Les présentes lignes directrices et recommandations relatives à la mise en œuvre du règlement (UE) 2019/788 relatif à l’initiative citoyenne européenne (ci-après le «règlement») sont destinées aux autorités compétentes des États membres (et ont été élaborées en partie à leur demande). Elles couvrent différentes étapes de la procédure de l’initiative citoyenne, en particulier celles relatives au transfert et à la vérification des déclarations de soutien. Elles seront également utiles à de nombreux égards aux organisateurs.
Dans une large mesure, ces lignes directrices et recommandations clarifient ou actualisent les conseils fournis précédemment par la Commission dans des documents officieux et des échanges écrits, ou lors de réunions du groupe d’experts de l’initiative citoyenne européenne. Il conviendra peut-être de les réviser au fil du temps sur la base de l’expérience des autorités compétentes des États membres et de la Commission en ce qui concerne leur mise en œuvre.
Échange d’informations
Enregistrement
La Commission informe les autorités des États membres, par courrier électronique, des demandes d’enregistrement de propositions d’initiatives citoyennes qu’elle a acceptées ou refusées.
Début de la période de collecte
Une fois que les organisateurs ont informé la Commission de la date de début de la période de collecte, cette dernière la communique aux autorités des États membres. La Commission indique également les dates de début et de fin de la période de collecte dans le registre public.
Vérification des déclarations de soutien
Si les organisateurs soumettent une demande de vérification sans recourir au service d’échange de fichiers de la Commission, l’autorité d’un État membre qui reçoit cette demande devrait en informer immédiatement la Commission, qui partagera ensuite cette information avec les autorités des autres États membres. Si les organisateurs utilisent les services de transfert (le service d’échange de fichiers) fournis par la Commission, la procédure spécifique s’applique, y compris la notification telle que définie au point 5 ci-dessous.
Procédures judiciaires ou administratives
Les États membres informent sans délai la Commission de toute procédure judiciaire ou administrative engagée par des organisateurs dans leur pays en ce qui concerne le processus ou les résultats de la vérification des déclarations de soutien, ce qui entraîne le report de la destruction des données dans le système central de collecte en ligne.
La communication entre la Commission et les autorités des États membres peut se faire par courrier électronique en utilisant la boîte fonctionnelle de la Commission: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Certification des systèmes particuliers de collecte en ligne
En vertu du nouveau règlement, les organisateurs peuvent toujours opter pour leur propre système de collecte en ligne des déclarations de soutien. Cette possibilité leur est offerte pour les initiatives enregistrées jusqu’à la fin de 2022. Pour les initiatives enregistrées à partir de 2023, les organisateurs devront utiliser le système central de collecte en ligne de la Commission.
Les présentes dispositions s’appliquent aux situations dans lesquelles les organisateurs ont décidé d’utiliser leur propre système de collecte en ligne.
Un système de collecte en ligne ne doit être certifié qu’une seule fois, dans l’État membre sur le territoire duquel les données seront stockées. Cette certification ne peut être demandée par les organisateurs qu’après l’enregistrement de leur proposition d’initiative auprès de la Commission. L’autorité nationale compétente dispose d’un délai d’un mois pour certifier un système de collecte en ligne.
Les États membres reconnaissent les certificats délivrés par les autorités compétentes d’autres États membres relatifs à un système de collecte en ligne d’une initiative donnée. Le fait que l’autorité compétente d’un État membre ait refusé de certifier le système de collecte en ligne d’une initiative donnée ne peut être utilisé comme justification par l’autorité compétente d’un autre État membre pour ne pas évaluer ou pour refuser de certifier le système de collecte en ligne de la même initiative.
Les exigences auxquelles les systèmes de collecte en ligne doivent satisfaire sont énoncées dans le règlement (UE) 2019/1799 (ci-après le «règlement d’exécution»).
Avant de demander la certification de leur système de collecte en ligne, les organisateurs doivent contacter l’autorité nationale compétente concernée afin de s’assurer que le groupe d’organisateurs et l’autorité compétente sont bien préparés. Cela permettra notamment à l’autorité nationale de conseiller les organisateurs sur la nature précise des documents qu’ils doivent fournir. Si l’autorité a élaboré ses propres règles et exigences spécifiques en matière de sécurité pour la certification des systèmes de collecte en ligne, elle met ces règles à la disposition des organisateurs à leur demande. Ces règles spécifiques sont conformes aux exigences techniques générales énoncées dans le règlement d’exécution.
