Operațiunea de prelucrare: Punerea în aplicare a Regulamentului privind ICE și furnizarea unui registru al inițiativelor cetățenești

Operatorul de date:  Comisia Europeană

Operatorul operațional de date:  Unitatea SG.DSG1.A.1 („Priorități politice și program de lucru”)

Referința înregistrării:  DPR-EC-00068

 

1. Introducere

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, cum colectăm, manipulăm și protejăm toate datele cu caracter personal care ne sunt furnizate, cum utilizăm informațiile obținute astfel și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, în declarație sunt indicate datele de contact ale operatorului operațional de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor, precum și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) și-a asumat angajamentul de a asigura protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal și respectarea vieții dumneavoastră private. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.

Această declarație de confidențialitate vizează operațiunea de prelucrare „Punerea în aplicare a Regulamentului privind ICE și furnizarea unui registru al inițiativelor cetățenești”, desfășurată de unitatea SG.DSG1.A.1 („Priorități politice și program de lucru”) din cadrul Comisiei Europene.

 

2. De ce și cum prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Colectăm și utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a pune în aplicare Regulamentul (UE) 2019/788 al Parlamentului European și al Consiliului cu privire la Inițiativa cetățenească europeană (denumit în continuare „Regulamentul privind ICE”).

Inițiativa cetățenească europeană a fost introdusă odată cu Tratatul de la Lisabona și se aplică din aprilie 2012, data intrării în vigoare a Regulamentului (UE) nr. 211/2011, care a pus în aplicare dispozițiile tratatului. Acest prim regulament privind ICE a fost înlocuit, începând cu 1 ianuarie 2020, de Regulamentul (UE) 2019/788.

Dacă un milion de cetățeni din cel puțin un sfert din statele membre susțin o inițiativă cetățenească europeană, organizatorii săi pot invita Comisia Europeană să propună un act juridic în domeniile în care Comisia are această competență.

Potrivit Regulamentului privind ICE, propunerile de inițiativă cetățenească europeană trebuie să fie înregistrate și publicate de Comisie.

În acest context, colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în special pentru a stabili dacă îndepliniți cerințele pentru a fi organizatorul unei inițiative cetățenești europene (ca membru obligatoriu sau suplimentar al grupului de organizatori, inclusiv ca persoană de contact suplimentară) și dacă entitatea juridică căreia îi sunteți asociat a fost înființată în conformitate cu articolul 5 alineatul (7) din Regulamentul privind ICE și pentru a permite atât Comisiei, cât și cetățenilor să comunice cu dumneavoastră în calitate de organizator de inițiativă.

Regulamentul privind ICE conferă Comisiei și anumite obligații în ceea ce privește asigurarea transparenței finanțării inițiativelor. Comisia are obligația de a publica în registrul ICE informațiile privind finanțarea inițiativelor furnizate de organizatori (situație în care Comisia acționează ca persoană împuternicită de către operator, iar reprezentantul grupului de organizatori este operatorul de date propriu-zis). În plus, în cazurile specifice prevăzute la articolul 17 alineatul (2) și (3) din Regulamentul privind Inițiativa cetățenească europeană, Comisia poate fi obligată să prelucreze și datele dumneavoastră cu caracter personal în calitate de sponsor al inițiativei sau de reclamant.

Pentru a îndeplini cerințele din Regulamentul privind ICE, este obligatoriu să prelucrăm datele și documentele furnizate de organizatori, de sponsori și de reclamanți.

Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră personale după cum urmează:

·        O parte din procesul de prelucrare a datelor dumneavoastră se realizează prin operațiuni automate. În special:

  • Datele cu caracter personal și copiile documentelor care vă dovedesc identitatea și a celor care demonstrează că îndepliniți cerințele referitoare la cetățenie, reședință și vârstă sunt transmise Comisiei de către organizatorii ICE, ca parte a cererii de înregistrare, utilizând formularul de înregistrare de pe site-ul public al Registrului ICE. Acestea sunt incluse în mod automat în baza de date a Registrului ICE, iar o copie a acestora este înregistrată în sistemul Comisiei de gestionare a documentelor, Ares.

