Datenschutzleitlinien für Organisatoren von Europäischen Bürgerinitiativen

 

Zentrale Grundsätze

Bei der Sammlung von Unterstützungsbekundungen für ihre Initiative verarbeiten die Organisatoren die personenbezogenen Daten der Unterzeichner möglicherweise in großem Umfang. Der Vertreter der Organisatorengruppe (oder gegebenenfalls die eigens für die Verwaltung der Initiative geschaffene juristische Person) ist für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten verantwortlich und somit der sogenannte Verantwortliche.

Wenn die Sammlung und/oder Übermittlung der gesammelten Unterstützungsbekundungen über das zentrale Online-Sammelsystem erfolgt, fungiert die EU-Kommission für diese Verarbeitungsvorgänge gemeinsam mit den Organisatoren als Verantwortliche und mindert somit deren Verantwortung.

Hat die Organisatorengruppe die erforderliche Anzahl von Unterstützungsbekundungen gesammelt, werden diese Bekundungen den zuständigen nationalen Behörden zur Überprüfung und Bescheinigung übermittelt. In Bezug auf diese Verarbeitungsvorgänge gelten die nationalen Behörden als Verantwortliche.

Der Verantwortliche muss die sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergebenden Pflichten und Vorschriften im Bereich des Datenschutzes einhalten und deren Einhaltung gewährleisten.

 

Zentrale Begriffe

Im Glossar finden Sie zentrale Begriffe zum Datenschutz im Rahmen der Europäischen Bürgerinitiative.

 

Welche Verarbeitungsvorgänge müssen die Organisatoren gemäß der EBI-Verordnung ausführen?

  • Verarbeitung der Unterstützungsbekundungen der Unterzeichner:

Zur Unterstützung einer Initiative müssen Unterzeichner eine Unterstützungsbekundung in Form eines Formulars ausfüllen und eine Reihe personenbezogener Daten angeben. Wird die Unterstützungsbekundung online mittels einer eID unterzeichnet, werden diese Daten aus einem nationalen eID-System importiert. 

Nach Erreichen der erforderlichen Anzahl an Unterstützungsbekundungen werden diese den Mitgliedstaaten zur Überprüfung und Bescheinigung übermittelt. Für die Unterstützungsbekundung erhobene personenbezogene Daten dürfen weder für andere Zwecke verwendet werden – etwa für die Unterstützung von anderen Initiativen als der, für die sie erhoben wurden – noch an andere Organisationen weitergegeben werden.

  • Verarbeitung der E-Mail-Adressen der Unterzeichner:

Die Sammlung der E-Mail-Adressen von Unterzeichnern ist dann zulässig, wenn diese über den weiteren Verlauf der von ihnen unterzeichneten Initiative informiert werden möchten.

Die E-Mail-Adressen dürfen nicht auf den Formularen für die Unterstützungsbekundung abgefragt werden. Sie können aber zur gleichen Zeit erfasst werden, sofern die Unterzeichner darüber unterrichtet werden, dass ihr Recht zur Unterstützung einer Initiative nicht von ihrer Zustimmung zur Erfassung ihrer E-Mail-Adresse abhängt.

Die E-Mail-Adressen dürfen nur dazu verwendet werden, die Unterzeichner über die Fortschritte der von ihnen unterzeichneten Initiative zu informieren, sofern sie dies wünschen. Sie dürfen nicht für andere Zwecken verwendet werden, etwa um den Unterzeichnern kommerzielle Angebote oder Informationen über eine andere Initiative zukommen zu lassen. Sie unterliegen nicht der Überprüfung durch die Mitgliedstaaten.

  • Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Sponsoren einer Initiative:

Die Verordnung über die Europäische Bürgerinitiative enthält auch eine Reihe von Vorschriften für die Verarbeitung der Daten von Sponsoren einer Initiative.

In Artikel 17 und 18 sowie in Artikel 19 Absätze 1 und 3 der Verordnung über die Europäische Bürgerinitiative ist festgelegt, wie diese Daten verarbeitet werden können.

 

Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung: Fallszenarien für die Sammlung und Übermittlung von Unterstützungsbekundungen

Im Allgemeinen wird zwischen zwei Fallszenarien unterschieden:

  • Fallszenario 1

    • Die Sammlung der Unterstützungsbekundungen erfolgt über das zentrale Online-Sammelsystem der Kommission (gemeinsame Verantwortlichkeit der Kommission und des Vertreters der Organisatorengruppe).
    • Die Übermittlung der Unterstützungsbekundungen an die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten zur Überprüfung erfolgt über das Datenaustauschsystem der Kommission (gemeinsame Verantwortlichkeit der Kommission und des Vertreters der Organisatorengruppe). 
  • Fallszenario 2

    • Die Sammlung der Unterstützungsbekundungen erfolgt über Formulare in Papierform und/oder über das eigene (individuelle) Online-Sammelsystem der Organisatorengruppe (alleinige Verantwortlichkeit des Vertreters der Organisatorengruppe).
    • Die Übermittlung der Unterstützungsbekundungen an die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten zur Überprüfung erfolgt entweder mit den eigenen Mitteln der Organisatorengruppe (alleinige Verantwortlichkeit des Vertreters der Organisatorengruppe) ODER über das Datenaustauschsystem der Kommission (gemeinsame Verantwortlichkeit der Kommission und des Vertreters der Organisatorengruppe).

