PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Această declarație de confidențialitate oferă informații referitoare la prelucrarea și protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.

 

Declarație specifică de confidențialitate privind protecția datelor cu caracter personal în cadrul unui concurs general

Operațiunea de prelucrare: Selecția prin concurs a personalului permanent pentru instituțiile europene sau pentru organismele, oficiile și agențiile UE

Operatorul de date: EPSO

Referința înregistrării: DPR-EC-01159.2

  1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) este dedicată principiului respectării și protejării dreptului dumneavoastră la viață privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date [și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001].

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele personale, cum colectăm, procesăm și protejăm toate datele personale furnizate, cum utilizăm informațiile și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, conține datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care puteți să-l contactați pentru a vă exercita drepturile, pe cele ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informații referitoare la operațiunea de prelucrare „Selecția prin concurs a personalului permanent pentru instituțiile europene sau pentru organismele, oficiile și agențiile UE”, efectuată de EPSO.

  1. De ce și cum vă prelucrăm datele personale?

Scopul prelucrării datelor: EPSO vă colectează și vă utilizează datele cu caracter personal pentru a organiza concursuri generale și interne prin care să selecteze personal în vederea recrutării pe posturi de funcționari ai UE, pentru a gestiona aspectele administrative ale înregistrării și etapele succesive ale concursurilor, precum și pentru a gestiona și monitoriza utilizarea listelor de rezervă.

Datele dumneavoastră cu caracter personalnu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat și nici pentru crearea de profiluri.

  1. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele personale?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal deoarece:

  • prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;
  • prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului.

Temeiul juridic pentru prelucrare se regăsește în următoarele norme ale UE:

Regulamentul nr. 31 (CEE), 11 (Euratom) de stabilire a statutului funcționarilor și a regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Economice Europene și ai Comunității Europene a Energiei Atomice (JO 45, 14.6.1962, p. 1385), astfel cum a fost modificat ultima dată prin Regulamentul delegat (UE) 2016/1611 al Comisiei din 7 iulie 2016. Decizia nr. 2002/620/CE a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social, a Comitetului Regiunilor și a Ombudsmanului din 25 iulie 2002 de înființare a Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene. Decizia 2002/621/CE a secretarilor generali ai Parlamentului European, Consiliului și Comisiei Europene, a grefierului Curții de Justiție, a secretarilor generali ai Curții de Conturi, Comitetului Economic și Social și Comitetului Regiunilor și a reprezentantului Ombudsmanului European din 25 iulie 2002 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene.

Prelucrăm o categorie specială de date cu caracter personal (cele referitoare la sănătate) întrucât:

  • persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri precizate;
  • prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor și al exercitării unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale și protecției sociale, în măsura în care această prelucrare este autorizată de dreptul Uniunii care prevede garanții adecvate pentru drepturile fundamentale și interesele persoanei vizate.

În formularul de candidatură, candidaților li se solicită să răspundă la următoarea întrebare: „Aveți nevoie de ajustări speciale pentru a putea participa la testele de selecție din cauza unui handicap sau a unei probleme de sănătate?” Candidații care răspund afirmativ trebuie să furnizeze apoi câteva date privind starea lor de sănătate, mai exact să precizeze handicapul sau problema de sănătate de care suferă și care impune necesitatea unor ajustări speciale, și să atașeze documentele justificative corespunzătoare. Colectarea unor astfel de date este într-adevăr necesară pentru a-i permite EPSO să evalueze în mod obiectiv și punctual situația specială a fiecărui candidat, cu scopul de a lua măsuri de amenajare adecvate care să le permită candidaților să susțină testele în cele mai bune condiții posibile, în funcție de nevoile lor. Datele medicale furnizate de candidați includ câteva categorii: afecțiune temporară, afecțiune permanentă, handicap, sarcină/alăptare.

