Operațiunea de prelucrare: Prelucrarea datelor semnatarilor colectate ca parte a declarațiilor de susținere prin sistemul central de colectare online al Comisiei

Operatorul de date: Controlul este exercitat în comun de către cei doi co-operatori: Comisia Europeană (prin operatorul operațional de date, unitatea SG.DSG1.A.1 „Priorități politice și program de lucru”) și reprezentantul grupului de organizatori ai inițiativei sau, dacă este cazul, entitatea juridică creată de grup

Referința înregistrării:  DPR-EC-034861 [1]

 

1.     Introducere

Inițiativa cetățenească europeană (denumită în continuare și „ICE”) este un instrument de democrație participativă care le permite cetățenilor să sugereze modificări juridice concrete în orice domeniu în care Comisia Europeană (denumită în continuare și „Comisia”) are competența de a propune acte legislative. Cadrul juridic aplicabil instrumentului este dat de Regulamentul (UE) 2019/788 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 aprilie 2019 privind Inițiativa cetățenească europeană (denumit în continuare „Regulamentul privind ICE”).

Pentru a susține o inițiativă cetățenească, trebuie să furnizați o serie de date cu caracter personal în cadrul declarației de susținere a inițiativei. Grupul de organizatori ai unei ICE trebuie să colecteze cel puțin 1 milion de astfel de declarații de susținere (denumite în continuare și „DdS” ) de la cetățenii UE, atingând anumite praguri în cel puțin 7 țări. Apoi, trebuie să obțină validarea și certificarea DdS de către statele membre, pentru ca ulterior să poată prezenta Comisiei o inițiativă valabilă.

Această declarație de confidențialitate se referă la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, colectate ca parte a unei declarații de susținere a unei inițiative cetățenești europene prin sistemul central de colectare online (denumit în continuare „SCCO” ), creat și gestionat de Comisie.

Operațiunile de prelucrare a datelor dumneavoastră sunt efectuate sub controlul exercitat în comun de către cei doi co-operatori: Comisia și reprezentantul grupului de organizatori ai inițiativei în cauză (sau entitatea juridică înființată de grupul respectiv, denumită în continuare și „organizatorii inițiativei” ).  În plus, dacă datele pe care le-ați furnizat într-o declarație de susținere au fost transmise autorităților competente ale unui stat membru responsabil, în vederea verificării și certificării, aceste autorități devin și ele operatori de date cu privire la prelucrarea pe care o execută.

Responsabilitățile și sarcinile Comisiei și respectiv ale organizatorilor sunt stabilite clar printr-un acord de asociere pentru exercitarea controlului. Elementele esențiale ale acordului de asociere pentru exercitarea controlului sunt puse la dispoziția publicului la adresa:

https://europa.eu/citizens-initiative/how-it-works/data-protection_ro

Comisia s-a angajat să vă protejeze datele cu caracter personal și să vă respecte dreptul la viață privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date. Organizatorii inițiativei și autoritățile statelor membre fac, de asemenea, obiectul normelor privind prelucrarea datelor cu caracter personal prevăzute în Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD).

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, cum colectăm, manipulăm și protejăm toate datele cu caracter personal care ne sunt furnizate, cum utilizăm informațiile obținute astfel și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, în declarație sunt indicate datele de contact ale operatorilor de date responsabili pe care îi puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului/responsabililor cu protecția datelor, precum și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Această declarație de confidențialitate se bazează pe și completează declarația de confidențialitate prevăzută în anexa III la Regulamentul privind ICE, care face parte integrantă din acesta (a se vedea punctul 10 de mai jos).

NB. Această declarație de confidențialitate nu acoperă prelucrarea datelor personale pe care le-ați furnizat într-o declarație de susținere semnată pe hârtie sau online, dar printr-un sistem separat de colectare online. În astfel de cazuri, colectarea și prelucrarea ulterioară a datelor dumneavoastră (până la transferul lor către statele membre pentru verificare) se efectuează exclusiv sub controlul reprezentantului grupului de organizatori. În calitate de operator unic de date, grupul de organizatori are deci responsabilitatea ca, în momentul colectării datelor dumneavoastră, să vă prezinte declarația de confidențialitate relevantă, care trebuie să includă cel puțin elementele esențiale ale declarației standard de confidențialitate prevăzute în anexa III la Regulamentul privind ICE. Dacă declarațiile de susținere colectate sunt transferate către statele membre pentru verificare prin serviciul de transfer de fișiere oferit de Comisie, în baza unui acord de asociere pentru exercitarea controlului încheiat cu reprezentantul, Comisia nu va avea acces la datele dumneavoastră și nu va fi în măsură să vă ofere o declarație suplimentară de confidențialitate. Pentru astfel de cazuri, această declarație de confidențialitate furnizează doar informații despre termenele aplicabile de păstrare a datelor.

