Gegevensverwerking: Verwerking van de e-mailadressen van de ondertekenaars die via het centraal online verzamelsysteem van de Commissie worden verzameld.

Verwerkingsverantwoordelijkheid: Gezamenlijke verantwoordelijkheid van enerzijds de Europese Commissie (verwerkingsverantwoordelijke:  eenheid SG.DSG1.A.1  “Beleidsprioriteiten & Werkprogramma”) en anderzijds de vertegenwoordiger van de groep van organisatoren van het initiatief of, in voorkomend geval, een door die groep opgerichte juridische entiteit

Referentienummer:  DPR-EC-03486 [1]

 

1. Inleiding

Het Europees burgerinitiatief (hierna ook “EBI” genoemd) is een instrument voor participerende democratie dat burgers in staat stelt concrete wetswijzigingen voor te stellen op elk gebied waarop de Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd) bevoegd is om wetgeving voor te stellen. Het rechtskader voor dit instrument is vastgelegd in Verordening (EU) 2019/788 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 betreffende het Europees burgerinitiatief (hierna de "EBI-verordening" genoemd).

Om een Europees burgerinitiatief als geldig initiatief bij de Commissie in te dienen, moet de groep van organisatoren ten minste 1 miljoen steunbetuigingen van de EU-burgers verzamelen, waarbij specifieke drempels in ten minste 7 landen moeten worden bereikt. Als ondertekenaar van een Europees burgerinitiatief kunt u er desgewenst ook voor kiezen uw e-mailadres op te geven als u door de Commissie en de groep van organisatoren op de hoogte wilt worden gehouden van de voortgang van het betreffende initiatief.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van uw e-mailadressen die in de bovengenoemde context worden verstrekt via het centraal online verzamelsysteem van de Commissie (hierna "COCS" genoemd), dat door de Commissie is opgezet en wordt beheerd.

De verwerking van uw e-mailadressen vindt plaats onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van enerzijds de Commissie en anderzijds de vertegenwoordiger van de groep van organisatoren van het betrokken initiatief of, in voorkomend geval, de door die groep opgerichte juridische entiteit (hierna ook "de organisatoren van het initiatief" genoemd). De respectieve verantwoordelijkheden en taken van de Commissie en de organisatoren zijn op transparante wijze vastgelegd in een overeenkomst inzake gezamenlijke verantwoordelijkheid. De essentiële elementen van deze overeenkomst inzake gezamenlijke verantwoordelijkheid zijn publiek beschikbaar onder:

https://europa.eu/citizens-initiative/how-it-works/data-protection_nl

De Commissie verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Evenzo zijn de organisatoren van het initiatief onderworpen aan de regels inzake de verwerking van persoonsgegevens die zijn vastgesteld in de algemene verordening gegevensbescherming ("AVG").

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd wat de reden is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, de manier waarop wij alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

 

2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Het algemene doel van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de EBI-verordening is de uitvoering van Verordening (EU) 2019/788 betreffende het Europees burgerinitiatief, zodat de EU-burgers het in artikel 11, lid 4, van het Verdrag betreffende de Europese Unie toegekende recht kunnen uitoefenen om zich rechtstreeks tot de Commissie te wenden met een verzoek om een voorstel voor een rechtshandeling van de Unie ter uitvoering van de Verdragen in te dienen.

In dit verband wordt uw e-mailadres verzameld om de Commissie en de organisatoren van het initiatief in staat te stellen u te informeren over de voortgang van het betrokken initiatief, mits u daar uitdrukkelijk mee hebt ingestemd ("opt-in").

Daarnaast kunnen uw gegevens worden verwerkt in het kader van ondersteunende verwerkingsoperaties, zoals de behandeling van verzoeken van betrokkenen, steekproefsgewijze technische kwaliteitscontroles, operaties die nodig zijn met het oog op het onderhoud van het IT-systeem en elke dergelijke operatie die wettelijk kan worden voorgeschreven.

De verwerkte persoonsgegevens kunnen worden hergebruikt voor procedures voor de EU-gerechten, nationale rechtbanken, de Europese Ombudsman en de Europese Rekenkamer.

Uw persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering.

 

3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw e-mailadres?

De verwerking met betrekking tot dit doel is expliciet geregeld in de EBI-verordening (artikel 18, lid 2). Aangezien het verstrekken van uw e-mailadres echter niet nodig is om een initiatief te ondersteunen, berust dit op uw afzonderlijke en uitdrukkelijke toestemming, in overeenstemming met artikel 5, lid 1, onder d), van Verordening (EU) 2018/1725 (en artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG).

Uw e-mailadres kwalificeert niet als zodanig als een gevoelig gegeven waarvan de verwerking in principe verboden is op grond van artikel 10, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 (en artikel 9, lid 1, van de AVG). Door de koppeling van uw gegevens aan het ondersteunde initiatief kan echter informatie over uw gezondheid, politieke, filosofische of religieuze overtuigingen en geloofsovertuigingen, politieke banden, seksleven of seksuele geaardheid, ras of etnische afkomst of zelfs vakbondslidmaatschap worden onthuld, afhankelijk van het onderwerp van elk initiatief. Bijgevolg kan de gevoeligheid van uw gegevens voortvloeien uit de gevoeligheid van het onderwerp van het betrokken initiatief.

Overeenkomstig artikel 10, lid 2, onder a), van Verordening (EU) 2018/1725 (en artikel 9, lid 2, onder a), van de AVG) is de verwerking van uw gegevens om de volgende reden toch toegestaan, ook al kunnen deze als een speciale categorie van gegevens kwalificeren: ‘de betrokkene heeft uitdrukkelijke toestemming gegeven voor de verwerking van die persoonsgegevens voor een of meer welbepaalde doeleinden (…)ʼ.