  1. Ce date personale colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, EPSO colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

  • date cu caracter personal care permit identificarea candidaților: prenumele, numele de familie actual și numele de familie la naștere, data nașterii, sexul, cetățenia/cetățeniile, limba principală, tipul și numărul documentului de identificare, o copie a documentului de identitate (cu toate datele cu caracter personal conținute de acesta), codul numeric personal, fotografia candidatului, adresa IP, adresa de e-mail, numărul de înregistrare în concurs, numărul de identificare secret atribuit în scopul notării anonime a probelor, „numărul de eligibilitate” utilizat pentru identificare în contextul testelor pe calculator. Pentru concursurile interne, se colectează și numărul de personal, statutul administrativ, grupa de funcții și gradul.
  • Datele personale referitoare la utilizarea contului EPSO al candidaților: numărul personal de identificare a utilizatorului, numele de utilizator, parola, jurnalul de acces.
  • Datele cu caracter personal ale candidaților necesare pentru a permite contactul și organizarea practică a testelor: adresa, codul poștal, localitatea, țara, numărul/numerele de telefon, limbile de corespondență, limbile de testare; datele furnizate de candidați cu privire la eventualele nevoi speciale (în special, denumirea afecțiunii și/sau a handicapului); date privind relațiile familiale, sociale și profesionale care ar putea genera conflicte de interese.
  • Datele cu caracter personal ale candidaților necesare pentru a permite evaluarea respectării criteriilor de eligibilitate și/sau de selecție stabilite prin anunțul de concurs și evaluarea motivației: studii, experiență profesională, domenii de expertiză și competențe tehnice, limbi străine cunoscute. Înregistrarea audio-video a unor probe utilizate pentru evaluarea asincronă.
  • Rezultatele obținute de candidați în diferitele etape ale concursului și datele privind evaluarea calificărilor, a aptitudinilor și a competențelor candidaților (punctaje și observații formulate de comisia de evaluare).

În câmpurile marcate cu asterisc (*) din formularul de candidatură online, furnizarea datelor cu caracter personal este obligatorie. Dacă aceste câmpuri nu sunt completate, înregistrarea nu poate avea loc.

Datele care se încadrează în categoria rezultatelor obținute de candidați în diferitele etape ale concursului, precum și datele privind evaluarea calificărilor, a aptitudinilor și a competențelor candidaților (punctaje și observații ale comisiei de evaluare) se obțin în cursul procedurii de concurs și rezultă din evaluarea realizată de comisia de evaluare din cadrul concursului.

  1. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră personale?

EPSO vă păstrează datele cu caracter personal doar pe durata necesară îndeplinirii scopului colectării sau prelucrării ulterioare, și anume:

  • pentru dosarele candidaților excluși dintr-un concurs, timp de 2 ani de la data excluderii;
  • pentru dosarele candidaților care figurează pe lista de rezervă a unui concurs, timp de 2 ani de la data închiderii listei de rezervă;
  • pentru fișierele de context care documentează organizarea unui concurs, timp de 10 ani de la data încheierii concursului;
  • pentru formularele de candidatură care nu au fost validate la timp, timp de 1 an de la data închiderii perioadei de înscrieri a concursului.
  1. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră personale?

Toate datele personale în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților săi. Toate operațiunile de prelucrare sunt efectuate în conformitate cu Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Contractanții Comisiei au obligația de a respecta atât o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei, cât și obligațiile de confidențialitate care decurg din transpunerea Regulamentului general privind protecția datelor în statele membre ale UE [„RGPD”, Regulamentul (UE) 2016/679].

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Acestea includ acțiuni adecvate pentru a garanta securitatea online, pentru a evita riscul pierderii datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor personale prelucrate. Accesul la datele personale le este acordat doar persoanelor autorizate care au un interes legitim să le cunoască în contextul acestei operațiuni de prelucrare.

  1. Cine are acces la datele dumneavoastră personale și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul respectiv respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

Destinatarii datelor:

  • Comisiile de evaluare, evaluatorii statutari (examinatori cu rol consultativ) în sensul articolului 3 din anexa III a Statutului funcționarilor și personalul EPSO: pentru a evalua eligibilitatea candidaților și meritele comparative ale acestora și respectiv pentru a oferi asistență comisiilor de evaluare.
  • Instituțiile și organismele UE: în scopul recrutării (acestea nu primesc nicio informație privind handicapul, cu excepția cazului în care candidatul și-a dat consimțământul explicit pentru transferul unor astfel de date).
  • Instanțele UE, serviciile juridice ale autorității împuternicite să facă numiri în cauză – în cazul unei cereri administrative sau al unei plângeri în temeiul articolului 90 alineatul (1) sau (2) din Statutul funcționarilor și/sau al unui recurs jurisdicțional adresat instanțelor UE.
  • OLAF, IDOC, IAS și Curtea de Conturi: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații oficiale sau pentru audit.
  • Ombudsmanul European: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații și anchete oficiale.
  • Contractanții EPSO responsabili de organizarea practică a anumitor teste: datele furnizate contractanților sunt limitate ca timp și sferă de aplicare, aceștia având acces doar la datele necesare pentru a-i identifica pe candidați la centrul de testare și pentru a le da testul corect.
  • Statele membre ale Uniunii Europene: pe baza consimțământului explicit al candidatului, prenumele, numele de familie, adresa de e-mail și numărul de referință al concursului pot fi transmise autorităților naționale din statul membru/statele membre ale UE de cetățenie a candidatului, în scopul acordării de asistență pe parcursul întregii proceduri de selecție și de recrutare.

