Portail européen de la jeunesse
Informations et possibilités pour les jeunes en Europe

Erasmus+ Virtual Exchange - Déclaration de Confidentialté

La Commission européenne, la Direction générale de l'éducation, de la jeunesse, du sport et de la culture (DG EAC) et l'Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture » (EACEA) s'engagent à protéger votre vie privée. Les données à caractère personnel sont traitées conformément à la législation communautaire applicable en matière de protection des données, actuellement le règlement (CE) n° 45/2001 sur la protection des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires.

La déclaration de confidentialité suivante décrit les politiques selon lesquelles la DG EAC et l'EACEA collectent, gèrent et utilisent les données personnelles des personnes concernées dans le cadre du projet d'échange virtuel Erasmus +. Nous apprécions votre confiance, et souhaitons nous assurer que vous comprenez nos politiques et pratiques concernant la protection des données dans le cadre du projet d'échange virtuel Erasmus +. Nous vous encourageons, par conséquent, à lire cette déclaration de confidentialité. 

1. Qui est responsable du traitement de vos données personnelles (responsable du traitement) ? 

La Commission européenne, représentée par la Direction générale de l'éducation, de la jeunesse, du sport et de la culture, d'une part, et l'Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture », d'autre part, sont des responsables communs.

Personne désignée comme responsable du traitement des données : Chef d'unité A5 de l'EACEA
Adresse postale : Agence exécutive Éducation, audiovisuel et culture, Avenue du Bourget 1, (J-59 08/33), BE-1049 Bruxelles
E-mail : eacea-eplus-eve@ec.europa.eu

2. Quelles sont les données personnelles traitées, et comment ?

Les données personnelles suivantes sont traitées dans le cadre du projet d'échange virtuel ERASMUS+. Cette liste est exhaustive.
Données personnelles des personnes ayant envoyé des requêtes ou manifesté de l'intérêt pour le projet

  • Les données à caractère personnel suivantes sont collectées par le biais de demandes de renseignements ou de manifestations d'intérêt via la plate-forme d'échange virtuel Erasmus +, sur le Portail européen de la jeunesse : 
    • Nom, adresse électronique, profession (étudiant, animateur socio-éducatif, travailleur académique, jeune qui n'est pas dans l'enseignement supérieur, apprenti facilitateur, personne à contacter dans une institution partenaire), ville/pays, intérêt/motivation pour l'activité ;
    • Vous pouvez, si vous le souhaitez, nous fournir votre numéro de téléphone et le nom de votre organisation.

Données personnelles des participants

  • À travers l'inscription aux activités et sur les plates-formes d'échange appropriées, les responsables du traitement collectent les données personnelles suivantes : 
    • Nom, adresse électronique, numéro de téléphone, pays de résidence, nationalité, sexe, date de naissance, profession (étudiant, animateur socio-éducatif, universitaire, jeune qui n'est pas dans l'enseignement supérieur, apprenti facilitateur, personne à contacter dans une institution partenaire), nom de l'organisation/institution, région d'origine (sud de la Méditerranée ou Europe), vitesse de connexion Internet, disponibilité du calendrier pour la durée du programme, expérience ou intérêt dans un échange virtuel, pour un animateur socio-éducatif ou personnel enseignant supérieur en formation : expérience ou intérêt dans des projets d'échange virtuel Erasmus + transfrontaliers.
    • Vous pouvez, si vous le souhaitez, nous fournir les informations suivantes : autre adresse e-mail, compte Skype, langue(s) maternelle(s), autres langues parlées, le cas échéant année d'obtention du diplôme et domaine d'études.
  • Lorsque vous utilisez les plates-formes, vous pouvez choisir de télécharger une photo de profil.
  • Les participants peuvent être tenus d'effectuer un test de diagnostic technique qui recueille automatiquement les cookies essentiels et, à ce titre, l'adresse IP et la version du navigateur.
  • Les opinions politiques, religieuses ou philosophiques échangées volontairement par les participants à travers des chats, des forums, des vidéos ou des travaux écrits relèvent de leur responsabilité. 
  • Dans le cadre de certaines activités du projet, des vidéos et des photos peuvent être produites/prises par les participants eux-mêmes. Les vidéos et photos sont recueillies et utilisées dans le cadre des activités d'apprentissage. 
  • Renseignements factuels sur la participation à des séances synchrones et sur la réalisation des travaux.
  • À des fins de suivi et d'évaluation, les données relatives à l'expérience des utilisateurs, à l'acquisition de compétences et aux changements de comportement sont recueillies au moyen de mini-sondages en ligne, de questionnaires avant et après les activités, ainsi que d'entretiens et de groupes de discussion. Cette collecte de données se fait sur la base du volontariat. Les données recueillies sont rendues anonymes et ne sont utilisées qu'à des fins de recherche et d'évaluation du projet. 

