HENKILÖTIETOJEN SUOJA

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten henkilötietoja käsitellään ja miten ne suojataan.

 

Yksilöidyt tietosuojaperiaatteet, jotka koskevat henkilötietojen suojaa avoimissa kilpailuissa

Tietojen käsittelyn tarkoitus: Kilpailuihin perustuva pysyvän henkilöstön valinta Euroopan unionin toimielimiin, elimiin tai laitoksiin

Rekisterinpitäjä: EPSO

Rekisteriviite: DPR-EC-01159.1

  1. Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja käsitellään, miten kaikkia luovutettuja henkilötietoja kerätään, käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös henkilötietojen käsittelystä vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat EPSOn suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää ’Kilpailuihin perustuva pysyvän henkilöstön valinta Euroopan unionin toimielimiin, elimiin tai laitoksiin’.

  1. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: EPSO kerää ja käsittelee henkilötietoja järjestäessään avoimia ja sisäisiä kilpailuja, joiden tarkoituksena on valita henkilöstöä EU:n virkamiehiksi, hallinnoidessaan kilpailujen rekisteröitymiseen ja kilpailujen eri vaiheisiin liittyviä hallinnollisia näkökohtia ja hallinnoidessaan ja valvoessaan varallaololuetteloiden käyttöä.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

  1. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Henkilötietoja käsitellään, koska

  • käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
  • käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Käsittelyn perusta on vahvistettu seuraavissa unionin säädöksissä:

Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiajärjestön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta annettu asetus N:o 31 (ETY) 11 (Euratom) (EYVL P 45, 14.6.1962, s. 1385), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 7. heinäkuuta 2016 annetulla komission delegoidulla asetuksella (EU) 2016/1611. Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta 25 päivänä heinäkuuta 2002 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja Euroopan oikeusasiamiehen päätös 2002/620/EY. Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston organisaatiosta ja toiminnasta 25 päivänä heinäkuuta 2002 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission pääsihteerien, tuomioistuimen kirjaajan, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean pääsihteerien sekä oikeusasiamiehen edustajan päätös 2002/621/EY.

EPSO käsittelee erityisiä henkilötietoryhmiä ja erityisesti terveystietoja, koska

  • rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten;
  • käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työlainsäädännön sekä sosiaaliturvaa ja sosiaalista suojelua koskevan lainsäädännön alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista.

Hakijoita pyydetään vastaamaan erityisesti seuraavaan hakulomakkeen kysymykseen: ”Tarvitsetko valintakokeita varten erityisjärjestelyjä toimintarajoitteen tai terveydellisen tilanteesi vuoksi?” Jos hakija vastaa myöntävästi, häntä pyydetään antamaan tietoja terveydentilastaan ja erityisesti siitä toimintarajoitteesta tai terveydellisestä ongelmasta, jonka vuoksi hän pyytää erityisjärjestelyjä, sekä toimittamaan pyyntöä tukevia liiteasiakirjoja. Tällaisten tietojen kerääminen on tarpeen, jotta EPSO voi arvioida puolueettomasti ja tapauskohtaisesti kunkin hakijan erityistilanteen ja tarjota kokeita varten kohtuullisia mukautuksia, joiden avulla hakijat voivat suorittaa kokeet tarpeisiinsa nähden mahdollisimman hyvissä olosuhteissa. Hakijoiden toimittamat terveyttä koskevat tiedot kattavat useita luokkia: tilapäinen terveydellinen ongelma / pysyvä terveydellinen ongelma / toimintarajoite, raskaus / imetys.

  1. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

EPSO kerää tämän käsittelytoimen yhteydessä seuraavanlaisia henkilötietoja:

