Gli orientamenti e le raccomandazioni sull'attuazione del regolamento (UE) 2019/788 riguardante l'iniziativa dei cittadini europei (di seguito: "il regolamento") sono destinati alle autorità competenti degli Stati membri (e sono stati preparati in parte su loro richiesta). Riguardano varie fasi della procedura per la presentazione di un'iniziativa dei cittadini europei, in particolare quelle relative al trasferimento e alla verifica delle dichiarazioni di sostegno. Per diversi aspetti, si dimostreranno anche utili per gli organizzatori.
In larga misura, gli orientamenti e le raccomandazioni chiariscono o aggiornano i pareri precedentemente forniti dalla Commissione, in documenti informali, nella corrispondenza scritta o in occasione delle riunioni del gruppo di esperti sull'iniziativa dei cittadini europei. Forse andranno rivisti nel corso del tempo sulla base dell'esperienza maturata dalle autorità nazionali competenti e dalla Commissione durante la fase di attuazione.
Scambio di informazioni
Registrazione
La Commissione informa per posta elettronica le autorità nazionali competenti delle richieste di registrazione delle proposte d'iniziativa dei cittadini che ha accettato o rifiutato.
Inizio del periodo di raccolta
Una volta che gli organizzatori hanno comunicato alla Commissione la data di inizio del periodo di raccolta, la Commissione ne informa le autorità competenti degli Stati membri. La Commissione indicherà inoltre nel registro pubblico le date di inizio e di fine della raccolta.
Verifica delle dichiarazioni di sostegno
Qualora gli organizzatori presentino una richiesta di verifica senza ricorrere al servizio di scambio file della Commissione, l'autorità nazionale che riceve tale richiesta deve immediatamente informarne la Commissione, che a sua volta condividerà tali informazioni con le autorità competenti degli altri Stati membri. Nel caso in cui gli organizzatori utilizzino i servizi di trasferimento (servizio di scambio file) forniti dalla Commissione, si applica la procedura specifica, compresa la notifica, di cui alla seguente sezione "Trasferimento delle dichiarazioni di sostegno per verifica".
Procedimenti giudiziari o amministrativi
Gli Stati membri informano senza indugio la Commissione di eventuali procedimenti giudiziari o amministrativi avviati dagli organizzatori nel loro paese in merito allo svolgimento o all'esito della verifica delle dichiarazioni di sostegno, che implichino il rinvio della distruzione dei dati nel sistema centrale di raccolta elettronica.
La comunicazione tra la Commissione e le autorità competenti degli Stati membri può avvenire per e-mail tramite la casella di posta elettronica della Commissione: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Certificazione dei sistemi individuali di raccolta elettronica
Ai sensi del nuovo regolamento, gli organizzatori possono continuare a scegliere un proprio sistema per raccogliere online le dichiarazioni di sostegno. Questa opzione resta valida per tutte le iniziative registrate entro alla fine del 2022. Per quelle registrate a partire dal 2023, gli organizzatori dovranno utilizzare il sistema centrale di raccolta elettronica della Commissione.
La presente sezione si applica alle situazioni in cui gli organizzatori hanno deciso di avvalersi del proprio sistema di raccolta online.
Un sistema di raccolta per via elettronica deve essere certificato una sola volta nello Stato membro nel cui territorio saranno conservati i dati. La certificazione può essere richiesta dagli organizzatori soltanto dopo che la loro proposta d'iniziativa è stata registrata dalla Commissione. L'autorità nazionale competente dispone di un mese per certificare un sistema di raccolta per via elettronica.
Gli Stati membri sono tenuti a riconoscere i certificati rilasciati dalle autorità competenti di altri Stati membri per un sistema di raccolta elettronica di una determinata iniziativa. Il fatto che l'autorità competente di uno Stato membro abbia rifiutato di certificare il sistema di raccolta online di una determinata iniziativa non può giustificare la mancata valutazione o il rifiuto di certificare il sistema di raccolta online della stessa iniziativa da parte dell'autorità competente di un altro Stato membro.
I requisiti che i sistemi di raccolta per via elettronica devono soddisfare sono stabiliti nel regolamento (UE) 2019/1799 (di seguito: "il regolamento di esecuzione").