Une demande de certification est réputée avoir été introduite une fois que les organisateurs ont soumis tous les documents requis par le règlement d’exécution, ainsi que tout formulaire spécifique requis par l’autorité nationale compétente en question. Étant donné que l’autorité nationale compétente dispose d’un délai d’un mois pour vérifier la conformité avec le règlement d’exécution, cette autorité doit vérifier rapidement que les documents soumis sont complets. Si ce n’est pas le cas, les organisateurs doivent en être informés immédiatement et être invités à fournir sans délai tout document manquant. En l’absence de réponse suffisamment rapide de la part des organisateurs, la certification peut être refusée au motif que l’autorité nationale ne dispose pas de suffisamment de temps pour évaluer correctement le système de collecte en ligne concerné. L’autorité nationale peut aussi décider que le délai d’un mois ne commence à courir que lorsque les documents requis sont complets.
Il appartient à l’autorité de l’État membre, sur la base des documents, de fixer les modalités de vérification de la conformité aux exigences du règlement d’exécution. Cette vérification peut comprendre des essais d'intrusion et/ou de vulnérabilité ou, si nécessaire, une vérification sur site.
La certification d’un système de collecte en ligne par l’autorité d’un État membre devrait être plus simple si cette autorité a déjà certifié le prestataire de services concerné pour d’autres initiatives enregistrées au titre du règlement et si les organisateurs ont indiqué dans leur demande que le système n’a fait l’objet d'aucune modification. Dans pareil cas, l’autorité de l’État membre devrait en principe s’attacher, dans sa procédure de certification, à veiller à ce que les mesures de sécurité précédemment certifiées continuent d’être mises en œuvre. Par «prestataire de services», on entend ici non seulement le prestataire de services d’hébergement, mais aussi le fournisseur de composants logiciels.
Le certificat est délivré par l’autorité de l’État membre si le système est doté des dispositifs techniques et de sécurité adéquats, tels que définis à l’article 11, paragraphe 4, du règlement, ainsi que dans le règlement d’exécution. Le certificat n’est pas limité dans le temps et, dès lors, les organisateurs ne peuvent être tenus de le renouveler. Toutefois, le respect de l’article 11, paragraphe 4, du règlement et du règlement d’exécution par les systèmes doit être assuré tout au long de la période de collecte. Si les organisateurs modifient leur système de collecte en ligne après qu’il a été certifié d’une manière susceptible d’avoir une incidence sur l’évaluation qui sous-tend la certification (et au-delà des mises à jour nécessaires pour se conformer aux règlements), le certificat ne couvrira pas ce qui devrait être considéré comme un nouveau système. Par conséquent, les organisateurs notifient à l’autorité, sans délai injustifié, les modifications apportées au système (ou aux mesures organisationnelles de soutien) et sollicitent son avis sur la nécessité de demander une nouvelle certification de leur système de collecte en ligne modifié.
La certification ne signifie pas que les organisateurs respectent leurs obligations en matière de protection des données. En savoir plus sur les obligations en matière de protection des données incombant aux organisateurs (voir aussi la FAQ).
Formulaires de déclaration de soutien
Les organisateurs sont libres d’utiliser les formulaires mis à leur disposition sur leur compte organisateur sur le site web de la Commission, ou les formulaires qu’ils élaborent eux-mêmes sur la base des modèles figurant dans le règlement. Les autorités des États membres peuvent également mettre ces formulaires à la disposition des organisateurs, bien que leur utilisation ne puisse être imposée.
Dans tous les cas, les formulaires utilisés pour la collecte des déclarations de soutien, qui peuvent être rédigés dans n’importe quelle langue officielle de l’UE, doivent être conformes au modèle figurant à l’annexe III du règlement, inclure les données requises pour chaque État membre conformément à l’annexe III (partie A ou B) et contenir les informations clés requises sur l’initiative telle que publiée dans le registre de l’initiative citoyenne européenne.
Bien que les formulaires élaborés par les organisateurs doivent être pleinement conformes au modèle figurant à l’annexe III, ils peuvent être modifiés pour y ajouter un logo ou une image de l’initiative.
