Yksilöidyt tietosuojaperiaatteet, jotka koskevat henkilötietojen suojaa avoimissa kilpailuissa

Avoimissa kilpailuissa käsitellään kaikkia hakijoiden antamia henkilötietoja 23 päivänä lokakuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti. EPSO antaa hakijoille asetuksen 15 ja 16 artiklan mukaisesti seuraavat tiedot:

Rekisterinpitäjän henkilöllisyys: Minna Vuorio, EPSOn johtaja.

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Tietoja kerätään sellaisia avoimia kilpailuja varten, joiden avulla valitaan henkilöstöä Euroopan unionin toimielinten palvelukseen. Tietojen avulla hallinnoidaan hakemuksia ja avointen kilpailujen eri vaiheita sekä hallinnoidaan ja valvotaan varallaololuettelojen hyödyntämistä.

Kerättävät tiedot:

  • Henkilötiedot, joiden avulla hakija tunnistetaan (sukunimi, etunimi, alkuperäinen sukunimi, syntymäaika ja -paikka, sukupuoli, henkilöllisyystodistuksen numero ja voimassaoloaika, kansallinen henkilötunnus ja sähköpostiosoite).

  • Hakijan antamat tiedot, joiden avulla hoidetaan esivalintakokeiden ja kaikkien muiden kokeiden käytännön järjestelyt (katuosoite, postinumero, kaupunki/kunta, maa, puhelinnumerot sekä kirjeenvaihtokielet).

  • Hakijan antamat erityistarpeita koskevat tiedot.

  • Hakijan antamat tiedot, joiden avulla hakijan hakukelpoisuutta arvioidaan suhteessa kilpailuilmoituksessa vahvistettuihin edellytyksiin (kansalaisuudet, kielitaito, työkokemus sekä tutkintotodistuksen/koulutuksen osalta valmistumisvuosi, tutkintotodistuksen/koulutuksen nimi ja sen antanut laitos).

  • Syyt, joiden vuoksi hakija haluaa osallistua kilpailuun.

  • Esivalintakokeiden sekä kirjallisten ja suullisten kokeiden tulokset, mukaan lukien arviointikeskuksissa järjestettyjen kokeiden tulokset, kompetenssipassi sekä hakijoiden taitoja ja osaamista koskevat tiedot.

Pakolliset ja vapaaehtoiset vastaukset: Kaikki kentät ovat lähtökohtaisesti pakollisia. Jos niitä ei ole täytetty, rekisteröinti ei ole mahdollista. Kentät, joiden täyttäminen on vapaaehtoista, osoitetaan tätä koskevalla merkinnällä.

Oikeusperusta: Asetus N:o 31/ETY, 11/Euratom, Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiajärjestön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta (EYVL 45, 14.6.1962, s. 1385), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 7 päivänä heinäkuuta 2016 annetulla komission delegoidulla asetuksella (EU) 2016/1611; Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta 25 päivänä heinäkuuta 2002 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja Euroopan oikeusasiamiehen päätös 2002/620/EY.

Tietojen vastaanottajat: Euroopan unionin toimielimet ja/tai elimet, toimistot ja virastot voivat tutustua kilpailussa menestyneiden hakijoiden tietoihin voidakseen tarjota näille työtä (tietoa vammaisuudesta ei kuitenkaan anneta, ellei hakija ole nimenomaisesti suostunut kyseisen tiedon antamiseen). Jos on tehty henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu hallinnollinen valitus ja/tai pantu vireille oikeudellinen muutoksenhaku Euroopan unionin tuomioistuimessa, tiedot annetaan myös nimittävän viranomaisen ja/tai Euroopan unionin tuomioistuimen oikeudellisille yksiköille. OLAFin, tutkinta- ja kurinpitotoimiston, sisäisen tarkastuksen toimialan ja tilintarkastustuomioistuimen henkilökunta saa pyynnöstään tiedot, jotka ovat tarpeen virallisia tutkimuksia tai tarkastuksia varten. Hakijan antamat erityistarpeita koskevat tiedot säilytetään yksinomaan EPSOn esteettömästä liikkumisesta vastaavassa työryhmässä. Jos hakija antaa nimenomaisen suostumuksensa, hänen etunimensä, sukunimensä, sähköpostiosoitteensa ja kilpailun viitenumero voidaan ilmoittaa sen EU-maan (niiden EU-maiden) viranomaisille, jonka (joiden) kansalainen hakija on.

Rekisterinpitäjän lukuun suoritettava henkilötietojen käsittely ottaen asianmukaisesti huomioon asetuksen (EU) 2018/1725 29 artikla: Valintalautakunnat, yksityiset yritykset.

