Orientamenti sulla protezione dei dati per organizzatori di iniziative dei cittadini europei

 

Principi essenziali

Durante la raccolta delle dichiarazioni di sostegno alla loro iniziativa gli organizzatori elaborano i dati personali dei firmatari su una scala potenzialmente vasta. Il rappresentante del gruppo di organizzatori (o l'eventuale entità giuridica appositamente creata per gestire l'iniziativa) è responsabile del trattamento di tali dati personali ed è il cosiddetto titolare del trattamento dei dati.

Se la raccolta e/o il trasferimento delle dichiarazioni di sostegno raccolte avviene attraverso il sistema centrale di raccolta elettronica, la Commissione europea provvede ad alleviare la responsabilità degli organizzatori fungendo da contitolare del trattamento dati.

Se il numero richiesto delle dichiarazioni di sostegno è stato raccolto dal gruppo di organizzatori, le dichiarazioni vengono presentate alle autorità nazionali competenti per verifica e certificazione. Per queste operazioni sono considerate titolari del trattamento dati le autorità nazionali.

Il titolare del trattamento è tenuto a rispettare e garantire il rispetto degli obblighi in materia di protezione dei dati e delle norme del regolamento generale sulla protezione dei dati.

 

Termini essenziali

Consulta il glossario relativo alla protezione dei dati nel contesto dell'iniziativa dei cittadini europei.

 

Quali sono le operazioni di trattamento che gli organizzatori sono tenuti a svolgere a norma del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei (ICE)?

  • Trattamento delle dichiarazioni di sostegno dei firmatari

Per sostenere un'iniziativa, un firmatario deve compilare un modulo di dichiarazione di sostegno, fornendo una serie di dati personali. In caso di dichiarazioni di sostegno firmate online utilizzando un'identificazione elettronica (eID), tali dati vengono importati da un sistema nazionale di identificazione elettronica. 

Se un'iniziativa raccoglie il numero richiesto di dichiarazioni di sostegno, queste vengono presentate agli Stati membri per verifica e certificazione. I dati personali raccolti nell'ambito delle dichiarazioni di sostegno non possono essere utilizzati per altri fini, ad esempio per sostenere iniziative diverse da quella per cui sono stati forniti, né trasferiti a qualsiasi altra organizzazione.

  • Trattamento degli indirizzi e-mail dei firmatari

È inoltre consentita la raccolta facoltativa degli indirizzi di posta elettronica dei firmatari che desiderano essere ulteriormente informati sullo stato di avanzamento dell'iniziativa cui hanno aderito.

Gli indirizzi di posta elettronica non possono essere raccolti nell'ambito dei moduli di dichiarazione di sostegno, ma possono esserlo simultaneamente, a condizione di informare i firmatari che il loro diritto di sostenere un'iniziativa non è subordinato al consenso a fornire l'indirizzo e-mail.

Gli indirizzi di posta elettronica possono essere utilizzati soltanto per informare i firmatari che lo desiderano sullo stato di avanzamento dell'iniziativa cui hanno aderito. Non possono essere utilizzati per altri fini, ad esempio per inoltrare ai firmatari offerte commerciali o informazioni su un'altra iniziativa. Non sono soggetti a verifica da parte degli Stati membri.

  • Trattamento dei dati personali dei promotori di iniziative

Inoltre, il regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei prevede alcune norme relative al trattamento dei dati dei promotori di iniziative.

Gli articoli 17, 18 e 19, paragrafi 1 e 3, del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei specificano le modalità di trattamento di tali dati.

 

Controllo dei dati: scenari per la raccolta e il trasferimento delle dichiarazioni di sostegno

Gli scenari sono in linea di massima 2:

  • scenario 1

    • la raccolta delle dichiarazioni di sostegno avviene tramite il sistema centrale di raccolta elettronica della Commissione (la Commissione europea e il rappresentante del gruppo di organizzatori sono contitolari del trattamento)
    • la presentazione delle dichiarazioni di sostegno alle autorità competenti degli Stati membri per verifica viene effettuato utilizzando il servizio di scambio file della Commissione (la Commissione europea e il rappresentante del gruppo di organizzatori sono contitolari del trattamento). 
  • scenario 2

    • la raccolta delle dichiarazioni di sostegno avviene su moduli cartacei e/o tramite il sistema di raccolta elettronica (individuale) del gruppo di organizzatori (il rappresentante del gruppo di organizzatori è l'unico titolare del trattamento)
    • la presentazione delle dichiarazioni di sostegno alle autorità competenti degli Stati membri per verifica viene effettuato tramite i mezzi propri degli organizzatori (il rappresentante del gruppo di organizzatori è l'unico titolare del trattamento) OPPURE utilizzando il servizio di scambio file della Commissione (la Commissione europea e il rappresentante del gruppo di organizzatori sono contitolari del trattamento).