Le formulaire doit figurer sur une seule feuille (éventuellement recto verso), car cela fournit une certaine assurance que les signataires voient l’intégralité du formulaire et des informations qui y figurent. En outre, avant de signer le formulaire, les signataires devraient savoir à quel État membre il sera envoyé. Il doit s’agir d’un des États membres dont ils ont la nationalité.
En cas d’enregistrement partiel de l’initiative par la Commission, les formulaires doivent refléter le champ d’application de l’initiative telle qu’enregistrée. Les formulaires mis à la disposition des organisateurs sur leur compte sur le site web de la Commission contiennent les informations utiles.
L’autorité d’un État membre n’est pas compétente pour «approuver» les nouveaux formulaires élaborés par les organisateurs. En cas de doute sur la conformité avec le modèle figurant à l’annexe III, les autorités des États membres peuvent, si nécessaire, prendre contact avec la Commission.
Les formulaires ne s’appliquent pas au soutien fourni au moyen de l’identification électronique (voir l’article 9, paragraphe 2, dernier alinéa, du règlement).
Signataires
Conformément à l’article 2 du règlement, les signataires, qui doivent être citoyens de l’Union, doivent avoir l’âge de voter aux élections au Parlement européen ou avoir 16 ans, en fonction de la décision de l’État membre concerné. Le fait d’avoir le droit de voter aux élections au Parlement européen ou d’être inscrit(e) pour voter ne saurait être une exigence pour soutenir une initiative citoyenne. Les États membres doivent uniquement vérifier si le signataire a l’âge requis. Les États membres vérifient les déclarations de soutien de leurs ressortissants, quel que soit leur lieu de résidence.
Lorsqu’un État membre décide d’abaisser l’âge minimal requis pour soutenir une initiative citoyenne ou pour voter aux élections européennes (ce qui entraîne un abaissement de l’âge minimal requis pour soutenir une initiative citoyenne), il informe la Commission de ce changement, y compris de sa date d’application. Cette notification devrait de préférence être effectuée trois mois à l’avance afin de permettre à la Commission et aux organisateurs d’introduire la modification dans les formulaires correspondants.
En savoir plus sur les exigences en matière de données.
Transfert des déclarations de soutien à des fins de vérification
Informations générales
Les organisateurs ne peuvent soumettre à l’autorité compétente de chaque État membre qu’une seule demande de vérification des déclarations de soutien par initiative. Ils ne sont autorisés à le faire que lorsqu’ils ont recueilli le nombre minimal de déclarations de soutien en vertu du règlement. En outre, il n’est pas nécessaire qu’ils aient atteint un seuil minimal dans un État membre donné pour que cet État membre puisse procéder à la vérification.
La Commission publie la date de fin de la période de collecte dans le registre (12 mois à compter de la date fixée par les organisateurs pour commencer leur collecte). Bien que la période de collecte dure 12 mois, les organisateurs peuvent décider de clôturer la collecte plus tôt (article 8, paragraphe 1). Les organisateurs doivent ensuite soumettre leurs demandes de vérification aux autorités nationales compétentes dans un délai de trois mois à compter de cette date.
Les déclarations de soutien recueillies sur papier et celles recueillies au moyen d’un système de collecte en ligne doivent être soumises séparément.
Les déclarations de soutien recueillies en ligne doivent être soumises conformément à ce format électronique.
Les déclarations de soutien recueillies sur papier peuvent être soumises sur papier ou converties en format électronique (par exemple: scannées au format PDF ou JPEG).
Les organisateurs ne sont pas tenus d’attribuer un numéro à chaque déclaration de soutien, mais ils peuvent décider de le faire.
Utilisation du service d’échange de fichiers de la Commission (exploité à l’aide du système S-CIRCABC)
Les déclarations de soutien recueillies par les organisateurs au moyen du système central de collecte en ligne sont soumises par la Commission aux autorités des États membres au moyen du système d’échange de fichiers.
Les organisateurs peuvent également choisir de soumettre, par l’intermédiaire du service d’échange de fichiers, leurs déclarations de soutien recueillies sur papier et scannées ou recueillies en ligne au moyen d’un système particulier de collecte en ligne.