 

2.     De ce și cum prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Scopul general al prelucrării datelor dumneavoastră la care se face referire în prezenta declarație de confidențialitate este de a pune în aplicare Regulamentul (UE) 2019/788 privind inițiativa cetățenească europeană, permițând astfel cetățenilor UE să își exercite dreptul conferit de articolul 11 alineatul (4) din Tratatul privind Uniunea Europeană, acela de a contacta direct Comisia cu o cerere prin care să o invite să prezinte o propunere de act juridic al Uniunii în scopul punerii în aplicare a tratatelor.

Datele dumneavoastră pot fi supuse următoarelor operațiuni principale de prelucrare:

·       Colectarea declarației dumneavoastră de susținere prin intermediul formularului online sau al identității electronice, precum și păstrarea sa ulterioară în SCCO;

·       Prezentarea declarației dumneavoastră de susținere spre verificare de către statele membre;

·        Verificarea și certificarea declarației dumneavoastră de susținere de către statul membru de cetățenie (această operațiune de prelucrare se efectuează sub controlul autorității competente a statului membru).

Prin urmare, se pot distinge următoarele scopuri punctuale:

·       Pentru a vă permite să susțineți inițiative cetățenești europene online;

·       Pentru a asigura transferul sigur al declarației dumneavoastră de susținere către statul membru competent, în vederea verificării;

·       Pentru a permite autorităților acestui stat membru (care sunt operatori de date pentru această operațiune de prelucrare) să verifice declarația dumneavoastră de susținere și pentru a permite Comisiei să confirme valabilitatea inițiativei cetățenești europene pe care ați susținut-o, atunci când aceasta este supusă examinării.

În plus, datele dumneavoastră pot fi prelucrate în contextul operațiunilor de asistență (de exemplu pentru a vă trata cererile trimise în calitate de persoană vizată), al controalelor de calitate tehnică efectuate prin sondaj, al operațiunilor necesare pentru întreținerea sistemului informatic și al oricărei operațiuni de acest tip care poate fi prevăzută de lege.

Datele cu caracter personal prelucrate pot fi reutilizate în cadrul procedurilor inițiate în fața instanțelor Uniunii, a instanțelor naționale, a Ombudsmanului European sau a Curții de Conturi Europene.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat și nici pentru crearea de profiluri.

 

3.     Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele personale?

Vă prelucrăm datele pe care le furnizați în declarația de susținere pentru a vă permite să vă exprimați sprijinul pentru o inițiativă cetățenească europeană. Prelucrarea datelor dumneavoastră are drept scop promovarea cauzei unei inițiative concrete, pentru a aduce aspectele pe care le exprimă aceasta în atenția instituțiilor Uniunii. Întrucât inițiativa cetățenească europeană îmbunătățește astfel funcționarea democratică a Uniunii, prelucrarea servește interesului public, în conformitate cu articolul 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) 2018/1725 [și cu articolul 6 alineatul (1) litera (e) din RGPD].

În plus, pentru Comisie, Regulamentul privind ICE prevede, la articolul 10, obligația legală de a înființa și de a exploata SCCO pentru a permite colectarea online a declarațiilor de susținere și, la articolul 12 alineatul (3), obligația de a prezenta statelor membre, spre verificare, declarațiile de susținere colectate prin SCCO, atunci când se atinge numărul necesar de declarații de susținere [a se vedea, de asemenea, articolul 12 alineatul (2)]. Permițând prelucrarea efectuată prin SCCO (inclusiv transferul), Comisia îndeplinește deci o obligație legală și, prin urmare, prelucrarea este legală și în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (UE) 2018/1725 [și al articolului 6 alineatul (1) litera (c) din RGPD].

