Käesolevad suunised ja soovitused Euroopa kodanikualgatust käsitleva määruse (EL) 2019/788 (edaspidi „määrus“) rakendamiseks on ette nähtud liikmesriikide pädevatele asutustele (ja on ette valmistatud osaliselt nende taotlusel). Neis käsitletakse kodanikualgatuse menetluse eri etappe, eelkõige neid, mis on seotud toetusavalduste edastamise ja kontrollimisega. Seega on need korraldajatele mitmes punktis abiks.
Käesolevates suunistes ja soovitustes selgitatakse või ajakohastatakse suures osas nõuandeid, mida komisjon on varem andnud kas mitteametlikes dokumentides, kirjavahetuses või Euroopa kodanikualgatuse eksperdirühma koosolekutel. Võib juhtuda, et need tuleb aja jooksul läbi vaadata, võttes arvesse liikmesriikide pädevate asutuste ja komisjoni kogemusi nende rakendamisel.
Teabevahetus
Registreerimine:
Komisjon teavitab liikmesriikide ametiasutusi e-posti teel kavandatavate kodanikualgatuste registreerimistaotlustest, mille komisjon on heaks kiitnud või tagasi lükanud.
Kogumisperioodi algus:
Kui korraldajad on teatanud komisjonile kogumisperioodi alguskuupäeva, teavitab komisjon sellest liikmesriikide ametiasutusi. Komisjon märgib kogumise algus- ja lõppkuupäeva ka avalikku registrisse.
Toetusavalduste kontrollimine:
Kui korraldajad esitavad kontrollitaotluse komisjoni failivahetusteenust kasutamata, peaks taotluse saanud liikmesriigi asutus sellest viivitamata teavitama komisjoni, kes seejärel jagab seda teavet teiste liikmesriikide ametiasutustega. Kui korraldajad kasutavad komisjoni pakutavaid edastamisteenuseid (failivahetusteenust), kohaldatakse allpool 5. jaos määratletud erimenetlust, sealhulgas teavitamist.
Õigus- või haldusmenetlused:
Liikmesriigid teavitavad komisjoni viivitamata kõigist nende riigis toimuvatest korraldajate õigus- või haldusmenetlustest seoses toetusavalduste kontrollimise protsessi või selle tulemustega, mis tähendab, et andmete hävitamine keskses veebipõhises toetusavalduste kogumise süsteemis lükatakse edasi.
Komisjoni ja liikmesriikide ametiasutuste vaheline teabevahetus võib toimuda e-posti teel, kasutades komisjoni spetsiaalset e-posti aadressi: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Veebipõhiste toetusavalduste kogumise üksiksüsteemide sertifitseerimine
Uue määruse kohaselt võivad korraldajad endiselt valida toetusavalduste veebipõhiseks kogumiseks oma süsteemi. Neil on see võimalus algatuste puhul, mis on registreeritud kuni 2022. aasta lõpuni. Alates 2023. aastast registreeritavate algatuste puhul peavad korraldajad kasutama komisjoni keskset veebipõhist toetusavalduste kogumise süsteemi.
Käesolevat jagu kohaldatakse olukordades, kus korraldajad on otsustanud kasutada oma veebipõhist toetusavalduste kogumise süsteemi.
Veebipõhine toetusavalduste kogumise süsteem tuleb sertifitseerida ainult üks kord ning selles liikmesriigis, mille territooriumil andmeid säilitatakse. Korraldajad saavad sertifitseerimist taotleda alles pärast seda, kui komisjon on nende kavandatud algatuse registreerinud. Liikmesriigi pädeval asutusel on veebipõhise toetusavalduste kogumise süsteemi sertifitseerimiseks aega üks kuu.
Liikmesriigid tunnustavad teiste liikmesriikide pädevate asutuste poolt konkreetse algatuse veebipõhise toetusavalduste kogumise süsteemi kohta välja antud sertifitseerimistõendeid. Teise liikmesriigi pädev asutus ei saa kasutada asjaolu, et ühe liikmesriigi pädev asutus on keeldunud konkreetse algatuse veebipõhise toetusavalduste kogumise süsteemi sertifitseerimast, põhjendusena sama algatuse veebipõhise toetusavalduste kogumise süsteemi hindamata jätmiseks või selle sertifitseerimisest keeldumiseks.
Nõuded, millele veebipõhised toetusavalduste kogumise süsteemid peavad vastama, on sätestatud määruses (EL) 2019/1799 (edaspidi „rakendusmäärus“).