  • Henkilötiedot, joiden avulla hakija tunnistetaan: etunimi (-nimet), nykyinen sukunimi (nykyiset sukunimet), sukunimi (-nimet) syntymähetkellä, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus (kansalaisuudet), pääkieli, henkilöasiakirjan tyyppi ja numero, henkilöasiakirjan jäljennös, josta ilmenevät kaikki henkilötiedot, kansallinen henkilötunnus, sähköpostiosoite, kilpailun hakijanumero, salainen tunnistenumero, joka mahdollistaa kokeiden anonyymin pisteyttämisen, ”hyväksyntänumero”, jota käytetään tunnisteena tietokoneella tehtävissä kokeissa. Sisäisissä kilpailuissa myös henkilöstönumero, hallinnollinen asema, tehtäväryhmä ja palkkaluokka.
  • Hakijoiden EPSO-tilin käyttöön liittyvät henkilötiedot: henkilökohtainen käyttäjänumero, käyttäjätunnus, salasana, käyttäjän lokitiedot.
  • Hakijoiden henkilötiedot yhteydenpitoa ja kokeiden käytännön järjestämistä varten: katuosoite, postinumero, kaupunki/kunta, maa, puhelinnumerot sekä kirjeenvaihtokielet ja kokeen kielet; hakijoiden toimittamat tiedot erityistarpeista (erityisesti tiedot terveydellisestä tilanteesta ja/tai toimintarajoitteesta); tiedot perhesuhteista sekä sosiaalisista ja ammatillisista suhteista, jotka voivat aiheuttaa eturistiriidan.
  • Hakijoiden henkilötiedot, joita tarvitaan hakijoiden arviointiin kilpailuilmoituksessa vahvistettujen osallistumista koskevien edellytysten ja valintakriteerien perusteella sekä motivaation arviointiin: koulutustausta, yksityiskohtaiset tiedot työkokemuksesta, asiantuntemuksesta ja teknisistä taidoista, kielitaito.
  • Hakijoiden kilpailun eri vaiheissa saavuttamat tulokset sekä tiedot, jotka koskevat hakijoiden pätevyyttä, taitoja ja osaamista (valintalautakunnan antamat pisteet ja kommentit).

Kaikkiin asteriskilla merkittyihin sähköisen hakulomakkeen kenttiin on annettava pyydetyt henkilötiedot. Jos näitä kenttiä ei ole täytetty, rekisteröityminen ei ole mahdollista.

Tiedot, jotka liittyvät hakijoiden kilpailun eri vaiheissa saavuttamiin tuloksiin, sekä tiedot, jotka koskevat hakijoiden pätevyyttä, taitoja ja osaamista (valintalautakunnan antamat pisteet ja kommentit), saadaan kilpailumenettelyn aikana, ja ne ovat peräisin kilpailun valintalautakunnan suorittamasta arvioinnista.

  1. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

EPSO säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin tietojen keräämisen tarkoitus tai jatkokäsittely sitä edellyttää, toisin sanoen

  • tietystä kilpailusta karsiutuneita hakijoita koskevat asiakirjat kahden vuoden ajan alkaen päivästä, jona hakija on karsiutunut kilpailusta;
  • tietyn kilpailun varallaololuetteloon kirjattujen hakijoiden asiakirjat kahden vuoden ajan varallaololuettelon voimassaolon päättymisestä;
  • kilpailujen järjestämistä koskevat tausta-asiakirjat kymmenen vuoden ajan kilpailun päättymisestä;
  • hakijoiden henkilötiedot, jotka on toimitettu sellaisen tiettyä kilpailua koskevan hakemuksen yhteydessä, jota ei validoitu ajoissa, yhden vuoden ajan kilpailun hakuajan päättymispäivästä.
  1. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot yms.) tallennetaan joko Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Komission toimeksisaajien on komission puolesta tietoja käsitellessään noudatettava erityistä sopimuslauseketta ja salassapitovelvoitteita, joita aiheutuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 täytäntöönpanosta EU:n jäsenvaltioissa.

Komissio on ottanut henkilötietojen suojaamiseksi käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä varmistetaan verkkoturvallisuus ja pienennetään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

  1. Kenellä on oikeus tutustua henkilötietoihin ja kenelle niitä luovutetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä muut tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetut työntekijät. Heidän on noudatettava luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.

Tietojen vastaanottajat:

  • Valintalautakunnat, henkilöstösääntöjen liitteessä III olevassa 3 artiklassa tarkoitetut sääntöjen alaiset arvioijat (neuvonantajina toimivat kokeiden vastaanottajat), EPSOn henkilöstö: hakijoiden osallistumisedellytysten arvioimiseksi ja ansioiden vertailemiseksi (lautakunnat ja arvioijat) ja valintalautakuntien avustamiseksi (EPSOn henkilöstö).
  • EU:n toimielimet ja muut elimet: palvelukseenottomenettelyjä varten (tietoa toimintarajoitteesta ei kuitenkaan anneta, ellei hakija ole nimenomaisesti suostunut kyseisen tiedon antamiseen).
  • EU:n tuomioistuimet, kyseisen nimittävän viranomaisen oikeudelliset yksiköt: silloin, kun on kyse henkilöstösääntöjen 90 artiklan 1 tai 2 kohdan mukaisesta hallinnollisesta hakemuksesta tai valituksesta ja/tai oikeudellisesta muutoksenhausta EU:n tuomioistuimessa.
  • Petostentorjuntavirasto (OLAF), tutkinta- ja kurinpitotoimisto (IDOC), sisäisen tarkastuksen toimiala (IAS) ja tilintarkastustuomioistuin: pyynnöstä ja rajoittuen siihen, mikä on tarpeen virallisia tutkimuksia tai tilintarkastusta varten.
  • Euroopan oikeusasiamies: pyynnöstä ja rajoittuen siihen, mikä on tarpeen virallisia tutkimuksia varten.
  • EPSOn sopimuskumppanit, jotka vastaavat tiettyjen kokeiden käytännön järjestelyistä: sopimuskumppaneille toimitettavat tiedot ovat ajallisesti ja laajuudeltaan rajattuja, ja niitä käytetään ainoastaan hakijoiden yksilöintiin testikeskuksessa ja oikean koevaihtoehdon hallinnointiin.
  • EU:n jäsenvaltiot: jos hakija antaa nimenomaisen suostumuksensa, hänen etunimensä, sukunimensä, sähköpostiosoitteensa ja kilpailun viitenumero voidaan ilmoittaa sen EU:n jäsenvaltion (niiden EU:n jäsenvaltioiden) viranomaisille, jonka (joiden) kansalainen hakija on, avun antamiseksi valintamenettelyssä ja palvelukseenottomenettelyissä.

Kerättyjä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi lainsäädännön edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.

  1. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Asianosaisilla on ’rekisteröidyn’ oikeudet, joista säädetään asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla), kuten oikeus saada nähdä omat henkilötietonsa ja oikaista ne, jos niissä on virheitä tai puutteita. Hakijalla on tietyin edellytyksin oikeus poistaa henkilötiedot, rajoittaa ja vastustaa niiden käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus omaan tilanteeseensa liittyvistä syistä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka suoritetaan laillisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Rekisteröity on antanut suostumuksensa siihen, että EPSO voi käsitellä hänen henkilötietojaan tässä yhteydessä. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei poista perumista edeltävän tietojen käsittelyn laillisuutta.

Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Oikeuksia koskevissa yhteydenotoissa tulee ilmoittaa, mistä käsittelytoimista on kyse (eli mainita rekisteriviite, joka annetaan kohdassa 10).

  1. Yhteystiedot
  • Rekisterinpitäjä

Jos rekisteröity haluaa käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiaan, esittää huomautuksia, kysymyksiä tai huolenaiheita tai tehdä kantelun henkilötietojen keräämisestä tai käytöstä, hän voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään EPSO Webformin kautta.

  • Komission tietosuojavastaava

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (edps@edps.europa.eu) ja tehdä kantelu, jos hän katsoo, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojen käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien loukkaamiseen.

  1. Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_fi.

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla viitteellä: DPR-EC-01159.

 

 

Yksilöidyt tietosuojaperiaatteet, jotka koskevat henkilötietojen suojaa väliaikaisten toimihenkilöiden valintamenettelyssä

Tietojen käsittelyn tarkoitus: Väliaikaisen henkilöstön valinta Euroopan unionin toimielimiin, elimiin tai laitoksiin

Rekisterinpitäjä: EPSO

Rekisteriviite: DPR-EC-01154.1

  1. Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja käsitellään, miten kaikkia luovutettuja henkilötietoja kerätään, käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös henkilötietojen käsittelystä vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat EPSOn suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää ’Väliaikaisen henkilöstön valinta Euroopan unionin toimielimiin, elimiin tai laitoksiin'.