Käsittelyn laillisuus: Käsittely on tarpeen sellaisen tehtävän suorittamiseksi, joka tehdään yleisen edun nimissä perussopimusten nojalla (henkilöstön rekrytointi).

Käsittelyn aloittamispäivä: Hakemuksen päivämäärä.

Säilytysaika: Online-tietojen osalta voimassaolo jatkuu 12 kuukautta varallaololuetteloon otetun hakijan rekrytoinnin jälkeen. Jos hakijaa ei rekrytoida, voimassaolo jatkuu niin kauan kuin varallaololuettelo on voimassa. Sellaisten hakijoiden online-tiedot, jotka eivät ole menestyneet kilpailussa, säilytetään 12 kuukauden ajan hakijan viimeisen kilpailun päättymisestä. Sellaisten hakemusten tiedot, joita hakija ei ole validoinut, säilytetään 12 kuukautta kilpailun päättymisestä. Paperimuodossa toimitetut asiakirjat arkistoidaan, ja niitä säilytetään kymmenen vuotta.

Oikeus saada tietoja ja oikaista niitä: Jokainen hakija voi käydä EPSO-tilillään ja tarkistaa omat tietonsa ja korjata niitä milloin tahansa verkossa. Tämä ei kuitenkaan koske etunimeä, sukunimeä, alkuperäistä sukunimeä, sukupuolta, syntymäaikaa ja -paikkaa eikä kansalaisuuksia. Jos näitä halutaan muuttaa, EPSOlle on toimitettava virallinen kirjallinen pyyntö, joka tulee perustella. Pyyntö on toimitettava EPSOon verkkolomakkeella.

Ennen kuin hakija validoi hakemuksensa lopullisesti, hän voi muuttaa mitä tahansa hakemuksensa tietoja. Validoinnin jälkeen hakulomakkeen tietoja ei voi muuttaa.

Hakijat voivat milloin tahansa kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (edps@edps.europa.eu).

 

Yksilöidyt tietosuojaperiaatteet, jotka koskevat henkilötietojen suojaa väliaikaisten toimihenkilöiden valintamenettelyssä

Kaikkia henkilötietoja, joita hakijat ovat antaneet valintaprosessissa, käsitellään 23 päivänä lokakuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti. EPSO antaa hakijoille asetuksen 15 ja 16 artiklan mukaisesti seuraavat tiedot:

Rekisterinpitäjän henkilöllisyys: Minna Vuorio, EPSOn johtaja.

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Väliaikaisten toimihenkilöiden valintamenettelyjen järjestäminen henkilöstön valitsemiseksi Euroopan unionin toimielinten ja muiden EU:n elinten ja virastojen palvelukseen.

Kerättävät tiedot:

  • Henkilötiedot, joiden avulla hakija tunnistetaan (sukunimi, etunimi, alkuperäinen sukunimi, syntymäaika ja -paikka, sukupuoli, henkilöllisyystodistuksen numero ja voimassaoloaika, kansallinen henkilötunnus ja sähköpostiosoite).

  • Hakijan antamat tiedot, joiden avulla hoidetaan kokeiden käytännön järjestelyt (katuosoite, postinumero, kaupunki/kunta, maa, puhelinnumerot sekä kirjeenvaihtokielet).

  • Hakijan antamat erityistarpeita koskevat tiedot.

  • Hakijan tässä valintamenettelyssä antamat tiedot, joiden avulla voidaan arvioida, vastaako hakija kiinnostuksenilmaisupyynnössä määriteltyä profiilia (kansalaisuudet, koulutus, työkokemus, kielitaito, hakijan sitoumukset, joiden mukaan hän suostuu tarvittaviin turvallisuusselvityksiin, ja muut tiedot).

  • Kullekin hakijalle EPSO-tilin kautta toimitetut tiedot, jotka koskevat valintamenettelyä, mukaan lukien kokeiden tulokset.

Pakolliset ja vapaaehtoiset vastaukset: Kaikki kentät ovat lähtökohtaisesti pakollisia. Jos niitä ei ole täytetty, rekisteröinti ei ole mahdollista. Kentät, joiden täyttäminen on vapaaehtoista, osoitetaan tätä koskevalla merkinnällä.

Oikeusperusta: Asetus N:o 31/ETY, 11/Euratom, Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiajärjestön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta (EYVL 45, 14.6.1962, s. 1385), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 7 päivänä heinäkuuta 2016 annetulla komission delegoidulla asetuksella (EU) 2016/1611; Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta 25 päivänä heinäkuuta 2002 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja Euroopan oikeusasiamiehen päätös 2002/620/EY.