Prima di richiedere la certificazione del loro sistema di raccolta per via elettronica, gli organizzatori devono contattare l'autorità nazionale competente interessata per garantire che sia il gruppo di organizzatori sia l'autorità competente siano pronti per procedere in tal senso. In particolare, l'autorità nazionale avrà così la possibilità di specificare la documentazione che gli organizzatori sono tenuti a fornire. Se l'autorità ha elaborato norme e requisiti di sicurezza specifici per la certificazione dei sistemi di raccolta per via elettronica, è tenuta a mettere tali norme a disposizione degli organizzatori su loro richiesta. Tali norme specifiche devono essere in linea con i requisiti tecnici generali stabiliti nel regolamento di esecuzione.
Una richiesta di certificazione si considera presentata quando tutti i documenti richiesti dal regolamento di esecuzione sono stati presentati dagli organizzatori, insieme agli eventuali moduli specifici richiesti dall'autorità nazionale competente in questione. Dato che le autorità nazionali competenti dispongono di un mese per verificare la conformità al regolamento di esecuzione, è opportuno che verifichino rapidamente la completezza della documentazione presentata. In caso di problemi, gli organizzatori vanno informati immediatamente e invitati a fornire senza indugio la documentazione mancante. In assenza di una risposta tempestiva da parte degli organizzatori, la certificazione può essere rifiutata se l'autorità nazionale non dispone di tempo sufficiente per valutare correttamente il sistema di raccolta per via elettronica in questione. In alternativa, l'autorità nazionale può decidere che il termine di un mese inizi a decorrere soltanto da quando la documentazione richiesta risulti completa.
Spetta all'autorità nazionale competente decidere, sulla base della documentazione fornita, come verificare la conformità ai requisiti del regolamento di esecuzione. La verifica può includere test di vulnerabilità e/o penetrazione, come pure, se ritenute necessarie, verifiche in loco.
La certificazione di un sistema di raccolta per via elettronica da parte dell'autorità di uno Stato membro dovrebbe risultare più snella se l'autorità in questione ha già certificato il sistema messo a punto dal prestatore di servizi interessato per altre iniziative registrate a norma del regolamento e se gli organizzatori hanno indicato nella loro richiesta che il sistema non ha subito modifiche. In tali casi, durante la procedura di certificazione l'autorità nazionale dovrebbe, in linea di principio, concentrarsi sulla necessità di garantire che le misure di sicurezza precedentemente certificate continuino ad applicarsi. In questa sede, per prestatore di servizi s'intende non soltanto il prestatore di servizi di hosting, ma anche il fornitore di componenti software.
L'autorità nazionale competente rilascia il certificato se il sistema presenta le adeguate caratteristiche tecniche e di sicurezza, quali definite all'articolo 11, paragrafo 4, del regolamento e nel regolamento di esecuzione. Il certificato ha una durata illimitata e pertanto non può comportare alcun obbligo di rinnovo per gli organizzatori. Tuttavia, il rispetto dell'articolo 11, paragrafo 4, del regolamento e del regolamento di esecuzione da parte dei sistemi deve essere garantito durante tutto il periodo di raccolta. Se, a seguito della certificazione, gli organizzatori modificano il proprio sistema di raccolta online in modo da influire sulla valutazione che è alla base della certificazione stessa (e al di là degli aggiornamenti necessari per conformarsi ai regolamenti), tale certificazione non si applica più a quello che andrebbe considerato un nuovo sistema. Pertanto, gli organizzatori sono tenuti a notificare senza indugio all'autorità competente le modifiche apportate al sistema (o alle misure organizzative di sostegno), chiedendo un parere sull'eventuale necessità di una nuova certificazione del sistema così modificato.
La certificazione non verte sul rispetto degli obblighi in materia di protezione dei dati da parte degli organizzatori. Per informazioni sugli obblighi in materia di protezione dei dati che gli organizzatori sono tenuti a rispettare (vedere anche le domande frequenti).
Moduli per le dichiarazioni di sostegno
Gli organizzatori possono scegliere di utilizzare i moduli messi a loro disposizione nell'account sul sito web della Commissione, oppure i moduli che hanno preparato sulla base dei modelli indicati nel regolamento. Anche le autorità nazionali competenti possono mettere tali moduli a disposizione degli organizzatori, senza però renderne l'utilizzo obbligatorio.
In ogni caso, i moduli utilizzati per la raccolta delle dichiarazioni di sostegno, che possono essere redatti in una qualsiasi delle lingue ufficiali dell'UE, devono essere conformi al modello di cui all'allegato III del regolamento, includere i dati richiesti per ciascuno Stato membro a norma dell'allegato III (parte A o parte B) e fornire le informazioni essenziali sull'iniziativa pubblicate nel registro delle iniziative dei cittadini europei.