Datele pe care le furnizați în cadrul unei declarații de susținere nu se califică drept date sensibile pentru care prelucrarea este, în principiu, interzisă prin articolul 10 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725 [și prin articolul 9 alineatul (1) din RGPD]. Totuși, interdependența dintre datele dumneavoastră și inițiativa susținută poate dezvălui informații despre starea dumneavoastră de sănătate, convingerile politice, filozofice sau religioase, afilierea politică, viața sexuală sau orientarea sexuală, originea rasială sau etnică sau chiar apartenența la sindicate, în funcție de subiectul inițiativei. Prin urmare, datele dumneavoastră pot deveni sensibile datorită sensibilității subiectului inițiativei în cauză.

În conformitate cu articolul 10 alineatul (2) litera (g) din Regulamentul (UE) 2018/1725 [și cu articolul 9 alineatul (2) litera (g) din RGPD], chiar dacă datele dumneavoastră pot fi calificate drept o categorie specială de date, prelucrarea acestora rămâne permisă din următorul motiv: „prelucrarea este necesară din motive de interes public major, în temeiul unei dispoziții din dreptul Uniunii (...) care este proporțională cu obiectivul urmărit, respectă esența dreptului la protecția datelor și prevede măsuri corespunzătoare și specifice pentru protejarea drepturilor fundamentale și a intereselor persoanei vizate”.

În această privință, considerentul (12) din Regulamentul ICE clarifică faptul că: „Deși datele cu caracter personal care sunt prelucrate în aplicarea prezentului regulament ar putea include date sensibile, având în vedere natura inițiativei cetățenești europene ca instrument de democrație participativă, este justificat să se ceară furnizarea de date cu caracter personal pentru susținerea unei inițiative și să se prelucreze respectivele date în măsura în care acest lucru este necesar pentru a permite verificarea declarațiilor de susținere în conformitate cu dreptul și practicile interne”.

 

4.      Ce categorii de date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?

Pentru a putea înregistra susținerea dumneavoastră față de o inițiativă cetățenească, colectăm diferite seturi de date, în funcție de modul în care ați ales să o exprimați și de cetățenia dumneavoastră.

Ø  În cazul în care completați formularul de declarație de susținere online, se colectează unul dintre cele două seturi de date posibile, astfel cum sunt definite în anexa III la Regulamentul privind ICE:

 

Setul A:

•                 cetățenie,

•                 prenumele complete,

•                 numele de familie,

•                 reședința (strada, numărul, codul poștal, localitatea, țara),

•                 data nașterii,

 

Setul B:

•                 cetățenie,

•                 prenumele complete,

•                 numele de familie,

•                 numărul personal de identificare/numărul documentului de identificare personal,

•                 tipul numărului sau documentului de identificare personal.

 

În conformitate cu articolul 9 alineatul (4) din Regulamentul privind ICE, statele membre pot alege dacă doresc să utilizeze setul de date A sau B. La 1 ianuarie 2020 (data intrării în vigoare a Regulamentului privind ICE) setul A a fost ales de 9 state membre (DE, DK, EL, FI, FR, IE, LU, NL, SK), în timp ce setul B a fost ales de 18 state membre (AT, BG, BE, CZ, CY, ES, ET, HR, HU, IT, MT, LT, LV, PL, PT, RO, SE și SL). 

Statele membre pot schimba această alegere în viitor, fără ca acest lucru să fie reflectat în această declarație de confidențialitate.

Ø  Dacă susțineți o ICE prin identificare electronică, datele dumneavoastră cu caracter personal sunt importate din sistemul național de identificare electronică în urma autentificării pe care o efectuați. Datele în cauză sunt definite prin Regulamentul eIDAS [Regulamentul (UE) nr. 910/2014]. Este vorba despre:

•                 numele de familie actual(e),

•                 prenumele actual(e),

•                 data nașterii,

•                 identificatorul unic.

În plus, în astfel de cazuri sunt colectate datele privind cetățenia, în funcție de sistemul național de identificare electronică pe care îl alegeți pentru autentificare.