  1. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: EPSO kerää ja käsittelee henkilötietoja järjestäessään valintamenettelyjä, joiden tarkoituksena on valita henkilöstöä väliaikaisiksi toimihenkilöiksi EU:n toimielimiin, elimiin ja laitoksiin, hallinnoidessaan valintamenettelyjen rekisteröitymiseen ja menettelyjen eri vaiheisiin liittyviä hallinnollisia näkökohtia ja hallinnoidessaan ja valvoessaan varallaolotietokantojen käyttöä.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

  1. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Henkilötietoja käsitellään, koska

  • käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
  • käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Käsittelyn perusta on vahvistettu seuraavissa unionin säädöksissä:

Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiajärjestön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta annettu asetus N:o 31 (ETY) 11 (Euratom) (EYVL P 45, 14.6.1962, s. 1385), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 7. heinäkuuta 2016 annetulla komission delegoidulla asetuksella (EU) 2016/1611. Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta 25 päivänä heinäkuuta 2002 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja Euroopan oikeusasiamiehen päätös 2002/620/EY. Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston organisaatiosta ja toiminnasta 25 päivänä heinäkuuta 2002 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission pääsihteerien, tuomioistuimen kirjaajan, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean pääsihteerien sekä oikeusasiamiehen edustajan päätös 2002/621/EY.

EPSO käsittelee erityisiä henkilötietoryhmiä ja erityisesti terveystietoja, koska

  • rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten;
  • käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työlainsäädännön sekä sosiaaliturvaa ja sosiaalista suojelua koskevan lainsäädännön alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista.

Hakijoita pyydetään vastaamaan erityisesti seuraavaan hakulomakkeen kysymykseen: ”Tarvitsetko valintakokeita varten erityisjärjestelyjä toimintarajoitteen tai terveydellisen tilanteesi vuoksi?” Jos hakija vastaa myöntävästi, häntä pyydetään antamaan tietoja terveydentilastaan ja erityisesti siitä toimintarajoitteesta tai terveydellisestä ongelmasta, jonka vuoksi hän pyytää erityisjärjestelyjä, sekä toimittamaan pyyntöä tukevia liiteasiakirjoja. Tällaisten tietojen kerääminen on tarpeen, jotta EPSO voi arvioida puolueettomasti ja tapauskohtaisesti kunkin hakijan erityistilanteen ja tarjota kokeita varten kohtuullisia mukautuksia, joiden avulla hakijat voivat suorittaa kokeet tarpeisiinsa nähden mahdollisimman hyvissä olosuhteissa. Hakijoiden toimittamat terveyttä koskevat tiedot kattavat useita luokkia: tilapäinen terveydellinen ongelma / pysyvä terveydellinen ongelma / toimintarajoite, raskaus / imetys.

  1.  Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

EPSO kerää tämän käsittelytoimen yhteydessä seuraavanlaisia henkilötietoja:

  • Henkilötiedot, joiden avulla hakija tunnistetaan: etunimi (-nimet), nykyinen sukunimi (nykyiset sukunimet), sukunimi (-nimet) syntymähetkellä, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus (kansalaisuudet), pääkieli, henkilöasiakirjan tyyppi ja numero, henkilöasiakirjan jäljennös, josta ilmenevät kaikki henkilötiedot, kansallinen henkilötunnus, sähköpostiosoite, valintamenettelyn hakijanumero, salainen tunnistenumero, joka mahdollistaa kokeiden anonyymin pisteyttämisen, ”hyväksyntänumero”, jota käytetään tunnisteena tietokoneella tehtävissä kokeissa.
  • Hakijoiden EPSO-tilin käyttöön liittyvät henkilötiedot: henkilökohtainen käyttäjänumero, käyttäjätunnus, salasana, käyttäjän lokitiedot.
  • Hakijoiden henkilötiedot yhteydenpitoa ja kokeiden käytännön järjestämistä varten: katuosoite, postinumero, kaupunki/kunta, maa, puhelinnumerot sekä kirjeenvaihtokielet ja kokeen kielet; hakijoiden toimittamat tiedot erityistarpeista (erityisesti tiedot terveydellisestä tilanteesta ja/tai toimintarajoitteesta); tiedot perhesuhteista sekä sosiaalisista ja ammatillisista suhteista, jotka voivat aiheuttaa eturistiriidan.
  • Hakijoiden henkilötiedot, joita tarvitaan hakijoiden arviointiin kilpailuilmoituksessa vahvistettujen osallistumista koskevien edellytysten ja valintakriteerien perusteella sekä motivaation arviointiin: koulutustausta, yksityiskohtaiset tiedot työkokemuksesta, asiantuntemuksesta ja teknisistä taidoista, kielitaito.
  • Hakijoiden kilpailun eri vaiheissa saavuttamat tulokset sekä tiedot, jotka koskevat hakijoiden pätevyyttä, taitoja ja osaamista (valintalautakunnan antamat pisteet ja tilanteen mukaan sen kommentit).