  • Confirmările de primire a cererii de înregistrare, inclusiv datele cu caracter personal ale organizatorilor, sunt trimise automat la adresele de e-mail ale persoanelor de contact, cu o copie către căsuța poștală electronică a Comisiei;

  • Organizatorii primesc mesaje automate (la adresele de e-mail ale persoanelor de contact și, dacă optează pentru acest lucru, la adresele de e-mail suplimentare ale organizatorilor) ori de câte ori efectuează o operațiune folosind contul de organizator și în momentul în care inițiativa ajunge într-o nouă etapă (câte o copie este trimisă de fiecare dată și la căsuța poștală funcțională a Comisiei);

  • Corespondența dintre Comisie și organizatori realizată prin intermediul formularelor de contact (între „interfața administrativă” a Registrului ICE și „contul de organizator”) este trimisă automat în copie la adresele de e-mail ale persoanelor de contact și la căsuța poștală electronică a Comisiei;

  • Datele cu caracter personal ale persoanelor de contact desemnate pentru fiecare inițiativă sunt publicate automat, în conformitate cu articolul 6 alineatul (7) din Regulamentul privind ICE, în măsura în care acestea fac parte din deciziile privind cererile de înregistrare;

  • Datele organizatorilor (nume și adrese de e-mail) sunt publicate automat pe interfața publică a Registrului ICE atunci când se înregistrează inițiativa.

    ·        Alte operațiuni vizând datele dumneavoastră se realizează manual. Este vorba în special despre următoarele operațiuni:

  • Ca parte din procedura de înregistrare, efectuăm verificări personale ale informațiilor și dovezilor furnizate în conformitate cu anexa II din Regulamentul privind ICE, pentru a ne asigura că organizatorii respectă cerințele prevăzute de articolul 5 din respectivul regulament;

  • Gestionarea modificărilor privind componența grupului de organizatori, în temeiul articolului 5 alineatul (4);

  • Corespondența purtată prin e-mail cu organizatorii ICE și cu alte persoane vizate;

  • Gestionarea cererilor de informații suplimentare și a reclamațiilor legate de transparența finanțării inițiativelor;

  • Gestionarea solicitărilor persoanelor vizate.

    Mai mult:

  • Datele organizatorilor pot fi prelucrate manual cu ajutorul mijloacelor electronice, putând fi inclusiv trimise prin e-mail;

  • Unele documente privind inițiativa care conțin date ale organizatorilor pot fi înregistrate în sistemul Comisiei de gestionare a documentelor, Ares;

  • Datele cuprinse în deciziile privind cererile de înregistrare și în comunicările publicate în răspuns la inițiativele valabile fac obiectul publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene;

  • Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat și nici pentru crearea de profiluri.

 

3. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele personale?

1.      Dacă sunteți organizator ICE (membru al grupului de organizatori sau persoană de contact suplimentară) pentru o inițiativă a cărei înregistrare i-a fost solicitată Comisiei, datele dumneavoastră personale transmise în acest context vor fi prelucrate de Comisie, în conformitate cu articolul 5 alineatele (1) și (4) și articolul 6 alineatele (2) și (3) din Regulamentul privind ICE. Datele dumneavoastră personale pot fi prelucrate, de asemenea, dacă au fost trimise în contextul punctului 7 din anexa II la Regulamentul privind ICE. În plus, dacă sunteți reprezentant sau locțiitor de reprezentant al grupului de organizatori, numele dumneavoastră poate fi publicat ca parte a deciziei de înregistrare, în conformitate cu articolul 6 alineatul (7) din Regulamentul privind ICE.

2.      După ce Comisia confirmă înregistrarea propunerii de inițiativă, numele dumneavoastră (în calitate de organizator ICE, adică de membru al grupului de organizatori) va fi publicat pe site-ul public al Registrului ICE. Dacă aveți rolul de reprezentant sau locțiitor al reprezentantului grupului de organizatori respectiv, va fi publicată și adresa dumneavoastră de e-mail. Publicarea acestor date este prevăzută de dispozițiile notei de subsol (1) din anexele II și VII la Regulamentul privind ICE.

3.      Dacă sunteți sponsor ICE (în nume propriu) sau dacă depuneți o reclamație privind netransparența finanțării unei inițiative, datele dumneavoastră pot fi prelucrate în temeiul articolului 17 din Regulamentul privind ICE.

În aceste 3 cazuri, prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal are ca temei juridic articolul 5 alineatul (1) literele (a) și (b) din Regulamentul (UE) 2018/1725, deoarece:

(a) prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii; și

(b) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului.