Lorsque les organisateurs utilisent le service d’échange de fichiers, le délai de 3 mois pour soumettre la demande de vérification s’applique. Il convient de noter qu’une fois la soumission lancée par les organisateurs, la Commission peut prendre jusqu’à cinq jours ouvrables pour effectuer le transfert. La date de la demande doit être considérée comme la date à laquelle ils ont demandé la soumission.
Dès que la Commission a effectué le transfert et que les fichiers sont disponibles dans S-CIRCABC, les États membres vérifient si les fichiers sont présentés dans un format lisible et confirment aux organisateurs et à la Commission qu’ils ont été reçus en bonne et due forme. L’envoi d’un accusé de réception et toute correspondance ultérieure avec les organisateurs s’effectuent en dehors du service d’échange de fichiers.
Il ne peut être exclu que les organisateurs qui utilisent S-CIRCABC pour soumettre leurs déclarations sur papier et/ou leurs déclarations recueillies au moyen d’un système particulier se trompent d’État membre lorsqu’ils soumettent leurs fichiers dans S-CIRCABC. Étant donné que la Commission n’a pas accès aux données qui figurent dans ce système, elle ne sera pas en mesure de les vérifier. Si les fichiers sont cryptés avec la clé publique de l’État membre auquel les déclarations de soutien étaient censées être soumises, l’État membre qui reçoit ces fichiers par erreur ne sera pas en mesure de les lire. Ce n’est que si, par ailleurs, les fichiers sont cryptés par erreur avec la clé publique de l’État membre contacté par erreur que l’autorité de cet État membre pourra accéder aux fichiers. Dans les deux cas, l’autorité de l’État membre informe dès que possible les organisateurs et la Commission, et supprime les fichiers en accord avec les organisateurs.
Pour de plus amples informations sur la manière de gérer le service d’échange de fichiers, veuillez consulter la documentation spécifique distribuée au groupe d’experts.
Il est rappelé ce qui suit aux autorités compétentes des États membres:
- elles doivent mettre en place une gestion des clés pour accéder aux fichiers sur S-CIRCABC (notamment la désignation des personnes autorisées à accéder aux clés et à les utiliser, ainsi que la gestion des versions) afin de garantir que toutes les clés sont protégées contre tout accès non autorisé;
- elles participent aux tests des procédures S-CIRCABC, qui doivent être organisés par la Commission deux fois par an, y compris les tests de validité des clés (et de leurs versions) à utiliser pour accéder aux fichiers téléchargés par la Commission ou les organisateurs;
- elles recevront une notification automatique de S-CIRCABC dès que les fichiers seront disponibles pour téléchargement. Elles s’assurent ensuite de pouvoir effectuer le processus de vérification dans le délai prescrit par le règlement.
Vérification des déclarations de soutien
Dans un délai de trois mois à compter de la réception des déclarations de soutien, les autorités compétentes des États membres doivent effectuer les contrôles appropriés, conformément à la législation et aux pratiques nationales, afin de vérifier ces déclarations (article 12, paragraphe 4). C’est sur cette base qu’elles déterminent et certifient le nombre de déclarations de soutien valables. Le certificat doit être délivré gratuitement.
Les autorités des États membres doivent accepter les déclarations de soutien dans n’importe quelle langue officielle de l’UE. Toutefois, le contenu de l’initiative indiqué sur le formulaire doit correspondre au texte publié dans le registre de l’initiative citoyenne européenne dans la langue correspondante.
Les autorités des États membres ne sont pas tenues de vérifier l’authenticité des signatures recueillies sur papier, mais uniquement la cohérence des données à caractère personnel fournies.
Étant donné que l’exercice de vérification a des conséquences juridiques, qui pourraient être contestées devant les tribunaux, il importe que certaines garanties soient en place, en particulier lorsque la méthode utilisée est l’échantillonnage aléatoire:
Taille de l’échantillon
Les autorités des États membres devraient veiller à choisir un échantillon aléatoire statistiquement valable, c’est-à-dire un échantillon suffisamment large et représentatif et tenant compte, le cas échéant, des différents niveaux de risque (par exemple: un risque plus élevé parmi les déclarations de soutien recueillies par l’intermédiaire d’un certain canal). Pour ce faire, elles devraient opter pour une marge d’erreur et un niveau de confiance garantissant que les résultats seront suffisamment précis. Elles devraient également évaluer s’il convient de stratifier la population, par exemple en ce qui concerne les méthodes de collecte possibles, avant l’échantillonnage, en particulier en cas de soupçon que certains lots de déclarations de soutien sont moins fiables.
