Disse retningslinjer for og henstillinger om gennemførelsen af forordning (EU) 2019/788 om det europæiske borgerinitiativ (i det følgende benævnt "forordningen") er rettet mod medlemslandenes kompetente myndigheder (og er delvist udarbejdet på deres anmodning). De dækker forskellige faser af proceduren for borgerinitiativer, navnlig ved overførsel og kontrol af støttetilkendegivelser. De vil derfor også være nyttige for initiativtagerne.
I disse retningslinjer og henstillinger præciseres eller ajourføres i vid udstrækning den rådgivning, som Kommissionen tidligere har ydet, enten i uofficielle dokumenter, i skriftlige meddelelser eller på møder i ekspertgruppen for det europæiske borgerinitiativ. Det kan være nødvendigt at revidere dem med tiden på grundlag af de erfaringer, som de kompetente myndigheder i medlemslandene og Kommissionen har gjort sig i forbindelse med gennemførelsen af dem.
Udveksling af oplysninger
Registrering:
Kommissionen underretter via e-mail medlemslandenes myndigheder om anmodninger om registrering af forslag til borgerinitiativer, som den har accepteret eller afvist.
Start på indsamlingsperioden:
Når initiativtagerne har meddelt startdatoen for indsamlingsperioden til Kommissionen, underretter Kommissionen medlemslandenes myndigheder om denne dato. Kommissionen vil også angive start- og slutdatoen for indsamlingen i det offentlige register.
Kontrol af støttetilkendegivelser:
Hvis initiativtagerne indgiver en anmodning om kontrol uden at benytte Kommissionens dokumentudvekslingstjeneste, skal den myndighed i medlemslandet, der modtager anmodningen, straks underrette Kommissionen, som derefter vil dele disse oplysninger med de øvrige medlemslandes myndigheder. Hvis initiativtagerne anvender overførselstjenester (filudvekslingstjenesten), der leveres af Kommissionen, gælder den særlige procedure, herunder anmeldelse, som defineret i afsnit 5 nedenfor.
Retlige eller administrative procedurer:
Medlemslandene skal straks underrette Kommissionen om eventuelle retlige eller administrative procedurer, som initiativtagerne har indledt i deres land med hensyn til processen for eller resultatet af kontrollen af støttetilkendegivelser, der omfatter, at tilintetgørelsen af dataene i det centrale onlineindsamlingssystem udsættes.
Kommunikation mellem Kommissionen og medlemslandenes myndigheder kan finde sted pr. e-mail ved hjælp af Kommissionens fællespostkasse: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Attestering af individuelle onlineindsamlingssystemer
I henhold til den nye forordning kan initiativtagerne stadig vælge deres eget onlinesystem til indsamling af støttetilkendegivelser. De har denne mulighed for initiativer, der er registreret indtil udgangen af 2022. For initiativer, der registreres fra 2023 og frem, skal initiativtagerne anvende Kommissionens centrale onlineindsamlingssystem.
Dette afsnit er gældende i de situationer, hvor initiativtagerne har besluttet at anvende deres eget onlineindsamlingssystem.
Et onlineindsamlingssystem skal kun attesteres én gang i det medlemsland, som oplysningerne vil blive lagret i. Initiativtagerne kan først anmode om denne attestering, når deres foreslåede initiativ er blevet registreret hos Kommissionen. Den kompetente nationale myndighed har én måned til at attestere et onlineindsamlingssystem.
Medlemslandene skal for et givet initiativ anerkende de attester, som de kompetente myndigheder i andre medlemslande har udstedt for et onlineindsamlingssystem. Hvis den kompetente myndighed i et medlemsland har nægtet at attestere systemet til onlineindsamling for et givet initiativ, kan det ikke anvendes af den kompetente myndighed i et andet medlemsland som begrundelse for ikke at vurdere eller for at afvise at attestere systemet til onlineindsamling for det samme initiativ.
De krav, som onlineindsamlingssystemer skal opfylde, er fastsat i forordning (EU) 2019/1799 (i det følgende benævnt: "gennemførelsesforordningen").
Inden initiativtagerne anmoder om attestering af deres onlineindsamlingssystem, skal de kontakte den berørte kompetente nationale myndighed for at sikre, at både initiativtagergruppen og den kompetente myndighed er velforberedte. Det vil især gøre det muligt for den nationale myndighed at rådgive initiativtagerne om den nøjagtige karakter af den dokumentation, som initiativtagerne skal fremlægge. Hvis myndigheden har udviklet sine egne særlige sikkerhedsregler og krav til attestering af onlineindsamlingssystemer, skal den stille sådanne regler til rådighed for initiativtagerne efter anmodning. Disse særlige regler skal være i overensstemmelse med de generelle tekniske krav, der er fastsat i gennemførelsesforordningen.