Kaikkiin asteriskilla merkittyihin sähköisen hakulomakkeen kenttiin on annettava pyydetyt henkilötiedot. Jos näitä kenttiä ei ole täytetty, rekisteröityminen ei ole mahdollista.

Tiedot, jotka liittyvät hakijoiden valintamenettelyn eri vaiheissa saavuttamiin tuloksiin, sekä tiedot, jotka koskevat hakijoiden taitoja ja osaamista (kokeista saadut pisteet ja kommentit), saadaan valintamenettelyn aikana, ja ne ovat peräisin menettelyn puitteissa suoritetuista arvioinneista.

  1. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

EPSO säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin tietojen keräämisen tarkoitus tai jatkokäsittely sitä edellyttää, toisin sanoen

  • tietystä valintamenettelystä karsiutuneita hakijoita koskevat asiakirjat viiden vuoden ajan alkaen päivästä, jona hakija on karsiutunut valintamenettelystä;
  • tietyn valintamenettelyn varallaololuetteloon kirjattujen hakijoiden asiakirjat kahden vuoden ajan varallaololuettelon voimassaolon päättymisestä;
  • väliaikaisten toimihenkilöiden valintamenettelyjen järjestämistä koskevat tausta-asiakirjat viiden vuoden ajan valintamenettelyn päättymisestä;
  • hakijoiden henkilötiedot, jotka on toimitettu sellaisen tiettyä valintamenettelyä koskevan hakemuksen yhteydessä, jota ei validoitu ajoissa, yhden vuoden ajan valintamenettelyn hakuajan päättymispäivästä.
  1. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot yms.) tallennetaan joko Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Komission toimeksisaajien on komission puolesta tietoja käsitellessään noudatettava erityistä sopimuslauseketta ja salassapitovelvoitteita, joita aiheutuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 täytäntöönpanosta EU:n jäsenvaltioissa.

Komissio on ottanut henkilötietojen suojaamiseksi käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä varmistetaan verkkoturvallisuus ja pienennetään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

  1. Kenellä on oikeus tutustua henkilötietoihin ja kenelle niitä luovutetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä muut tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetut työntekijät. Heidän on noudatettava luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.

Tietojen vastaanottajat:

  • valintalautakunnat, (soveltuvin osin sovellettavien) henkilöstösääntöjen liitteessä III olevassa 3 artiklassa tarkoitetut sääntöjen alaiset arvioijat (neuvonantajina toimivat kokeiden vastaanottajat), EPSOn henkilöstö: hakijoiden osallistumisedellytysten arvioimiseksi ja ansioiden vertailemiseksi (lautakunnat ja arvioijat) ja valintalautakuntien avustamiseksi (EPSOn henkilöstö).
  • EU:n toimielimet ja muut elimet: palvelukseenottomenettelyjä varten (tietoa toimintarajoitteesta ei kuitenkaan anneta, ellei hakija ole nimenomaisesti suostunut kyseisen tiedon antamiseen).
  • EU:n tuomioistuimet, kyseisen nimittävän viranomaisen oikeudelliset yksiköt: silloin, kun on kyse henkilöstösääntöjen 90 artiklan 1 tai 2 kohdan mukaisesta hallinnollisesta hakemuksesta tai valituksesta ja/tai oikeudellisesta muutoksenhausta EU:n tuomioistuimessa.
  • Petostentorjuntavirasto (OLAF), tutkinta- ja kurinpitotoimisto (IDOC), sisäisen tarkastuksen toimiala (IAS) ja tilintarkastustuomioistuin: pyynnöstä ja rajoittuen siihen, mikä on tarpeen virallisia tutkimuksia tai tilintarkastusta varten.
  • Euroopan oikeusasiamies: pyynnöstä ja rajoittuen siihen, mikä on tarpeen virallisia tutkimuksia varten.
  • EPSOn sopimuskumppanit, jotka vastaavat tiettyjen kokeiden käytännön järjestelyistä: sopimuskumppaneille toimitettavat tiedot ovat ajallisesti ja laajuudeltaan rajattuja, ja niitä käytetään ainoastaan hakijoiden yksilöintiin testikeskuksessa ja oikean koevaihtoehdon hallinnointiin.

Kerättyjä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi lainsäädännön edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.

