Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές και συστάσεις για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) 2019/788 σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών (στο εξής: κανονισμός) προορίζονται για τις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών (και έχουν καταρτιστεί εν μέρει κατόπιν αιτήματός τους). Καλύπτουν διάφορα στάδια της διαδικασίας της πρωτοβουλίας πολιτών, ιδίως τα στάδια που αφορούν τη διαβίβαση και την επαλήθευση των δηλώσεων υποστήριξης. Επομένως, σε πολλά σημεία θα αποδειχθούν χρήσιμες και για τους διοργανωτές.
Σε μεγάλο βαθμό, οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές και συστάσεις αποσαφηνίζουν ή επικαιροποιούν συμβουλές που έχει παράσχει η Επιτροπή σε προγενέστερο χρόνο, είτε σε ανεπίσημα έγγραφα ή σε γραπτή αλληλογραφία είτε σε συνεδριάσεις της ομάδας εμπειρογνωμόνων της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών. Με την πάροδο του χρόνου, ενδέχεται να χρειαστεί να αναθεωρηθούν με βάση την πείρα που θα έχουν αποκτήσει οι αρμόδιες αρχές των κρατών μελών και η Επιτροπή από την εφαρμογή τους.
Ανταλλαγή πληροφοριών
Καταχώριση
Η Επιτροπή ενημερώνει τις αρχές των κρατών μελών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την καταχώριση κάθε προτεινόμενης πρωτοβουλίας πολιτών που έχει κάνει δεκτή ή έχει απορρίψει.
Έναρξη της περιόδου συγκέντρωσης
Μόλις οι διοργανωτές ενημερώσουν την Επιτροπή σχετικά με την ημερομηνία έναρξης της περιόδου συγκέντρωσης, η Επιτροπή ενημερώνει με τη σειρά της τις αρχές των κρατών μελών για την εν λόγω ημερομηνία. Η Επιτροπή θα αναφέρει επίσης τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της περιόδου συγκέντρωσης στο δημόσιο μητρώο.
Επαλήθευση των δηλώσεων υποστήριξης
Σε περίπτωση που οι διοργανωτές υποβάλουν αίτηση επαλήθευσης χωρίς να κάνουν χρήση της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων της Επιτροπής, η αρχή κράτους μέλους που παραλαμβάνει την εν λόγω αίτηση θα πρέπει να ενημερώσει αμέσως την Επιτροπή, η οποία θα κοινοποιήσει στη συνέχεια τις πληροφορίες αυτές στις αρχές των άλλων κρατών μελών. Σε περίπτωση που οι διοργανωτές χρησιμοποιούν υπηρεσίες διαβίβασης (την υπηρεσία ανταλλαγής αρχείων) που παρέχει η Επιτροπή, εφαρμόζεται η ειδική διαδικασία, συμπεριλαμβανομένης της κοινοποίησης, όπως ορίζεται στο σημείο «Διαβίβαση των δηλώσεων υποστήριξης για επαλήθευση» κατωτέρω.
Δικαστικές ή διοικητικές διαδικασίες
Τα κράτη μέλη ενημερώνουν χωρίς καθυστέρηση την Επιτροπή για τυχόν δικαστικές ή διοικητικές διαδικασίες των διοργανωτών που βρίσκονται σε εξέλιξη στη χώρα τους όσον αφορά τη διαδικασία ή το αποτέλεσμα της επαλήθευσης των δηλώσεων υποστήριξης, γεγονός που συνεπάγεται την αναβολή της καταστροφής των σχετικών δεδομένων που περιλαμβάνονται στο κεντρικό επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης.
Η επικοινωνία μεταξύ της Επιτροπής και των αρχών των κρατών μελών μπορεί να πραγματοποιείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη χρήση της υπηρεσιακής ηλεκτρονικής θυρίδας της Επιτροπής: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Πιστοποίηση επιμέρους επιγραμμικών συστημάτων συγκέντρωσης
Βάσει του νέου κανονισμού, οι διοργανωτές εξακολουθούν να έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν το δικό τους σύστημα για την επιγραμμική συγκέντρωση των δηλώσεων υποστήριξης. Η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη για πρωτοβουλίες που καταχωρίζονται έως το τέλος του 2022. Για πρωτοβουλίες που καταχωρίζονται από το 2023 και μετά, οι διοργανωτές θα πρέπει να χρησιμοποιούν το κεντρικό επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης της Επιτροπής.