Données personnelles des apprentis facilitateurs/facilitateurs formés

  • En posant leur candidature et en s'inscrivant aux activités de formation et aux plates-formes d'échange, les responsables du traitement collectent les données personnelles suivantes sur les apprentis facilitateurs/facilitateurs : 
    • Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de naissance, sexe, nationalité, région d'origine, horaires disponibles pour la durée du programme, résidence actuelle, pays d'origine, langue maternelle(s), CV, lettres de motivation, compte Skype.
    • Si vous le souhaitez, les informations suivantes peuvent également être fournies : autre adresse e-mail, autre(s) langue(s) parlée(s), formation, domaines d'expertise.
  • Les facilitateurs peuvent choisir de télécharger leur photo pour leur profil sur la plate-forme d'échange.
  • Les apprentis facilitateurs/facilitateurs formés doivent effectuer un test de diagnostic technique qui recueille automatiquement les cookies essentiels et, à ce titre, les données suivantes : adresse IP et version du navigateur
  • Les facilitateurs formés du programme d'échange virtuel d'Erasmus+ peuvent choisir de télécharger leur photo et d'ajouter une courte biographie sur la plate-forme d'échange virtuel Erasmus+.
  • Des données reflétant les performances des apprentis facilitateurs et des facilitateurs dans les activités sont également collectées pendant les programmes. Cette évaluation comprend des données sur le respect des principes de l'échange virtuel par les apprentis facilitateurs, la performance globale et l'utilisation des outils de facilitation.
  • À des fins de suivi et d'évaluation, les apprentis facilitateurs et les facilitateurs confirmés sont également invités à remplir régulièrement des évaluations et des questionnaires concernant leur expérience de formation/facilitation, le soutien et l'apprentissage qu'ils reçoivent des formateurs et du personnel. Les apprentis facilitateurs sont spécifiquement interrogés sur l'apprentissage et les compétences acquises grâce à la formation. Des interviews et des groupes de discussion sont également menés avec certains facilitateurs. La collecte des données se fait sur la base du volontariat. Les données recueillies sont rendues anonymes et ne sont utilisées qu'à des fins de recherche et d'évaluation du projet. 

3. Dans quel but traitons-nous vos données ? 

Nous traitons vos données personnelles pour les raisons suivantes :

  • La mise en place du projet d'échange virtuel Erasmus +
  • Enregistrement de la participation aux activités du projet ;
  • Implémentation ;
  • Contrôle qualité ;
  • Suivi et évaluation ;
  • Sensibilisation et communication dans le cadre du projet d'échange virtuel Erasmus+ ;
  • Diffusion d'informations sur l'initiative ;
  • Sollicitations de participation ;
  • Création de partenariats avec et entre les établissements d'enseignement supérieur et les organisations pour la jeunesse ;
  • L'attribution de badges aux participants du projet d'échange virtuel Erasmus +, en reconnaissance de leur participation aux activités d'apprentissage, sur la base de critères clairs et transparents ;
  • Le retour d'informations aux institutions partenaires (établissement d'enseignement supérieur ou organisation pour la jeunesse) sur la présence et la réalisation des travaux des participants inscrits aux activités du projet via ces institutions ;
  • Le respect de toutes les dispositions légales ou réglementaires auxquelles la DG EAC et l'EACEA sont soumises.

4. Sur quelle base juridique traitons-nous vos données personnelles ?

Les principales bases juridiques du traitement des données à caractère personnel sont :

  • « Erasmus+ » : le programme de l'Union pour l'éducation, la formation, la jeunesse et le sport établi par le règlement (UE) n° 1288/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013 et abrogeant les décisions no 1719/2006/CE, no 1720/2006/CE et no 1298/2008/CE (JO L 347 du 20.12.2013, p. 50-73) :
  •  Décision d'application de la Commission du 18 décembre 2013 instituant l'Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture » et abrogeant la décision 2009/336/CE (2013/776/UE) : Article 3, point a).

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ? 

Les responsables du traitement ne conserveront pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente déclaration de confidentialité.

Les données personnelles des individus qui posent des questions ne seront conservées qu'aussi longtemps que nécessaire pour répondre à la demande et/ou à la manifestation d'intérêt. Elles seront effacées après le traitement et, au plus tard, un an après réception de la demande/manifestation d'intérêt. Lorsqu'une liste de diffusion a été créée, l'utilisateur pourra à tout moment se désinscrire de cette liste et les données personnelles seront conservées jusqu'à cette date.

Les données personnelles contenues dans les comptes utilisateurs des participants et des facilitateurs sur les plates-formes d'échange virtuel deviendront inactives deux ans après la dernière connexion de l'utilisateur et seront immédiatement rendues anonymes. Les discussions qui ont lieu pendant les sessions en direct sont supprimées à la fin de chaque session. Les messages et contributions sur les forums, ainsi que les vidéos échangées sur les plates-formes durant le projet seront supprimés un an après la fin de chaque activité. Toutes les données collectées concernant la présence des participants et la réalisation des travaux seront anonymisées un an après la fin de chaque activité, après l'attribution des badges de reconnaissance du projet d'échange virtuel Erasmus+. 

Des données minimales sur les jeunes participants (nom, e-mail) seront conservées, sur la base d'un consentement (opt-in), afin d'assurer la continuité de l'engagement avec les étudiants, de proposer la participation à de futurs programmes et formations, et de tenir les étudiants informés du projet.