Attenzione:

  • gli organizzatori possono scegliere di raccogliere le dichiarazioni di sostegno su carta e online, oppure utilizzando una sola di queste modalità di raccolta.
  • Durante la raccolta online, gli organizzatori devono decidere se utilizzare il sistema centrale di raccolta elettronica o un sistema individuale, poiché non è possibile combinare i due sistemi.
  • Se gli organizzatori decidono di raccogliere le dichiarazioni di sostegno online utilizzando il sistema centrale di raccolta elettronica e parallelamente su supporto cartaceo, alle due modalità di raccolta possono applicarsi norme diverse (come descritto nel presente documento allo scenario 1 e allo scenario 2).

 

Domande e risposte sulla protezione dei dati per gli organizzatori

  1. Sistema centrale di raccolta elettronica: quali sono gli obblighi della Commissione e del rappresentante del gruppo di organizzatori in quanto contitolari del trattamento dei dati?
  2. Sistema individuale di raccolta elettronica e raccolta su moduli cartacei: quali sono gli obblighi del rappresentante del gruppo di organizzatori in quanto unico titolare del trattamento dei dati?
  3. "Dati sensibili": quando i dati dei firmatari possono essere considerati come appartenenti a una categoria particolare di dati?
  4. Sicurezza: quali misure adottare per la raccolta dei dati dei firmatari su carta?
  5. Sicurezza: quali sono i requisiti per la raccolta dei dati dei firmatari tramite un sistema individuale di raccolta elettronica?
  6. Quando e come effettuare una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati?
  7. Come preparare un registro delle attività di trattamento dei dati? 
  8. Qual è il ruolo del responsabile della protezione dei dati? 
  9. Quali informazioni vanno fornite ai cittadini al momento della raccolta dei loro dati? 
  10. Come rispondere alle richieste di informazioni dei firmatari sul trattamento dei dati? 
  11. Cosa fare in caso di violazione dei dati personali?
  12. Quali sono le responsabilità del titolare del trattamento dei dati? 
  13. Presentazione delle dichiarazioni di sostegno raccolte agli Stati membri per verifica: chi è titolare del trattamento dei dati? 
  14. Presentazione delle dichiarazioni di sostegno raccolte agli Stati membri per verifica: quali sono le raccomandazioni in materia di sicurezza? 
  15. Presentazione delle dichiarazioni di sostegno raccolte agli Stati membri per verifica: quali sono i ruoli e le responsabilità quando si usa il servizio di scambio file della Commissione? 
  16. Quali sono i periodi massimi per la conservazione dei dati? 
  17. Quale autorità nazionale di controllo occorre contattare per le questioni relative al trattamento dei dati personali? 
  18. Sostegno e finanziamenti: cosa occorre sapere quando si procede al trattamento dei dati personali? 

 

Domande e risposte sulla protezione dei dati per i firmatari

Vedere la sezione specifica delle domande frequenti.

 

Quali norme disciplinano il trattamento dei dati personali?

 

Contatti a livello nazionale

  • I recapiti delle autorità nazionali competenti per la verifica e la certificazione delle dichiarazioni di sostegno sono disponibili qui.

  • I recapiti delle autorità nazionali preposte alla protezione dei dati sono disponibili qui.

 

Politica della Commissione europea in materia di privacy nel contesto dell'iniziativa dei cittadini europei

Le informative sulla privacy per le varie operazioni di trattamento effettuate dalla Commissione europea nel contesto dell'attuazione dello strumento dell'iniziativa dei cittadini europei sono pubblicate sul sito web dedicato alla politica in materia di privacy.

 

CLAUSOLA DI ESCLUSIONE DELLA RESPONSABILITÀ

I presenti orientamenti intendono contribuire a una migliore comprensione dei requisiti dell'UE in materia di protezione dei dati applicabili alle operazioni di trattamento di cui al regolamento (UE) 2019/788 riguardante l'iniziativa dei cittadini europei (regolamento ICE). Fanno fede soltanto i testi del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei, del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e del regolamento sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE (EUDPR) . I presenti orientamenti non possono sostituire il quadro giuridico vigente, compresi, se del caso, i contratti vincolanti, quali gli accordi di contitolarità del trattamento.

I presenti orientamenti offrono informazioni pratiche agli organizzatori di iniziative dei cittadini e non vanno intesi come fonte di diritti legalmente esercitabili o aspettative legittime. In particolare, lasciano impregiudicata la responsabilità del rappresentante del gruppo di organizzatori, in quanto titolare del trattamento dei dati, a norma dell'articolo 5, paragrafo 2, del regolamento generale sulla protezione dei dati, di rispettare e garantire il rispetto degli obblighi e delle norme di detto regolamento.

L'interpretazione vincolante della legislazione dell'UE è di esclusiva competenza della Corte di giustizia dell'Unione europea. Le opinioni espresse nei presenti orientamenti lasciano impregiudicata la posizione che la Commissione potrebbe adottare dinanzi alla Corte di giustizia.

Poiché tali orientamenti rispecchiano lo stato dell'arte al momento della loro elaborazione, vanno considerati uno "strumento dinamico" suscettibile di miglioramento, mentre il loro contenuto può essere soggetto a modifiche senza preavviso.