Το παρόν σημείο εφαρμόζεται στις περιπτώσεις στις οποίες οι διοργανωτές έχουν αποφασίσει να κάνουν χρήση του δικού τους επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης.
Κάθε επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης πρέπει να πιστοποιείται μόνο μία φορά στο έδαφος κράτους μέλους του οποίου θα αποθηκεύονται τα δεδομένα. Η εν λόγω πιστοποίηση μπορεί να ζητηθεί από τους διοργανωτές μόνο μετά την καταχώριση της προτεινόμενης πρωτοβουλίας τους στην Επιτροπή. Η αρμόδια εθνική αρχή έχει στη διάθεσή της προθεσμία ενός μηνός για την πιστοποίηση επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης.
Τα κράτη μέλη αναγνωρίζουν τα πιστοποιητικά που εκδίδονται από τις αρμόδιες αρχές άλλων κρατών μελών για επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης συγκεκριμένης πρωτοβουλίας. Το γεγονός ότι η αρμόδια αρχή ενός κράτους μέλους έχει αρνηθεί να πιστοποιήσει το επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης συγκεκριμένης πρωτοβουλίας δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως δικαιολογία από την αρμόδια αρχή άλλου κράτους μέλους για τη μη αξιολόγηση ή την άρνηση πιστοποίησης του επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης της ίδιας πρωτοβουλίας.
Οι απαιτήσεις που πρέπει να πληρούν τα επιγραμμικά συστήματα συγκέντρωσης καθορίζονται στον κανονισμό (ΕΕ) 2019/1799 (στο εξής: εκτελεστικός κανονισμός).
Οι διοργανωτές, πριν ζητήσουν την πιστοποίηση του δικού τους επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης, θα πρέπει να επικοινωνήσουν με την οικεία αρμόδια εθνική αρχή προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τόσο η ομάδα διοργανωτών όσο και η αρμόδια αρχή είναι άρτια προετοιμασμένες. Ειδικότερα, η επικοινωνία αυτή εξασφαλίζει στην εθνική αρχή τη δυνατότητα παροχής συμβουλών στους διοργανωτές σχετικά με την ακριβή φύση της τεκμηρίωσης που πρέπει να παρέχουν. Εάν η αρχή έχει αναπτύξει δικούς της ειδικούς κανόνες και απαιτήσεις ασφάλειας για την πιστοποίηση επιγραμμικών συστημάτων συγκέντρωσης, θέτει τους εν λόγω κανόνες στη διάθεση των διοργανωτών κατόπιν σχετικού αιτήματος. Αυτοί οι ειδικοί κανόνες πρέπει να συνάδουν με τις γενικές τεχνικές απαιτήσεις που καθορίζονται στον εκτελεστικό κανονισμό.
Αίτηση πιστοποίησης θεωρείται ότι έχει υποβληθεί μόλις οι διοργανωτές υποβάλουν όλα τα έγγραφα που απαιτούνται βάσει του εκτελεστικού κανονισμού, μαζί με τυχόν ειδικά έντυπα που απαιτούνται από την οικεία αρμόδια εθνική αρχή. Δεδομένου ότι οι αρμόδιες εθνικές αρχές έχουν στη διάθεσή τους προθεσμία ενός μηνός για την επαλήθευση της συμμόρφωσης με τον εκτελεστικό κανονισμό, η οικεία αρχή θα πρέπει να ελέγχει άμεσα την πληρότητα των εγγράφων που υποβάλλονται. Σε αντίθετη περίπτωση, οι διοργανωτές θα πρέπει να ενημερώνονται αμέσως και να τους ζητείται να προσκομίσουν χωρίς καθυστέρηση τυχόν έγγραφα που ελλείπουν. Ελλείψει κατάλληλης άμεσης απάντησης από τους διοργανωτές, η αίτηση πιστοποίησης μπορεί να απορριφθεί με την αιτιολογία ότι η εθνική αρχή δεν έχει στη διάθεσή της επαρκή χρόνο για την ορθή αξιολόγηση του σχετικού επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης. Εναλλακτικά, η εθνική αρχή μπορεί να αποφασίσει ότι η προθεσμία ενός μηνός αρχίζει μόνον όταν η απαιτούμενη τεκμηρίωση είναι πλήρης.