Enne veebipõhise toetusavalduste kogumise süsteemi sertifitseerimise taotlemist peaksid korraldajad võtma ühendust asjaomase pädeva riikliku asutusega, et tagada nii korraldajate rühma kui ka pädeva asutuse valmisolek. Eelkõige võimaldab see riigi ametiasutusel anda korraldajatele nõu nende dokumentide täpse laadi kohta, mis tuleb esitada. Kui asutus on töötanud välja oma erilised turvaeeskirjad ja -nõuded veebipõhiste toetusavalduste kogumise süsteemide sertifitseerimiseks, teeb ta need eeskirjad korraldajate taotluse alusel neile kättesaadavaks. Need erieeskirjad peavad olema kooskõlas rakendusmääruses sätestatud üldiste tehniliste nõuetega.
Sertifitseerimistaotlus loetakse esitatuks, kui korraldajad on esitanud kõik rakendusmääruses nõutud dokumendid koos võimalike asjaomase pädeva riikliku asutuse nõutavate erivormidega. Arvestades, et pädevatel riiklikel asutustel on aega üks kuu, et kontrollida vastavust rakendusmäärusele, peaks see asutus kiiresti kontrollima, kas esitatud dokumendid on täielikud. Kui see nii ei ole, tuleks korraldajaid sellest koheselt teavitada ja paluda neil viivitamata esitada puuduolevad dokumendid. Kui korraldajad ei reageeri piisavalt kiiresti, võib sertifitseerimisest keelduda põhjusel, et riigi ametiasutusel ei ole piisavalt aega asjaomast veebipõhist toetusavalduste kogumise süsteemi nõuetekohaselt hinnata. Teise võimalusena võib riiklik asutus otsustada, et ühekuuline tähtaeg algab alles siis, kui nõutavad dokumendid on täielikud.
Liikmesriigi ametiasutus otsustab dokumentide põhjal, kuidas kontrollida vastavust rakendusmääruse nõuetele. See kontrollimine võib hõlmata haavatavus- ja/või sissetungiteste või vajaduse korral kohapealset kontrollimist.
Veebipõhise toetusavalduste kogumise süsteemi sertifitseerimine liikmesriigi ametiasutuse poolt peaks olema lihtsam, kui see asutus on asjaomase teenuseosutaja juba sertifitseerinud muude määruse alusel registreeritud algatuste jaoks ja korraldajad on oma taotluses märkinud, et süsteemi ei ole muudetud. Sellistel juhtudel peaks liikmesriigi asutus oma sertifitseerimismenetluses põhimõtteliselt keskenduma sellele, et tagada varem sertifitseeritud turvameetmete jätkuv rakendamine. Teenuseosutaja all tuleks siin mõista mitte ainult veebimajutusteenuse, vaid ka tarkvarakomponentide pakkujat.
Sertifikaadi annab välja liikmesriigi ametiasutus, kui süsteemil on piisavad turva- ja tehnilised elemendid, nagu on määratletud määruse artikli 11 lõikes 4 ja rakendusmääruses. Sertifikaadi kehtivus ei ole ajaliselt piiratud ja seega ei saa korraldajatel olla kohustust seda uuendada. Siiski peab olema tagatud määruse artikli 11 lõike 4 ja rakendusmääruse nõuete järgimine kogu kogumisperioodi jooksul. Kui korraldajad muudavad oma veebipõhist toetusavalduste kogumise süsteemi pärast selle sertifitseerimist viisil, mis võib mõjutada sertifitseerimise aluseks olevat hinnangut (ja rohkem, kui määruste järgimiseks vajalikud ajakohastused), siis sertifikaat enam ei kehti, kuivõrd süsteemi tuleks käsitada uue süsteemina. Seepärast teavitavad korraldajad asutust põhjendamatu viivituseta süsteemis tehtud muudatustest (või toetavatest korralduslikest meetmetest) ja küsivad temalt nõu, kas nad peavad taotlema muudetud veebipõhise toetusavalduste kogumise süsteemi uut sertifitseerimist.
Sertifitseerimine ei tähenda, et korraldajad täidavad andmekaitsekohustusi. Teave korraldajatele suunatud andmekaitsekohustuste kohta (vt ka KKK).
Toetusavalduste vormid
Korraldajad võivad kasutada vorme, mis on neile kättesaadavad komisjoni veebisaidil oleval korraldajakontol, või vorme, mille nad koostavad ise määruses esitatud näidiste alusel. Liikmesriikide ametiasutused võivad samuti teha sellised vormid korraldajatele kättesaadavaks, kuigi nende kasutamine ei saa olla kohustuslik.