Luate separat, datele dumneavoastră prelucrate nu se încadrează în niciuna dintre categoriile speciale de date sensibile cu caracter personal enumerate la articolul 10 din Regulamentul (UE) 2018/1725. Cu toate acestea, prin organizarea sau finanțarea unei anumite inițiative, organizatorii și sponsorii își pot dezvălui opiniile politice. Prin urmare, caracterul sensibil al datelor dumneavoastră poate decurge din sensibilitatea politică a inițiativei în cauză. În funcție de nivelul de sensibilitate al inițiativei propuse, datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate pot fi considerate date care dezvăluie opiniile politice.

În acest caz prelucrarea nu este interzisă, deoarece este necesară din motive de interes public major, pe baza dreptului Uniunii (Regulamentul privind ICE), care este proporțional cu obiectivul urmărit, respectă esența dreptului la protecția datelor și prevede măsuri adecvate și specifice pentru protejarea drepturilor și intereselor dumneavoastră fundamentale, în conformitate cu articolul 10 alineatul (2) litera (g) din Regulamentul (UE) 2018/1725. Aveți dreptul să vă opuneți publicării datelor dumneavoastră cu caracter personal din motive întemeiate și legitime legate de situația dumneavoastră specifică, așa cum se prevede în nota de subsol (1) din anexele II și VII la Regulamentul privind ICE.

 

4. Ce categorii de date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?

Pentru a pune în aplicare Regulamentul privind ICE, colectăm și prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

·        Dacă sunteți unul dintre membrii obligatorii ai grupului de organizatori sau una dintre persoanele de contact suplimentare ale acestuia, desemnat în temeiul articolului 5 alineatul (3) paragraful al doilea din Regulamentul privind ICE:  

  •         numele complet,

  •         adresa poștală,

  •         data nașterii;

  •         cetățenia.

    ·        În plus, colectăm și prelucrăm copii ale documentelor relevante pentru a vă dovedi identitatea și pentru a stabili dacă îndepliniți cerințele privind cetățenia, reședința și vârsta.

    ·        Dacă sunteți una din persoanele de contact (reprezentant sau supleant) pentru un grup de organizatori, colectăm și prelucrăm și adresa dumneavoastră de e-mail și numărul dumneavoastră de telefon.

    ·        Dacă sunteți unul dintre membrii suplimentari ai grupului de organizatori, colectăm și procesăm numele dumneavoastră complet.

    ·        Dacă datele dumneavoastră cu caracter personal apar ca parte a documentației prezentate de grupul de organizatori în contextul punctului 7 din anexa II la Regulamentul privind ICE, tipul de date prelucrate depinde de legislația națională aplicabilă.

    ·        Dacă sunteți sponsor al inițiativei (în nume propriu) sau dacă depuneți o plângere privind lipsa de transparență a finanțării unei inițiative, în cazurile menționate la articolul 17 alineatele (2) și (3) din Regulamentul privind ICE:

  •         numele complet,

  •         datele de contact pe care le-ați furnizat (de preferință adresa de e-mail).

 

5. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Datele personale nepublicate, inclusiv cele referitoare la inițiativele neînregistrate, vor fi păstrate în Registrul ICE pe o perioadă de maximum 5 ani.

Perioada se calculează de obicei de la ultima acțiune care a vizat inițiativa în cauză în Registrul ICE. Însă dacă inițiativa în cauză face obiectul unor proceduri judiciare, perioada de 5 ani se calculează de la sfârșitul acestor proceduri. În cazul inițiativelor reușite, pentru care Comisia a întreprins acțiuni subsecvente, perioada de 5 ani se calculează de la ultima acțiune întreprinsă în legătură cu inițiativa în cauză.

Datele publicate nu vor fi șterse și vor fi păstrate pe site din motive legate de asigurarea transparenței și în scop istoric.

 

6. Cum sunt protejate și păstrate datele dumneavoastră cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, loturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Toate operațiunile de prelucrare sunt efectuate în conformitate cu Decizia (UE, Euratom) 2017/46 din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea în mediul online, riscul pierderii de date, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal care sunt prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate, care au în mod legitim nevoie să le cunoască în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

 

7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt comunicate?

·        Au acces la date membrii personalului autorizat din cadrul Comisiei care răspunde de gestionarea Registrului ICE și de acțiunile subsecvente legate de inițiative, precum și membrii altor categorii de personal autorizat, pe principiul „necesității de a cunoaște”. Acești membri ai personalului respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

·       Unele date personale devin accesibile publicului larg prin publicarea pe pagina dedicată inițiativei în Registrul ICE și în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Este vorba despre următoarele date:

  • numele membrilor grupurilor de organizatori ale tuturor inițiativelor înregistrate, precum și adresele de e-mail ale persoanelor de contact (reprezentant și locțiitor),

  • numele reprezentantului și numele locțiitorului care sunt incluse în deciziile privind înregistrarea inițiativei (inclusiv în deciziile de respingere a înregistrării).  

