Euroopan komissio, jäljempänä ’komissio’, on sitoutunut suojaamaan henkilötiedot ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23.10.2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja käsitellään, miten Euroopan komissio kerää, käsittelee ja suojaa kaikkia luovutettuja henkilötietoja, miten niitä käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojensa suhteen. Se sisältää myös oikeuksien käytöstä vastaavan rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan komission työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosaston, jäljempänä ’rekisterinpitäjä’, suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää ”Europass-alusta”.

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Euroopan komissio kerää ja käyttää henkilötietoja, jotta se voi

1. tarjota räätälöityjä ehdotuksia – Tietoja käytetään, jotta Europass-käyttäjien mieltymyksiä ja kiinnostuksenkohteita voidaan tulkita ja jakaa luotettavasti, jotta heille voidaan räätälöidä taitoja, kursseja ja työtehtäviä koskevia ehdotuksia (esim. käyttäjän aiempiin kokemuksiin perustuvat taidot; tai avoimet työpaikat, jotka perustuvat hänen taitoihinsa ja mieltymyksiinsä jne.). Käyttäjä voi halutessaan poistaa ehdotuksia tekevän toiminnon käytöstä ja tyhjätä kaikki räätälöityjen ehdotusten tekemiseen käytetyt tiedot.
2. arvioida Europass-alustan toimintaa – Europass kerää ja aggregoi käyttäjien aktiivisuuteen perustuvaa dataa, jotta alustan suorituskykyä voidaan arvioida. Keskeisiin suorituskykyindikaattoreihin liittyvää dataa, kuten alustalle tehtyjen käyntien määrä, ja rekisteröityjen käyttäjien määrä julkaistaan Europass-alustalla säännöllisesti ja sitä käytetään alustan suorituskyvyn arviointiin. Käyttäjien henkilötietoja ei koskaan käytetä tässä yhteydessä.
3. analysoida työmarkkinoita – Esimerkiksi ikään, kansalaisuuteen, opiskelu- ja työkokemukseen ja taitoihin liittyviä tietoja kerätään tilastotarkoituksia varten. Käyttäjien anonymiteetin varmistamiseksi heistä kerätty data aggregoidaan ja anonymisoidaan, ja siitä tuotetaan ainoastaan korkeatasoisia tilastollisia indikaattoreita, joista ei voi tunnistaa mitään henkilökohtaisia tietoja. Käsittely suoritetaan asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti. Euroopan komissio käyttää näitä tietoja kartoittaakseen koulutus- ja työllisyysalan suuntauksia, ennustaakseen tulevia osaamistarpeita ja parantaakseen Europassin tarjoamia palveluita.

Henkilötietoja käsitellään, koska

• käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
• rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
• käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi.

Työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosasto kerää ja käsittelee tässä yhteydessä seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Etunimi/-nimet
• Sukunimi/-nimet

Käyttäjän on ilmoitettava nämä henkilötiedot, jotta hän voi luoda itselleen Europass-profiilin.Jos ei ilmoita niitä eikä voi luoda Europass-profiilia, ei voi myöskään luoda Europass-tiliä.

Europassin keräämiin ei-pakollisiin lisätietoihin, joiden avulla voi luoda tarkemman profiilin ja hyötyä Europassin tarjoamista palveluista, kuuluvat:

• Syntymäaika
• Kansalaisuus
• Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, verkkosivusto, puhelinnumero, pikaviestipalvelut, sosiaalinen media)
• Työkokemus
• Koulutus
• Muu lisätieto opinnoista, tutkinnoista ja taidoista, jota käyttäjät haluavat antaa.

Työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosasto säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn sen mukaisesti kuin luvussa ”Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?” on esitetty, eli 5 vuoden ajan sähköisen portfolion viimeisimmästä päivityksestä. Näiden 5 vuoden ajan käyttäjä saa kaikkiin Europass-järjestelmässä oleviin tietoihinsa liittyviä ilmoituksia.

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostit, asiakirjat, tietokannat, ladatut tietoerät jne.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10.1.2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Henkilötietojen suojaamiseksi komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon henkilötietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisiin toimenpiteisiin kuuluu sen varmistaminen, että henkilötietoihin on pääsy ainoastaan valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada ne tietoonsa käsittelyä varten.

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle ja tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle. Nämä työntekijät noudattavat luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.

Kerättyjä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi lainsäädännön edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.

Sinulla on ’rekisteröidyn’ eritysoikeudet, joista säädetään asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla), muun muassa oikeus saada nähdä omat henkilötietosi, saada ne oikaistuiksi tai poistetuiksi sekä oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on tapauskohtaisesti myös oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä ja siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Olet antanut suostumuksesi siihen, että työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosasto voi käsitellä henkilötietojasi tässä yhteydessä. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit oikeuksiasi koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun.

Selosta oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytoimista on kyse (eli anna kyseinen rekisteriviite tai kyseiset rekisteriviitteet, jotka on annettu kohdassa 10.

Rekisterinpitäjä

Asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien käyttämiseksi, huomautusten, kysymysten tai huolenaiheiden esittämiseksi tai kantelun tekemiseksi henkilötietojen keräämisestä tai käytöstä voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteessa

Komission tietosuojavastaava

Jos asiasi koskee henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voit ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan.

Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Jos katsot, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen, voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä komission kaikista henkilötietojen käsittelyistä, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle. 

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu tietosuojavastaavan rekisteriin viitteellä DPR-EC-04686