Obdelava podatkov: obdelava elektronskih naslovov, ki se zbirajo v centralnem sistemu spletnega zbiranja podatkov Komisije

Upravljavec podatkov: upravljanje podatkov skupaj vodita Evropska komisija (Operativni upravljavec podatkov, enota SG.DSG1.A.1 „Prednostne naloge politike in delovni program”) na eni strani in predstavnik skupine organizatorjev pobude ali, kadar je primerno, pravna oseba, ki jo je ustanovila skupina organizatorjev na drugi strani.

Referenčna oznaka:  DPR-EC-03486 [1]

 

1. Uvod

Evropska državljanska pobuda je instrument participativne demokracije, ki državljankam in državljanom omogoča, da predlagajo konkretne pravne spremembe na katerem koli področju, na katerem je Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) pristojna za predlaganje zakonodaje. Pravni okvir, ki se uporablja za ta instrument, je določen v Uredbi (EU) 2019/788 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. aprila 2019 o evropski državljanski pobudi.

Da  bi bila pobuda evropskih državljanov predložena Komisiji kot veljavna, mora skupina organizatorjev med državljani EU zbrati vsaj 1 milijon izjav o podpori, pri čemer  se upoštevajo posebni pragovi, ki jih je treba doseči najmanj v 7 državah.  Podpisnice in podpisniki evropske državljanske pobude lahko po izbiri navedejo tudi svoj elektronski naslov, če želijo, da jih Komisija in skupina organizatorjev obveščata o napredku zadevne pobude.

Izjava o varstvu osebnih podatkov se nanaša na obdelavo vaših elektronskih naslovov v navedenem kontekstu, in sicer prek centralnega sistema spletnega zbiranja, ki ga je vzpostavila in ga upravlja Komisija.

Postopki obdelave vaših elektronskih naslovov potekajo v okviru skupnega upravljanja, in sicer med Komisijo na eni strani in predstavnikom skupine organizatorjev zadevne pobude ali, kadar je primerno, pravno osebo, ki jo je ustanovila taka skupina na drugi strani (v nadaljnjem besedilu tudi: organizatorji pobude). Odgovornosti in dolžnosti Komisije ter organizatorjev so določene na pregleden način v sporazumu o skupnem upravljanju. Bistveni elementi tega sporazuma o skupnem upravljanju so javno dostopni na spletu:

https://europa.eu/citizens-initiative/how-it-works/data-protection_sl

Komisija je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov. Za organizatorje pobude veljajo tudi pravila o obdelavi osebnih podatkov iz splošne uredbe o varstvu podatkov .

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj osebne podatke obdelujemo, kako jih zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornih upravljavcev podatkov, pri katerih lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščenih oseb za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

 

2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke

Splošni namen obdelave osebnih podatkov v okviru uredbe o evropski državljanski pobudi je izvajanje Uredbe (EU) 2019/788 o evropski državljanski pobudi in s tem omogočanje državljanom EU, da uveljavljajo pravico iz člena 11(4) Pogodbe o Evropski uniji, da Komisijo neposredno pozovejo k predložitvi predlogov pravnih aktov Unije za namen izvajanja Pogodb.

Vaš elektronski naslov shranimo na podlagi vašega izrecnega soglasja („opt-in“), da bi vas Komisija in organizatorji pobude lahko seznanili z napredkom zadevne pobude.

Poleg tega se vaši podatki lahko obdelujejo v okviru podpornih postopkov obdelave, kot so obdelava zahtevkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, vzorčenje tehničnih pregledov kakovosti, operacije, potrebne za vzdrževanje sistema IT, in vsak tak postopek, ki je lahko predpisan z zakonom.

Obdelani osebni podatki se lahko ponovno uporabijo za namen postopkov pred sodiščema EU, sodišči držav članic, evropskim varuhom človekovih pravic ali Evropskim računskim sodiščem.

Vaši osebni podatki se ne bodo uporabljali za avtomatizirano odločanje, vključno z oblikovanjem profilov.

 

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaš elektronski naslov

Obdelavo v zvezi s tem namenom izrecno določa člen 18(2) uredbe o evropski državljanski pobudi. Ker vaš elektronski naslov ni potreben za podporo pobude, ta postopek obdelave temelji na vašem ločenem in izrecnem soglasju v skladu s členom 5(1)(d) Uredbe (EU) 2018/1725 (in členom 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov).

Vaš elektronski naslov se ne šteje za občutljive podatke, za katere je obdelava načeloma prepovedana v skladu s členom 10(1) Uredbe (EU) 2018/1725 (in členom 9(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov). Vendar pa lahko povezava med vašimi podatki in podprto pobudo razkrije informacije o vašem zdravju, političnem, filozofskem ali verskem prepričanju, politični pripadnosti, spolnem življenju ali spolni usmerjenosti, rasni ali etnični pripadnosti ali tudi članstvu v sindikatu, odvisno od vsebine posamezne pobude. Občutljivost vaših podatkov je torej lahko posledica občutljivosti teme zadevne pobude.

V skladu s členom 10(2)(a) Uredbe (EU) 2018/1725 (in členom 9(2)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov ) velja, da čeprav se vaši podatki lahko štejejo za posebno kategorijo podatkov, je njihova obdelava še vedno dovoljena iz naslednjega razloga: „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je izrecno privolil v obdelavo navedenih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (...)“.