Fausses erreurs
Certaines erreurs ou modifications mineures ne devraient pas invalider les déclarations de soutien s’il n’y a pas d’indice ou de suspicion de fraude (par exemple: si le signataire a commis une erreur réelle[1] ou a omis des informations mineures[2] qui ne mettent pas en doute l’authenticité de la déclaration de soutien ou n’empêchent pas les autorités de l’identifier), ou lorsque le signataire a changé de lieu de résidence depuis la signature de l’initiative. Il est possible de tenir compte de ces erreurs ou de ces modifications en considérant qu’un certain pourcentage de déclarations de soutien invalidées est en fait valide. Si la vérification est automatisée, il peut être nécessaire de vérifier à nouveau, manuellement, les déclarations de soutien refusées afin de détecter ces fausses erreurs.
Bénéfice du doute
Lorsqu’elles extrapolent les résultats de l’échantillon à l’ensemble de la population, les autorités des États membres devraient accorder le bénéfice du doute aux organisateurs, notamment en choisissant le seuil inférieur du niveau de confiance (c’est-à-dire l’intervalle obtenu en ajoutant et en soustrayant du résultat la marge d’erreur).
Afin de compenser le résultat probable de la vérification, à savoir le fait qu’un certain nombre de déclarations de soutien seront invalidées, les organisateurs devraient être vivement encouragés à recueillir un nombre beaucoup plus élevé de déclarations de soutien que le million de déclarations requis.
Si plusieurs déclarations de soutien émanant d’un même signataire sont détectées, l’une d’entre elles devrait être considérée comme valide plutôt que de les invalider toutes.
Le règlement impose uniquement aux États membres de vérifier la cohérence des données fournies par les signataires et non la volonté de ces derniers de soutenir une initiative. Cela signifie qu’il devrait en général suffire qu’un(e) citoyen(ne) remplisse, sur papier ou par voie électronique, un formulaire de déclaration de soutien et qu’il/elle ne devrait pas être appelé(e) à agir une seconde fois, par exemple en répondant à des lettres ou à des courriels. Toutefois, si une autorité compétente a des doutes raisonnables quant à une éventuelle fraude en raison de l’incohérence des données fournies, qui invaliderait les déclarations de soutien, elle peut procéder à des contrôles supplémentaires, y compris l’envoi de messages électroniques ou de courriers aux personnes concernées, afin de vérifier si les déclarations de soutien ont effectivement été soumises par les personnes concernées ou par un tiers non autorisé. Une réponse positive dans un tel cas peut «assainir» la déclaration de soutien déclarée invalide. Une réponse négative est une raison suffisante pour invalider la déclaration de soutien. En l’absence de réponse du signataire, la déclaration de soutien est invalidée, sur la base de l’évaluation initiale de l’incohérence des données.
Les États membres sont tenus de suivre le modèle figurant à l’annexe VI. Toute information supplémentaire (par exemple: les raisons de la non-validation de certaines déclarations de soutien et les voies de recours disponibles) doit être fournie dans un document distinct.
Points de contact au niveau national
Chaque État membre doit mettre en place un ou plusieurs points de contact chargés de fournir des informations et un soutien aux groupes d’organisateurs concernant le cadre juridique et les modalités pratiques de l’initiative citoyenne européenne, et notamment:
- des informations et des orientations sur les procédures de certification et de vérification;
- des informations, ou les coordonnées des autorités pouvant fournir des informations, sur le droit national applicable, y compris sur la création d’entités juridiques;
- des informations, ou les coordonnées des autorités pouvant fournir des informations, sur la protection des données.
Les points de contact devraient également contribuer à faire connaître l’initiative citoyenne européenne, en coopération avec la Commission et ses représentations. Les points de contact sont invités à utiliser le matériel mis à disposition par la Commission dans toutes les langues officielles de l’UE sur ce site.
[1] Par exemple: le signataire a indiqué un numéro correspondant à un document d’identification différent de celui mentionné (p. ex., le numéro du passeport au lieu de celui de la carte d’identité).
[2] Par exemple: le numéro de rue ou le code postal, lorsque l’adresse est requise.