Mai mult, pentru a permite prelucrarea eficientă, colectăm unele (meta)date legate de transmisia/depunerea electronică a DdS, în special adresa dumneavoastră IP, datele de conectare, momentul introducerii electronice a formularului în SCCO și identificatorul unic al declarației de susținere, generat automat pentru fiecare DdS depusă.

 

5.     Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Perioada standard de păstrare este de 21 de luni de la începutul perioadei de colectare.

Perioada standard de păstrare este redusă în următoarele cazuri:

•   expiră la o lună de la depunerea inițiativei la Comisie, în conformitate cu articolul 13 din Regulamentul privind ICE și

•   expiră la o lună de la retragere, dacă inițiativa este retrasă după începerea perioadei de colectare, situație menționată în articolul 7 din Regulamentul ICE

Perioada standard de păstrare este extinsă, dacă este necesar, în scopul derulării procedurilor judiciare sau administrative legate de inițiativa în cauză. În astfel de cazuri, acestea se distrug cel târziu după o lună de la data încheierii procedurilor în cauză prin hotărâre definitivă.

Perioadele de păstrare descrise mai sus se aplică, de asemenea:

-        stocării, în serviciul de transfer de fișiere oferit de Comisie, a declarațiilor de susținere colectate pe suport de hârtie sau online prin sisteme separate de colectare online și încărcate acolo de către organizatorii ICE, în vederea transferului lor către statele membre spre verificare și

-        statelor membre care verifică declarațiile de susținere colectate.

 

6.     Cum sunt protejate și păstrate datele dumneavoastră cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal sunt stocate în format electronic pe serverele Comisiei. Toate operațiunile de prelucrare sunt efectuate în conformitate cu Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea în mediul online, riscul pierderii de date, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal care sunt prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate, care au în mod legitim nevoie să le cunoască în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

 

7.     Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt comunicate?

Datele dumneavoastră stocate în SCCO pot fi accesate doar de membrii personalului Comisiei care au primit o autorizație în acest sens, pe baza principiului „necesității de a cunoaște”. Membrii respectivi ai personalului respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

Dacă pentru o inițiativă s-a colectat numărul necesar de declarații de susținere, la cererea organizatorilor, Comisia transmite declarațiile autorităților competente ale statelor membre responsabile pentru verificare și certificare, în conformitate cu articolul 12 alineatele (2) și (3) din Regulamentul privind ICE.

 

8.     Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

În calitate de „persoană vizată”, aveți o serie de drepturi specifice în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725 (și al capitolului III din RGPD), în special dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal și de a le rectifica dacă sunt inexacte sau incomplete. În unele cazuri, aveți dreptul de a cere să vă fie șterse datele cu caracter personal, de a restricționa prelucrarea lor și de a vă opune prelucrării. 

În ceea ce privește dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, exercitarea acestui drept trebuie să se bazeze pe motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Vă puteți exercita drepturile contactând oricare dintre co-operatorii de date sau, mai ales în cazul unui conflict, responsabilul/responsabilii cu protecția datelor. Dacă este necesar, vă puteți adresa, de asemenea, Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate la punctul 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

Cererile de accesare a datelor personale vor fi tratate în termen de o lună de la primire. Orice altă cerere care intră sub incidența articolelor 18-25 din Regulamentul (UE) 2018/1725 (și a capitolului III din RGPD) va fi tratată în termen de 15 zile lucrătoare. Această perioadă poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, în funcție de complexitatea și numărul cererilor.

 

9.     Date de contact

-      Operatorii de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 și al RGPD, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați unul dintre co-operatorii de date:

Ø  Dacă doriți să contactați Comisia, vă rugăm să utilizați următoarele coordonate ale operatorului operațional de date:

European Commission

Secretariat General

Directorate A ‘Strategy, Better Regulation & Corporate Governance’

Unit A.1 ‘Policy Priorities & Work Programme’

B – 1049 Bruxelles

Tel. +32 2 29 92165

E-mail: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu

Ø  Dacă doriți să contactați reprezentantul grupului de organizatori sau, după caz, entitatea juridică înființată de grupul respectiv, utilizați datele de contact de pe paginile dedicate inițiativei în cauză în registrul online al ICE sau în SCCO.  A se vedea:  https://europa.eu/citizens-initiative/home_ro.