 

4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo

Na podlagi vašega izrecnega soglasja shranimo vaš elektronski naslov, da bi vas obveščali o napredku zadevne pobude.

Da bi omogočili učinkovito obdelavo zgoraj navedenih podatkov, zberemo nekaj (meta) podatkov v zvezi z elektronskim prenosom/predložitvijo elektronskega naslova, zlasti jezik, ki ga uporablja vaš brskalnik, naslov IP, čas elektronskega vnosa in edinstveni identifikator, ki se samodejno ustvari ob predložitvi vaše izjave o podpori.

 

5. Kako dolgo hranimo osebne podatke

Standardno obdobje hrambe je 12 mesecev po koncu obdobja zbiranja oziroma po predložitvi pobude Komisiji.

To standardno obdobje hrambe se podaljša, kadar Komisija s sporočilom določi ukrepe, ki jih namerava sprejeti v zvezi z zadevno evropsko državljansko pobudo v skladu s členom 15(2) uredbe o evropski državljanski pobudi. V takih primerih se podatki uničijo najpozneje tri leta po objavi omenjenega sporočila.

To ne vpliva na vašo pravico, da se kadarkoli odjavite od prejemanja biltena; posledično bo vaš elektronski naslov pravočasno izbrisan.

Odjavite se na elektronskem naslovu SG-ECI-mailing@ec.europa.eu

 

6. Kako varujemo in shranjujemo osebne podatke

Vsi osebni podatki so na strežnikih Komisije shranjeni v elektronski obliki. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotavljanje spletne varnosti, preprečevanje izgube in spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

 

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo

Ko so vaši podatki shranjeni v centralnem sistemu spletnega zbiranja, imajo do njih dostop samo  posebej pooblaščeni uslužbenci Komisije na podlagi „potrebe po seznanitvi“. Člane osebja navedenih organov zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Organizatorji pobude lahko uporabijo vaš elektronski naslov, da vam in ostalim podpisnikom pošiljajo sporočila prek posebne funkcije centralnega sistema spletnega zbiranja, vendar nimajo dostopa do vaših osebnih podatkov.

 

8. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate

Privolitev v obdelavo vašega elektronskega naslova lahko kadar koli prekličete tako, da o tem obvestite enega od skupnih upravljavcev podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Poleg tega imate kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“ v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725(in poglavjem III Splošne uredbe o varstvu podatkov) določene pravice, zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihovega popravka, če niso točni ali popolni. V nekaterih primerih imate pravico do izbrisa vaših osebnih podatkov, do omejitve njihove obdelave, ugovora obdelavi in do prenosljivosti podatkov.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na enega od upravljavcev podatkov ali (zlasti v primeru spora) na pooblaščene osebe za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (navedite referenčno oznako, kot je opredeljena v razdelku 10 spodaj).

Zahteve za dostop do osebnih podatkov bodo obravnavane v enem mesecu po prejemu vašega zahtevka. Vsi drugi zahtevki, ki sodijo v člene 18–25 Uredbe (EU) 2018/1725 (in poglavje III Splošne uredbe o varstvu podatkov), bodo obravnavani v 15 delovnih dneh. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev.

 

9. Kontaktni podatki

–     Upravljavci podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 in Splošno uredbo o varstvu podatkov ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se obrnite na enega od skupnih upravljavcev podatkov.

Ø Za Komisijo uporabite naslednje kontaktne podatke operativnega upravljavca podatkov:

Evropska komisija

Generalni sekretariat

Direktorat A, Strategija, boljše pravno urejanje in korporativno upravljanje

Enota A.1, Prednostne naloge politike in delovni program

B – 1049 Bruselj

Tel. +32 22992165

E-naslov: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu

Ø  Kontaktni podatki predstavnika skupine organizatorjev ali, kadar je primerno, pravne osebe, ki jo je ustanovila takšna skupina, so v spletnem registru evropskih državljanskih pobud in v centralnem sistemu spletnega zbiranja na spletnih straneh, posebej namenjenih zadevni pobudi.  Glej:  https://europa.eu/citizens-initiative/home_sl.

 

–      Pooblaščeni osebi za varstvo podatkov 

Ø  Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Ø  Pooblaščena oseba za varstvo podatkov skupine organizatorjev (če obstaja)

Če ima skupina organizatorjev pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, se lahko obrnete tudi na to osebo, in sicer z uporabo  kontaktnih podatkov, ki so na voljo v spletnem registru evropskih državljanskih pobud in v sistemu centralnega sistema spletnega zbiranja  na spletnih straneh zadevne pobude.  Glej:  https://europa.eu/citizens-initiative/home_sl.

 

–      Organi za varstvo podatkov

Ø  Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov pri obdelavi vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu)).

Ø  Nacionalni organi za varstvo podatkov

Imate tudi pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nacionalnem organu za varstvo podatkov, zlasti v državi članici vašega običajnega prebivališča, kraja dela ali kraja domnevne kršitve, če menite, da se vaši podatki nezakonito obdelujejo. Kontaktni podatki nacionalnih organov za varstvo podatkov so na voljo tukaj: https://europa.eu/citizens-initiative/how-it-works/data-protection_sl.

 

10. Kje poiskati dodatne informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov. Dostop do registra: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_sl.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako:  DPR-EC-03486.


[1] Referenčna oznaka še ni objavljena