En anmodning om attestering anses for at være indgivet, når initiativtagerne har indsendt alle de dokumenter, der kræves i henhold til gennemførelsesforordningen, sammen med eventuelle særlige formularer, der kræves af den pågældende kompetente nationale myndighed. Da de kompetente nationale myndigheder har en måned til at kontrollere overensstemmelsen med gennemførelsesforordningen, skal denne myndighed hurtigt kontrollere, at den forelagte dokumentation er fuldstændig. Hvis dette ikke er tilfældet, skal initiativtagerne straks underrettes og anmodes om straks at fremlægge eventuel manglende dokumentation. I mangel af et passende hurtigt svar fra initiativtagerne kan attestering afvises med den begrundelse, at den nationale myndighed ikke har tilstrækkelig tid til at foretage en korrekt vurdering af det pågældende onlineindsamlingssystem. Alternativt kan den nationale myndighed beslutte, at fristen på en måned først begynder, når al krævet dokumentation er indgivet.
På grundlag af dokumentationen skal medlemslandets myndighed beslutte, hvordan overensstemmelsen med kravene i gennemførelsesforordningen skal kontrolleres. Denne kontrol kan omfatte sårbarheds- og/eller penetrationstests og i visse tilfælde kontrolbesøg på stedet.
Et medlemslands myndigheds attestering af et onlineindsamlingssystem skal være mere enkel, hvis denne myndighed allerede har attesteret den pågældende tjenesteyder for andre initiativer, der er registreret i henhold til forordningen, og initiativtagerne i deres anmodning har angivet, at systemet ikke er blevet ændret. I sådanne tilfælde skal medlemslandets myndighed i sin attesteringsprocedure principielt fokusere på at sikre, at de tidligere attesterede sikkerhedsforanstaltninger fortsat gennemføres. En tjenesteyder forstås her som både udbyderen af hostingtjenester og udbyderen af softwarekomponenter.
Attesten udstedes af medlemslandets myndighed, hvis systemet har de fornødne sikkerhedsmæssige og tekniske funktioner, jf. forordningens artikel 11, stk. 4, og gennemførelsesforordningen. Attesten er ikke tidsbegrænset, og initiativtagerne kan derfor ikke være forpligtet til at forny den. Det skal dog sikres, at systemerne overholder forordningens artikel 11, stk. 4, og gennemførelsesforordningen under hele indsamlingsperioden. Hvis initiativtagerne ændrer deres onlineindsamlingssystem efter attestering på en måde, der kan påvirke den vurdering, der ligger til grund for attesteringen (og ud over de krævede ajourføringer for at overholde forordningerne), finder attesten ikke anvendelse på det, der skal betragtes som et nyt system. Initiativtagerne skal derfor uden unødig forsinkelse underrette myndigheden om de ændringer (eller organisatoriske støtteforanstaltninger), der er foretaget i systemet, og søge rådgivning om, hvorvidt de skal anmode om en ny attestering af deres ændrede onlineindsamlingssystem.
Attestering indebærer ikke, at initiativtagerne overholder databeskyttelsesforpligtelserne. Oplysninger om databeskyttelsesforpligtelser rettet mod initiativtagerne (se også spørgsmål og svar).
Formularer til støttetilkendegivelser
Initiativtagerne kan frit anvende enten de formularer, der stilles til rådighed for dem i deres initiativtagerkonto på Kommissionens websted, eller formularer, som de selv udarbejder på grundlag af de modeller, der er fastsat i forordningen. Medlemslandenes myndigheder kan også stille sådanne formularer til rådighed for initiativtagerne, men brugen af dem er frivillig.
Under alle omstændigheder skal de formularer, som anvendes til indsamling af støttetilkendegivelser, og som kan være på et hvilket som helst af de officielle EU-sprog, være i overensstemmelse med modellen i bilag III til forordningen. Derudover skal de indeholde de data, der kræves for hvert enkelt medlemsland i henhold til bilag III (del A eller del B) og indeholde de centrale oplysninger, som kræves i forbindelse med initiativet, og som er offentliggjort i registret over det europæiske borgerinitiativ.
Selv om formularer udarbejdet af initiativtagerne skal være i fuld overensstemmelse med modellen i bilag III, kan initiativtagerne godt ændre dem ved at tilføje et logo for eller et billede af initiativet.