Εναπόκειται στην αρμοδιότητα του κράτους μέλους να αποφασίσει, βάσει της τεκμηρίωσης, τον τρόπο επαλήθευσης της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις του εκτελεστικού κανονισμού. Η επαλήθευση αυτή μπορεί να περιλαμβάνει δοκιμές ευπάθειας και/ή διείσδυσης, ή, εάν κρίνεται αναγκαία, επιτόπια επαλήθευση.
Η πιστοποίηση επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης από την αρχή κράτους μέλους θα πρέπει να είναι απλούστερη εάν η εν λόγω αρχή έχει ήδη πιστοποιήσει τον ενδιαφερόμενο πάροχο υπηρεσιών για άλλες πρωτοβουλίες που έχουν καταχωριστεί βάσει του κανονισμού και οι διοργανωτές έχουν δηλώσει στην αίτησή τους ότι το σύστημα δεν έχει υποστεί τροποποιήσεις. Στις περιπτώσεις αυτές, η αρχή του κράτους μέλους θα πρέπει να εστιάζει καταρχήν, στο πλαίσιο της διαδικασίας πιστοποίησης, στη διασφάλιση της συνέχισης της εφαρμογής των μέτρων ασφαλείας που έχουν πιστοποιηθεί σε προγενέστερο χρόνο. Στην προκειμένη περίπτωση, θα πρέπει να θεωρείται ότι ο πάροχος υπηρεσιών καλύπτει όχι μόνο τον πάροχο υπηρεσιών φιλοξενίας, αλλά και τον πάροχο στοιχείων λογισμικού.
Το πιστοποιητικό εκδίδεται από την αρχή του κράτους μέλους εάν το σύστημα διαθέτει τα κατάλληλα χαρακτηριστικά ασφαλείας και τα κατάλληλα τεχνικά χαρακτηριστικά, όπως ορίζεται στο άρθρο 11 παράγραφος 4 του κανονισμού και στον εκτελεστικό κανονισμό. Το πιστοποιητικό είναι απεριόριστης χρονικής ισχύος και, ως εκ τούτου, δεν μπορεί να επιβληθεί στους διοργανωτές υποχρέωση ανανέωσης. Ωστόσο, η συμμόρφωση των συστημάτων τόσο με το άρθρο 11 παράγραφος 4 του κανονισμού όσο και με τον εκτελεστικό κανονισμό πρέπει να διασφαλίζεται καθ’ όλη τη διάρκεια της περιόδου συγκέντρωσης. Εάν οι διοργανωτές τροποποιήσουν το δικό τους επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης μετά την πιστοποίησή του κατά τρόπο που μπορεί να επηρεάσει την αξιολόγηση στην οποία βασίζεται η πιστοποίηση (και πέραν των αναγκαίων επικαιροποιήσεων που απαιτούνται για τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς), το πιστοποιητικό δεν ισχύει, διότι θεωρείται πλέον ότι πρόκειται για νέο σύστημα. Ως εκ τούτου, οι διοργανωτές κοινοποιούν στην αρχή, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, τις αλλαγές που πραγματοποιούνται στο σύστημα (ή τα υποστηρικτικά οργανωτικά μέτρα) και ζητούν τη συμβουλή της σχετικά με την ανάγκη ή μη υποβολής νέας αίτησης πιστοποίησης για το τροποποιημένο επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης που διαθέτουν.
Η πιστοποίηση δεν συνεπάγεται την τήρηση των υποχρεώσεων προστασίας των δεδομένων από τους διοργανωτές. Για πληροφορίες σχετικά με τις υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων που απευθύνονται στους διοργανωτές, βλ. επίσης Συχνές ερωτήσεις.
Έντυπα δήλωσης υποστήριξης
Οι διοργανωτές είναι ελεύθεροι να χρησιμοποιούν είτε τα έντυπα που τίθενται στη διάθεσή τους από τον λογαριασμό διοργανωτή που διατηρούν στον ιστότοπο της Επιτροπής είτε τα έντυπα που καταρτίζουν οι ίδιοι βάσει των υποδειγμάτων που προβλέπονται στον κανονισμό. Οι αρχές των κρατών μελών μπορούν επίσης να θέτουν ανάλογα έντυπα στη διάθεση των διοργανωτών, μολονότι η χρήση τους δεν μπορεί να είναι υποχρεωτική.