 

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Wij verzamelen uw e-mailadres om u te informeren over de voortgang van het betreffende initiatief, onder voorbehoud van uw uitdrukkelijke toestemming.

Om een efficiënte verwerking van bovenstaande gegevens mogelijk te maken, verzamelen wij bovendien enkele (meta)gegevens met betrekking tot de elektronische verzending/indiening van het e-mailadres, met name de taal die door uw browser wordt gebruikt, uw IP-adres, het tijdstip van elektronische invoer en een unieke identificatiecode die automatisch wordt gegenereerd bij het indienen van uw steunbetuiging.

 

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De standaard bewaartermijn is 12 maanden na het einde van de verzamelperiode, respectievelijk de indiening van het initiatief bij de Commissie.

Deze standaard bewaartermijn wordt verlengd indien de Commissie door middel van een mededeling aangeeft welke maatregelen zij voornemens is te nemen met betrekking tot het betrokken Europees burgerinitiatief in overeenstemming met artikel 15, lid 2, van de EBI-verordening. In dat geval worden de gegevens uiterlijk drie jaar na de publicatie van de genoemde mededeling vernietigd.

Dit doet geen afbreuk aan uw recht om u te allen tijde uit te schrijven voor de nieuwsbrief, waardoor uw e-mailadres te zijner tijd zal worden verwijderd.

U kunt zich uitschrijven door een e-mail te sturen naar SG-ECI-mailing@ec.europa.eu

 

6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens worden in elektronische vorm opgeslagen op de servers van de Commissie. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, wijziging en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking ervan.

 

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze meegedeeld?

Alleen personeelsleden van de Commissie die specifiek gemachtigd zijn op basis van het "need to know"-beginsel hebben toegang tot uw gegevens wanneer deze in het COCS zijn opgeslagen. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende vertrouwelijkheidsovereenkomsten.

De organisatoren van het initiatief kunnen uw e-mailadres gebruiken om u en de andere ondertekenaars hun berichten te sturen via een specifieke functionaliteit van het COCS, maar ze hebben geen toegang tot uw persoonsgegevens.

 

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

U kunt uw toestemming om uw e-mailadres te verwerken te allen tijde intrekken door de gezamenlijke voor de verwerking verantwoordelijken op de hoogte te stellen. De intrekking is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming heeft ingetrokken.

Als "betrokkene" heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 (en hoofdstuk III van de AVG) bepaalde rechten, met name het recht om uw persoonsgegevens in te zien en deze te rectificeren indien ze onjuist of onvolledig zijn. In sommige gevallen heeft u het recht de persoonsgegevens te laten verwijderen, of de verwerking en overdracht daarvan te verbieden of te beperken.

U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met elk van de gezamenlijke voor de verwerking verantwoordelijken of, (met name in geval van een geschil), de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. Hun contactgegevens staan vermeld in punt 9.

Indien u uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen wenst uit te oefenen, geef in uw verzoek aan op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 10 genoemde referentie te vermelden.

Verzoeken om toegang tot persoonsgegevens worden binnen een maand na ontvangst behandeld. Alle andere verzoeken die onder de artikelen 18-25 van Verordening (EU) 2018/1725 (en hoofdstuk III van de AVG) vallen, zullen binnen 15 werkdagen worden behandeld. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd.

 

9. Contactgegevens

-      Verwerkingsverantwoordelijken

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met een van de gezamenlijke voor de verwerking verantwoordelijken.

Ø  Wat de Commissie betreft, kunt u gebruik maken van de volgende contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke:

Europese Commissie

Secretariaat-generaal

Directoraat A “Strategie, Betere Regelgeving & Corporate Governance”

Eenheid A.1 “Beleidsprioriteiten & Werkprogramma”

B – 1049 Brussel

Tel. +32 2 29 92165

E-mail: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu

Ø  Wat betreft de vertegenwoordiger van de groep van organisatoren of, in voorkomend geval, de door die groep opgerichte juridische entiteit, hun contactgegevens zijn te vinden in het online EBI-register en in het COCS, op de webpagina's die specifiek aan het betrokken initiatief zijn gewijd.  Zie:  https://europa.eu/citizens-initiative/home_nl.

 

-      De functionarissen voor gegevensbescherming (DPO’s) 

Ø  De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie

U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) met betrekking tot kwesties die verband houden met de verwerking van uw persoonsgegevens.

Ø  De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de groep van organisatoren (in voorkomend geval)

Indien de groep van organisatoren een functionaris voor gegevensbescherming heeft aangewezen, kunt u ook contact opnemen met deze functionaris via de contactgegevens die kunnen worden geraadpleegd in het online EBI-register en in het COCS, op de webpagina's die specifiek aan het betreffende initiatief zijn gewijd.  Zie:  https://europa.eu/citizens-initiative/home_nl.

 

-      De autoriteiten voor gegevensbescherming

Ø  De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu) indien u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 door de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn geschonden.

Ø  De nationale autoriteiten voor gegevensbescherming

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde nationale gegevensbeschermingsautoriteit, met name in de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, waar u uw werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk is begaan, indien u van mening bent dat uw gegevens onrechtmatig zijn verwerkt. De contactgegevens van de nationale gegevensbeschermingsautoriteiten kunnen worden geraadpleegd op: https://europa.eu/citizens-initiative/how-it-works/data-protection_nl.

 

10. Waar vind ik aanvullende informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie:  DPR-EC-03486.


[1] Referentienummer moet nog worden gepubliceerd