Formularen skal kunne være på ét stykke papir (som kan være dobbeltsidet), da dette ville give en vis sikkerhed for, at underskriverne ser hele formularen og alle oplysningerne i den. Underskriverne skal oplyses om, hvilket medlemsland formularen sendes til, inden de underskriver den. Det skal være det medlemsland, som de er statsborgere i, eller som svarer til et af deres statsborgerskaber.
Hvis Kommissionen foretager en delvis registrering af initiativet, skal formularerne afspejle, hvad initiativet drejer sig om og omfatter, sådan som det er beskrevet ved registreringen. De formularer, der stilles til rådighed for initiativtagerne på deres konto på Kommissionens websted, indeholder de relevante oplysninger.
Et medlemslands myndighed har ikke kompetence til at "godkende" nye formularer, der er udformet af initiativtagerne. I tilfælde af tvivl om overensstemmelse med modellen i bilag III kan medlemslandenes myndigheder om nødvendigt kontakte Kommissionen.
Formularerne gælder ikke for støtte ydet gennem eID (jf. forordningens artikel 9, stk. 2, sidste afsnit).
Underskrivere
I henhold til forordningens artikel 2 skal underskriverne, som skal være EU-borgere, have en alder, hvor de har ret til at stemme ved valg til Europa-Parlamentet, eller være 16 år, afhængigt af det pågældende medlemslands beslutning. At have ret til eller være registreret til at stemme ved valg til Europa-Parlamentet kan ikke være et krav for at støtte et borgerinitiativ. Medlemslandene skal kun kontrollere, om underskriveren er gammel nok. Medlemslandene kontrollerer støttetilkendegivelserne fra borgere med deres nationalitet, uanset hvor de har bopæl.
Når et medlemsland beslutter at sænke den krævede minimumsalder for at støtte et borgerinitiativ, eller hvis det beslutter at sænke den krævede minimumsalder for at stemme ved valg til Europa-Parlamentet (hvilket medfører en nedsættelse af den krævede minimumsalder for at støtte et borgerinitiativ), skal det meddele denne ændring til Kommissionen, herunder anvendelsesdatoen. En sådan meddelelse skal helst ske tre måneder på forhånd for at give Kommissionen og initiativtagerne mulighed for at indføre ændringen i de relevante formularer.
Mere om datakrav.
Overførsel af støttetilkendegivelser til kontrol
Generelt
Initiativtagerne kan kun indgive én anmodning om kontrol af støttetilkendegivelser pr. initiativ til hvert kompetent medlemslands myndighed. De må kun gøre dette, når de har indsamlet det minimumsantal støttetilkendegivelser, der er angivet i forordningen. Samtidig er det ikke nødvendigt, at de har nået en minimumstærskel i et bestemt medlemsland, for at det pågældende medlemsland kan udføre kontrollen.
Kommissionen offentliggør slutdatoen for indsamlingsperioden i registret (12 måneder fra den dato, som initiativtagerne har fastsat som start for deres indsamling). Selv om indsamlingsperioden løber i 12 måneder, kan initiativtagerne beslutte at afslutte indsamlingen tidligere (artikel 8, stk. 1). Initiativtagerne skal derefter indsende deres anmodninger om kontrol til de kompetente nationale myndigheder senest tre måneder efter denne dato.
Støttetilkendegivelser indsamlet i papirform og støttetilkendegivelser indsamlet via et onlineindsamlingssystem skal indsendes særskilt.
Støttetilkendegivelser, der indsamles online, skal indsendes i dette elektroniske format.
Støttetilkendegivelser, der indsamles i papirform, kan indsendes i papirform eller omdannes til elektronisk format (f.eks. indscannes som en PDF- eller JPEG-fil).
Initiativtagerne er ikke forpligtet til at tildele et nummer til hver støttetilkendegivelse, men de kan vælge at gøre det.
Brug af Kommissionens filudvekslingstjeneste (drevet ved hjælp af S-CIRCABC-systemet)
Støttetilkendegivelser indsamlet af initiativtagerne via det centrale onlineindsamlingssystem indsendes af Kommissionen til medlemslandenes myndigheder via filudvekslingssystemet.
Initiativtagerne kan også vælge via filudvekslingstjenesten at indsende deres støttetilkendegivelser, der er indsamlet i papirform og scannet eller indsamlet online via et individuelt onlineindsamlingssystem.