Informațiile pe care le colectăm nu vor fi divulgate niciunui terț, cu excepția cazului în care acest lucru este cerut de lege.

  1. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

În calitate de persoană vizată (conform definiției din capitolul III, articolele 14-25 din Regulamentul (UE) 2018/1725), aveți o serie de drepturi specifice, în special dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal și de a le rectifica, dacă sunt inexacte sau incomplete. După caz, aveți dreptul de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal, de a restricționa prelucrarea lor sau de a vă opune acesteia, precum și dreptul la portabilitatea datelor.

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a), din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Ați consimțit să furnizați EPSO datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul efectuării prezentei operațiuni de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, notificând operatorul de date. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de momentul retragerii.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în caz de conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta și Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni specifice de prelucrare, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

  1. Date de contact
  • Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date folosind formularul online EPSO.

  • Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

  • Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Aveți dreptul de a face recurs, adică puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu) în cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date.

  1. Unde puteți găsi informații mai detaliate?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de către Comisie, așa cum i-au fost documentate și notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-01159.

 

 

Declarație specifică de confidențialitate privind protecția datelor cu caracter personal în cadrul procedurii de selecție a agenților temporari

Operațiunea de prelucrare: Selecția agenților temporari pentru instituțiile europene sau pentru organismele, oficiile și agențiile UE

Operatorul de date: EPSO

Referința înregistrării: DPR-EC-01154.1

  1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) este dedicată principiului respectării și protejării dreptului dumneavoastră la viață privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date [și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001].

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele personale, cum colectăm, procesăm și protejăm toate datele personale furnizate, cum utilizăm informațiile și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, conține datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care puteți să-l contactați pentru a vă exercita drepturile, pe cele ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informații referitoare la operațiunea de prelucrare „Selecția agenților temporari pentru instituțiile europene sau pentru organismele, oficiile și agențiile UE”, efectuată de EPSO.

  1. De ce și cum vă prelucrăm datele personale?

Scopul prelucrării datelor: EPSO vă colectează și vă utilizează datele cu caracter personal pentru a organiza proceduri de selecție prin care să selecteze personal în vederea recrutării pe posturi de agenți temporari ai instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor UE, pentru a gestiona aspectele administrative ale înregistrării și etapele succesive ale procedurile de selecție, precum și pentru a gestiona și monitoriza utilizarea bazelor de date cu rezerve.

Datele dumneavoastră cu caracter personalnu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat și nici pentru crearea de profiluri.

  1. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele personale?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal deoarece:

  • prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;
  • prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului.

Temeiul juridic pentru prelucrare se regăsește în următoarele norme ale UE:

Regulamentul nr. 31 (CEE), 11 (Euratom) de stabilire a statutului funcționarilor și a regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Economice Europene și ai Comunității Europene a Energiei Atomice (JO 45, 14.6.1962, p. 1385), astfel cum a fost modificat ultima dată prin Regulamentul delegat (UE) 2016/1611 al Comisiei din 7 iulie 2016. Decizia nr. 2002/620/CE a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social, a Comitetului Regiunilor și a Ombudsmanului din 25 iulie 2002 de înființare a Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene. Decizia 2002/621/CE a secretarilor generali ai Parlamentului European, Consiliului și Comisiei Europene, a grefierului Curții de Justiție, a secretarilor generali ai Curții de Conturi, Comitetului Economic și Social și Comitetului Regiunilor și a reprezentantului Ombudsmanului European din 25 iulie 2002 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene.

Prelucrăm o categorie specială de date cu caracter personal (cele referitoare la sănătate) întrucât:

  • persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri precizate;
  • prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor și al exercitării unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale și protecției sociale, în măsura în care această prelucrare este autorizată de dreptul Uniunii care prevede garanții adecvate pentru drepturile fundamentale și interesele persoanei vizate.

