De här riktlinjerna och rekommendationerna om genomförandet av förordning (EU) 2019/788 om det europeiska medborgarinitiativet har tagits fram för EU-ländernas ansvariga myndigheter, delvis på deras begäran. De omfattar de olika stegen i handläggningen av medborgarinitiativ, särskilt när det gäller överföring och kontroll av stödförklaringar (namnunderskrifter), och kan därför också vara till nytta för organisatörerna.
Våra riktlinjer och rekommendationer bygger på de råd som kommissionen tidigare har gett i informella dokument, i skriftlig korrespondens eller vid möten i expertgruppen för medborgarinitiativet. De kan senare komma att behöva ses över på grundval av myndigheternas och kommissionens erfarenheter.
Informationsutbyte
Registrering:
Kommissionen informerar EU-ländernas myndigheter via mejl om sina beslut att registrera medborgarinitiativ eller avslå registreringsansökningar.
Namninsamlingens startdatum:
När organisatörerna har informerat kommissionen om startdatumet för namninsamlingen vidarebefordrar kommissionen uppgifterna till myndigheterna. Kommissionen lägger också in uppgifterna om namninsamlingens start- och slutdatum i registret över initiativ.
Kontroll av stödförklaringar (underskrifter):
Om organisatörerna lämnar in stödförklaringar till en nationell myndighet för kontroll utan att använda kommissionens fildelningstjänst bör myndigheten omedelbart informera kommissionen, som i sin tur informerar de andra ländernas myndigheter. Om organisatörerna däremot använder kommissionens fildelningstjänst, gäller de förfaranden som beskrivs nedan under ”Överföring av stödförklaringar för kontroll”.
Rättsliga eller administrativa förfaranden:
EU-länderna måste genast informera kommissionen om eventuella rättsliga eller administrativa förfaranden som organisatörerna driver i deras land när det gäller processen eller resultatet av kontrollen av underskrifter, eftersom uppgifterna i det centrala namninsamlingssystemet då måste sparas tills förfarandena är avslutade.
Myndigheterna kan kontakta kommissionen genom att skriva till SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Intyg om organisatörernas namninsamlingssystem
Organisatörerna kan fortfarande använda sina egna namninsamlingssystem för initiativ som registreras senast den 31 december 2022. För initiativ som registreras efter den 1 januari 2023 måste de alltid använda kommissionens centrala system.
I det här avsnittet beskriver vi vad som gäller om organisatörerna använder sina egna system.
Namninsamlingssystemet måste kontrolleras av myndigheten i det EU-land där uppgifterna ska lagras. Innan organisatörerna ber att få sitt system godkänt måste kommissionen ha registrerat deras initiativ. Den ansvariga nationella myndigheten har en månad på sig att kontrollera och intyga att systemet uppfyller alla krav.
Alla EU-länder måste erkänna intyg som utfärdats av myndigheterna i andra EU-länder. Om myndigheten i ett land inte vill godkänna namninsamlingssystemet för ett visst initiativ är detta inget skäl för att en myndighet i ett annat EU-land inte ska kunna bedöma eller godkänna systemet för samma initiativ.
De krav som systemen måste uppfylla beskrivs i förordning (EU) 2019/1799 (genomförandeförordningen).
Innan organisatörerna ber att få sitt system godkänt måste de kontakta den ansvariga nationella myndigheten för att se till att både gruppen av organisatörer och myndigheten är väl förberedda. Myndigheten har då möjlighet att ge organisatörerna råd om vilka underlag de måste skicka in. Om myndigheten har särskilda säkerhetsregler och krav för att godkänna namninsamlingssystem, måste de informera organisatörerna om detta. Dessa särskilda regler måste vara i linje med de allmänna tekniska krav som fastställs i genomförandeförordningen.
När organisatörerna har lämnat in alla de handlingar som krävs enligt genomförandeförordningen och eventuella formulär som myndigheten i fråga begär, betraktas ansökan om intyg vara inlämnad. Myndigheten har sedan en månad på sig att kontrollera att systemet uppfyller kraven, och bör därför snabbt gå igenom underlaget för att se om det är komplett. Om något saknas ska de genast meddela organisatörerna och be om kompletterande uppgifter. Om organisatörerna dröjer med att svara kan myndigheterna låta bli att godkänna systemet med motiveringen att den inte har tillräckligt med tid att kontrollera systemet ordentligt. Myndigheten kan också besluta att fristen på en månad startar först när underlaget är komplett.
