Euroopan Unioni

Europe Direct -keskustietopalvelun tietosuojaseloste

Europe Direct -keskustietopalvelun tietosuojaseloste

Tietojenkäsittelyn kuvaus: Europe Direct -keskustietopalvelu

Rekisterinpitäjä: Viestinnän pääosasto, strategia ja konserniviestintä, toimielinten väliset suhteet, sopimukset ja Europe Direct -keskustietopalveluyksikkö

Rekisteriviite: DPR-EC-00080

Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ”komissio”) on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja kerätään, miten kaikkia luovutettuja henkilötietoja käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen. Seloste sisältää myös oikeuksien käytöstä vastaavan rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan komission viestinnän pääosaston yksikön ”Toimielinten väliset suhteet, sopimukset ja Europe Direct -keskustietopalvelu” suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää Europe Direct -keskustietopalvelun yhteydessä.

Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Viestinnän pääosaston yksikkö ”Toimielinten väliset suhteet, sopimukset ja Europe Direct -keskustietopalvelu” (jäljempänä ”rekisterinpitäjä”) kerää ja käyttää henkilötietoja voidakseen vastata välittömästi ja henkilökohtaisesti Euroopan unionia koskeviin yleisiin kysymyksiin. Yksikön on tallennettava erityisesti palvelun käyttäjien yhteystietoja, jotta se voisi vastata esitettyihin kysymyksiin.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

Millä oikeudellisilla perusteilla henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojasi käsitellään, koska:

  • käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
  • olet rekisteröitynä antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
    Henkilötietoja käsitellään luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 23. lokakuuta 2018 annetun asetuksen (EU) 2018/1725 ja erityisesti sen 5 artiklan 1 kohdan mukaisesti.

Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Yksikkö kerää seuraavat henkilötiedot voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytehtävänsä:

  • Joidenkin henkilötietojen antaminen on pakollista, jotta Europe Direct -keskustietopalvelu voi vastata sille esitettyihin kysymyksiin.

    Kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

    • etunimi ja sukunimi
    • yhteystiedot (sähköpostiosoite, kansalaisuus, asuinmaa)
    • ensisijainen kieli ja vaihtoehtoiset kielet.

Kysymyksen tyypistä riippuen voidaan pyytää tarkempia henkilötietoja (esim. puhelinnumero, jos yhteydenotto tapahtuu puhelimitse) tai kysymykseen liittyviä lisätietoja (esim. EU-ohjelma, johon kysyjä osallistuu).

  • Lisäksi jos rastitat kysymyslomakkeessa olevan vapaavalintaisen ruudun "Annan Euroopan komissiolle luvan lisätä sähköpostiosoitteeni Europe Direct -postituslistalle", henkilötietosi lisätään postituslistalle. Liittymällä Europe Direct -postituslistalle voit saada tietoa EU-asioista suoraan sähköpostiisi.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on välttämätöntä, jotta tietojen keruun tai käsittelyn tarkoitus täyttyy, mukaan luettuna mahdollisten myöhempien valitusten käsittely, ja enintään 3 vuotta siitä, kun esitit kysymyksen Europe Direct -keskustietopalvelulle.

Miten henkilötietoja suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) tallennetaan joko Euroopan komission tai komissiota Europe Direct -keskustietopalvelun toiminnassa avustavan toimeksisaajan palvelimille (toimeksisaaja on Communi-K-konsortio, johon kuuluvat Serco Belgium ja Tipik). Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.
Komission toimeksisaajien on komission puolesta tietoja käsitellessään noudatettava erityistä sopimuslauseketta ja salassapitovelvoitteita, joita aiheutuu yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679) täytäntöönpanosta jäsenvaltioissa.

Henkilötietojen suojaamiseksi komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisiin toimenpiteisiin kuuluu sen varmistaminen, että henkilötietoihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada ne tietoonsa käsittelyä varten.

Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä – tiedonsaantitarpeen perusteella – muut valtuutetut työntekijät. Kyseiset työntekijät noudattavat luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja lisämääräyksiä.

Tietoihin voivat tutustua Euroopan komission virkamiehet, jotka vastaavat Europe Direct -keskustietopalvelusta. Tiedustelusi tallennetaan alihankkijan palvelimelle Belgiassa, ja tarvittaessa se voidaan ohjata eteenpäin jonkin EU:n toimielimen tai elimen virkamiehelle, joka pystyy vastaamaan siihen.

Jos tiedustelusi koskee EU-lainsäädännön mukaisia oikeuksiasi, se voidaan ohjata toiseen Euroopan komission palveluun, Sinun Eurooppasi -neuvontaan (ks. Sinun Eurooppasi -neuvonnan tietosuojaseloste).

Jos tiedustelusi käsittelyssä ilmenee, että saatat tarvita jonkin jäsenvaltion viranomaisten apua ongelman ratkaisemiseksi, tapauksesi käsittely voidaan siirtää SOLVIT-verkostolle. Se käsittelee yksityishenkilöiden tai yritysten ja toisen maan viranomaisten välisiä ongelmia tapauksissa, joissa EU-säädöksiä on mahdollisesti sovellettu väärin (ks. SOLVIT-verkoston tietosuojaseloste).

Jos tiedustelusi koskee Euroopan parlamenttia, se voidaan ohjata Euroopan parlamenttiin kansalaisten tiedusteluihin vastaavaan yksikköön (Ask EP). Vastaavasti Ask EP -yksikön saamia tiedusteluja voidaan ohjata Europe Direct -keskustietopalveluun.

Kerättyjä tietoa ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi lainsäädännön edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.

Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Sinulla on rekisteröitynä henkilönä asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy henkilötietoihin, oikeus saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on tapauskohtaisesti myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavastaavaan. Myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun voi ottaa tarvittaessa yhteyttä (ks. yhteystiedot jäljempänä).

Yhteen tai useampaan käsittelytoimeen liittyvässä oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mistä käsittelytoimista on kyse (ilmoitettava rekisteriviite tai -viitteet ”Lisätietoja”-kohdassa täsmennetyllä tavalla).

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään: Euroopan komission viestinnän pääosasto, toimielinten väliset suhteet, sopimukset ja Europe Direct -keskustietopalveluyksikkö.

Komission tietosuojavastaava

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voit ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan.

Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen ja tehdä valitus, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen.

Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä komission kaikista henkilötietojen käsittelyistä, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle. Tutustu rekisteriin

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä: DPR-EC-00080.

Back to top