Tietojen vastaanottajat: Yksikkö, joka on pyytänyt valintamenettelyn järjestämistä. Jos on tehty henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu hallinnollinen valitus ja/tai pantu vireille oikeudellinen muutoksenhaku Euroopan unionin tuomioistuimessa, tiedot annetaan myös nimittävän viranomaisen ja/tai Euroopan unionin tuomioistuimen oikeudellisille yksiköille. OLAFin, tutkinta- ja kurinpitotoimiston, sisäisen tarkastuksen toimialan ja tilintarkastustuomioistuimen henkilökunta saa pyynnöstään tiedot, jotka ovat tarpeen virallisia tutkimuksia tai tarkastuksia varten. Hakijan antamat erityistarpeita koskevat tiedot säilytetään yksinomaan EPSOn esteettömästä liikkumisesta vastaavassa työryhmässä.

Rekisterinpitäjän lukuun suoritettava henkilötietojen käsittely ottaen asianmukaisesti huomioon asetuksen (EU) 2018/1725 29 artikla: Valintalautakunnat, yksityiset yritykset.

Käsittelyn laillisuus: Käsittely on tarpeen sellaisen tehtävän suorittamiseksi, joka tehdään yleisen edun nimissä perussopimusten nojalla (henkilöstön rekrytointi).

Käsittelyn aloittamispäivä: Hakemuksen päivämäärä.

Henkilötietojen säilyttämisen määräajat: Jäljennökset hakijan hakemusasiakirjoista arkistoidaan ja säilytetään EPSOssa kymmenen vuoden ajan.

Oikeus saada tietoja ja oikaista niitä: Jokainen hakija voi käydä EPSO-tilillään ja tarkistaa omat tietonsa ja korjata niitä milloin tahansa verkossa. Tämä ei kuitenkaan koske etunimeä, sukunimeä, alkuperäistä sukunimeä, sukupuolta, syntymäaikaa ja -paikkaa eikä kansalaisuuksia. Jos näitä halutaan muuttaa, EPSOlle on toimitettava virallinen kirjallinen pyyntö, joka tulee perustella. Pyyntö on toimitettava EPSOon verkkolomakkeella.

Ennen kuin hakija validoi hakemuksensa lopullisesti, hän voi muuttaa mitä tahansa hakemuksensa tietoja. Validoinnin jälkeen hakulomakkeen tietoja ei voi muuttaa.

Hakijat voivat milloin tahansa kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (edps@edps.europa.eu).

 

Yksilöidyt tietosuojaperiaatteet, jotka koskevat henkilötietojen suojaa sopimussuhteisten toimihenkilöiden valintamenettelyssä

Kaikkia henkilötietoja, joita hakijat ovat antaneet sopimussuhteisten toimihenkilöiden valintamenettelyssä, käsitellään 23 päivänä lokakuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti. EPSO antaa hakijoille asetuksen 15 ja 16 artiklan mukaisesti seuraavat tiedot:

Rekisterinpitäjän henkilöllisyys: Minna Vuorio, EPSOn johtaja.

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Tarkoituksena on auttaa Euroopan unionin toimielimiä ja tarvittaessa sääntelyvirastoja sopimussuhteisten toimihenkilöiden valinnassa muodostamalla hakijoista ajan tasalla oleva tietokanta. Tällöin rekrytointi on kyseisten laitosten vastuulla. Hakijalle toimitetaan valintamenettelyn eri vaiheissa tehdyt päätökset henkilökohtaisesti hakijan EPSO-tilin kautta.

Kerättävät tiedot: Tiedot hakijoista, jotka on rekisteröity sopimussuhteisten toimihenkilöiden valintamenettelyä varten.

  • Henkilötiedot, joiden avulla hakija tunnistetaan (sukunimi, etunimi, alkuperäinen sukunimi, syntymäaika ja -paikka, sukupuoli, henkilöllisyystodistuksen numero ja voimassaoloaika, kansallinen henkilötunnus ja sähköpostiosoite).

  • Hakijan antamat tiedot, joiden avulla hoidetaan kokeiden käytännön järjestelyt (katuosoite, postinumero, kaupunki/kunta, maa, puhelinnumerot sekä kirjeenvaihtokielet).

  • Hakijan antamat erityistarpeita koskevat tiedot.

  • Hakijan tässä valintamenettelyssä antamat tiedot, joiden avulla voidaan arvioida, vastaako hakija kiinnostuksenilmaisupyynnössä määriteltyä profiilia (kansalaisuudet, koulutus, työkokemus, kielitaito, hakijan sitoumukset, joiden mukaan hän suostuu tarvittaviin turvallisuusselvityksiin, ja muut tiedot).

  • Kullekin hakijalle EPSO-tilin kautta toimitetut tiedot, jotka koskevat valintamenettelyä, mukaan lukien kokeiden tulokset.