În formularul de candidatură, candidaților li se solicită să răspundă la următoarea întrebare: „Aveți nevoie de ajustări speciale pentru a putea participa la testele de selecție din cauza unui handicap sau a unei probleme de sănătate?” Candidații care răspund afirmativ trebuie să furnizeze apoi câteva date privind starea lor de sănătate, mai exact să precizeze handicapul sau problema de sănătate de care suferă și care impune necesitatea unor ajustări speciale, și să atașeze documentele justificative corespunzătoare. Colectarea unor astfel de date este într-adevăr necesară pentru a-i permite EPSO să evalueze în mod obiectiv și punctual situația specială a fiecărui candidat, cu scopul de a lua măsuri de amenajare adecvate care să le permită candidaților să susțină testele în cele mai bune condiții posibile, în funcție de nevoile lor. Datele medicale furnizate de candidați includ câteva categorii: afecțiune temporară, afecțiune permanentă, handicap, sarcină/alăptare.

  1.  Ce date personale colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, EPSO colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

  • date cu caracter personal care permit identificarea candidaților: prenumele, numele de familie actual și numele de familie la naștere, data nașterii, sexul, cetățenia/cetățeniile, limba principală, tipul și numărul documentului de identificare, o copie a documentului de identitate (cu toate datele cu caracter personal conținute de acesta), codul numeric personal, adresa de e-mail, numărul de înregistrare în procedura de selecție, numărul de identificare secret atribuit în scopul notării anonime a probelor, „numărul de eligibilitate” utilizat pentru identificare în contextul testelor pe calculator.
  • Datele personale referitoare la utilizarea contului EPSO al candidaților: numărul personal de identificare a utilizatorului, numele de utilizator, parola, jurnalul de acces.
  • Datele cu caracter personal ale candidaților necesare pentru a permite contactul și organizarea practică a testelor: adresa, codul poștal, localitatea, țara, numărul/numerele de telefon, limbile de corespondență, limbile de testare; datele furnizate de candidați cu privire la eventualele nevoi speciale (în special, denumirea afecțiunii și/sau a handicapului); date privind relațiile familiale, sociale și profesionale care ar putea genera conflicte de interese.
  • Datele cu caracter personal ale candidaților necesare pentru a permite evaluarea respectării criteriilor de eligibilitate și/sau de selecție stabilite prin anunțul de concurs și evaluarea motivației: studii, experiență profesională, domenii de expertiză și competențe tehnice, limbi străine cunoscute.
  • Rezultatele obținute de candidați în diferitele etape ale concursului și datele privind evaluarea calificărilor, a aptitudinilor și a competențelor candidaților (punctaje și eventualele observații formulate de comisia de evaluare).

În câmpurile marcate cu asterisc (*) din formularul de candidatură online, furnizarea datelor cu caracter personal este obligatorie. Dacă aceste câmpuri nu sunt completate, înregistrarea nu poate avea loc.

Datele care se încadrează în categoria rezultatelor obținute de candidați în diferitele etape ale procedurii de selecție, precum și datele privind evaluarea aptitudinilor și a competențelor candidaților (punctaje și observații) se obțin în cursul procedurii de selecție și rezultă din evaluările realizate în cadrul acesteia.

  1. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră personale?

EPSO vă păstrează datele cu caracter personal doar pe durata necesară îndeplinirii scopului colectării sau prelucrării ulterioare, și anume:

  • pentru dosarele candidaților excluși dintr-o procedură de selecție, timp de 5 ani de la data excluderii;
  • pentru dosarele candidaților care figurează pe lista de rezervă pentru recrutare a unei proceduri de selecție, timp de 2 ani de la data închiderii listei de rezervă;
  • pentru fișierele de context care documentează organizarea unei proceduri de selecție de agenți temporari, timp de 5 ani de la data încheierii procedurii de selecție;
  • pentru formularele de candidatură care nu au fost validate la timp, timp de 1 an de la data închiderii perioadei de înscrieri a procedurii de selecție.
  1. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră personale?

Toate datele personale în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților săi. Toate operațiunile de prelucrare sunt efectuate în conformitate cu Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Contractanții Comisiei au obligația de a respecta atât o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei, cât și obligațiile de confidențialitate care decurg din transpunerea Regulamentului general privind protecția datelor în statele membre ale UE [„RGPD”, Regulamentul (UE) 2016/679].

