Usmernenie v oblasti ochrany údajov pre organizátorov európskych iniciatív občanov

 

Hlavné zásady

Pri zbere vyhlásení o podpore organizátori iniciatív spracúvajú neraz veľké množstvo osobných údajov signatárov. Za spracovanie týchto osobných údajov zodpovedá zástupca skupiny organizátorov (prípadne právny subjekt vytvorený konkrétne na riadenie danej iniciatívy), ktorý pôsobí ako tzv. prevádzkovateľ údajov.

Keď sa získané vyhlásenia o podpore zbierajú a/alebo zasielajú prostredníctvom centrálneho online systému na zber vyhlásení, preberá Európska komisia časť zodpovednosti organizátorov tým, že v týchto operáciách spracovania údajov koná ako spoločný prevádzkovateľ údajov.

Keď skupina organizátorov zozbiera potrebný počet vyhlásení o podpore, odovzdá ich príslušným vnútroštátnym orgánom na overenie a osvedčenie. V rámci operácií spracovania údajov sa vnútroštátne orgány považujú za prevádzkovateľov údajov.

Prevádzkovateľ údajov musí dodržiavať povinnosti v oblasti ochrany údajov a pravidlá všeobecného nariadenia o ochrane údajov, ako aj zabezpečiť ich dodržiavanie.

 

Kľúčové pojmy

Pozrite si glosár týkajúci sa ochrany údajov v kontexte európskej iniciatívy občanov.

 

Aké spracovateľské operácie vykonávajú organizátori podľa nariadenia o EIO?

  • Spracúvanie vyhlásení signatárov o podpore:

Signatár musí na podporu iniciatívy vyplniť formulár vyhlásenia o podpore, v ktorom uvedie súbor svojich osobných údajov. V prípade vyhlásení o podpore podpísaných online prostredníctvom elektronickej identifikácie sa tieto údaje importujú z vnútroštátneho systému elektronickej identifikácie. 

Ak sa v rámci iniciatívy úspešne zozbiera požadovaný počet vyhlásení o podpore, tieto vyhlásenia sa predložia členským štátom na overenie a osvedčenie. Osobné údaje zozbierané v rámci vyhlásení o podpore nemožno použiť na žiadny iný účel, napríklad na podporu iných iniciatív, ako je iniciatíva, na ktorú boli poskytnuté, ani ich zasielať žiadnej inej organizácii.

  • Spracúvanie e-mailových adries signatárov:

Povoľuje sa aj dobrovoľné získavanie e-mailových adries signatárov, ktorí chcú byť naďalej informovaní o aktuálnom stave nimi podpísanej iniciatívy.

E-mailové adresy nemožno získavať v rámci formulárov vyhlásenia o podpore, ale možno ich získavať súčasne so zberom týchto formulárov. Signatárov však treba informovať, že ich právo podporiť iniciatívu nie je podmienené udelením súhlasu na získanie ich e-mailovej adresy.

Tieto e-mailové adresy možno použiť len na informovanie signatárov o aktuálnom stave iniciatívy, ktorú podpísali. Nemožno ich použiť na iné účely, napríklad na zasielanie obchodných ponúk alebo informácií o iných iniciatívach signatárom. Nevzťahuje sa na ne overovanie zo strany členských štátov.

  • Spracúvanie osobných údajov sponzorov iniciatívy:

Nariadenie o európskej iniciatíve občanov obsahuje aj pravidlá týkajúce sa spracúvania údajov sponzorov iniciatívy.

V článkoch 17 a 18, ako aj v článku 19 ods. 1 a 3 nariadenia o európskej iniciatíve občanov sa uvádza, ako možno tieto údaje spracúvať.

 

Prevádzkovanie údajov: scenáre zberu a zasielania vyhlásení o podpore

Vo všeobecnosti existujú 2 scenáre:

  • Scenár č. 2

    • zber vyhlásení o podpore sa vykonáva v papierovej forme a/alebo prostredníctvom vlastného (individuálneho) online systému na zber vyhlásení skupiny organizátorov (samostatné prevádzkovanie zástupcom skupiny organizátorov),
    • predkladanie vyhlásení o podpore príslušným orgánom členských štátov na overenie sa uskutočňuje buď prostredníctvom vlastných prostriedkov skupiny organizátorov (samostatné prevádzkovanie zástupcom skupiny organizátorov), ALEBO prostredníctvom služby Komisie na výmenu súborov (spoločné prevádzkovanie Komisiou a zástupcom skupiny organizátorov).

Upozornenie:

  • Organizátori sa môžu rozhodnúť, že vyhlásenia o podpore budú zbierať v papierovej forme a online alebo len prostredníctvom jedného z týchto spôsobov zberu.
  • Pri online zbere si organizátori musia vybrať medzi použitím centrálneho alebo individuálneho online systému na zber vyhlásení, keďže tieto dva systémy nemožno kombinovať.
  • Ak organizátori zbierajú vyhlásenia o podpore online prostredníctvom centrálneho online systému na zber vyhlásení a súčasne v papierovej forme, na tieto rôzne spôsoby zberu sa môžu vzťahovať rôzne pravidlá (ako sa uvádza v tomto dokumente, pokiaľ ide o scenár č. 1 a scenár č. 2).

