseph II 70, B-1049, Brussels, Belgium. Sähköpostiosoite: EAC-EYP@ec.europa.eu.

Tiedusteluja ja valituksia voi osoittaa myös seuraaville tahoille:

Valitukset

Riitatilanteissa voidaan tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle, ks. http://www.edps.europa.eu

Mistä saa lisätietoja?

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä kaikista toimista, joissa käsitellään henkilötietoja. Linkki rekisteriin: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tämän henkilötietojen käsittelyyn liittyvän tapauksen viite on DPR-EC-00371.2