Te smernice in priporočila o izvajanju Uredbe (EU) 2019/788 o evropski državljanski pobudi (v nadaljnjem besedilu: Uredba) so namenjene pristojnim organom držav članic (in so bile deloma pripravljene na njihovo prošnjo). V njih so obravnavane različne faze postopka evropske državljanske pobude, zlasti tiste, ki so povezane s prenosom in preverjanjem izjav o podpori. Tako bodo v številnih točkah uporabne tudi za organizatorje.
Te smernice in priporočila večinoma vsebujejo pojasnila ali posodobitve nasvetov, ki jih je Komisija pred tem zagotovila bodisi v delovnih dokumentih in pisni korespondenci bodisi na sestankih strokovne skupine za evropsko državljansko pobudo. Čez čas jih bo morda treba posodobiti glede na izkušnje pristojnih organov držav članic in Komisije pri njihovem izvajanju.
Izmenjava informacij
Prijava:
Komisija organe držav članic po elektronski pošti obvesti o zahtevkih za prijavo predlaganih državljanskih pobud, ki jih je sprejela ali zavrnila.
Začetek obdobja zbiranja:
Ko organizatorji Komisijo obvestijo o datumu začetka obdobja zbiranja, Komisija o tem datumu obvesti organe držav članic. Komisija bo datum začetka in konca zbiranja navedla tudi v javnem registru.
Preverjanje izjav o podpori:
Če organizatorji prošnje za preverjanje ne predložijo prek storitve Komisije za izmenjavo datotek, mora organ države članice, ki je prošnjo prejel, o tem nemudoma obvestiti Komisijo, da ta te informacije nato posreduje še organom drugih držav članic. Če organizatorji uporabijo storitev Komisije za izmenjavo datotek, se uporabi poseben postopek, ki vključuje obveščanje, kot je opredeljen v oddelku 5 spodaj.
Pravni ali upravni postopki:
Države članice Komisijo nemudoma obvestijo o vseh pravnih ali upravnih postopkih, v katere so vključeni organizatorji v njihovi državi ter ki zadevajo postopek ali izid preverjanja izjav o podpori in bi lahko privedli do preložitve uničenja podatkov v centralnem sistemu spletnega zbiranja.
Komunikacija med Komisijo in organi držav članic lahko poteka po elektronski pošti z uporabo namenskega poštnega predala Komisije: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Potrjevanje individualnih sistemov spletnega zbiranja
V skladu z novo uredbo se lahko organizatorji še vedno odločijo za uporabo lastnega sistema spletnega zbiranja izjav o podpori. Ta možnost je na voljo za pobude, prijavljene do konca leta 2022. Za pobude, prijavljene od leta 2023, bodo morali organizatorji uporabiti centralni sistem spletnega zbiranja Komisije.
V tem oddelku so obravnavani primeri, ko so se organizatorji odločili uporabiti lastni sistem spletnega zbiranja.
Sistem spletnega zbiranja mora biti potrjen le enkrat, in sicer v državi članici, na ozemlju katere se bodo podatki shranjevali. Organizatorji lahko za to potrjevanje zaprosijo šele potem, ko je bila njihova predlagana pobuda že prijavljena pri Komisiji. Pristojni nacionalni organ mora sistem spletnega zbiranja potrditi v enem mesecu.
Države članice priznajo potrdila, ki so jih za sistem spletnega zbiranja v okviru določene pobude izdali pristojni organi drugih držav članic. Če pristojni organ ene države članice zavrne potrditev sistema spletnega zbiranja za določeno pobudo, te zavrnitve pristojni organ druge države članice ne more uporabiti kot utemeljitev za to, da ne oceni ali potrdi sistema spletnega zbiranja za isto pobudo.
Zahteve, ki jih morajo izpolnjevati sistemi spletnega zbiranja, so določene v Izvedbeni uredbi Komisije (EU) 2019/1799 (v nadaljnjem besedilu: Izvedbena uredba).
Preden organizatorji zaprosijo za potrditev sistema spletnega zbiranja, morajo vzpostaviti stik z zadevnim pristojnim nacionalnim organom, s čimer zagotovijo, da sta tako skupina organizatorjev kot tudi pristojni organ ustrezno pripravljena. Natančneje, to bo nacionalnemu organu omogočilo, da bo organizatorjem svetoval glede točne narave dokumentacije, ki jo morajo zagotoviti. Če je organ razvil lastna posebna varnostna pravila in zahteve za potrjevanje sistemov spletnega zbiranja, jih organizatorjem da na voljo na prošnjo. Ta posebna pravila so skladna s tehničnimi specifikacijami iz Izvedbene uredbe.