Når initiativtagerne anvender filudvekslingstjenesten, gælder fristen på 3 måneder for indgivelse af anmodningen om kontrol. Bemærk, at når initiativtagerne har påbegyndt indsendelsen, kan det tage op til fem arbejdsdage for Kommissionen at afslutte overførslen. Datoen for anmodningen skal betragtes som den dato, hvor initiativtagerne anmodede om indsendelse.
Så snart Kommissionen har afsluttet overførslen, og filerne er tilgængelige i S-CIRCABC, skal medlemslandene kontrollere, om filerne er i et læsbart format, og bekræfte over for initiativtagerne og Kommissionen, at filerne er modtaget i god stand. En kvittering for modtagelse og efterfølgende korrespondance med initiativtagerne skal finde sted uden for filudvekslingstjenesten.
Det kan ikke udelukkes, at initiativtagere, der gør brug af S-CIRCABC til at indsende deres papirtilkendegivelser og/eller tilkendegivelser indsamlet gennem et individuelt system, indsender deres filer til det forkerte medlemslands mappe i S-CIRCABC. Da Kommissionen ikke har adgang til oplysningerne heri, vil den ikke kunne kontrollere dette. Hvis filerne krypteres med den offentlige nøgle for det medlemsland, som støttetilkendegivelserne blev anset for at være indgivet til, vil det medlemsland, der modtager disse filer ved en fejl, ikke kunne læse dem. Kun hvis filerne fejlagtigt er krypteret med den offentlige nøgle tilhørende dette fejlagtigt kontaktede medlemsland, vil det pågældende medlemslands myndighed kunne få adgang til filerne. I begge tilfælde underretter medlemslandets myndighed hurtigst muligt initiativtagerne og Kommissionen og sletter filerne efter aftale med initiativtagerne.
Nærmere oplysninger om, hvordan filudvekslingstjenesten håndteres, findes i den dokumentation, der er givet til ekspertgruppen.
Medlemslandenes kompetente myndigheder mindes om, at:
- de skal indføre et system til forvaltning af de nøgler, som bruges til at få adgang til filer på S-CIRCABC (herunder tildeling af, hvem der er bemyndiget til at tilgå og bruge nøglerne, og versionsstyring) for at sikre, at alle nøgler er beskyttet mod uautoriseret adgang
- de skal deltage i test af S-CIRCABC-procedurerne, som tilrettelægges af Kommissionen to gange om året, herunder test af gyldigheden af de nøgler (og deres versioner), der skal bruges til at få adgang til de filer, der uploades af Kommissionen eller initiativtagerne
- de modtager en automatisk meddelelse fra S-CIRCABC, så snart filerne er tilgængelige til download. De skal derefter sikre, at de gennemfører verifikationsprocessen inden for den frist, der er fastsat i forordningen.
Kontrol af støttetilkendegivelser
Medlemslandenes kompetente myndigheder skal inden for en frist på tre måneder fra modtagelsen af støttetilkendegivelserne foretage passende kontrol af disse i overensstemmelse med national lovgivning og praksis (artikel 12, stk. 4). Det er på dette grundlag, at de fastlægger og attesterer antallet af gyldige støttetilkendegivelser. Attesten skal udstedes gratis.
Medlemslandenes myndigheder skal acceptere støttetilkendegivelserne på et hvilket som helst af de officielle EU-sprog. Indholdet af det initiativ, der er angivet i formularen, skal dog svare til den tekst, der er offentliggjort i registret over det europæiske borgerinitiativ på det pågældende sprog.
Medlemslandenes myndigheder er ikke forpligtede til at kontrollere ægtheden af de underskrifter, der indsamles i papirform, men de skal kontrollere sammenhængen i de afgivne personoplysninger.
Da kontrollen har retlige konsekvenser, som kan anfægtes ved domstolene, er det vigtigt, at der er visse garantier på plads, navnlig når stikprøveudtagning er den anvendte metode:
Stikprøvernes omfang:
Medlemslandenes myndigheder skal sikre, at de vælger en statistisk gyldig stikprøve, dvs. en stikprøve, der er tilstrækkelig stor og repræsentativ og, hvor det er relevant, tager hensyn til forskellige risikoniveauer (f.eks. en højere risiko blandt støttetilkendegivelser, der indsamles via en bestemt kanal). For at opnå dette skal de vælge en fejlmargen og et konfidensniveau, der sikrer, at resultaterne er tilstrækkeligt nøjagtige. De skal også vurdere, om der er behov for at inddele populationen (underskriverne) i grupper, f.eks. med hensyn til mulige indsamlingsmetoder, forud for stikprøveudtagningen, navnlig hvis der er mistanke om, at visse indsendte partier af støttetilkendegivelser er mindre pålidelige.
