Särskilda regler för skydd av personuppgifter vid allmänna uttagningsprov

Alla personuppgifter som du lämnar i samband med att du söker till ett allmänt uttagningsprov behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018. Enligt artiklarna 15 och 16 i den förordningen ska Epso informera de sökande om följande:

Den personuppgiftsansvariges identitet: Gilles Guillard, tillförordnad direktör för Epso.

Ändamål med behandlingen av uppgifterna: Anordna allmänna uttagningsprov för rekrytering av personal till EU:s institutioner, administrera ansökningar och de olika etapperna i uttagningsproven och förvalta och kontrollera hur reservlistorna används.

De uppgifter som berörs:

  • Personuppgifter som gör det möjligt att identifiera de sökande (efternamn, förnamn, födelsenamn, födelsedatum och födelseort, kön, id-handlingens nummer och giltighetstid, personnummer och mejladress).

  • Information som du lämnat för det praktiska genomförandet av tillträdesprov och alla andra prov (adress, postnummer, ort, land, telefonnummer och kommunikationsspråk).

  • Information som du lämnat om särskilda behov.

  • Information som du lämnat för bedömningen av om du är behörig att söka enligt kriterierna i meddelandet om uttagningsprov (medborgarskap, språk, examensbevis/utbildning: vilket år det utfärdats, titel, namn på utfärdande organ och yrkeserfarenhet).

  • Din motivering för att söka till uttagningsprovet.

  • Resultaten från tillträdesprovet, de skriftliga och muntliga proven (även de som har gjorts vid utvärderingscentrum), kompetenspass samt uppgifter om dina färdigheter och kompetenser.

Obligatoriska eller frivilliga uppgifter: Alla fält måste i regel fyllas i. Om de inte fylls i, fungerar inte registreringen. Valfria fält markeras separat.

Rättslig grund: Förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen (EGT 45, 14.6.1962, s. 1385), senast ändrad genom kommissionens delegerade förordning (EU) 2016/1611 av den 7 juli 2016. Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Ekonomiska och sociala kommitténs, Regionkommitténs och EU-ombudsmannens beslut 2002/620/EG av den 25 juli 2002 om upprättande av Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal.

Mottagare av uppgifterna: EU:s institutioner och/eller organ, kontor och byråer har tillgång till godkända sökandes uppgifter för att kunna erbjuda dem en tjänst (de får ingen information om eventuella funktionsnedsättningar, om du inte uttryckligen har gett samtycke till att sådana uppgifter får översändas). Om du lämnar in ett administrativt klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna och/eller överklagar till EU:s domstolar, även den juridiska avdelningen vid den berörda tillsättningsmyndigheten och/eller EU:s domstolar. Anställda vid Olaf, IDOC, IAS och revisionsrätten på begäran, begränsat till vad som är nödvändigt för officiella utredningar eller revisionsändamål. Information som du lämnat om särskilda behov kommer enbart att sparas hos den berörda enheten vid Epso. Om du uttryckligen har gett ditt samtycke kan ditt för- och efternamn, din mejladress och referensen till det uttagningsprov du vill delta i överföras till de nationella myndigheterna i det EU-land som du är medborgare i.

Behandling av personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning med beaktande av artikel 29 i förordning (EU) 2018/1725: Uttagningskommittéer, privata företag.

Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att utföra en arbetsuppgift av allmänt intresse på grundval av fördragen (rekrytering av personal).

Dag när behandlingen av uppgifterna börjar: Datum för tillämpning.

Lagringstid: För uppgifter som lämnats på nätet – 12 månader efter det att en godkänd sökande har fått anställning eller till det att reservlistan inte längre är giltig för dem som inte får anställning. Uppgifter som lämnats av icke godkända sökande sparas i 12 månader efter vederbörandes sista uttagningsprov. Icke-validerade ansökningar: 12 månader efter sista ansökningsdag. Pappersdokument arkiveras och sparas i 10 år.

Rätt till tillgång till uppgifter och rätt att ändra dem: Genom ditt Epsokonto kan du kontrollera dina personliga uppgifter och ändra dem online när du vill, med undantag av uppgifter om för- och efternamn, födelsenamn, kön, födelsedatum, födelseort och medborgarskap. För dessa uppgifter måste du skicka in en skriftlig formell begäran med motivering till Epso via vårt webbformulär.

Fram till den slutliga valideringen av ansökan kan du fortfarande ändra alla uppgifter i ansökan. Efter valideringen kan inga uppgifter i ansökningsformuläret ändras.