Prošnja za potrjevanje se šteje za predloženo, ko organizatorji predložijo vse dokumente, zahtevane v Izvedbeni uredbi, skupaj z vsemi posebnimi obrazci, ki jih zahteva zadevni pristojni nacionalni organ. Glede na to, da imajo pristojni nacionalni organi na voljo en mesec za preverjanje skladnosti z Izvedbeno uredbo, morajo hitro preveriti, ali je predložena dokumentacija popolna. Če ni tako, morajo o tem nemudoma obvestiti organizatorje in zahtevati, da brez odlašanja zagotovijo vso manjkajočo dokumentacijo. Če se organizatorji na to zahtevo ne odzovejo dovolj hitro, se lahko potrjevanje zavrne z utemeljitvijo, da nacionalni organ nima na voljo dovolj časa za ustrezno oceno sistema spletnega zbiranja. Nacionalni organ pa lahko tudi odloči, da bo začel enomesečni rok teči šele, ko bo zagotovljena vsa potrebna dokumentacija.
Organ države članice se na podlagi dokumentacije odloči, kako bo preveril skladnost z zahtevami iz Izvedbene uredbe. To preverjanje lahko vključuje teste ranljivosti in/ali penetracijske teste ter po potrebi tudi preverjanje na kraju samem.
Potrjevanje sistema spletnega zbiranja s strani organa države članice bi moralo biti preprostejše, če je ta organ zadevnega ponudnika storitev že potrdil v okviru drugih pobud, prijavljenih v skladu z Uredbo, in so organizatorji v prošnji navedli, da sistem ni bil spremenjen. V teh primerih bi se moral organ države članice v postopku potrjevanja načeloma osredotočiti na zagotavljanje, da se predhodno potrjeni varnostni ukrepi še naprej izvajajo. Ponudnik storitve v teh smernicah in navodilih poleg ponudnika storitev gostovanja pomeni tudi ponudnika sestavnih delov programske opreme.
Organ države članice potrdilo izda, če ima sistem ustrezne varnostne in tehnične značilnosti, kot so opredeljene v členu 11(4) Uredbe in v Izvedbeni uredbi. Potrdilo ni časovno omejeno, zato se od organizatorjev ne sme zahtevati, da ga obnovijo. Kljub temu morajo sistemi v celotnem obdobju zbiranja zagotavljati skladnost s členom 11(4) Uredbe in z Izvedbeno uredbo. Če organizatorji sistem spletnega zbiranja, potem ko je bil ta že potrjen, spremenijo na način, ki bi lahko vplival na oceno, na kateri temelji potrjevanje (in vključuje več kot le posodobitve, potrebne za zagotavljanje skladnosti z uredbama), potrdilo za ta sistem ne velja, ker bi ga bilo treba obravnavati kot nov sistem. Organizatorji zato organ nemudoma obvestijo o spremembah sistema (ali podpornih organizacijskih ukrepov) in ga zaprosijo za mnenje o tem, ali morajo za spremenjeni sistem spletnega zbiranja zaprositi za novo potrjevanje.
Potrditev sistema ne pomeni, da organizatorji izpolnjujejo obveznosti glede varstva podatkov. Informacije o obveznostih glede varstva podatkov, namenjene organizatorjem (glej tudi pogosto zastavljena vprašanja).
Obrazci izjave o podpori
Organizatorji lahko uporabijo obrazce, ki so jim na voljo v uporabniškem računu za organizatorje na spletišču Komisije, ali obrazce, ki jih na podlagi vzorcev iz Uredbe pripravijo sami. Take obrazce lahko organizatorjem zagotovijo tudi organi držav članic, vendar njihova uporaba ne sme biti obvezna.
Obrazci, ki se uporabljajo za zbiranje izjav o podpori, so lahko napisani v katerem koli od uradnih jezikov EU ter morajo biti vedno skladni z vzorcem iz Priloge III k Uredbi in vsebovati podatke, ki se za vsako zadevno državo članico zahtevajo v skladu s Prilogo III (del A ali del B), na njih pa morajo biti navedene zahtevane ključne informacije o pobudi, kot so objavljene v registru za evropsko državljansko pobudo.