Toutes les données collectées pour le suivi et l'évaluation des activités, y compris les enquêtes, les questionnaires et les interviews, sont rendues anonymes avant tout traitement à des fins d'analyse.
Les données personnelles des facilitateurs et des formateurs seront effacées deux ans après qu'ils auront cessé d'être actifs dans le projet d'échange virtuel Erasmus +. Leur photo et leur courte biographie cesseront d'être publiques/visibles sur la plate-forme. Des données minimales concernant les facilitateurs et les formateurs (nom, adresse électronique, sexe, nationalité, pays de résidence, langues parlées, ainsi que les données sur les performances passées) seront conservées, sur la base du consentement (opt-in), pour la continuité du projet et afin de solliciter la participation pour de futurs programmes.
 
Les participants et les facilitateurs peuvent supprimer eux-mêmes leur profil à tout moment.

6. Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles divulguées ? 

En tant que participant ou facilitateur, vos données de base, le contenu généré par les utilisateurs, les contributions et les commentaires affichés sur les plates-formes seront visibles par les autres utilisateurs des plates-formes d'échange.

Les photos et les biographies des facilitateurs d'échanges virtuels Erasmus +, qui ont donné leur accord pour publier ces informations sur la plate-forme d'échange virtuel Erasmus +, seront visibles par le grand public.

L'accès à vos données personnelles peut être accordé, au besoin, aux destinataires suivants :

  • EACEA et le personnel désigné par la DG EAC.
  • Le personnel autorisé du consortium d'organisations mandaté par l'EACEA pour mettre en œuvre les activités du projet, à savoir Search for Common Ground, la Fondation euro-méditerranéenne Anna Lindh pour le dialogue entre les cultures, Unione delle Università del Mediterraneo (UNIMED) et Stichting Sharing Perspectives (SPF), et leurs sous-traitants, notamment Soliya, UNICollaboration, Zentrum für Angewandte Kulturwissenschaft und Studium Generale (ZAK) et Consult and Design.

En outre, les transferts de données à caractère personnel aux tiers et pays suivants peuvent avoir lieu, au besoin, dans le cadre du projet d'échange virtuel Erasmus +. Ces transferts sont effectués avec les garanties appropriées, dont il est question ci-dessous. Comme indiqué au point 1 ci-dessus, les responsables de traitement peuvent vous donner accès à une copie sur demande. 

  • Personnel Soliya autorisé, basé aux États-Unis. Soliya est certifiée dans le cadre du bouclier de protection des données UE-États-Unis. La confidentialité est également assurée par un accord de non-divulgation ;
  • Personnel Soliya autorisé de la succursale tunisienne. La confidentialité est assurée par un engagement sur le traitement des données personnelles dans le cadre du projet d'échange virtuel Erasmus+ ;
  • Facilitateurs/formateurs, situés n'importe où dans le monde. La confidentialité est assurée par un accord de non-divulgation ;
  • Les institutions partenaires de tout pays éligible, qui ne reçoivent que des données relatives aux étudiants/membres provenant de leurs propres établissements. La confidentialité est assurée par une clause de protection des données dans le mémorandum d'accord signé entre le consortium et ces institutions ;
  • Les processeurs engagés par le consortium, y compris les fournisseurs de stockage cloud suivants : GSuite, SurveyMonkey, Nomadesk, Mailchimp, Live Agent, Drupal, Amazon. Pour ceux basés aux États-Unis (tels que GSuite, Mailchimp et Amazon), ils sont tous certifiés dans le cadre du bouclier de protection des données UE-États-Unis. 

7. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Les responsables du traitement et leurs sous-traitants assurent un niveau de sécurité approprié pour la protection de vos données personnelles par l'adoption de mesures techniques et organisationnelles, comme par exemple la gestion et le cryptage de l'accès aux données.

8. Comment pouvez-vous exercer vos droits, tels que le droit d'accès et de rectification des données vous concernant ?

Vous avez le droit de :

  • Demander l'accès aux données personnelles que nous avons sur vous ;
  • Demander la rectification de vos données personnelles ;
  • Demander l'effacement de vos données personnelles ;
  • Demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;
  • S'opposer au traitement de vos données personnelles ; 
  • Demander que vos données soient transférées à une autre organisation dans un format standard lisible par machine couramment utilisé (portabilité des données) ;
  • Retirer votre consentement en tout temps.

Pour exercer vos droits, veuillez contacter les responsables du traitement comme indiqué au point 1 ci-dessus en précisant explicitement votre demande.

9. Votre droit de recours en cas de conflit sur toute question relative aux données personnelles 

En cas de conflit sur toute question de protection des données personnelles, vous pouvez vous adresser aux responsables du traitement à l'adresse et à la boîte postale fonctionnelle mentionnées ci-dessus. 

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données de l'EACEA à l'adresse suivante : eacea-data-protection@ec.europa.eu. 

Vous pouvez à tout moment déposer une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données : Site Web http://www.edps.europa.eu.
 
Règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données, JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.