Du har rätt att när som helst vända dig till Europeiska datatillsynmannen (edps@edps.europa.eu).

 

Särskilda regler för skydd av personuppgifter vid urvalsförfarande för tillfälligt anställda

Alla personuppgifter som du lämnar i samband med urvalsförfarandet behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018. Enligt artiklarna 15 och 16 i den förordningen ska Epso informera de sökande om följande:

Den personuppgiftsansvariges identitet: Gilles Guillard, tillförordnad direktör för Epso.

Ändamål med behandlingen av uppgifterna: Anordna urvalsförfaranden för tillfälligt anställda för rekrytering till EU:s institutioner och andra EU-organ och EU-byråer.

De uppgifter som berörs:

  • Personuppgifter som gör det möjligt att identifiera de sökande (efternamn, förnamn, födelsenamn, födelsedatum och födelseort, kön, id-handlingens nummer och giltighetstid, personnummer och mejladress).

  • Information som du lämnat för det praktiska genomförandet av prov (adress, postnummer, ort, land, telefonnummer och kommunikationsspråk).

  • Information som du lämnat om särskilda behov.

  • Information som du har lämnat i samband med urvalsförfarandet för bedömningen av din profil mot bakgrund av inbjudan till intresseanmälan (medborgarskap, utbildning, yrkeserfarenhet, språk, medgivande till säkerhetskontroller och övriga uppgifter).

  • Personlig information som meddelas de sökande individuellt, via deras Epsokonto, om resultaten av urvalsprocessen, bland annat provresultaten.

Obligatoriska eller frivilliga uppgifter: Alla fält måste i regel fyllas i. Om de inte fylls i, fungerar inte registreringen. Valfria fält markeras separat.

Rättslig grund: Förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen (EGT 45, 14.6.1962, s. 1385), senast ändrad genom kommissionens delegerade förordning (EU) 2016/1611 av den 7 juli 2016. Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Ekonomiska och sociala kommitténs, Regionkommitténs och EU-ombudsmannens beslut 2002/620/EG av den 25 juli 2002 om upprättande av Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal.

Mottagarna av uppgifterna: Den avdelning som begärde att ett urvalsförfarande skulle anordnas. Om du lämnar in ett administrativt klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna och/eller överklagar till EU:s domstolar, även den juridiska avdelningen vid den berörda tillsättningsmyndigheten och/eller EU:s domstolar. Anställda vid Olaf, IDOC, IAS och revisionsrätten på begäran, begränsat till vad som är nödvändigt för officiella utredningar eller revisionsändamål. Information som du lämnat om särskilda behov kommer enbart att lagras hos den berörda enheten vid Epso.

Behandling av personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning med beaktande av artikel 29 i förordning (EU) 2018/1725: Urvalskommittéer, privata företag.

Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att utföra en arbetsuppgift av allmänt intresse på grundval av fördragen (rekrytering av personal).

Dag när behandlingen av uppgifterna börjar: Datum för tillämpning.

Tidsfrist för bevarande av personuppgifter: En kopia av din ansökan sparas och arkiveras hos Epso i tio år.

Rätt till tillgång till uppgifter och rätt att ändra dem: Genom ditt Epsokonto kan du kontrollera dina personliga uppgifter och ändra dem online när du vill, med undantag av uppgifter om för- och efternamn, födelsenamn, kön, födelsedatum, födelseort och medborgarskap. För dessa uppgifter måste du skicka in en skriftlig formell begäran med motivering till Epso via vårt webbformulär.

Fram till den slutliga valideringen av ansökan kan du fortfarande ändra alla uppgifter i ansökan. Efter valideringen kan inga uppgifter i ansökningsformuläret ändras.

Du har rätt att när som helst vända dig till Europeiska datatillsynmannen (edps@edps.europa.eu).

 

Särskilda regler för skydd av personuppgifter vid urvalsförfarande för kontraktsanställda

Alla personuppgifter som du lämnar i samband med ett sådant urvalsförfarande behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018. Enligt artiklarna 15 och 16 i den förordningen ska Epso informera de sökande om följande:

Den personuppgiftsansvariges identitet: Gilles Guillard, tillförordnad direktör för Epso.

Ändamål med behandlingen av uppgifterna: Hjälpa EU-institutionerna och, i tillämpliga fall, tillsynsorgan vid urvalet av kontraktsanställda genom att upprätta en aktuell databas över sökande, eftersom institutionerna ansvarar för rekryteringen. Enskilda beslut under urvalsprocessen skickas till varje sökande via deras Epsokonto.