Kõigil juhtudel peavad toetusavalduste kogumiseks kasutatavad vormid, mis võivad olla ükskõik millises ELi ametlikus keeles, vastama määruse III lisas esitatud näidisele, sisaldama III lisa (A või B osa) kohaselt iga liikmesriigi puhul nõutavaid andmeid ning nõutavat põhiteavet algatuse kohta, nagu see on avaldatud Euroopa kodanikualgatuste registris.
Kuigi korraldajate koostatud vormid peaksid olema täielikult kooskõlas III lisas esitatud näidisega, võib neid muuta, lisades algatuse logo või kujutise.
Vorm peaks olema ühel lehel (see võib olla kahepoolne), sest see annaks mõningase kindluse, et allakirjutanud näevad vormi ja sellel esitatud teavet tervikuna. Lisaks peaks allakirjutanutele olema enne vormile alla kirjutamist selge, millisele liikmesriigile see saadetakse. See peab olema tema kodakondsuse või ühe kodakondsuse järgne liikmesriik.
Kui komisjon registreerib algatuse osaliselt, peavad vormid kajastama algatuse ulatust sellisena, nagu see on registreeritud. Komisjoni veebisaidil korraldajatele nende kontol kättesaadavad vormid sisaldavad asjakohast teavet.
Liikmesriigi ametiasutus ei ole pädev kiitma heaks korraldajate välja töötatud uusi vorme. Kui tekib kahtlus III lisas esitatud näidisele vastavuse suhtes, võivad liikmesriikide ametiasutused võtta vajaduse korral ühendust komisjoniga.
Vorme ei kohaldata eID kaudu antava toetusavalduse suhtes (vt määruse artikli 9 lõike 2 viimane lõik).
Allakirjutanud
Määruse artikli 2 kohaselt peavad allakirjutanud, kes peavad olema liidu kodanikud, sõltuvalt asjaomase liikmesriigi otsusest, olema Euroopa Parlamendi valimiste jaoks hääleõiguslikus vanuses või 16-aastased. Euroopa Parlamendi valimistel hääletamise õigus või hääletamiseks registreeritus ei saa olla kodanikualgatuse toetamise nõue. Liikmesriigid peavad kontrollima üksnes seda, kas allakirjutanu on piisavalt vana. Liikmesriigid kontrollivad nende kodakondsusega isiku toetusavaldusi, sõltumata nende elukohast.
Kui liikmesriik otsustab alandada kodanikualgatuse toetamisvanuse alampiiri või kui ta otsustab alandada Euroopa Parlamendi valimistel hääletamisvanuse alampiiri (mille tulemusel alandatakse kodanikualgatuse toetamisvanuse alampiiri), teatab ta sellest muudatusest komisjonile, lisades selle kohaldamise kuupäeva. Selline teade tuleks eelistatavalt esitada kolm kuud ette, et komisjon ja korraldajad saaksid asjaomastes vormides muudatusi teha.
Rohkem andmenõuetest.
Toetusavalduste edastamine kontrollimiseks
Üldist
Korraldajad võivad esitada igale liikmesriigi pädevale asutusele ainult ühe toetusavalduste kontrollimise taotluse algatuse kohta. Neil on lubatud seda teha üksnes juhul, kui nad on kogunud määruse alusel nõutava minimaalse arvu toetusavaldusi. Samal ajal ei ole vajalik, et nad oleksid saavutanud kontrolli tegemiseks konkreetses liikmesriigis miinimumkünnise just selles liikmesriigis.
Komisjon avaldab kogumisperioodi lõppkuupäeva registris (12 kuud pärast korraldajate määratud kogumise alguskuupäeva). Kuigi kogumisperiood kestab 12 kuud, võivad korraldajad otsustada kogumise varem lõpetada (artikli 8 lõige 1). Korraldajad peavad seejärel esitama oma kontrollitaotlused pädevatele riiklikele asutustele kolme kuu jooksul alates nimetatud kuupäevast.
Paberkandjal kogutud ja veebipõhise toetusavalduste kogumise süsteemi kaudu kogutud toetusavaldused tuleb esitada eraldi.
Veebis kogutud toetusavaldused tuleb esitada selles elektroonilises vormingus.
Paberkandjal kogutud toetusavaldusi võib esitada paberkandjal või elektrooniliselt (nt skaneeritult PDF- või JPEG-vormingus).
Korraldajad ei pea igat toetusavaldust nummerdama, kuid nad võivad seda teha.
Komisjoni failivahetusteenuse kasutamine (toimib s-CircaBC süsteemi abil)
Komisjon esitab toetusavaldused, mille korraldajad on kogunud keskse veebipõhise toetusavalduste kogumise süsteemi kaudu, liikmesriikide ametiasutustele failivahetussüsteemi kaudu.