Čeprav bi morali biti obrazci, ki jih pripravijo organizatorji, popolnoma skladni z vzorcem iz Priloge III, jih je mogoče prilagoditi z dodajanjem logotipa ali podobe pobude.
Obrazec bi moral biti natisnjen na enem listu (lahko se uporabi obojestranski tisk), saj to vsaj do neke mere zagotavlja, da so se podpisniki seznanili s celotnim obrazcem in vsemi informacijami na njem. Poleg tega bi moralo biti podpisnikom pred podpisom obrazca jasno, kateri državi članici bo obrazec poslan. To mora biti država članica, katere državljani so, ali ena od držav članic, katerih državljani so.
Če je Komisija pobudo prijavila delno, morajo obrazci odražati obseg pobude, kot je bil prijavljen. Obrazci, ki so uporabnikom na voljo v uporabniškem računu na spletišču Komisije, vsebujejo ustrezne informacije.
Organ države članice ni pristojen za „odobritev“ novih obrazcev, ki jih oblikujejo organizatorji. V primeru dvoma o skladnosti z vzorcem iz Priloge III se lahko organi držav članic po potrebi obrnejo na Komisijo.
Obrazci se ne uporabljajo za zbiranje podpore z elektronsko identifikacijo (glej člen 9(2), zadnji pododstavek, Uredbe).
Podpisniki
V skladu s členom 2 Uredbe morajo biti podpisniki državljani Unije in dovolj stari, da lahko volijo na volitvah v Evropski parlament, ali stari vsaj 16 let, če je tako določila zadevna država članica. Pravica do udeležbe na volitvah v Evropski parlament ali vpis v volilni imenik za volitve v Evropski parlament ne smeta biti pogoj za podporo državljanski pobudi. Države članice morajo le preveriti, ali je podpisnik dovolj star. Države članice preverijo izjave o podpori svojih državljanov ne glede na njihovo stalno prebivališče.
Če se država članica odloči znižati minimalno starost za podporo državljanski pobudi ali če se odloči znižati minimalno starost za evropske volitve (s čimer se zniža minimalna starost za podporo državljanski pobudi), o tej spremembi obvesti Komisijo, vključno z datumom začetka veljavnosti te spremembe. Po možnosti bi bilo treba Komisijo o tem obvestiti tri mesece vnaprej, da lahko Komisija in organizatorji spremembo vnesejo v zadevne obrazce.
Več o podatkovnih zahtevah.
Prenos izjav o podpori v preverjanje
Splošno
Organizatorji lahko vlogo za preverjanje izjav o podpori v okviru ene pobude vsakemu pristojnemu organu države članice predložijo samo enkrat. To lahko storijo šele, ko zberejo najmanjše število izjav o podpori v skladu z Uredbo. Hkrati jim ni treba zbrati najmanjšega števila v določeni državi članici, da ta država članica izvede preverjanje.
Komisija končni datum obdobja zbiranja objavi v registru (12 mesecev od datuma, ki ga za začetek zbiranja določijo organizatorji). Čeprav obdobje zbiranja traja 12 mesecev, lahko organizatorji zbiranje zaključijo prej (člen 8(1)). Nato morajo vloge za preverjanje pristojnim nacionalnim organom predložiti v treh mesecih po koncu obdobja zbiranja.
Izjave o podpori, zbrane v papirni obliki, je treba predložiti ločeno od izjav, zbranih prek sistema spletnega zbiranja.
Izjave o podpori, zbrane prek spleta, je treba predložiti v skladu s to elektronsko shemo.
Izjave o podpori, zbrane v papirni obliki, se lahko predložijo kot take ali v elektronski obliki (npr. kot skenirane datoteke PDF ali JPEG).
Organizatorjem izjav o podpori ni treba oštevilčiti, a to lahko storijo.
Uporaba storitve Komisije za izmenjavo datotek (ki deluje v sistemu s-CircaBC)
Izjave o podpori, ki jih organizatorji zberejo prek centralnega sistema spletnega zbiranja, Komisija organom držav članic predloži prek storitve za izmenjavo datotek.