Σε κάθε περίπτωση, τα έντυπα που χρησιμοποιούνται για τη συγκέντρωση των δηλώσεων υποστήριξης, τα οποία μπορούν να συμπληρώνονται σε οποιαδήποτε από τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ, πρέπει να συμμορφώνονται με το υπόδειγμα του παραρτήματος III του κανονισμού, να περιλαμβάνουν τα δεδομένα που απαιτούνται για κάθε αντίστοιχο κράτος μέλος σύμφωνα με το παράρτημα III (μέρος Α ή μέρος Β) και να παρέχουν τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται για την πρωτοβουλία, όπως δημοσιεύονται στο μητρώο της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών.
Παρότι τα έντυπα που καταρτίζονται από τους διοργανωτές θα πρέπει να συμμορφώνονται πλήρως με το υπόδειγμα που παρατίθεται στο παράρτημα III, θα μπορούσαν να τροποποιηθούν ώστε να συμπεριληφθεί ο λογότυπος ή η εικόνα της πρωτοβουλίας.
Το έντυπο δεν θα πρέπει να είναι μεγαλύτερο από ένα φύλλο σελίδας (μπορεί να είναι σελίδα διπλής όψης), ώστε να εξασφαλίζεται ορισμένου βαθμού βεβαιότητα ότι οι υπογράφοντες/-ουσες βλέπουν το σύνολο του εντύπου και των πληροφοριών που περιλαμβάνονται σε αυτό. Επιπλέον, θα πρέπει να είναι σαφές στους/στις υπογράφοντες/-ουσες, πριν υπογράψουν το έντυπο, σε ποιο κράτος μέλος θα αποσταλεί. Πρέπει να πρόκειται για το κράτος μέλος της ιθαγένειάς τους ή μίας από τις ιθαγένειές τους.
Σε περίπτωση μερικής καταχώρισης της πρωτοβουλίας από την Επιτροπή, στα έντυπα πρέπει να αποτυπώνεται το πεδίο εφαρμογής της πρωτοβουλίας όπως έχει καταχωριστεί. Τα έντυπα που τίθενται στη διάθεση των διοργανωτών από τον λογαριασμό τους στον ιστότοπο της Επιτροπής περιλαμβάνουν τις σχετικές πληροφορίες.
Η αρχή κράτους μέλους δεν είναι αρμόδια να «εγκρίνει» νέα έντυπα που έχουν σχεδιαστεί από τους διοργανωτές. Σε περίπτωση αμφιβολίας σχετικά με τη συμμόρφωση με το υπόδειγμα που παρατίθεται στο παράρτημα ΙΙΙ, οι αρχές των κρατών μελών μπορούν να επικοινωνήσουν με την Επιτροπή, εάν αυτό κρίνεται αναγκαίο.
Τα έντυπα δεν έχουν εφαρμογή για την υποστήριξη που παρέχεται μέσω των συστημάτων ηλεκτρονικής ταυτοποίησης (βλ. άρθρο 9 παράγραφος 2 τελευταίο εδάφιο του κανονισμού).
Υπογράφοντες/-ουσες
Σύμφωνα με το άρθρο 2 του κανονισμού, οι υπογράφοντες/-ουσες, οι οποίοι πρέπει να είναι πολίτες της Ένωσης, πρέπει να έχουν ηλικία που τους παρέχει δικαίωμα ψήφου στις εκλογές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή να έχουν συμπληρώσει το ελάχιστο όριο ηλικίας των 16 ετών, ανάλογα με την απόφαση του οικείου κράτους μέλους. Η εγγραφή στους εκλογικούς καταλόγους ή το δικαίωμα ψήφου στις εκλογές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου δεν μπορεί να αποτελεί προϋπόθεση για την υποστήριξη μιας πρωτοβουλίας πολιτών. Τα κράτη μέλη πρέπει μόνο να επαληθεύουν αν ο/η υπογράφων/-ουσα έχει συμπληρώσει το ελάχιστο όριο ηλικίας. Κάθε κράτος μέλος επαληθεύει τις δηλώσεις υποστήριξης των πολιτών που έχουν την ιθαγένειά του, ανεξάρτητα από τον τόπο διαμονής τους.
Όταν ένα κράτος μέλος αποφασίζει να μειώσει το ελάχιστο όριο ηλικίας για την υποστήριξη μιας πρωτοβουλίας πολιτών ή εάν αποφασίσει να μειώσει το ελάχιστο όριο ηλικίας ψήφου στις ευρωπαϊκές εκλογές (με αποτέλεσμα τη μείωση του ελάχιστου ορίου ηλικίας για την υποστήριξη μιας πρωτοβουλίας πολιτών), κοινοποιεί στην Επιτροπή την αλλαγή αυτή, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας εφαρμογής της. Η εν λόγω κοινοποίηση θα πρέπει να πραγματοποιείται, κατά προτίμηση, τρεις μήνες νωρίτερα, ώστε η Επιτροπή και οι διοργανωτές να έχουν τη δυνατότητα να συμπεριλάβουν την αλλαγή στα σχετικά έντυπα.
Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις παροχής δεδομένων.
Διαβίβαση των δηλώσεων υποστήριξης για επαλήθευση
Γενικά
Οι διοργανωτές μπορούν να υποβάλουν σε κάθε αρμόδια αρχή κράτους μέλους μόνο μία αίτηση για την επαλήθευση των δηλώσεων υποστήριξης ανά πρωτοβουλία. Αυτό επιτρέπεται να το πράττουν μόνον όταν έχουν συγκεντρώσει τον ελάχιστο αριθμό δηλώσεων υποστήριξης δυνάμει του κανονισμού. Από την άλλη πλευρά, δεν είναι αναγκαίο να έχουν καλύψει ένα κατώτατο όριο σε συγκεκριμένο κράτος μέλος για τη διεξαγωγή της επαλήθευσης από το εν λόγω κράτος μέλος.
Η Επιτροπή δημοσιεύει στο μητρώο την ημερομηνία λήξης της περιόδου συγκέντρωσης (12 μήνες από την ημερομηνία έναρξης της περιόδου συγκέντρωσης που ορίζεται από τους διοργανωτές). Μολονότι η περίοδος συγκέντρωσης διαρκεί 12 μήνες, οι διοργανωτές μπορούν να αποφασίσουν να περατώσουν νωρίτερα τη συγκέντρωση (άρθρο 8 παράγραφος 1 του κανονισμού). Στη συνέχεια, οι διοργανωτές πρέπει να υποβάλουν τις αιτήσεις επαλήθευσης στις αρμόδιες εθνικές αρχές εντός τριών μηνών από την εν λόγω ημερομηνία.
Οι δηλώσεις υποστήριξης που συγκεντρώνονται σε έντυπη μορφή, καθώς και εκείνες που συγκεντρώνονται μέσω επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης, πρέπει να υποβάλλονται χωριστά.
Οι δηλώσεις υποστήριξης που συγκεντρώνονται επιγραμμικά πρέπει να υποβάλλονται σύμφωνα με αυτήν την ηλεκτρονική μορφή.
Οι δηλώσεις υποστήριξης που συγκεντρώνονται σε έντυπη μορφή μπορούν να υποβληθούν σε έντυπη μορφή ή να μετατραπούν σε ηλεκτρονική μορφή (π.χ. σαρωμένες, υπό μορφή αρχείων PDF ή JPEG).
Οι διοργανωτές δεν υποχρεούνται να αριθμούν κάθε δήλωση υποστήριξης, αλλά έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν να το πράξουν.
Χρήση της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων της Επιτροπής (με τη χρήση του συστήματος s-CircaBC)
Οι δηλώσεις υποστήριξης που συγκεντρώνονται από τους διοργανωτές μέσω του κεντρικού επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης υποβάλλονται από την Επιτροπή στις αρχές των κρατών μελών μέσω του συστήματος ανταλλαγής αρχείων.
Οι διοργανωτές μπορούν επίσης να επιλέξουν να υποβάλουν, μέσω της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων, τις δηλώσεις υποστήριξης που συγκεντρώνουν σε έντυπη μορφή, οι οποίες στη συνέχεια σαρώνονται ή συγκεντρώνονται επιγραμμικά μέσω επιμέρους επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης.
Όταν οι διοργανωτές χρησιμοποιούν την υπηρεσία ανταλλαγής αρχείων, ισχύει η προθεσμία 3 μηνών για την υποβολή της αίτησης επαλήθευσης. Επισημαίνεται ότι μόλις ξεκινήσει η υποβολή από τους διοργανωτές, η Επιτροπή μπορεί να χρειαστεί έως και πέντε εργάσιμες ημέρες για να ολοκληρώσει τη διαβίβαση. Η ημερομηνία της αίτησης θα πρέπει να θεωρείται η ημερομηνία κατά την οποία ζητήθηκε η υποβολή.
Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της διαβίβασης από την Επιτροπή, και αφού τα αρχεία είναι πλέον διαθέσιμα στο s-CircaBC, τα κράτη μέλη ελέγχουν αν τα αρχεία είναι σε ευανάγνωστη μορφή και επιβεβαιώνουν στους διοργανωτές και στην Επιτροπή ότι τα αρχεία έχουν παραληφθεί σε καλή κατάσταση. Η βεβαίωση παραλαβής και κάθε μεταγενέστερη αλληλογραφία με τους διοργανωτές πραγματοποιούνται εκτός της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων.
Δεν μπορεί να αποκλειστεί το ενδεχόμενο οι διοργανωτές που χρησιμοποιούν το σύστημα s-CircaBC για την υποβολή των έντυπων δηλώσεών τους και/ή των δηλώσεων που συλλέγονται μέσω επιμέρους συστήματος να υποβάλουν τα αρχεία τους σε λάθος φάκελο κράτους μέλους στο s-CircaBC. Δεδομένου ότι η Επιτροπή δεν διαθέτει πρόσβαση στα εν λόγω δεδομένα, δεν θα έχει τη δυνατότητα να το ελέγξει. Εάν τα αρχεία είναι κρυπτογραφημένα με το δημόσιο κλειδί του κράτους μέλους στο οποίο θεωρείται ότι υποβλήθηκαν οι δηλώσεις υποστήριξης, το κράτος μέλος που λαμβάνει εκ παραδρομής τα εν λόγω αρχεία δεν θα μπορεί να τα διαβάσει. Η αρχή του εν λόγω κράτους μέλους θα μπορεί να έχει πρόσβαση στα αρχεία μόνο σε περίπτωση που τα αρχεία είναι, επιπλέον, εσφαλμένως κρυπτογραφημένα με το δημόσιο κλειδί αυτού του κράτους μέλους που προσεγγίστηκε εσφαλμένως. Και στις δύο περιπτώσεις, η αρχή του κράτους μέλους ενημερώνει το συντομότερο δυνατόν τους διοργανωτές και την Επιτροπή και διαγράφει τα αρχεία σε συμφωνία με τους διοργανωτές.
Για περαιτέρω αναλυτικά στοιχεία σχετικά με τον τρόπο χειρισμού της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων, βλ. τα ειδικά έγγραφα τεκμηρίωσης που διανέμονται στην ομάδα εμπειρογνωμόνων.
Υπενθυμίζεται στις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών ότι:
- πρέπει να διαθέτουν σύστημα διαχείρισης κλειδιών για την πρόσβαση στα αρχεία του s-CircaBC (συμπεριλαμβανομένης της ανάθεσης σε ένα ή περισσότερα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα της πρόσβασης και της χρήσης των κλειδιών, καθώς και της διαχείρισης εκδοχών), ώστε να διασφαλίζεται ότι όλα τα κλειδιά προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση·
- συμμετέχουν στις δοκιμές των διαδικασιών s-CircaBC, οι οποίες πρέπει να διοργανώνονται από την Επιτροπή δύο φορές ετησίως, συμπεριλαμβανομένων των δοκιμών σχετικά με την εγκυρότητα των κλειδιών (και των εκδοχών τους) που πρέπει να χρησιμοποιούνται για την πρόσβαση στα αρχεία που αναφορτώνονται από την Επιτροπή ή τους διοργανωτές·
- θα λαμβάνουν αυτόματη ειδοποίηση από το s-CircaBC μόλις τα αρχεία είναι διαθέσιμα για καταφόρτωση. Στη συνέχεια, μεριμνούν για την εκτέλεση της διαδικασίας επαλήθευσης εντός του χρονοδιαγράμματος που προβλέπεται στον κανονισμό.
Επαλήθευση των δηλώσεων υποστήριξης
Εντός προθεσμίας τριών μηνών από την παραλαβή των δηλώσεων υποστήριξης, οι αρμόδιες αρχές των κρατών μελών πρέπει να προβαίνουν σε κατάλληλους ελέγχους, σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία και πρακτική, για την επαλήθευση των εν λόγω δηλώσεων (άρθρο 12 παράγραφος 4 του κανονισμού). Σε αυτήν ακριβώς τη βάση καθορίζουν και πιστοποιούν τον αριθμό των έγκυρων δηλώσεων υποστήριξης. Το πιστοποιητικό πρέπει να εκδίδεται δωρεάν.
Οι αρχές των κρατών μελών πρέπει να κάνουν δεκτές τις δηλώσεις υποστήριξης σε οποιαδήποτε από τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ. Ωστόσο, το περιεχόμενο της πρωτοβουλίας που αναφέρεται στο έντυπο πρέπει να αντιστοιχεί στο κείμενο που δημοσιεύεται στο μητρώο της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών στην αντίστοιχη γλώσσα.