  1. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Asianosaisilla on ’rekisteröidyn’ oikeudet, joista säädetään asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla), kuten oikeus saada nähdä omat henkilötietonsa ja oikaista ne, jos niissä on virheitä tai puutteita. Hakijalla on tietyin edellytyksin oikeus poistaa henkilötiedot, rajoittaa ja vastustaa niiden käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus omaan tilanteeseensa liittyvistä syistä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka suoritetaan laillisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Rekisteröity on antanut suostumuksensa siihen, että EPSO voi käsitellä hänen henkilötietojaan tässä yhteydessä. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei poista perumista edeltävän tietojen käsittelyn laillisuutta.

Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Oikeuksia koskevissa yhteydenotoissa tulee ilmoittaa, mistä käsittelytoimista on kyse (eli mainita rekisteriviite, joka annetaan kohdassa 10).

  1. Yhteystiedot
  • Rekisterinpitäjä

Jos rekisteröity haluaa käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiaan, esittää huomautuksia, kysymyksiä tai huolenaiheita tai tehdä kantelun henkilötietojen keräämisestä tai käytöstä, hän voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään EPSO Webformin kautta.

  • Komission tietosuojavastaava

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (edps@edps.europa.eu) ja tehdä kantelu, jos hän katsoo, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojen käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien loukkaamiseen.

  1. Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_fi.

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla viitteellä: DPR-EC-01154.

 

Yksilöidyt tietosuojaperiaatteet, jotka koskevat henkilötietojen suojaa sopimussuhteisten toimihenkilöiden valintamenettelyssä

Tietojen käsittelyn tarkoitus: Sopimussuhteisen henkilöstön valinta Euroopan unionin toimielimiin, elimiin tai laitoksiin

Rekisterinpitäjä: EPSO

Rekisteriviite: DPR-EC-01157.1

  1. Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja käsitellään, miten kaikkia luovutettuja henkilötietoja kerätään, käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös henkilötietojen käsittelystä vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat EPSOn suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää ’Sopimussuhteisen henkilöstön valinta Euroopan unionin toimielimiin, elimiin tai laitoksiin’.

  1. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: EPSO kerää ja käsittelee henkilötietoja järjestäessään valintamenettelyjä, joiden tarkoituksena on valita henkilöstöä sopimussuhteisiksi toimihenkilöiksi EU:n toimielimiin, elimiin ja laitoksiin, hallinnoidessaan valintamenettelyjen rekisteröitymiseen ja menettelyjen eri vaiheisiin liittyviä hallinnollisia näkökohtia ja hallinnoidessaan ja valvoessaan varallaolotietokantojen käyttöä.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

  1. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Henkilötietoja käsitellään, koska

  • käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
  • käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Käsittelyn perusta on vahvistettu seuraavissa unionin säädöksissä:

Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiajärjestön virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta annettu asetus N:o 31 (ETY) 11 (Euratom) (EYVL P 45, 14.6.1962, s. 1385), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 7. heinäkuuta 2016 annetulla komission delegoidulla asetuksella (EU) 2016/1611. Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta 25 päivänä heinäkuuta 2002 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean ja Euroopan oikeusasiamiehen päätös 2002/620/EY. Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston organisaatiosta ja toiminnasta 25 päivänä heinäkuuta 2002 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission pääsihteerien, tuomioistuimen kirjaajan, tilintarkastustuomioistuimen, talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean pääsihteerien sekä oikeusasiamiehen edustajan päätös 2002/621/EY.

EPSO käsittelee erityisiä henkilötietoryhmiä ja erityisesti terveystietoja, koska

  • rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten;
  • käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työlainsäädännön sekä sosiaaliturvaa ja sosiaalista suojelua koskevan lainsäädännön alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista.

Hakijoita pyydetään vastaamaan erityisesti seuraavaan hakulomakkeen kysymykseen: ”Tarvitsetko valintakokeita varten erityisjärjestelyjä toimintarajoitteen tai terveydellisen tilanteesi vuoksi?” Jos hakija vastaa myöntävästi, häntä pyydetään antamaan tietoja terveydentilastaan ja erityisesti siitä toimintarajoitteesta tai terveydellisestä ongelmasta, jonka vuoksi hän pyytää erityisjärjestelyjä, sekä toimittamaan pyyntöä tukevia liiteasiakirjoja. Tällaisten tietojen kerääminen on tarpeen, jotta EPSO voi arvioida puolueettomasti ja tapauskohtaisesti kunkin hakijan erityistilanteen ja tarjota kokeita varten kohtuullisia mukautuksia, joiden avulla hakijat voivat suorittaa kokeet tarpeisiinsa nähden mahdollisimman hyvissä olosuhteissa. Hakijoiden toimittamat terveyttä koskevat tiedot kattavat useita luokkia: tilapäinen terveydellinen ongelma / pysyvä terveydellinen ongelma / toimintarajoite, raskaus / imetys.