De uppgifter som berörs: Personuppgifter för sökande som har registrerats för urvalsprocessen för kontraktsansställda.

  • Personuppgifter som gör det möjligt att identifiera de sökande (efternamn, förnamn, födelsenamn, födelsedatum och födelseort, kön, id-handlingens nummer och giltighetstid, personnummer och mejladress).

  • Information som du lämnat för det praktiska genomförandet av prov (adress, postnummer, ort, land, telefonnummer och kommunikationsspråk).

  • Information som du lämnat om särskilda behov.

  • Information som du har lämnat i samband med urvalsförfarandet för bedömningen av din profil mot bakgrund av inbjudan till intresseanmälan (medborgarskap, utbildning, yrkeserfarenhet, språk, medgivande till säkerhetskontroller och övriga uppgifter).

  • Personlig information som meddelas de sökande individuellt, via deras Epsokonto, om resultaten av urvalsprocessen, bland annat provresultaten.

Obligatoriska eller frivilliga uppgifter: Alla fält måste i regel fyllas i. Om de inte fylls i, fungerar inte registreringen. Valfria fält markeras separat.

Rättslig grund: Förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen (EGT 45, 14.6.1962, s. 1385), senast ändrad genom kommissionens delegerade förordning (EU) 2016/1611 av den 7 juli 2016. Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Ekonomiska och sociala kommitténs, Regionkommitténs och EU-ombudsmannens beslut 2002/620/EG av den 25 juli 2002 om upprättande av Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal.

Mottagare av uppgifterna: De avdelningar som ansvarar för rekryteringen inom institutionerna och tillsynsorgan. Om du lämnar in ett administrativt klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna och/eller överklagar till EU:s domstolar, även den juridiska avdelningen vid den berörda tillsättningsmyndigheten och/eller EU:s domstolar.

Behandling av personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning med beaktande av artikel 29 i förordning (EU) 2018/1725: Uttagningskommittéer, privata företag.

Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att utföra en arbetsuppgift av allmänt intresse på grundval av fördragen (rekrytering av personal).

Dag när behandlingen av uppgifterna börjar: Datum för tillämpning.

Lagringstid: En kopia av din ansökan sparas och arkiveras hos Epso i två år efter det officiella slutdatumet för en viss profil enligt inbjudan till intresseanmälan eller två år efter det att du har lämnat in en uttrycklig begäran om att dra tillbaka din ansökan från databasen.

Rätt till tillgång till uppgifter och rätt att ändra dem: Genom ditt Epsokonto kan du kontrollera dina personliga uppgifter och ändra dem online när du vill, med undantag av uppgifter om för- och efternamn, födelsenamn, kön, födelsedatum, födelseort och medborgarskap. För dessa uppgifter måste du skicka in en skriftlig formell begäran med motivering till Epso via vårt webbformulär.

Fram till den slutliga valideringen av ansökan kan du fortfarande ändra dina uppgifter. Därefter får endast sådana personuppgifter som möjliggör identifiering av den sökande ändras. För de så kallade CAST Permanent-urvalsförfarandena (som har ett namn som börjar på EPSO/CAST/P) är det dock alltid möjligt för dig att ändra dina uppgifter, även efter validering.

Du har rätt att när som helst vända dig till Europeiska datatillsynmannen (edps@edps.europa.eu).

 

Särskilda regler för skydd av personuppgifter vid urvalsförfarande för kontraktsanställda inom CAST PERMANENT

Mot bakgrund av Cast-förfarandets särskilda karaktär sparas de sökandes personuppgifter under hela förfarandet plus tre år efter det att det har avslutats, såvida inte uppgiftsägaren uttryckligen begär att få sina uppgifter raderade tidigare. I så fall avaktiveras uppgifterna och tillgången till dem spärras i Epsos it-system De behålls dock i avaktiverat skick i tre år från och med dagen för begäran om radering, för att Epso ska kunna uppfylla eventuella skyldigheter som kan uppstå i samband med rättsliga överklagandeförfaranden. Efter tre år raderas uppgifterna.



Du får bara skapa ett Epsokonto. Om du redan har ett Epsokonto, får du inte skapa ett nytt. Om du bryter mot denna regel kommer du att uteslutas från de uttagningsprov/urvalsförfaranden du har ansökt till via dessa konton.
Genom att klicka nedan samtycker du till att följa denna regel och bekräftar att du har tagit del av informationen ovan om hur dina personuppgifter behandlas.