Organizatorji lahko prek storitve za izmenjavo datotek predložijo tudi izjave o podpori, zbrane v papirni obliki in skenirane ali zbrane prek individualnega sistema spletnega zbiranja.
Če organizatorji uporabijo storitev izmenjave datotek, velja trimesečni rok za predložitev vloge za preverjanje. Upoštevati je treba, da lahko po predložitvi s strani organizatorjev traja do pet dni, da Komisija dokonča prenos. Za datum vloge bi se moral šteti datum predložitve vloge.
Takoj ko Komisija konča prenos in so datoteke na voljo v sistemu s-CircaBC, države članice preverijo, ali so datoteke v berljivi obliki, ter organizatorjem in Komisiji potrdijo, da so prejete datoteke v dobrem stanju. Potrditev prejema in vsa nadaljnja korespondenca z organizatorji potekata zunaj storitve za izmenjavo datotek.
Pri uporabi sistema s-CircaBC ni mogoče izključiti, da organizatorji pri predložitvi izjav, zbranih v papirni obliki in/ali prek individualnega sistema, datoteke v sistemu s-CircaBC naložijo v napačno mapo države članice. Ker Komisija nima dostopa do podatkov v tem sistemu, tega ne bo mogla preveriti. Če so datoteke šifrirane z javnim ključem države članice, ki naj bi ji bile izjave o podpori predložene, država članica, ki je te datoteke prejela po pomoti, teh ne bo mogla odpreti. Samo če so datoteke, ki jih je država članica prejela po pomoti, hkrati napačno šifrirane z njenim javnim ključem, bo imel organ zadevne države članice dostop do teh datotek. V obeh primerih organ države članice o tem čim prej obvesti organizatorje in Komisijo ter v dogovoru z organizatorji datoteke izbriše.
Vse podrobnosti o uporabi storitve izmenjave datotek so na voljo v posebni dokumentaciji, ki je bila poslana strokovni skupini.
Pristojni organi držav članic morajo upoštevati, da:
- morajo imeti za dostop do datotek v sistemu s-CircaBC (vključno z dodeljevanjem pooblastil za dostop in uporabo ključa, upravljanjem različic) vzpostavljen sistem upravljanja ključev, da so vsi ključi zaščiteni pred nepooblaščenim dostopom;
- se morajo udeleževati testiranj postopkov sistema s-CircaBC, ki jih Komisija organizira dvakrat letno, vključno s testiranji veljavnosti ključev (in njihovih različic) za dostop do datotek, ki jih je naložila Komisija ali organizatorji;
- bodo prek sistema s-CircaBC prejeli samodejno obvestilo, takoj ko bodo datoteke na voljo za prenos. Nato zagotovijo, da postopek preverjanja izvedejo po časovnem razporedu, določenem v Uredbi.
Preverjanje izjav o podpori
Pristojni organi držav članic morajo v treh mesecih po prejemu izjav o podpori te izjave ustrezno preveriti v skladu z nacionalnim pravom in prakso (člen 12(4)). Na podlagi tega določijo in potrdijo število veljavnih izjav o podpori. Potrdilo je treba izdati brezplačno.
Organi držav članic morajo sprejeti izjave o podpori v vseh uradnih jezikih EU. Vendar se mora vsebina pobude, navedena na obrazcu, ujemati z besedilom, ki je v ustreznem jeziku objavljeno v registru za evropsko državljansko pobudo.
Organom držav članic ni treba preverjati verodostojnosti podpisov, zbranih v papirni obliki, preveriti morajo le skladnost navedenih osebnih podatkov.
Glede na to, da ima postopek preverjanja pravne posledice, ki bi se lahko izpodbijale na sodiščih, je pomembno, da so vzpostavljeni nekateri zaščitni ukrepe, navedeni v nadaljevanju, zlasti če se uporabi metoda naključnega vzorčenja.
Velikost vzorca:
Organi držav članic bi morali zagotoviti, da izberejo statistično veljaven naključni vzorec, tj. vzorec, ki je dovolj velik in reprezentativen ter pri katerem se po potrebi upoštevajo različne ravni tveganja (npr. večje tveganje pri izjavah o podpori, zbranih po določeni poti). V ta namen bi morali določiti dovoljeno odstopanje in stopnjo zaupanja, ki zagotavljata dovolj točne rezultate. Prav tako bi morali oceniti, ali je treba populacijo pred vzorčenjem razčleniti, na primer glede na možne načine zbiranja, zlasti če obstaja sum, da so nekateri svežnji izjav o podpori manj zanesljivi.