Korraldajad võivad samuti esitada failivahetusteenuse kaudu oma toetusavaldused, mis on kogutud paberkandjal ja skaneeritud või kogutud veebipõhise toetusavalduste kogumise üksiksüsteemi kaudu.
Kui korraldajad kasutavad failivahetusteenust, kehtib kontrollitaotluse esitamiseks kolmekuuline tähtaeg. Pange tähele, et kui korraldajad on taotluse esitamise algatanud, võib komisjonil kuluda edastamise lõpuleviimiseks kuni viis tööpäeva. Taotluse esitamise kuupäevana tuleks käsitada kuupäeva, mil nad taotluse esitamist palusid.
Niipea kui komisjon on edastamise lõpule viinud ja failid on s-CircaBCs kättesaadavad, kontrollivad liikmesriigid, kas failid on loetavas vormingus, ning kinnitavad korraldajatele ja komisjonile, et failid on heas korras kätte saadud. Kättesaamise kinnitamine ja mis tahes edasine kirjavahetus korraldajatega toimub väljaspool failivahetusteenust.
Ei saa välistada, et korraldajad, kes kasutavad s-CircaBC-d oma paberkandjal avalduste ja/või individuaalse süsteemi kaudu kogutud toetusavalduste esitamiseks, laadivad oma failid s-CircaBC-s vale liikmesriigi kausta. Kuna komisjonil puudub juurdepääs neis sisalduvatele andmetele, ei saa ta seda kontrollida. Kui failid krüpteeritakse selle liikmesriigi avaliku võtmega, kellele toetusavaldused taheti esitada, ei saa need failid ekslikult saanud liikmesriik neid lugeda. Ainult juhul, kui failid on ekslikult krüpteeritud selle liikmesriigi avaliku võtmega, kelle kausta need ekslikult laaditi, on selle liikmesriigi ametiasutusel failidele juurdepääs. Mõlemal juhul teavitab liikmesriigi ametiasutus võimalikult kiiresti korraldajaid ja komisjoni ning kustutab failid kokkuleppel korraldajatega.
Üksikasjalikum teave failivahetusteenuse kasutamise kohta on esitatud eksperdirühmale jagatud eridokumentides.
Liikmesriikide pädevatele asutustele tuletatakse meelde, et:
- neil peab olema võtmehaldus juurdepääsuks s-CircaBC failidele (sealhulgas võtmetele juurdepääsu ja nende kasutamise õiguse määramine, versioonihaldus), et tagada kõigi võtmete kaitse loata juurdepääsu eest;
- nad osalevad s-CircaBC menetluste testimises, mida komisjon korraldab kaks korda aastas, sealhulgas komisjoni või korraldajate poolt üles laaditud failidele juurdepääsuks kasutatavate võtmete (ja nende versioonide) kehtivuse testides;
- nad saavad s-CircaBCst automaatse teate niipea, kui failid on allalaadimiseks kättesaadavaks tehtud. Seejärel tagavad nad, et nad viivad kontrolli läbi määruses ettenähtud aja jooksul.
Toetusavalduste kontrollimine
Liikmesriikide pädevad asutused kontrollivad kolme kuu jooksul alates toetusavalduste saamisest neid riigisisese õiguse ja tava kohaselt asjakohasel viisil (artikli 12 lõige 4). Selle alusel määravad nad kindlaks ja tõendavad kehtivate toetusavalduste arvu. Tõend tuleb välja anda tasuta.
Liikmesriikide ametiasutused peavad aktsepteerima ükskõik millises ELi ametlikus keeles toetusavaldusi. Vormil märgitud algatuse sisu peab aga vastama Euroopa kodanikualgatuste registris vastavas keeles avaldatud tekstile.
Liikmesriikide ametiasutused ei pea autentima paberkandjal kogutud allkirju, vaid üksnes esitatud isikuandmete sidusust.
Arvestades, et kontrollimenetlusel on õiguslikud tagajärjed, mida saab kohtus vaidlustada, on oluline, et oleks kehtestatud teatavad kaitsemeetmed, eriti kui kasutatakse juhuvalikut.
Valimi suurus:
Liikmesriikide ametiasutused peaksid tagama, et nad valivad statistiliselt õige juhusliku valimi, st valimi, mis on piisavalt suur ja esinduslik, ning võtab vajaduse korral arvesse erinevaid riskitasemeid (nt teatava kanali kaudu kogutud toetusavalduste suurem risk). Selleks peaksid nad valima lubatava vea ja usaldusnivoo, mis tagab tulemuste piisava täpsuse. Samuti peaksid nad hindama, kas andmekogumit on vaja enne proovivõtmist kihitada, näiteks seoses võimalike kogumisviisidega, eriti kui on kahtlus, et teatavad toetusavalduste partiid on vähem usaldusväärsed.