  1. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

EPSO kerää tämän käsittelytoimen yhteydessä seuraavanlaisia henkilötietoja:

  • Henkilötiedot, joiden avulla hakija tunnistetaan: etunimi (-nimet), nykyinen sukunimi (nykyiset sukunimet), sukunimi (-nimet) syntymähetkellä, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus (kansalaisuudet), pääkieli, henkilöasiakirjan tyyppi ja numero, henkilöasiakirjan jäljennös, josta ilmenevät kaikki henkilötiedot, kansallinen henkilötunnus, sähköpostiosoite, valintamenettelyn hakijanumero, salainen tunnistenumero, joka mahdollistaa kokeiden anonyymin pisteyttämisen, ”hyväksyntänumero”, jota käytetään tunnisteena tietokoneella tehtävissä kokeissa.
  • Hakijoiden EPSO-tilin käyttöön liittyvät henkilötiedot: henkilökohtainen käyttäjänumero, käyttäjätunnus, salasana, käyttäjän lokitiedot.
  • Hakijoiden henkilötiedot yhteydenpitoa ja kokeiden käytännön järjestämistä varten: katuosoite, postinumero, kaupunki/kunta, maa, puhelinnumerot sekä kirjeenvaihtokielet ja kokeen kielet; hakijoiden toimittamat tiedot erityistarpeista (erityisesti tiedot terveydellisestä tilanteesta ja/tai toimintarajoitteesta).
  • Hakijoiden henkilötiedot, joita tarvitaan hakijoiden arviointiin kiinnostuksenilmaisupyynnössä vahvistettujen osallistumista koskevien edellytysten perusteella sekä motivaation arviointiin: koulutustausta, yksityiskohtaiset tiedot työkokemuksesta, asiantuntemuksesta ja teknisistä taidoista, kielitaito.
  • Hakijoiden valintamenettelyn eri vaiheissa saavuttamat tulokset sekä tiedot, jotka koskevat hakijoiden taitoja ja osaamista (kokeista saadut pisteet).

Kaikkiin asteriskilla merkittyihin sähköisen hakulomakkeen kenttiin on annettava pyydetyt henkilötiedot. Jos näitä kenttiä ei ole täytetty, rekisteröityminen ei ole mahdollista.

Tiedot, jotka liittyvät hakijoiden valintamenettelyn eri vaiheissa saavuttamiin tuloksiin, sekä tiedot, jotka koskevat hakijoiden taitoja ja osaamista (kokeista saadut pisteet), saadaan valintamenettelyn aikana, ja ne ovat peräisin menettelyn puitteissa suoritetuista arvioinneista.

  1. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

EPSO säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin tietojen keräämisen tarkoitus tai jatkokäsittely sitä edellyttää, toisin sanoen

  • tietystä valintamenettelystä karsiutuneita hakijoita koskevat asiakirjat viiden vuoden ajan alkaen valintamenettelyn päättymisestä tai hakijan pyynnöstä saada tietonsa poistetuksi tietokannasta;
  • tietyn valintamenettelyn varallaololuetteloon kirjattujen hakijoiden asiakirjat kahden vuoden ajan varallaololuettelon voimassaolon päättymisestä;
  • sopimussuhteisten toimihenkilöiden valintamenettelyjen järjestämistä koskevat tausta-asiakirjat viiden vuoden ajan valintamenettelyn päättymisestä;
  • hakijoiden henkilötiedot, jotka on toimitettu sellaisen tiettyä valintamenettelyä koskevan hakemuksen yhteydessä, jota ei validoitu ajoissa, yhden vuoden ajan valintamenettelyn hakuajan päättymispäivästä.
  1. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot yms.) tallennetaan joko Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Komission toimeksisaajien on komission puolesta tietoja käsitellessään noudatettava erityistä sopimuslauseketta ja salassapitovelvoitteita, joita aiheutuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 täytäntöönpanosta EU:n jäsenvaltioissa.