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Acestea includ acțiuni adecvate pentru a garanta securitatea online, pentru a evita riscul pierderii datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor personale prelucrate. Accesul la datele personale le este acordat doar persoanelor autorizate care au un interes legitim să le cunoască în contextul acestei operațiuni de prelucrare.

  1. Cine are acces la datele dumneavoastră personale și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul respectiv respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

Destinatarii datelor:

  • Comisiile de evaluare, evaluatorii statutari (examinatori cu rol consultativ) în sensul articolului 3 din anexa III a Statutului funcționarilor (prin analogie) și personalul EPSO: pentru a evalua eligibilitatea candidaților și meritele comparative ale acestora și respectiv pentru a oferi asistență comisiilor de evaluare.
  • Instituțiile și organismele UE: în scopul recrutării (acestea nu primesc nicio informație privind handicapul, cu excepția cazului în care candidatul și-a dat consimțământul explicit pentru transferul unor astfel de date).
  • Instanțele UE, serviciile juridice ale autorității împuternicite să facă numiri în cauză – în cazul unei cereri administrative sau al unei plângeri în temeiul articolului 90 alineatul (1) sau (2) din Statutul funcționarilor și/sau al unui recurs jurisdicțional adresat instanțelor UE.
  • OLAF, IDOC, IAS și Curtea de Conturi: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații oficiale sau pentru audit.
  • Ombudsmanul European: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații și anchete oficiale.
  • Contractanții EPSO responsabili de organizarea practică a anumitor teste: datele furnizate contractanților sunt limitate ca timp și sferă de aplicare, aceștia având acces doar la datele necesare pentru a-i identifica pe candidați la centrul de testare și pentru a le da testul corect.

Informațiile pe care le colectăm nu vor fi divulgate niciunui terț, cu excepția cazului în care acest lucru este cerut de lege.

  1. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

În calitate de persoană vizată (conform definiției din capitolul III, articolele 14-25 din Regulamentul (UE) 2018/1725), aveți o serie de drepturi specifice, în special dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal și de a le rectifica, dacă sunt inexacte sau incomplete. După caz, aveți dreptul de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal, de a restricționa sau de a vă opune prelucrării lor, precum și dreptul la portabilitatea datelor.

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a), din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Ați consimțit să furnizați EPSO datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul efectuării prezentei operațiuni de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, notificând operatorul de date. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de momentul retragerii.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în caz de conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta și Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni specifice de prelucrare, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

  1. Date de contact
  • Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date folosind formularul online EPSO.

  • Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

  • Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Aveți dreptul de a face recurs, adică puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu) în cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date.

  1. Unde puteți găsi informații mai detaliate?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de către Comisie, așa cum i-au fost documentate și notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-01154.

 

Declarație specifică de confidențialitate privind protecția datelor cu caracter personal în cadrul procedurii de selecție a agenților contractuali

Operațiunea de prelucrare: Selecția agenților contractuali pentru instituțiile europene sau pentru organismele, oficiile și agențiile UE

Operatorul de date: EPSO

Referința înregistrării: DPR-EC-01157.1

  1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) este dedicată principiului respectării și protejării dreptului dumneavoastră la viață privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date [și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001].

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele personale, cum colectăm, procesăm și protejăm toate datele personale furnizate, cum utilizăm informațiile și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, conține datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care puteți să-l contactați pentru a vă exercita drepturile, pe cele ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informații referitoare la operațiunea de prelucrare „Selecția agenților contractuali pentru instituțiile europene sau pentru organismele, oficiile și agențiile UE”, efectuată de EPSO.

  1. De ce și cum vă prelucrăm datele personale?

Scopul prelucrării datelor: EPSO vă colectează și vă utilizează datele cu caracter personal pentru a organiza proceduri de selecție prin care să selecteze personal în vederea recrutării pe posturi de agenți contractuali ai instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor UE, pentru a gestiona aspectele administrative ale înregistrării și etapele succesive ale procedurile de selecție, precum și pentru a gestiona și monitoriza utilizarea bazelor de date cu rezerve.

Datele dumneavoastră cu caracter personalnu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat și nici pentru crearea de profiluri.

  1. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele personale?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal deoarece:

  • prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;
  • prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului.