Sebbene i moduli preparati dagli organizzatori debbano essere pienamente conformi al modello di cui all'allegato III, possono essere modificati per aggiungere il logo o l'immagine dell'iniziativa.
Il modulo deve essere stampato su un unico foglio (eventualmente sui due lati) per avere la certezza che i firmatari possano consultare tutte le informazioni in esso contenute. Inoltre, prima della firma occorre indicare ai firmatari a quale Stato membro il modulo verrà inviato. Deve trattarsi dello Stato membro di cui i firmatari hanno la cittadinanza o una delle loro cittadinanze.
In caso di registrazione parziale dell'iniziativa da parte della Commissione, i moduli devono rispecchiare la portata dell'iniziativa registrata. I moduli messi a disposizione degli organizzatori nel loro account sul sito web della Commissione devono contenere tutte le informazioni al riguardo.
Le autorità nazionali competenti non hanno la facoltà di "approvare" nuovi moduli elaborati dagli organizzatori. In caso di dubbio sulla conformità di un modulo al modello di cui all'allegato III, le autorità nazionali competenti possono eventualmente contattare la Commissione.
I moduli non trovano applicazione se il sostegno viene fornito tramite identificazione elettronica (vedere l'articolo 9, paragrafo 2, ultimo comma, del regolamento).
Firmatari
Ai sensi dell'articolo 2 del regolamento, i firmatari devono essere cittadini dell'Unione e avere l'età per avere diritto di voto alle elezioni del Parlamento europeo, oppure 16 anni, a seconda della decisione dello Stato membro interessato. Avere il diritto di voto o essere registrati per votare alle elezioni del Parlamento europeo non può essere un requisito per sostenere un'iniziativa dei cittadini. Gli Stati membri devono limitarsi a verificare l'età del firmatario. Gli Stati membri verificano le dichiarazioni di sostegno dei loro cittadini, indipendentemente dal luogo di residenza.
Se uno Stato membro decide di abbassare l'età minima per sostenere un'iniziativa dei cittadini, oppure se decide di abbassare l'età minima per votare alle elezioni europee (con conseguente abbassamento dell'età minima per sostenere un'iniziativa dei cittadini), è tenuto a informare la Commissione di tale modifica, compresa la sua data di applicazione. Tale notifica andrebbe preferibilmente effettuata con un anticipo di tre mesi per consentire alla Commissione e agli organizzatori di introdurre la modifica nei rispettivi moduli.
Per saperne di più sui dati da fornire
Trasferimento delle dichiarazioni di sostegno per verifica
Aspetti generali
Gli organizzatori possono presentare all'autorità competente di ciascuno Stato membro una sola richiesta di verifica delle dichiarazioni di sostegno per iniziativa. Sono autorizzati a farlo soltanto se hanno raccolto il numero minimo di dichiarazioni di sostegno previsto dal regolamento. Allo stesso tempo, non è necessario che abbiano raggiunto una soglia minima in uno specifico Stato membro affinché tale Stato membro possa effettuare la verifica.
La Commissione pubblica nel registro la data conclusiva del periodo di raccolta (12 mesi dalla data fissata dagli organizzatori per iniziare la raccolta). Sebbene il periodo di raccolta duri 12 mesi, gli organizzatori possono decidere di chiudere la raccolta in anticipo (articolo 8, paragrafo 1). Gli organizzatori sono quindi tenuti a presentare le loro richieste di verifica alle autorità nazionali competenti entro tre mesi da tale data.
Le dichiarazioni di sostegno raccolte su carta e quelle raccolte con un sistema elettronico vanno presentate separatamente.
Le dichiarazioni di sostegno raccolte online devono essere presentate nel formato elettronico.
Le dichiarazioni di sostegno raccolte su carta possono essere presentate in formato cartaceo o trasformate in formato elettronico (ad esempio, con scansione in PDF o JPEG).
Gli organizzatori non sono tenuti ad attribuire un numero a ciascuna dichiarazione di sostegno, ma possono scegliere di farlo.
Utilizzo del servizio di scambio file della Commissione (gestito tramite il sistema s-CircaBC)
Le dichiarazioni di sostegno raccolte dagli organizzatori attraverso il sistema centrale di raccolta elettronica vengono presentate dalla Commissione alle autorità nazionali competenti attraverso il sistema di scambio file.