Navidezne napake:
Zaradi nekaterih manjših napak ali sprememb se izjave o podpori ne bi smele šteti za neveljavne, če ni znaka ali suma goljufije (npr. podpisnik je naredil nenamerno napako[1] ali je izpustil manj pomembne informacije[2], kar ne vpliva na verodostojnost izjave o podpori ali organom ne preprečuje, da podpisnika identificirajo) ali če je podpisnik po podpisu pobude spremenil svoje prebivališče. Pri takih napakah ali spremembah je treba upoštevati, da je določen odstotek neveljavnih izjav o podpori dejansko veljaven. Če je preverjanje samodejno, je morda treba zavrnjene izjave o podpori ponovno preveriti ročno, da se odkrijejo take navidezne napake.
Odločitev v korist organizatorjev:
Pri ekstrapolaciji rezultatov vzorca na celotno populacijo bi morali organi držav članic odločiti v korist organizatorjev, zlasti z izbiro spodnje meje stopnje zaupanja (tj. interval, ki je dobljen tako, da se k rezultatu prišteje in od njega odšteje dovoljeno odstopanje).
Da verjetni izid preverjanja – torej, da bo nekaj izjav o podpori neveljavnih – ne bi vplival na pobudo, bi se moralo organizatorje močno spodbujati, naj zberejo veliko več izjav o podpori od zahtevanega enega milijona.
Če se odkrije več izjav o podpori z istim podpisnikom, bi se morala upoštevati ena izjava, namesto da so vse neveljavne.
Z Uredbo se zahteva samo, da države članice preverijo skladnost podatkov, ki so jih navedli podpisniki, ne pa tudi volje podpisnikov za podporo pobudi. To pomeni, da bi na splošno moralo zadostovati, da državljan izpolni obrazec izjave o podpori v papirni ali elektronski obliki, ne da bi moral v zvezi s tem storiti še kaj drugega, na primer odgovoriti na dopise ali elektronsko pošto. Vendar lahko pristojni organ v primeru upravičenega suma goljufije zaradi neskladnosti navedenih podatkov, kar bi pomenilo, da so izjave o podpori neveljavne, opravi dodatna preverjanja, vključno s pošiljanjem elektronskih sporočil ali dopisov zadevnim osebam, da preveri, ali so izjave o podpori dejansko predložile te osebe ali pa je to storila nepooblaščena tretja oseba. V takih primerih lahko pozitiven odgovor „opraviči“ drugače neveljavno izjavo o podpori. Negativen odgovor je zadosten razlog za neveljavnost izjave o podpori. Če se podpisnik ne odzove, se izjava šteje za neveljavno na podlagi prvotne ocene neskladnosti podatkov.
Države članice morajo uporabiti predlogo iz Priloge VI. Vse dodatne informacije (npr. razlogi za neveljavnost nekaterih izjav o podpori in razpoložljiva pravna sredstva) morajo biti navedene v ločenem dokumentu.
Nacionalne kontaktne točke
Vsaka država članica mora vzpostaviti eno ali več kontaktnih točk za zagotavljanje informacij in podpore skupinam organizatorjev o pravnem okviru in praktičnih vidikih evropske državljanske pobude, vključno z:
- informacijami in smernicami o postopkih potrjevanja in preverjanja,
- informacijami o organih, ki lahko zagotovijo informacije o nacionalni zakonodaji, ki se uporablja, vključno z ustanovitvijo pravnih oseb, ali napotitvijo na te organe,
- informacijami o organih, ki lahko zagotovijo informacije o varstvu podatkov, ali napotitvijo na te organe.
Nacionalne kontaktne točke naj bi v sodelovanju s Komisijo in njenimi predstavništvi prispevale tudi k ozaveščanju o evropski državljanski pobudi. Pozvane so, da uporabijo gradivo, ki ga je dala Komisija v vseh uradnih jezikih EU na voljo na tem spletišču.
[1] Na primer podpisnik je navedel številko osebnega dokumenta, ki se razlikuje od navedenega dokumenta (npr. številko potnega lista namesto številke osebne izkaznice).
[2] Na primer hišna ali poštna številka, kadar se zahteva naslov.