Pakolliset ja vapaaehtoiset vastaukset: Kaikki kentät ovat lähtökohtaisesti pakollisia. Jos niitä ei ole täytetty, rekisteröinti ei ole mahdollista. Kentät, joiden täyttäminen on vapaaehtoista, osoitetaan tätä koskevalla merkinnällä.

Oikeusperusta: Asetus N:o 31/ETY, 11/Euratom, Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiajärjestön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta (EYVL 45, 14.6.1962, s. 1385), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 7 päivänä heinäkuuta 2016 annetulla komission delegoidulla asetuksella (EU) 2016/1611. Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta 25 päivänä heinäkuuta 2002 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja Euroopan oikeusasiamiehen päätös 2002/620/EY.

Tietojen vastaanottajat: Yksiköt, jotka vastaavat EU:n toimielinten ja sääntelyvirastojen rekrytoinnista. Jos on tehty henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu hallinnollinen valitus ja/tai pantu vireille oikeudellinen muutoksenhaku Euroopan unionin tuomioistuimessa, tiedot annetaan myös nimittävän viranomaisen ja/tai Euroopan unionin tuomioistuimen oikeudellisille yksiköille.

Rekisterinpitäjän lukuun suoritettava henkilötietojen käsittely ottaen asianmukaisesti huomioon asetuksen (EU) 2018/1725 29 artikla: Valintalautakunnat, yksityiset yritykset.

Käsittelyn laillisuus: Käsittely on tarpeen sellaisen tehtävän suorittamiseksi, joka tehdään yleisen edun nimissä perussopimusten nojalla (henkilöstön rekrytointi).

Käsittelyn aloittamispäivä: Hakemuksen päivämäärä.

Säilytysaika: EPSO säilyttää hakijan hakemusasiakirjojen jäljennökset arkistossaan kahden vuoden ajan siitä kun kiinnostuksenilmaisupyynnössä määriteltyä profiilia koskeva valintamenettely on virallisesti päättynyt tai kahden vuoden ajan siitä kun hakija on nimenomaisesti pyytänyt hakemuksensa poistamista tietokannasta.

Oikeus saada tietoja ja oikaista niitä: Jokainen hakija voi käydä EPSO-tilillään ja tarkistaa omat tietonsa ja korjata niitä milloin tahansa verkossa. Tämä ei kuitenkaan koske etunimeä, sukunimeä, alkuperäistä sukunimeä, sukupuolta, syntymäaikaa ja -paikkaa eikä kansalaisuuksia. Jos näitä halutaan muuttaa, EPSOlle on toimitettava virallinen kirjallinen pyyntö, joka tulee perustella. Pyyntö on toimitettava EPSOon verkkolomakkeella.

Ennen kuin hakija validoi hakemuksensa lopullisesti, hän voi muuttaa hakemuksensa tietoja. Tämän jälkeen ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka mahdollistavat hakijan tunnistamisen, voidaan muuttaa. Ns. jatkuvasti meneillään olevissa CAST-valintamenettelyissä, joiden otsikko alkaa tunnuksella EPSO/CAST/P, hakijat voivat kuitenkin aina muuttaa tietojaan, jopa tietojen validoinnin jälkeen.

Hakijat voivat milloin tahansa kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (edps@edps.europa.eu).

 

Yksilöidyt tietosuojaperiaatteet, jotka koskevat henkilötietojen suojaa sopimussuhteisten toimihenkilöiden jatkuvassa CAST-valintamenettelyssä

Jatkuvasti meneillään olevan CAST-valintamenettelyn erityisluonteen vuoksi hakijoiden henkilötietoja säilytetään menettelyn keston ja sen päättymistä seuraavien kolmen vuoden ajan, ellei tietojen omistaja sitä ennen nimenomaisesti pyydä tietojensa poistamista. Kun poistamispyyntö on vastaanotettu, tietoja ei voi enää käyttää eivätkä ne ole saatavilla EPSOn tietotekniikkajärjestelmissä. Tiedot kuitenkin säilytetään tässä tilassa kolmen vuoden ajan päivästä, jona niiden poistamista on pyydetty, jotta EPSO voi noudattaa oikeudellisten muutoksenhakumenettelyjen yhteydessä mahdollisesti aiheutuvia velvoitteita. Kun kolmen vuoden säilytysaika päättyy, tiedot poistetaan.



Hakija saa avata vain yhden EPSO-tilin, joten jos sellainen on jo avattu, toista ei saa avata. Jos hakija ei noudata tätä sääntöä, hänet suljetaan pois kilpailuista ja valintamenettelyistä, joihin hän on hakenut näiden tilien kautta.
Napsauttamalla alempana olevaa kohtaa hakija sitoutuu noudattamaan tätä sääntöä ja vahvistaa, että hänelle on kerrottu edellä kuvatusta henkilötietojen käsittelystä.