Οι αρχές των κρατών μελών δεν υποχρεούνται να ελέγχουν τη γνησιότητα των υπογραφών που συλλέγονται σε έντυπη μορφή, αλλά μόνο τη συνοχή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που παρέχονται.
Δεδομένου ότι η διαδικασία επαλήθευσης έχει νομικές επιπτώσεις, οι οποίες θα μπορούσαν να προσβληθούν ενώπιον των δικαστηρίων, είναι σημαντικό να υπάρχουν ορισμένες διασφαλίσεις, ιδίως όταν η μέθοδος που χρησιμοποιείται είναι η τυχαία δειγματοληψία:
Μέγεθος δείγματος
Οι αρχές των κρατών μελών θα πρέπει να μεριμνούν ώστε να επιλέγουν στατιστικά έγκυρο τυχαίο δείγμα, δηλαδή ένα δείγμα που είναι αρκετά μεγάλου μεγέθους και αντιπροσωπευτικό, και —κατά περίπτωση— λαμβάνει υπόψη τα διαφορετικά επίπεδα κινδύνου (π.χ. υψηλότερος κίνδυνος μεταξύ των δηλώσεων υποστήριξης που συγκεντρώνονται μέσω συγκεκριμένου διαύλου επικοινωνίας). Για τον σκοπό αυτό, θα πρέπει να επιλέγουν κατάλληλο περιθώριο σφάλματος και επίπεδο εμπιστοσύνης, ώστε να διασφαλίζεται επαρκές επίπεδο ακρίβειας των αποτελεσμάτων. Θα πρέπει επίσης να αξιολογούν την ανάγκη ή μη διαχωρισμού του πληθυσμού σε στρώματα, για παράδειγμα, ως προς τους πιθανούς τρόπους συγκέντρωσης πριν από τη δειγματοληψία, ιδίως σε περίπτωση που υπάρχουν υπόνοιες ότι ορισμένες παρτίδες δηλώσεων υποστήριξης είναι λιγότερο αξιόπιστες.
Ψευδή σφάλματα
Ορισμένα λάθη ή αλλαγές ήσσονος σημασίας δεν θα πρέπει να ακυρώνουν τις δηλώσεις υποστήριξης όταν δεν υπάρχει ένδειξη ή υπόνοια απάτης (π.χ. ο/η υπογράφων/-ουσα έχει υποπέσει σε πραγματικό σφάλμα[1] ή έχει παραλείψει πληροφορίες ήσσονος σημασίας[2] που δεν θέτουν υπό αμφισβήτηση τη γνησιότητα της δήλωσης υποστήριξης ή δεν εμποδίζουν την ταυτοποίησή του/της από τις αρχές) ή όταν ο/η υπογράφων/-ουσα έχει αλλάξει τόπο διαμονής μετά την υπογραφή της πρωτοβουλίας. Σφάλματα ή αλλαγές αυτού του είδους μπορούν να δικαιολογηθούν λαμβανομένου υπόψη ότι ένα ορισμένο ποσοστό ακυρωμένων δηλώσεων υποστήριξης είναι ουσιαστικά έγκυρες. Εάν η επαλήθευση είναι αυτοματοποιημένη, ενδέχεται να είναι αναγκαίος ο διπλός έλεγχος των απορριφθεισών δηλώσεων υποστήριξης με μη αυτοματοποιημένο τρόπο για τον εντοπισμό ψευδών σφαλμάτων αυτού του είδους.
Τεκμήριο της αμφιβολίας
Κατά την παρέκταση των αποτελεσμάτων του δείγματος στο σύνολο του πληθυσμού, οι αρχές των κρατών μελών θα πρέπει να παρέχουν στους διοργανωτές το τεκμήριο της αμφιβολίας, ιδίως με την επιλογή του χαμηλότερου ορίου στο επίπεδο εμπιστοσύνης (δηλαδή το διάστημα που προκύπτει από την πρόσθεση και αφαίρεση του περιθωρίου σφάλματος από το αποτέλεσμα).
Για την αντιστάθμιση του πιθανού αποτελέσματος της επαλήθευσης —δηλαδή ότι ορισμένες δηλώσεις υποστήριξης θα ακυρωθούν—, οι διοργανωτές θα πρέπει να ενθαρρύνονται ιδιαιτέρως να συγκεντρώνουν σημαντικά μεγαλύτερο αριθμό δηλώσεων υποστήριξης από το 1 εκατομμύριο που απαιτείται.