 

Otázky a odpovede týkajúce sa ochrany údajov pre organizátorov

  1. Centrálny online systém na zber vyhlásení – aké sú povinnosti Komisie a zástupcu skupiny organizátorov ako spoločných prevádzkovateľov údajov?
  2. Individuálny online systém na zber vyhlásení a zber vyhlásení v papierovej forme – aké sú povinnosti zástupcu skupiny organizátorov ako jediného prevádzkovateľa údajov?
  3. „Citlivé údaje“ – kedy sa údaje signatárov považujú za údaje osobitnej kategórie?
  4. Bezpečnosť – ako by ste mali postupovať pri získavaní údajov signatárov v papierovej forme?
  5. Bezpečnosť – aké sú požiadavky na získavanie údajov signatárov prostredníctvom individuálneho online systému na zber vyhlásení?
  6. Kedy a ako by ste mali vykonať posúdenie vplyvu na ochranu údajov?
  7. Ako by ste mali pripraviť záznam o spracúvaní osobných údajov? 
  8. Aká je úloha zodpovednej osoby? 
  9. Aké informácie by ste mali poskytovať občanom pri získavaní ich údajov? 
  10. Čo by ste mali urobiť pri vybavovaní žiadostí signatárov týkajúcich sa spracúvania údajov? 
  11. Čo by ste mali urobiť v prípade porušenia ochrany osobných údajov?
  12. Akú máte zodpovednosť ako prevádzkovateľ údajov? 
  13. Predkladanie zozbieraných vyhlásení o podpore členským štátom na overenie – kto je prevádzkovateľom údajov? 
  14. Predkladanie zozbieraných vyhlásení o podpore členským štátom na overenie – aké sú bezpečnostné odporúčania? 
  15. Predkladanie zozbieraných vyhlásení o podpore členským štátom na overenie – aké sú úlohy a zodpovednosti pri využívaní služby Komisie na výmenu súborov? 
  16. Aké sú lehoty uchovávania údajov? 
  17. Na aký vnútroštátny dozorný orgán by ste sa mali obrátiť v prípade otázok týkajúcich sa spracúvania osobných údajov? 
  18. Podpora a financovanie – o čom by ste mali vedieť pri spracúvaní osobných údajov? 

 

Otázky a odpovede týkajúce sa ochrany údajov pre signatárov

Pozri osobitnú časť v rámci často kladených otázok

 

Aké pravidlá treba dodržiavať pri spracúvaní osobných údajov?

 

Kontakty na vnútroštátnej úrovni

  • Kontaktné údaje vnútroštátnych orgánov zodpovedných za overovanie a osvedčovanie vyhlásení o podpore sú k dispozícii tu.

  • Kontaktné údaje vnútroštátnych orgánov pre ochranu údajov sú k dispozícii tu.

 

Politika Európskej komisie v oblasti ochrany osobných údajov v kontexte európskej iniciatívy občanov

Vyhlásenia o ochrane osobných údajov používané pri rôznych spracovateľských operáciách, ktoré realizuje Európska komisia v kontexte vykonávania nástroja európskej iniciatívy občanov, sú uverejnené na osobitnej webovej stránke týkajúcej sa politiky ochrany osobných údajov.

 

VYHLÁSENIE O ODMIETNUTÍ ZODPOVEDNOSTI

Cieľom tohto usmernenia je prispieť k lepšiemu pochopeniu požiadaviek EÚ na ochranu údajov, ktoré sa vzťahujú na spracovateľské operácie stanovené v nariadení (EÚ) 2019/788 o európskej iniciatíve občanov. Výlučne ustanovenia nariadenia o európskej iniciatíve občanov, všeobecného nariadenia o ochrane údajov a nariadenia o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami EÚ sú z právneho hľadiska relevantné. Týmto usmernením sa nenahrádza platný právny rámec vrátane prípadných záväzných zmlúv, ako sú dohody o spoločnom prevádzkovaní.

Toto usmernenie obsahuje praktické informácie pre organizátorov iniciatív občanov. Nemožno ho vykladať spôsobom, že zakladá vymáhateľné práva alebo oprávnené očakávanie. Týmto usmernením nie je dotknutá najmä zodpovednosť zástupcu skupiny organizátorov ako prevádzkovateľa v zmysle článku 5 ods. 2 všeobecného nariadenia o ochrane údajov za dodržiavanie povinností a pravidiel podľa všeobecného nariadenia o ochrane údajov, ako aj zabezpečovanie ich dodržiavania.

Záväzný výklad právnych predpisov EÚ je vo výlučnej právomoci Súdneho dvora Európskej únie. Názormi vyjadrenými v tomto usmernení nie je dotknutá pozícia, ktorú by Komisia mohla zaujať pred Súdnym dvorom.

Keďže toto usmernenie vychádza z okolností existujúcich v čase jeho vypracovania, považuje sa za „živý nástroj“, ktorý je otvorený zdokonaľovaniu. K zmenám jeho obsahu môže dochádzať bez akéhokoľvek oznámenia.