Temeiul juridic pentru prelucrare se regăsește în următoarele norme ale UE:

Regulamentul nr. 31 (CEE), 11 (Euratom) de stabilire a statutului funcționarilor și a regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Economice Europene și ai Comunității Europene a Energiei Atomice (JO 45, 14.6.1962, p. 1385), astfel cum a fost modificat ultima dată prin Regulamentul delegat (UE) 2016/1611 al Comisiei din 7 iulie 2016. Decizia nr. 2002/620/CE a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social, a Comitetului Regiunilor și a Ombudsmanului din 25 iulie 2002 de înființare a Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene. Decizia 2002/621/CE a secretarilor generali ai Parlamentului European, Consiliului și Comisiei Europene, a grefierului Curții de Justiție, a secretarilor generali ai Curții de Conturi, Comitetului Economic și Social și Comitetului Regiunilor și a reprezentantului Ombudsmanului European din 25 iulie 2002 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene.

Prelucrăm o categorie specială de date cu caracter personal (cele referitoare la sănătate) întrucât:

  • persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri precizate;
  • prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor și al exercitării unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale și protecției sociale, în măsura în care această prelucrare este autorizată de dreptul Uniunii care prevede garanții adecvate pentru drepturile fundamentale și interesele persoanei vizate.

În formularul de candidatură, candidaților li se solicită să răspundă la următoarea întrebare: „Aveți nevoie de ajustări speciale pentru a putea participa la testele de selecție din cauza unui handicap sau a unei probleme de sănătate?” Candidații care răspund afirmativ trebuie să furnizeze apoi câteva date privind starea lor de sănătate, mai exact să precizeze handicapul sau problema de sănătate de care suferă și care impune necesitatea unor ajustări speciale, și să atașeze documentele justificative corespunzătoare. Colectarea unor astfel de date este într-adevăr necesară pentru a-i permite EPSO să evalueze în mod obiectiv și punctual situația specială a fiecărui candidat, cu scopul de a lua măsuri de amenajare adecvate care să le permită candidaților să susțină testele în cele mai bune condiții posibile, în funcție de nevoile lor. Datele medicale furnizate de candidați includ câteva categorii: afecțiune temporară, afecțiune permanentă, handicap, sarcină/alăptare.

  1. Ce date personale colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, EPSO colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

  • date cu caracter personal care permit identificarea candidaților: prenumele, numele de familie actual și numele de familie de la naștere, data nașterii, sexul, cetățenia/cetățeniile, limba principală, tipul și numărul documentului de identificare, o copie a documentului de identitate (cu toate datele cu caracter personal conținute de acesta), codul numeric personal, adresa de e-mail, numărul de înregistrare în procedura de selecție, numărul de identificare secret atribuit în scopul notării anonime a probelor, „numărul de eligibilitate” utilizat pentru identificare în contextul testelor pe calculator.
  • Datele personale referitoare la utilizarea contului EPSO al candidaților: numărul personal de identificare a utilizatorului, numele de utilizator, parola, jurnalul de acces.
  • Datele cu caracter personal ale candidaților necesare pentru a permite contactul și organizarea practică a testelor: adresa, codul poștal, localitatea, țara, numărul/numerele de telefon, limbile de corespondență, limbile de testare; datele furnizate de candidați cu privire la eventualele nevoi speciale (în special, denumirea afecțiunii și/sau a handicapului).
  • Datele cu caracter personal ale candidaților necesare pentru a permite evaluarea respectării criteriilor de eligibilitate stabilite prin cererea de exprimare a interesului și evaluarea motivației: studii, experiență profesională, domenii de expertiză și competențe tehnice, limbi străine cunoscute.
  • Rezultatele obținute de candidați în diferitele etape ale procedurii de selecție și datele privind evaluarea aptitudinilor și a competențelor candidaților (punctajele obținute la teste).

În câmpurile marcate cu asterisc (*) din formularul de candidatură online, furnizarea datelor cu caracter personal este obligatorie. Dacă aceste câmpuri nu sunt completate, înregistrarea nu poate avea loc.

Datele care se încadrează în categoria rezultatelor obținute de candidați în diferitele etape ale procedurii de selecție, precum și datele privind evaluarea aptitudinilor și a competențelor candidaților (punctajele primite la teste) se obțin în cursul procedurii de selecție și rezultă din evaluările realizate în cadrul acesteia.

  1. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră personale?