 

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

Regulamentul privind ICE vă conferă următoarele drepturi:

 o   Ca organizatori ai unei inițiative, aveți dreptul să vă opuneți publicării numelui și adresei dumneavoastră de e-mail, dacă aveți motive legitime și întemeiate legate de situația dumneavoastră.

o   Aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor dumneavoastră din Registrul online al Comisiei după expirarea unei perioade de doi ani de la data înregistrării propunerii de inițiativă cetățenească.

În calitate de persoană vizată (conform definiției din capitolul III, articolele 14-25 din Regulamentul (UE) 2018/1725), aveți o serie de drepturi specifice:

o   Aveți dreptul de a vă accesa datele cu caracter personal și de a le rectifica dacă sunt inexacte sau incomplete. În unele cazuri, aveți dreptul de a vă șterge datele cu caracter personal, de a restricționa prelucrarea lor, de a vă opune prelucrării precum și dreptul la portabilitatea datelor.

Vă puteți exercita drepturile contactându-l pe operatorul operațional de date sau, în cazul unui conflict, pe responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, vă puteți adresa, de asemenea, Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate la punctul 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

Cererile de accesare a datelor personale vor fi tratate în termen de o lună de la primire. Orice alte cereri menționate mai sus vor fi tratate în termen de 15 zile lucrătoare.

 

9. Date de contact

-      Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul operațional de date, utilizând următoarele coordonate:

European Commission

Secretariat General

Directorate A 'Strategy, Better Regulation & Corporate Governance'

Unit A.1 'Policy Priorities & Work Programme'

B – 1049 Bruxelles

Tel. +32 2 29 92165

E-mail: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu

-      Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Îl puteți contacta pe responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

-      Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

În cazul în care considerați că drepturile pe care vi le conferă Regulamentul (UE) 2018/1725 v-au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră personale de către operatorul de date, puteți depune o reclamație la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, la adresa edps@edps.europa.eu.

 

10. Unde puteți găsi mai multe informații?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie, așa cum au fost documentate și notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_ro.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-00068.

Pentru informații generale privind protecția datelor cu caracter personal în contextul derulării unei ICE, consultați pagina:

https://europa.eu/citizens-initiative/how-it-works/data-protection_ro

 

11. Informații suplimentare  

-      Publicarea datelor personale ale sponsorilor în Registrul ICE

În conformitate cu articolul 17 alineatul (1) din Regulamentul privind ICE, grupul de organizatori trebuie să furnizeze, spre publicare în registrul ICE (și să actualizeze sistematic) informații cu privire la sprijinul financiar care depășește 500 EUR per sponsor, precum și cu privire la organizațiile care asistă benevol grupul de organizatori, dacă sprijinul respectiv nu este cuantificabil din punct de vedere economic. Dacă inițiativa este sponsorizată de persoane fizice, aceste informații includ numele persoanelor vizate. Conform Regulamentului general privind protecția datelor, organizatorii inițiativei sunt considerați operatori de date în cadrul procesului de prelucrare a datelor menționate mai sus.

Organizatorii inițiativelor pot fi contactați la adresele de contact publicate pe pagina dedicată fiecărei inițiative pe site-ul public al Registrului ICE: https://europa.eu/citizens-initiative/home_ro.

Rolul Comisiei este limitat la furnizarea mijloacelor tehnice (Registrul ICE) pentru publicarea datelor transmise de organizatori, ceea ce înseamnă că aceasta acționează în calitate de entitate împuternicită de către operator. În consecință, prelucrarea datelor colectate cu privire la sponsori nu intră în domeniul de aplicare al acestei declarații de confidențialitate.

-      Declarația de confidențialitate anterioară

Această declarație de confidențialitate nu acoperă aspecte specifice prelucrării datelor cu caracter personal în temeiul primului Regulament privind ICE [Regulamentul (UE) nr. 211/2011], care pot fi diferite de cele actuale. Respectivele date pot fi totuși prelucrate și/sau publicate în Registrul ICE. Puteți consulta declarația de confidențialitate anterioară aplicabilă acestor operațiuni de prelucrare a datelor pe pagina: https://europa.eu/citizens-initiative/privacy-policy-concerning-citizens-initiative-organisers-personal-data-eci-register_ro