Det är myndigheternas ansvar att, utifrån underlaget, avgöra hur de ska kontrollera att systemet uppfyller kraven i genomförandeförordningen. Kontrollen kan bestå av sårbarhets- och intrångstester och i vissa fall kontroller på plats.
Det bör vara enklare för myndigheten att kontrollera ett namninsamlingssystem om myndigheten redan har godkänt den aktuella tjänsteleverantörens system för andra registrerade initiativ, om systemet inte har ändrats. Då behöver myndigheten i princip bara se till att de säkerhetsåtgärder som redan godkänts fortfarande tillämpas. Begreppet tjänsteleverantör omfattar i detta fall både värdtjänst- och programvaruleverantören.
Myndigheten ska utfärda sitt intyg om systemet har tillräckliga säkerhetsfunktioner och tekniska lösningar i enlighet med artikel 11.4 i förordningen om det europeiska medborgarinitiativet och i genomförandeförordningen. Intyget har ingen sista giltighetsdag och organisatörerna är därför inte skyldiga att förnya det. De måste dock garantera att systemet uppfyller alla krav under hela namninsamlingsperioden. Om organisatörerna ändrar sitt system efter godkännandet på ett sätt som kan påverka myndighetens bedömning (och utöver de uppdateringar som krävs för att uppfylla kraven i förordningarna), kan det eventuellt betraktas som ett nytt system och intyget gäller i så fall inte. Organisatörerna ska därför genast informera myndigheten om de ändringar som gjorts i systemet (eller om olika organisatoriska åtgärder). Myndigheten kan sedan avgöra om organisatörerna måste be om ett nytt intyg för sitt uppdaterade system.
Kontrollen av namninsamlingssystemet är ingen kontroll av att organisatörerna följer dataskyddsreglerna. På vår webbplats kan du läsa mer om skydd av personuppgifter och organisatörernas ansvar. Se också våra frågor och svar.
Stödförklaringsformulär
Organisatörerna kan välja att använda färdiga formulär som de hämtar via sitt organisatörskonto på kommissionens webbplats eller formulär som de själva tar fram med hjälp av förlagorna i förordningen. Myndigheterna får också ta fram formulär och skicka till organisatörerna, men det är inte obligatoriskt att använda dem.
De stödförklaringsformulär som används för att samla in underskrifter kan vara på vilket som helst av EU:s officiella språk men måste alltid följa förlagan i bilaga III till förordningen och innehålla de uppgifter som respektive land kräver enligt del A eller del B i bilagan. Formulären ska också innehålla den information om initiativet som finns inlagd i kommissionens register över medborgarinitiativ.
Organisatörerna får lägga in initiativets logotyp eller bild i sina formulär, förutsatt att de i övrigt stämmer med förlagan i bilaga III.
Formuläret ska bestå av ett blad (men får ha text på båda sidorna) eftersom det ger vissa garantier för att den som skriver under ser hela formuläret och all information. Dessutom måste det tydligt framgå till vilket land formuläret kommer att skickas. Det måste vara det land (eller ett av de länder) där undertecknaren är medborgare.
Om bara vissa delar av initiativet har registrerats måste det av formuläret framgå vilka delar av initiativet som har registrerats och som man stöder genom att skriva på. De formulär som organisatörerna kan hämta via sina användarkonton innehåller redan all nödvändig information.
De nationella myndigheterna har inte behörighet att ”godkänna” nya formulär som organisatörerna själva har utformat. Om myndigheterna är osäkra på om formulären följer förlagan i bilaga III till förordningen kan de kontakta kommissionen.
Formulären kan inte användas av dem som skriver på ett initiativ med e-legitimation (se artikel 9.2 sista stycket i förordningen).
Undertecknare – åldersgräns och medborgarskap
Den som vill skriva på ett initiativ måste vara EU-medborgare och ha uppnått rösträttsålder för Europaparlamentsval eller vara 16 år, beroende på vilket land det gäller (se artikel 2 i förordningen). Det finns däremot inget krav på att ha rösträtt eller vara inskriven i någon röstlängd. Myndigheterna ska bara kontrollera personens ålder. De ska kontrollera stödförklaringar från alla som är medborgare i deras land, oavsett var de är bosatta.
Om ett land beslutar att sänka åldersgränsen för att få skriva på ett medborgarinitiativ eller sänka rösträttsåldern för Europaparlamentsval (vilket automatiskt innebär sänkt åldersgräns för att få stödja medborgarinitiativ) ska landet meddela detta till kommissionen och ange från vilken dag ändringen gäller. Detta ska helst göras tre månader i förväg så att kommissionen och organisatörerna hinner uppdatera formulären.