Ubetydelige fejl:
Visse mindre fejl eller ændringer skal ikke ugyldiggøre støttetilkendegivelserne, hvis der ikke er tegn på eller mistanke om svig (f.eks. hvis underskriveren har begået en reel fejl[1] eller udeladt mindre vigtige oplysninger[2], og det ikke rejser tvivl om støttetilkendegivelsens ægthed eller forhindrer myndighederne i at identificere vedkommende), eller hvis underskriveren har skiftet bopæl siden underskrivelsen af initiativet. Det er muligt at tage højde for sådanne fejl eller ændringer ved at antage, at en vis procentdel af de ugyldige støttetilkendegivelser faktisk er gyldige. Hvis kontrollen foretages automatisk, kan det være nødvendigt at dobbelttjekke de afviste støttetilkendegivelser manuelt for at opdage sådanne ubetydelige fejl.
Tvivlen kommer initiativtagerne til gode:
Når resultaterne af stikprøven overføres til hele befolkningen, skal medlemslandenes myndigheder lade tvivlen komme initiativtagerne til gode, navnlig ved at vælge den lavere tærskel i konfidensniveauet (dvs. det interval, der opnås ved at tilføje og trække fejlmargenen fra resultatet).
For at kompensere for det sandsynlige resultat af kontrollen – nemlig at et vist antal støttetilkendegivelser vil blive erklæret ugyldige – skal initiativtagerne kraftigt opfordres til at indsamle betydeligt flere støttetilkendegivelser end de 1 mio., der kræves.
Hvis der opdages flere støttetilkendegivelser fra samme underskriver, skal én af dem betragtes som gyldig, i stedet for at alle gøres ugyldige.
Forordningen kræver kun, at medlemslandene kontrollerer sammenhængen i de data, som underskriverne indsender, og ikke underskriverens vilje til at støtte et initiativ. Det betyder, at det generelt skal være tilstrækkeligt for en borger at udfylde en støttetilkendegivelsesformular på papir eller elektronisk, og at vedkommende ikke skal foretage sig yderligere i den forbindelse, f.eks. besvare breve eller e-mails. Hvis en kompetent myndighed imidlertid nærer begrundet tvivl om, hvorvidt der er tale om svig på grund af uoverensstemmelser i de fremlagte data, hvilket ville ugyldiggøre støttetilkendegivelserne, kan myndigheden foretage yderligere kontrol, herunder fremsendelse af elektroniske meddelelser eller skrivelser til de berørte personer, for at kontrollere, om støttetilkendegivelserne rent faktisk blev indgivet af de berørte personer eller af en uautoriseret tredjepart. Et positivt svar kan i så fald gøre den ellers ugyldige støttetilkendegivelse gyldig. Et negativt svar er en tilstrækkelig grund til at erklære støttetilkendegivelsen ugyldig. Hvis underskriveren ikke svarer, erklæres støttetilkendegivelsen ugyldig på grundlag af den oprindelige vurdering af datauoverensstemmelsen.
Medlemslandene skal følge modellen i bilag VI. Eventuelle yderligere oplysninger (f.eks. årsager til manglende validering af visse støttetilkendegivelser og tilgængelige retsmidler) skal gives i et særskilt dokument.
Nationale kontaktpunkter
Hvert medlemsland skal oprette et eller flere kontaktpunkter, der skal informere og støtte initiativtagergrupper om den retlige ramme og de praktiske aspekter af det europæiske borgerinitiativ, herunder:
- oplysninger og vejledning om attesterings- og kontrolprocedurer
- levering af oplysninger om gældende national ret, herunder om oprettelse af juridiske enheder, eller henvisning til myndigheder, der kan give disse oplysninger
- levering af oplysninger om databeskyttelse eller henvisning til myndigheder, der kan give disse oplysninger.
Kontaktpunkterne forventes også at bidrage til at øge bevidstheden om det europæiske borgerinitiativ i samarbejde med Kommissionen og dens repræsentationer. Kontaktpunkterne opfordres til at gøre brug af det materiale, som Kommissionen stiller til rådighed på alle officielle EU-sprog på dette websted.
[1] Underskriveren angav f.eks. et nummer svarende til et andet identifikationsdokument end det nævnte (f.eks. pasnummer i stedet for ID-nummer).
[2] F.eks. kun et vejnummer eller postnummer, når hele adressen skal angives.