Komissio on ottanut henkilötietojen suojaamiseksi käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä varmistetaan verkkoturvallisuus ja pienennetään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

  1. Kenellä on oikeus tutustua henkilötietoihin ja kenelle niitä luovutetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä muut tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetut työntekijät. Heidän on noudatettava luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.

Tietojen vastaanottajat:

  • valintalautakunnat, (soveltuvin osin sovellettavien) henkilöstösääntöjen liitteessä III olevassa 3 artiklassa tarkoitetut sääntöjen alaiset arvioijat (neuvonantajina toimivat kokeiden vastaanottajat), EPSOn henkilöstö: hakijoiden osallistumisedellytysten arvioimiseksi ja ansioiden vertailemiseksi (lautakunnat ja arvioijat) ja valintalautakuntien avustamiseksi (EPSOn henkilöstö).
  • EU:n toimielimet ja muut elimet: palvelukseenottomenettelyjä varten (tietoa toimintarajoitteesta ei kuitenkaan anneta, ellei hakija ole nimenomaisesti suostunut kyseisen tiedon antamiseen).
  • EU:n tuomioistuimet, kyseisen nimittävän viranomaisen oikeudelliset yksiköt: silloin, kun on kyse henkilöstösääntöjen 90 artiklan 1 tai 2 kohdan mukaisesta hallinnollisesta hakemuksesta tai valituksesta ja/tai oikeudellisesta muutoksenhausta EU:n tuomioistuimessa.
  • Petostentorjuntavirasto (OLAF), tutkinta- ja kurinpitotoimisto (IDOC), sisäisen tarkastuksen toimiala (IAS) ja tilintarkastustuomioistuin: pyynnöstä ja rajoittuen siihen, mikä on tarpeen virallisia tutkimuksia tai tilintarkastusta varten.
  • Euroopan oikeusasiamies: pyynnöstä ja rajoittuen siihen, mikä on tarpeen virallisia tutkimuksia varten.
  • EPSOn sopimuskumppanit, jotka vastaavat tiettyjen kokeiden käytännön järjestelyistä: sopimuskumppaneille toimitettavat tiedot ovat ajallisesti ja laajuudeltaan rajattuja, ja niitä käytetään ainoastaan hakijoiden yksilöintiin testikeskuksessa ja oikean koevaihtoehdon hallinnointiin.

Kerättyjä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi lainsäädännön edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.

  1. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Asianosaisilla on ’rekisteröidyn’ oikeudet, joista säädetään asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla), kuten oikeus saada nähdä omat henkilötietonsa ja oikaista ne, jos niissä on virheitä tai puutteita. Hakijalla on tietyin edellytyksin oikeus poistaa henkilötiedot, rajoittaa ja vastustaa niiden käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus omaan tilanteeseensa liittyvistä syistä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka suoritetaan laillisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Rekisteröity on antanut suostumuksensa siihen, että EPSO voi käsitellä hänen henkilötietojaan tässä yhteydessä. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei poista perumista edeltävän tietojen käsittelyn laillisuutta.

Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Oikeuksia koskevissa yhteydenotoissa tulee ilmoittaa, mistä käsittelytoimista on kyse (eli mainita rekisteriviite, joka annetaan kohdassa 10).

  1. Yhteystiedot
  • Rekisterinpitäjä

Jos rekisteröity haluaa käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiaan, esittää huomautuksia, kysymyksiä tai huolenaiheita tai tehdä kantelun henkilötietojen keräämisestä tai käytöstä, hän voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään EPSO Webformin kautta.

  • Komission tietosuojavastaava

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (edps@edps.europa.eu) ja tehdä kantelu, jos hän katsoo, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojen käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien loukkaamiseen.

  1. Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_fi.

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla viitteellä: DPR-EC-01157.



Hakija saa avata vain yhden EPSO-tilin, joten jos sellainen on jo avattu, toista ei saa avata. Jos hakija ei noudata tätä sääntöä, hänet suljetaan pois kilpailuista ja valintamenettelyistä, joihin hän on hakenut näiden tilien kautta.
Napsauttamalla alempana olevaa kohtaa hakija sitoutuu noudattamaan tätä sääntöä ja vahvistaa, että hänelle on kerrottu edellä kuvatusta henkilötietojen käsittelystä.