Gli organizzatori possono anche utilizzare tale sistema per inviare le dichiarazioni di sostegno raccolte in formato cartaceo e poi scansionate, oppure quelle raccolte online tramite un sistema individuale di raccolta elettronica.
Se gli organizzatori utilizzano il servizio di scambio file, alla presentazione della richiesta di verifica si applica il termine di 3 mesi. Si noti che, una volta che gli organizzatori hanno avviato la presentazione, la Commissione potrebbe impiegare fino a cinque giorni lavorativi per completare il trasferimento. La data della richiesta di verifica equivale alla data in cui è stata avviata la presentazione.
Non appena la Commissione ha completato il trasferimento e i file sono disponibili in s-CircaBC, gli Stati membri verificano se i file sono in formato leggibile e confermano agli organizzatori e alla Commissione che sono stati ricevuti correttamente. L'avviso di ricevimento e la successiva corrispondenza con gli organizzatori avviene al di fuori del servizio di scambio file.
Non si può escludere che gli organizzatori che si avvalgono del sistema s-CircaBC per la presentazione delle dichiarazioni cartacee e/o delle dichiarazioni raccolte tramite un sistema individuale possano commettere degli errori, ad esempio non selezionando il corretto Stato membro in s-CircaBC. Poiché la Commissione non ha accesso ai dati contenuti nel sistema, non sarà in grado di verificarlo. Se i file sono criptati con la chiave pubblica dello Stato membro al quale le dichiarazioni di sostegno dovevano essere presentate, lo Stato membro che li riceve per errore non sarà in grado di leggerli. Potrà accedere a tali file soltanto nel caso in cui siano stati criptati erroneamente con la propria chiave pubblica. In entrambi i casi, l'autorità dello Stato membro informa quanto prima gli organizzatori e la Commissione e cancella i file d'intesa con gli organizzatori.
Per informazioni dettagliate su come gestire il servizio di scambio file, consultare la documentazione specifica distribuita al gruppo di esperti.
Alle autorità competenti degli Stati membri si ricorda che:
- devono disporre di un sistema di gestione delle chiavi per poter accedere ai file in s-CircaBC (che comprenda la nomina delle persone autorizzate ad accedere e utilizzare le chiavi, nonché la gestione delle versioni) per garantire che tutte le chiavi siano protette da accessi non autorizzati;
- sono tenute a partecipare alle prove delle procedure s-CircaBC, che saranno organizzate dalla Commissione due volte all'anno, comprese le prove sulla validità delle chiavi (e delle loro versioni) da utilizzare per accedere ai file caricati dalla Commissione o dagli organizzatori;
- riceveranno una notifica automatica da s-CircaBC non appena i file saranno a disposizione per il download. Dovranno quindi provvedere ad eseguire il processo di verifica entro il termine previsto dal regolamento.
Verifica delle dichiarazioni di sostegno
Entro tre mesi dal ricevimento delle dichiarazioni di sostegno le autorità competenti degli Stati membri devono eseguire controlli adeguati, conformemente alla legislazione e alle prassi nazionali, per verificare tali dichiarazioni (articolo 12, paragrafo 4). È su questa base che determinano e certificano il numero di dichiarazioni di sostegno valide. Il certificato deve essere rilasciato gratuitamente.
Le autorità nazionali competenti devono accettare le dichiarazioni di sostegno in una qualsiasi delle lingue ufficiali dell'UE. Tuttavia, il contenuto dell'iniziativa indicato nel modulo deve corrispondere al testo pubblicato nel registro delle iniziative dei cittadini europei nella lingua corrispondente.
Le autorità nazionali competenti non sono tenute a verificare l'autenticità delle firme raccolte su carta, ma soltanto la coerenza dei dati personali forniti.
Avendo l'esercizio di verifica implicazioni giuridiche che potrebbero essere contestate in giudizio, è importante prevedere alcune garanzie, in particolare quando il metodo utilizzato è quello del campionamento casuale.
Dimensioni del campione
Le autorità nazionali competenti dovrebbero accertarsi di scegliere un campione casuale statisticamente valido, ossia un campione sufficientemente ampio e rappresentativo e, ove opportuno, che tenga conto dei diversi livelli di rischio (ad esempio, un rischio più elevato tra le dichiarazioni di sostegno raccolte attraverso un determinato canale). A tal fine, dovrebbero optare per un margine di errore e un livello di affidabilità che garantisca una sufficiente precisione dei risultati. Prima del campionamento dovrebbero inoltre valutare se sia necessario stratificare la popolazione, ad esempio per quanto riguarda le possibili modalità di raccolta, in particolare se sussiste il sospetto che alcuni lotti possano risultare meno affidabili.