Dacă datele dumneavoastră furnizate într-o declarație de susținere au fost transmise autorităților competente ale unui stat membru responsabil, în vederea verificării și certificării, aceste autorități devin și ele operatori de date cu privire la prelucrarea pe care o execută. Le puteți trimite comentariile, întrebările sau solicitările dumneavoastră legate de prelucrarea datelor dumneavoastră folosind coordonatele de contact de pe pagina:  https://europa.eu/citizens-initiative/how-it-works/data-protection_ro.

 

-      Responsabilii cu protecția datelor (RPD) 

Ø  Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Îl puteți contacta pe responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Ø  Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul grupului de organizatori (dacă există)

Dacă grupul de organizatori a desemnat un responsabil cu protecția datelor, îl puteți contacta utilizând datele de contact de pe paginile dedicate inițiativei în cauză în registrul online al ICE sau în SCCO.  A se vedea:  https://europa.eu/citizens-initiative/home_ro.

 

-      Autoritățile pentru protecția datelor

Ø  Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

În cazul în care considerați că drepturile pe care vi le conferă Regulamentul (UE) 2018/1725 v-au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră personale de către operatorul de date, puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu).

Ø  Autoritățile naționale pentru protecția datelor

De asemenea, în cazul în care considerați că datele dumneavoastră sunt prelucrate în mod ilegal, aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate națională pentru protecția datelor, în special în statul membru în care aveți reședința obișnuită/ locul de muncă sau în care a avut loc presupusa încălcare. Găsiți datele de contact ale autorităților naționale pentru protecția datelor pe pagina: https://europa.eu/citizens-initiative/how-it-works/data-protection_ro.

 

10. Unde se pot găsi informații suplimentare?

Regulamentul privind ICE stabilește în anexa III elementele de bază ale declarației de confidențialitate pentru declarațiile de susținere colectate online prin intermediul sistemului central de colectare online, după cum urmează:

„În conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 și cu Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul general privind protecția datelor), datele dumneavoastră cu caracter personal furnizate în acest formular vor fi utilizate exclusiv pentru susținerea inițiativei și vor fi puse la dispoziția autorităților naționale competente în scopul verificării și al certificării. Aveți dreptul de a solicita Comisiei Europene și reprezentantului grupului de organizatori ai inițiativei sau, după caz, entității juridice constituite de acesta accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal, rectificarea acestora, ștergerea acestora și restricționarea prelucrării acestora. Datele dumneavoastră vor fi stocate de către Comisia Europeană pentru o perioadă de păstrare maximă de o lună de la depunerea inițiativei la Comisia Europeană sau de 21 de luni după începerea perioadei de colectare, luându-se în considerare prima dintre aceste date. Datele dumneavoastră ar putea fi păstrate dincolo de termenele respective în cazul desfășurării unor proceduri administrative sau judiciare, pentru o perioadă de maximum o lună de la data încheierii procedurilor în cauză. Fără a aduce atingere posibilității de a introduce orice alte căi de atac administrative sau judiciare, aveți dreptul de a adresa în orice moment o plângere Autorității Europene pentru Protecția Datelor sau unei autorități pentru protecția datelor, în special în statul membru unde aveți reședința obișnuită, unde vă desfășurați activitatea profesională sau unde a avut loc presupusa încălcare, în cazul în care considerați că datele dumneavoastră sunt prelucrate în mod ilegal. Comisia Europeană și reprezentantul grupului de organizatori ai inițiativei sau, după caz, entitatea juridică constituită de acesta sunt operatori asociați în sensul Regulamentului (UE) 2018/1725 și al Regulamentului general privind protecția datelor și pot fi contactați cu ajutorul datelor furnizate în acest formular. Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor din cadrul grupului de organizatori (dacă există) sunt disponibile la adresa de internet a acestei inițiative din registrul Comisiei Europene, astfel cum se prevede la punctul 4 din prezentul formular. Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei Europene, ale autorității naționale care va primi și va prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor și ale autorităților naționale pentru protecția datelor pot fi consultate la adresa: http://ec.europa.eu/citizens-initiative/public/data-protection?lg=ro”.

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie, așa cum au fost documentate și notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_ro.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-03486.


[1] Înregistrare nepublicată încă.