Hinweise:

  • Die Organisatoren können die Unterstützungsbekundungen auf Papier und online oder auch nur mittels eines dieser Verfahren sammeln.
  • Bei der Online-Sammlung müssen sich die Organisatoren entscheiden, ob sie ein zentrales Online-Sammelsystem oder ein individuelles System nutzen möchten, da diese beiden Systeme nicht miteinander kombiniert werden können.
  • Falls die Organisatoren die Unterstützungsbekundungen online über das zentrale Online-Sammelsystem und parallel dazu in Papierform sammeln, können für diese verschiedenen Sammelverfahren unterschiedliche Regeln gelten (wie in diesem Dokument in Fallszenario 1 und Fallszenario 2 beschrieben).

 

Fragen und Antworten zum Datenschutz für die Organisatoren

  1. Zentrales Online-Sammelsystem – Welche Pflichten haben die Kommission und der Vertreter der Organisatorengruppe als gemeinsam Verantwortliche?
  2. Individuelles Online-Sammelsystem und Sammlung in Papierform – Welche Pflichten hat der Vertreter der Organisatorengruppe als alleiniger Verantwortlicher?
  3. „Sensible Daten“ – Wann gelten die Daten der Unterzeichner als besondere Kategorie von Daten?
  4. Sicherheit – Welche Maßnahmen sind zu ergreifen, wenn die Daten der Unterzeichner in Papierform gesammelt werden?
  5. Sicherheit – Welche Anforderungen gelten, wenn die Daten der Unterzeichner über ein individuelles Online-Sammelsystem erhoben werden?
  6. Wann und wie ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen?
  7. Wie erstellt man ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten? 
  8. Was sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten? 
  9. Welche Informationen sollten Sie den Bürgerinnen und Bürgern bei der Erhebung ihrer Daten zur Verfügung stellen? 
  10. Was ist zu tun, wenn Sie von Unterzeichnern Anträge bezüglich der Datenverarbeitung erhalten? 
  11. Was ist im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu tun?
  12. Wie haften Sie als Verantwortlicher? 
  13. Übermittlung der gesammelten Unterstützungsbekundungen an die Mitgliedstaaten zur Überprüfung – Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? 
  14. Übermittlung der gesammelten Unterstützungsbekundungen an die Mitgliedstaaten zur Überprüfung – Wie lauten die Sicherheitsempfehlungen? 
  15. Übermittlung der gesammelten Unterstützungsbekundungen an die Mitgliedstaaten zur Überprüfung – Was sind die Aufgaben und Zuständigkeiten bei der Nutzung des Datenaustauschsystems der Kommission? 
  16. Welche Fristen gelten für die Speicherung der Daten? 
  17. Welche nationale Aufsichtsbehörde ist bei Angelegenheiten bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten der Ansprechpartner? 
  18. Unterstützung und Finanzierung – Was ist diesbezüglich bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten? 

 

Fragen und Antworten zum Datenschutz für Unterzeichner

Siehe den entsprechenden Abschnitt der Fragen und Antworten

 

Welche Vorschriften sind bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten?

 

Kontakte auf nationaler Ebene

  • Die Kontaktdaten der für die Überprüfung und Bescheinigung der Unterstützungsbekundungen zuständigen nationalen Behörden finden Sie hier.

  • Die Kontaktdaten der nationalen Datenschutzbehörden können Sie hier abrufen.

 

Datenschutzbestimmungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit der Europäischen Bürgerinitiative

Die Datenschutzerklärungen für die verschiedenen Verarbeitungsvorgänge, welche die Europäische Kommission im Rahmen der Umsetzung des Instruments der Europäischen Bürgerinitiative durchführt, sind auf der Website zum Datenschutz abrufbar.

 

HAFTUNGSAUSSCHLUSS

Die vorliegenden Leitlinien sollen zu einem besseren Verständnis der EU-Datenschutzanforderungen beitragen, die für Verarbeitungsvorgänge gemäß der Verordnung (EU) 2019/788 über die Europäische Bürgerinitiative (EBI-Verordnung) gelten. Rechtskraft besitzen ausschließlich die Verordnung über die Europäische Bürgerinitiative, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Verordnung zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union (EU-DSVO).  Diese Leitlinien können den geltenden Rechtsrahmen nicht ersetzen, der gegebenenfalls auch verbindliche Verträge wie etwa Vereinbarungen über eine gemeinsame Verantwortlichkeit umfasst.

Diese Leitlinien enthalten praktische Informationen für Organisatoren von Bürgerinitiativen und sollten nicht dahin gehend ausgelegt werden, dass sie ein einklagbares Recht oder eine berechtigte Erwartung begründen. Insbesondere berühren diese Leitlinien nicht die Verantwortung des Vertreters der Organisatorengruppe, als Verantwortlicher gemäß Artikel 5 Absatz 2 der DSGVO die Pflichten und Vorschriften der DSGVO einzuhalten und deren Einhaltung sicherzustellen.

Die rechtsverbindliche Auslegung des Unionsrechts obliegt ausschließlich dem Gerichtshof der Europäischen Union. Die in diesen Leitlinien dargelegten Auffassungen sind nicht als Vorgriff auf Standpunkte zu verstehen, die die Kommission gegebenenfalls vor dem Gerichtshof vertritt.

Da diese Leitlinien dem aktuellen Stand zum Zeitpunkt ihrer Ausarbeitung entsprechen, sollten sie als dynamisches Dokument gesehen werden, an dem Verbesserungen und inhaltliche Änderungen ohne vorherige Ankündigung vorgenommen werden können.