Läs mer om vilka uppgifter som krävs
Överföring av stödförklaringar för kontroll
Allmänt
Organisatörerna ska lämna in högst en begäran om kontroll av underskrifter för sitt initiativ till varje behörig nationell myndighet. Men först måste de ha samlat in det antal underskrifter som krävs enligt förordningen. De behöver dock inte ha nått tröskelvärdet i just myndighetens land för att myndigheten ska kontrollera underskrifterna.
Organisatörerna har 12 månader på sig att samla in underskrifter, från och med det startdatum som de har valt. Uppgift om slutdatum finns i kommissionens register. Organisatörerna får dock välja att avsluta namninsamlingen tidigare (se artikel 8.1 i förordningen). Senast tre månader efter att namninsamlingen har avslutats måste organisatörerna skicka in sina underskrifter till myndigheterna för kontroll.
Stödförklaringar som samlats in på papper och de som samlats in på nätet ska skickas in separat.
Stödförklaringar som samlats in på nätet måste lämnas in i ett särskilt elektroniskt format.
Stödförklaringar som samlats in på papper kan skickas in på papper eller i ett elektroniskt format (t.ex. skannade som pdf eller jpeg).
Organisatörerna behöver inte numrera stödförklaringarna men får göra det om de vill.
Kommissionens fildelningstjänst (via s-Circabc)
Stödförklaringar som samlats in via kommissionens centrala system skickas till myndigheterna via kommissionens fildelningssystem.
Organisatörerna får också använda fildelningssystemet för att skicka in stödförklaringsformulär på papper som de skannat, eller formulär som de samlat in på nätet i sitt eget namninsamlingssystem.
Organisatörerna har tre månader på sig att skicka in stödförklaringarna för kontroll. Observera att det kan ta upp till fem arbetsdagar för kommissionen att slutföra överföringen via fildelningssystemet. Datumet för begäran är det datum då organisationerna skickar in filerna.
Så fort kommissionen har slutfört överföringen och filerna finns tillgängliga i s-Circabc ska EU-länderna kontrollera att filerna är i ett läsligt format och bekräfta för organisatörerna och kommissionen att de har fått filerna. Mottagningsbevis och eventuell efterföljande korrespondens med organisatörerna ska skickas utanför fildelningssystemet.
Det kan hända att organisatörer som använder s-Circabc råkar skicka in sina filer till fel lands mapp. Kommissionen har inte tillgång till uppgifterna i mapparna och kan därför inte kontrollera detta. Om filerna krypteras med den offentliga nyckeln för det land som egentligen skulle ha filerna så kan det land som fick filerna av misstag inte läsa dem. Om filerna både skickas till fel land och krypteras med det felaktiga landets nyckel så kan dock det landets myndighet öppna filerna. I båda fallen ska myndigheten genast informera organisatörerna och kommissionen och radera filerna i samförstånd med organisatörerna.
För mer information om fildelningstjänsten hänvisar vi till den dokumentation som skickats till expertgruppen.
Myndigheterna påminns om att
- de måste ha en funktion för nyckelhantering för att kunna öppna filerna i s-Circabc (dvs. utse vem som är behörig att använda nycklarna och hantera versioner) och se till att alla nycklar skyddas från obehörig åtkomst
- de bör delta i de tester av s-Circabc-förfarandena som kommissionen anordnar två gånger om året, inklusive tester av giltigheten för de nycklar (och deras versioner) som ska användas för att öppna de filer som kommissionen eller organisatörerna laddar upp
- de får ett automatiskt meddelande från s-Circabc så snart filerna finns tillgängliga för nedladdning och ska då se till att göra sin kontroll inom den tidsfrist som fastställs i förordningen.
Kontroll av stödförklaringar (underskrifter)
EU-ländernas behöriga myndigheter ska senast tre månader efter att stödförklaringarna skickats in för kontroll göra lämpliga kontroller i enlighet med nationell lagstiftning och praxis för att verifiera underskrifterna (se artikel 12.4 i förordningen). Det är på denna grund som de fastställer och intygar antalet giltiga stödförklaringar. Intyget ska vara avgiftsfritt.
Myndigheterna måste godta formulär på vilket officiellt EU-språk som helst. Dock måste informationen om initiativet motsvara texten i registret över medborgarinitiativ på motsvarande språk.