Σε περίπτωση εντοπισμού πολλαπλών δηλώσεων υποστήριξης από τον/την ίδιο/-α υπογράφοντα/-ουσα, μία από αυτές θα πρέπει να θεωρείται έγκυρη και να μην ακυρώνονται όλες συλλήβδην.
Σύμφωνα με τον κανονισμό, τα κράτη μέλη υποχρεούνται να ελέγχουν μόνο τη συνοχή των δεδομένων που παρέχουν οι υπογράφοντες/-ουσες και όχι τη βούληση του/της υπογράφοντος/-ουσας να υποστηρίξει μια πρωτοβουλία. Αυτό σημαίνει ότι, κατά γενικό κανόνα, θα πρέπει να αρκεί οι πολίτες να συμπληρώνουν, σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή, ένα έντυπο δήλωσης υποστήριξης και να μην καλούνται να προβαίνουν σε περαιτέρω ενέργειες, για παράδειγμα, απαντώντας σε επιστολές ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, εάν μια αρμόδια αρχή έχει εύλογες αμφιβολίες σχετικά με πιθανή απάτη λόγω ασυνέπειας των παρεχόμενων δεδομένων, η οποία θα μπορούσε να καταστήσει άκυρες τις δηλώσεις υποστήριξης, τότε η αρχή μπορεί να προβεί σε πρόσθετους ελέγχους, συμπεριλαμβανομένης της αποστολής ηλεκτρονικών μηνυμάτων ή επιστολών στους ενδιαφερομένους, προκειμένου να εξακριβώσει αν οι δηλώσεις υποστήριξης υποβλήθηκαν πράγματι από τους ενδιαφερομένους ή από μη εξουσιοδοτημένο τρίτο μέρος. Η θετική απάντηση στην περίπτωση αυτή μπορεί να «αποκαταστήσει» την άλλως άκυρη δήλωση υποστήριξης. Η αρνητική απάντηση αποτελεί επαρκή λόγο για την ακύρωση της δήλωσης υποστήριξης. Εάν ο/η υπογράφων/-ουσα δεν απαντήσει, η δήλωση υποστήριξης ακυρώνεται βάσει της αρχικής αξιολόγησης της ασυνέπειας των δεδομένων.
Τα κράτη μέλη πρέπει να ακολουθούν το υπόδειγμα του παραρτήματος VI. Τυχόν πρόσθετες πληροφορίες (για παράδειγμα, λόγοι μη επικύρωσης ορισμένων δηλώσεων υποστήριξης και διαθέσιμες διορθωτικές ενέργειες) πρέπει να παρέχονται σε χωριστό έγγραφο.
Σημεία επαφής σε εθνικό επίπεδο
Κάθε κράτος μέλος πρέπει να ορίσει ένα ή περισσότερα σημεία επαφής για την παροχή πληροφοριών και υποστήριξης στις ομάδες διοργανωτών σχετικά με το νομικό πλαίσιο και τις πρακτικές λεπτομέρειες της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
- πληροφορίες και καθοδήγηση σχετικά με τις διαδικασίες πιστοποίησης και επαλήθευσης·
- παροχή πληροφοριών ή παραπομπή σε αρχές που μπορούν να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με το εφαρμοστέο εθνικό δίκαιο, μεταξύ άλλων όσον αφορά τη δημιουργία νομικών οντοτήτων·
- παροχή πληροφοριών ή παραπομπή σε αρχές που μπορούν να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με την προστασία των δεδομένων.
Τα σημεία επαφής αναμένεται επίσης να συμβάλουν στην ευαισθητοποίηση σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών, σε συνεργασία με την Επιτροπή και τις αντιπροσωπείες της. Τα σημεία επαφής καλούνται να κάνουν χρήση του υλικού που διατίθεται από την Επιτροπή σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ σε αυτόν τον ιστότοπο.
[1] Για παράδειγμα, ο/η υπογράφων/-ουσα αναφέρει αριθμό που αντιστοιχεί σε έγγραφο ταυτοποίησης το οποίο είναι διαφορετικό από εκείνο που έχει ήδη δηλωθεί (π.χ. αριθμό διαβατηρίου αντί αριθμού ταυτότητας).
[2] Για παράδειγμα, τον αριθμό της οδού ή τον ταχυδρομικό κώδικα, όταν απαιτείται η διεύθυνση.