EPSO vă păstrează datele cu caracter personal doar pe durata necesară îndeplinirii scopului colectării sau prelucrării ulterioare, și anume:

  • pentru dosarele candidaților excluși dintr-o procedură de selecție, timp de 5 ani de la data încheierii procedurii de selecție sau până când candidații respectivi solicită ca datele lor să fie șterse din baza de date;
  • pentru dosarele candidaților care figurează pe lista de rezervă pentru recrutare a unei proceduri de selecție, timp de 2 ani de la data închiderii listei de rezervă;
  • pentru fișierele de context care documentează organizarea unei proceduri de selecție de agenți contractuali, timp de 5 ani de la data încheierii procedurii de selecție;
  • pentru formularele de candidatură care nu au fost validate la timp, timp de 1 an de la data închiderii perioadei de înscrieri a procedurii de selecție.
  1. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră personale?

Toate datele personale în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților săi. Toate operațiunile de prelucrare sunt efectuate în conformitate cu Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Contractanții Comisiei au obligația de a respecta atât o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei, cât și obligațiile de confidențialitate care decurg din transpunerea Regulamentului general privind protecția datelor în statele membre ale UE [„RGPD”, Regulamentul (UE) 2016/679].

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Acestea includ acțiuni adecvate pentru a garanta securitatea online, pentru a evita riscul pierderii datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor personale prelucrate. Accesul la datele personale le este acordat doar persoanelor autorizate care au un interes legitim să le cunoască în contextul acestei operațiuni de prelucrare.

  1. Cine are acces la datele dumneavoastră personale și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul respectiv respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

Destinatarii datelor:

  • Comisiile de evaluare, evaluatorii statutari (examinatori cu rol consultativ) în sensul articolului 3 din anexa III a Statutului funcționarilor (prin analogie) și personalul EPSO: pentru a evalua eligibilitatea candidaților și meritele comparative ale acestora și respectiv pentru a oferi asistență comisiilor de evaluare.
  • Instituțiile și organismele UE: în scopul recrutării (acestea nu primesc nicio informație privind handicapul, cu excepția cazului în care candidatul și-a dat consimțământul explicit pentru transferul unor astfel de date).
  • Instanțele UE, serviciile juridice ale autorității împuternicite să facă numiri în cauză – în cazul unei cereri administrative sau al unei plângeri în temeiul articolului 90 alineatul (1) sau (2) din Statutul funcționarilor și/sau al unui recurs jurisdicțional adresat instanțelor UE.
  • OLAF, IDOC, IAS și Curtea de Conturi: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații oficiale sau pentru audit.
  • Ombudsmanul European: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații și anchete oficiale.
  • Contractanții EPSO responsabili de organizarea practică a anumitor teste: datele furnizate contractanților sunt limitate ca timp și sferă de aplicare, aceștia având acces doar la datele necesare pentru a-i identifica pe candidați la centrul de testare și pentru a le da testul corect.

Informațiile pe care le colectăm nu vor fi divulgate niciunui terț, cu excepția cazului în care acest lucru este cerut de lege.

  1. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

În calitate de persoană vizată (conform definiției din capitolul III, articolele 14-25 din Regulamentul (UE) 2018/1725), aveți o serie de drepturi specifice, în special dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal și de a le rectifica, dacă sunt inexacte sau incomplete. După caz, aveți dreptul de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal, de a restricționa sau de a vă opune prelucrării lor, precum și dreptul la portabilitatea datelor.

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a), din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Ați consimțit să furnizați EPSO datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul efectuării prezentei operațiuni de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, notificând operatorul de date. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de momentul retragerii.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în caz de conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta și Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni specifice de prelucrare, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

  1. Date de contact
  • Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date folosind formularul online EPSO.

  • Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

  • Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Aveți dreptul de a face recurs, adică puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu) în cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date.

  1. Unde puteți găsi informații mai detaliate?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de către Comisie, așa cum i-au fost documentate și notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-01157.



Nu puteți crea decât un singur cont EPSO. Nu creați un nou cont EPSO dacă aveți deja unul. În cazul în care nu veți respecta această regulă, veți fi exclus din concursurile/procedurile de selecție la care v-ați înscris prin intermediul acestor conturi.
Făcând click pe căsuța de mai jos sunteți de acord să respectați această regulă și recunoașteți faptul că ați fost informat cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, astfel cum este descris mai sus.