Valevead:
Teatavad väiksemad vead või muudatused ei tohiks toetusavaldusi kehtetuks muuta, kui ei ole pettusemärke või -kahtlust (nt allakirjutanu on teinud kogemata vea[1] või jätnud välja väheolulise teabe[2], mis ei sea kahtluse alla toetusavalduse ehtsust ega takista ametiasutusi allakirjutanut tuvastamast) või kui allakirjutanu on pärast algatusele allakirjutamist muutnud elukohta. Selliseid vigu või muudatusi on võimalik arvesse võtta, eeldades, et teatav protsent kehtetuks tunnistatud toetusavaldustest on tegelikult kehtiv. Kui kontrollimine on automaatne, võib selliste valevigade avastamiseks osutuda vajalikuks tagasilükatud toetusavaldused käsitsi üle kontrollida.
Heausksus:
Valimi tulemuste ekstrapoleerimisel kogu andmekogumile peaksid liikmesriikide ametiasutused suhtuma korraldajatesse heauskselt, eelkõige valides usaldusnivoo madalama läve (st lubatava vea tulemusele liitmisel ja selle tulemusest lahutamisel saadav vahemik).
Selleks et kompenseerida kontrollimise tõenäolist tulemust, nimelt teatava arvu toetusavalduste kehtetuks tunnistamist, tuleks korraldajatele tungivalt soovitada koguda märkimisväärselt rohkem kui nõutav üks miljon toetusavaldust.
Kui avastatakse mitu toetusavaldust samalt allakirjutanult, tuleks ühte neist pidada kehtivaks, selle asemel, et kõik need kehtetuks tunnistada.
Määruses nõutakse, et liikmesriigid kontrolliksid üksnes allakirjutanute esitatud andmete sidusust, mitte allakirjutanu tahet algatust toetada. See tähendab, et üldiselt peaks piisama sellest, kui kodanik täidab paberkandjal või elektrooniliselt toetusavalduse vormi, ning talt ei tohiks nõuda teistkordset tegutsemist, näiteks vastamist kirjadele või e-kirjadele. Kui aga pädev asutus kahtlustab esitatud andmete mittevastavuse tõttu põhjendatult võimalikku pettust, mis muudaks toetusavaldused kehtetuks, võib asutus korraldada täiendavaid kontrolle, sealhulgas saata asjaomastele isikutele elektroonilisi sõnumeid või kirju, et teha kindlaks, kas toetusavaldused on tegelikult esitanud asjaomased isikud või volitamata kolmas isik. Sellisel juhul võib positiivne vastus „saneerida“ muidu kehtetu toetusavalduse. Eitav vastus on piisav põhjus toetusavalduse kehtetuks tunnistamiseks. Kui allakirjutanu ei vasta, tunnistatakse toetusavaldus kehtetuks, tuginedes esialgsele hinnangule andmete mittevastavuse kohta.
Liikmesriigid peavad järgima VI lisas esitatud vormi. Mis tahes lisateave (näiteks mõne toetusavalduse kinnitamatajätmise põhjused ja olemasolevad õiguskaitsevahendid) tuleb esitada eraldi dokumendis.
Riiklikud kontaktpunktid
Iga liikmesriik peab looma ühe või mitu kontaktpunkti, et anda korraldajate rühmadele teavet ja tuge Euroopa kodanikualgatuse õigusraamistiku ja praktiliste aspektide kohta, sealhulgas:
- teave ja juhised sertifitseerimis- ja kontrollimenetluste kohta;
- teabe andmine või suunamine asutuste poole, kes saavad anda teavet kohaldatava siseriikliku õiguse, sealhulgas juriidiliste isikute loomise kohta;
- teabe andmine või suunamine asutuste poole, kes saavad anda teavet andmekaitse kohta.
Samuti peaksid kontaktpunktid koostöös komisjoni ja selle esindustega aitama suurendada teadlikkust Euroopa kodanikualgatusest. Kontaktpunktidel palutakse kasutada komisjoni poolt sellel veebisaidil kõigis ELi ametlikes keeltes kättesaadavaks tehtud materjale.
[1] Näiteks märkis allakirjutanu isikut tõendava dokumendi numbri, mis erineb nimetatud dokumendi omast (nt ID-kaardi numbri asemel passi number).
[2] Näiteks majanumber või sihtnumber, kui nõutakse aadressi.