Falsi errori
Alcuni errori o modifiche minori non dovrebbero invalidare le dichiarazioni di sostegno qualora non vi siano indicazioni o sospetti di frode (ad esempio, il firmatario ha commesso un errore reale [1] o ha omesso informazioni minori [2] che non mettono in dubbio l'autenticità della dichiarazione di sostegno, né impediscono alle autorità di identificarlo), oppure se il firmatario ha cambiato residenza dopo la firma dell'iniziativa. È possibile tener conto di tali errori o modifiche considerando che una determinata percentuale di dichiarazioni di sostegno invalidate è in realtà valida. Se la verifica è automatizzata, sarebbe opportuno effettuare un doppio controllo manuale delle dichiarazioni di sostegno respinte al fine di individuare eventuali falsi errori.
Beneficio del dubbio
Nell'estrapolare i risultati del campione all'intera popolazione, le autorità nazionali competenti dovrebbero offrire il beneficio del dubbio agli organizzatori, in particolare scegliendo livello di affidabilità più basso (ossia l'intervallo ottenuto aggiungendo e sottraendo dal risultato il margine di errore).
Al fine di compensare il probabile esito della verifica, vale a dire la nullità di diverse dichiarazioni di sostegno, gli organizzatori andrebbero fortemente incoraggiati a raccogliere un numero significativamente più elevato di dichiarazioni di sostegno rispetto al milione richiesto.
In presenza di più dichiarazioni di sostegno sottoscritte dallo stesso firmatario, occorre considerarne valida una sola, anziché tutte nulle.
Il regolamento impone unicamente agli Stati membri di verificare la coerenza dei dati forniti dai firmatari e non la volontà del firmatario di sostenere un'iniziativa. Ciò significa che in generale un cittadino dovrebbe limitarsi a compilare, su carta o per via elettronica, un modulo di dichiarazione di sostegno, senza essere chiamato a intervenire successivamente, ad esempio rispondendo a lettere o e-mail. Tuttavia, se un'autorità competente nutre ragionevoli dubbi su una possibile frode a causa di incoerenze nei dati forniti che invaliderebbero le dichiarazioni di sostegno, può eseguire ulteriori accertamenti, anche inviando messaggi elettronici o lettere alle persone interessate, per verificare se le dichiarazioni di sostegno siano state effettivamente presentate dalle persone interessate o da terzi non autorizzati. Una risposta positiva può "riabilitare" una dichiarazione di sostegno altrimenti considerata non valida, mentre una risposta negativa costituisce un motivo sufficiente per invalidare la dichiarazione di sostegno. In caso di mancata risposta da parte del firmatario, la dichiarazione di sostegno è da considerarsi nulla sulla base della valutazione iniziale di incongruenza dei dati.
Gli Stati membri devono seguire il modello di cui all'allegato VI. Eventuali informazioni supplementari (ad esempio, i motivi della mancata convalida di alcune dichiarazioni di sostegno o i mezzi di ricorso disponibili) devono essere fornite in un documento a parte.
Sportelli a livello nazionale
Ciascuno Stato membro deve istituire uno o più sportelli incaricati di fornire ai gruppi di organizzatori informazioni e assistenza sul quadro giuridico e sugli aspetti pratici dell'iniziativa dei cittadini europei, tra cui:
- informazioni e consulenza sulle procedure di certificazione e verifica;
- informazioni o indicazione delle autorità che possano fornire informazioni sul diritto nazionale vigente, anche per quanto riguarda la creazione di soggetti giuridici;
- informazioni o indicazione delle autorità che possano fornire informazioni sulla protezione dei dati personali.
Gli sportelli dovrebbero inoltre contribuire a promuovere il diritto d'iniziativa dei cittadini europei, in collaborazione con la Commissione e le sue rappresentanze. Gli sportelli sono invitati a utilizzare il materiale messo a disposizione dalla Commissione in tutte le lingue ufficiali dell'UE su questo sito.
[1] Ad esempio, il firmatario ha indicato un numero corrispondente a un documento di identificazione diverso da quello specificato (ad esempio, numero del passaporto anziché quello della carta d'identità).
[2] Ad esempio, il numero civico o il codice postale quando è richiesto l'indirizzo.