Myndigheterna behöver inte kontrollera om underskrifterna på papper är äkta, utan endast att personuppgifterna stämmer.
Eftersom kontrollen har rättsliga följder, som kan bestridas inför domstol, är det viktigt att det finns vissa garantier, särskilt när myndigheterna använder slumpmässigt urval.
Urvalsstorlek:
Myndigheterna ska se till att de använder ett statistiskt giltigt urval, dvs. ett urval som är tillräckligt stort och representativt och som, när så är lämpligt, tar hänsyn till olika risknivåer (t.ex. en högre risk bland stödförklaringar som samlats in via en viss kanal). De ska därför välja en felmarginal och konfidensnivå som säkerställer tillräckligt noggranna resultat. De ska också bedöma om de före urvalet bör stratifiera populationen, t.ex. när det gäller möjliga sätt att samla in stödförklaringar, särskilt om det finns misstankar om att vissa partier är mindre tillförlitliga.
Falska fel:
Vissa smärre misstag eller ändringar ska inte leda till att stödförklaringarna blir ogiltiga om det inte finns tecken på eller misstankar om bedrägeri (t.ex. att undertecknaren har skrivit fel[1] eller utelämnat ett par uppgifter[2] som inte skapar tvivel om stödförklaringens äkthet eller hindrar myndigheterna från att identifiera personen) eller om personen har flyttat sedan initiativet undertecknades. Ett sätt att ta hänsyn till sådana misstag eller ändringar är att betrakta en viss procentandel av de ogiltigförklarade stödförklaringarna som giltiga. Om kontrollen är automatiserad kan det bli nödvändigt att kontrollera de ogiltigförklarade stödförklaringarna manuellt för att upptäcka sådana falska fel.
Hellre fria än fälla
När myndigheterna extrapolerar resultaten av urvalet till hela populationen bör de välja det lägre tröskelvärdet i konfidensnivån (dvs. det intervall man får genom att lägga till och dra ifrån felmarginalen från resultatet) för att gynna organisatörerna.
Eftersom det är troligt att vissa underskrifter inte kommer att godkännas uppmanas organisatörerna att samla in betydligt fler underskrifter än vad som krävs enligt förordningen.
Om myndigheterna upptäcker att en och samma person har lämnat in flera stödförklaringar bör de räkna en av dem som giltig snarare än att ogiltigförklara alla.
EU-länderna är bara skyldiga att kontrollera att undertecknarnas uppgifter stämmer och inte om personerna haft för avsikt att skriva på ett initiativ eller inte. De som vill stödja ett initiativ ska i princip bara behöva fylla i ett formulär på papper eller på nätet och ska inte behöva svara på några uppmaningar i brev eller mejl. Men om en myndighet har skäl att misstänka fusk på grund av inkonsekventa uppgifter som skulle göra att stödförklaringen ogiltigförklaras, kan myndigheten göra ytterligare kontroller och t.ex. kontakta personen via sms, mejl eller brev för att kontrollera att det verkligen är denne som har skrivit på initiativet och inte någon annan. Om det är rätt person som skrivit på är stödförklaringen giltig. Annars ska den ogiltigförklaras. Om personen inte svarar ska stödförklaringen också ogiltigförklaras på grundval av den ursprungliga bedömningen av inkonsekvens i uppgifterna.
Myndigheterna måste använda förlagan i bilaga VI för sitt intyg. Eventuell ytterligare information (t.ex. skälen till att inte godkänna vissa stödförklaringar och möjligheter att överklaga) måste lämnas i ett separat dokument.
Kontaktpunkter i länderna
Alla EU-länder måste ha en eller flera kontaktpunkter som kan informera organisatörerna om de regler som gäller och hjälpa dem med praktiska detaljer, bland annat
- information och vägledning om kontroll av namninsamlingssystem och underskrifter
- information om tillämplig nationell lagstiftning, bl.a. när det gäller hur man bildar en rättslig enhet (eller hänvisning till andra myndigheter som kan lämna informationen)
- information om dataskydd, eller hänvisning till andra relevanta myndigheter.
Kontaktpunkterna väntas bidra till att öka kunskapen om det europeiska medborgarinitiativet i samarbete med kommissionen och dess representationskontor. Kontaktpunkterna uppmanas att använda kommissionens informationsmaterial som finns på alla officiella EU-språk.
[1] Om undertecknaren till exempel har uppgett ett nummer på en annan id-handling än den som nämns (t.ex. passnummer i stället för id-nummer).
[2] Till exempel gatu- eller postnummer om man måste uppge sin adress.