Tyto pokyny a doporučení k provádění nařízení (EU) 2019/788 o evropské občanské iniciativě (dále jen „nařízení“) jsou určeny příslušným orgánům členských států (a vznikly částečně na jejich žádost). Týkají se různých fází postupu občanské iniciativy, zejména těch spojených s předáváním a ověřování prohlášení o podpoře. V mnoha bodech tak budou užitečné i pro organizátory iniciativ.
Tyto pokyny a doporučení objasňují nebo aktualizují doporučení, která Komise poskytla dříve, a to buď v pracovních dokumentech, v písemné korespondenci, nebo na zasedáních skupiny odborníků zaměřené na evropskou občanskou iniciativu. Je možné, že v průběhu času je bude nutné zrevidovat na základě zkušeností příslušných orgánů členských států a Komise s jejich prováděním v praxi.
Výměna informací
Registrace:
Komise informuje e-mailem orgány členských států o žádostech o registraci navrhovaných občanských iniciativ, které přijala nebo zamítla.
Zahájení sběru prohlášení o podpoře:
Jakmile organizátoři Komisi sdělí datum zahájení sběru prohlášení o podpoře, informuje Komise o tomto datu orgány členských států. Komise rovněž uvede datum zahájení a ukončení sběru ve veřejném rejstříku iniciativ.
Ověřování prohlášení o podpoře:
V případě, že organizátoři při předložení žádosti o ověření podpisů nevyužijí službu Komise pro výměnu souborů, měl by orgán členského státu, jenž tuto žádost obdrží, neprodleně informovat Komisi, která pak tyto informace předá orgánům ostatních členských států. Pokud organizátoři službu pro výměnu souborů poskytovanou Komisí využijí, použije se zvláštní postup včetně oznámení – víz část 5 níže.
Soudní a správní řízení:
Členské státy neprodleně informují Komisi o veškerých případných soudních či správních řízeních vedených organizátory v jejich zemi týkajících se postupu nebo výsledku ověřování prohlášení o podpoře, která by vyžadovala odložení výmazu příslušných dat z centrálního online systému sběru.
Komunikace mezi Komisí a orgány členských států může probíhat e-mailem prostřednictvím této k tomu určené e-mailové schránky Komise: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Potvrzení individuálních online systémů ke sběru podpisů
Podle nového nařízení si organizátoři mohou nadále zvolit, že budou ke sběru prohlášení o podpoře online používat vlastní systém. Tuto možnost mají u iniciativ, které byly zaregistrovány do konce roku 2022. U iniciativ registrovaných od roku 2023 budou muset organizátoři ke sběru podpisů povinně používat centrální online systém poskytovaný Komisí.
Tato část se týká situací, kdy se organizátoři rozhodli ke sběru podpisů používat vlastní online systém.
Online systém si musejí nechat certifikovat - pouze jednou, a to v členském státě, na jehož území budou údaje uloženy. O tuto certifikaci mohou organizátoři požádat až poté, co byla jejich navrhovaná iniciativa zaregistrována Komisí. Příslušný vnitrostátní orgán má na certifikaci online systému jeden měsíc.
Členské státy uznávají potvrzení o certifikaci online systému dané iniciativy vydaná příslušnými orgány jiného členského státu. Skutečnost, že příslušný orgán jednoho členského státu odmítl certifikovat online systém ke sběru podpisů pro danou iniciativu, nemůže být příslušným orgánem jiného členského státu použita jako odůvodnění toho, že týž online systém pro tutéž iniciativu neposoudil nebo certifikovat odmítl.
Požadavky, které musí online systémy ke sběru podpisů splňovat, jsou stanoveny v nařízení (EU) 2019/1799 (dále jen „prováděcí nařízení“).
Než organizátoři požádají o certifikaci svého online systému sběru, měli by se obrátit na příslušný vnitrostátní orgán, aby se zajistila dostatečná připravenost skupiny organizátorů i příslušného orgánu. Zejména to umožní vnitrostátnímu orgánu informovat organizátory o přesné povaze dokumentace, kterou musejí předložit. Pokud orgán vypracoval vlastní zvláštní pravidla týkající se zabezpečení a certifikační požadavky na online systémy ke sběru podpisů, zpřístupní tato pravidla na požádání organizátorům. Tato zvláštní pravidla musejí být v souladu s obecnými technickými požadavky stanovenými v prováděcím nařízení.
Má se za to, že žádost o certifikaci byla podána, jakmile organizátoři předloží všechny dokumenty požadované prováděcím nařízením spolu s případnými zvláštními formuláři požadovanými příslušným vnitrostátním orgánem. Vzhledem k tomu, že příslušné vnitrostátní orgány mají na ověření souladu s prováděcím nařízením jeden měsíc, měl by tento orgán urychleně zkontrolovat, zda je předložená dokumentace úplná. Pokud tomu tak není, měli by být organizátoři neprodleně informováni a vyzváni, aby neprodleně poskytli chybějící dokumenty. Nedodají-li organizátoři odpověď včas, může být certifikace odmítnuta z důvodu, že vnitrostátní orgán nemá dostatek času na řádné posouzení daného online systému. Případně se může vnitrostátní orgán rozhodnout, že jednoměsíční lhůta začíná běžet až po dodání veškeré požadované dokumentace.
Je na orgánu členského státu, aby na základě dokumentace rozhodl, jak soulad systému s požadavky prováděcího nařízení ověří. Ověřování může obnášet testování zranitelnosti a/nebo odolnosti systému, a v případě potřeby i kontrolu na místě.
Certifikace online systému ke sběru podpisů ze strany orgánu členského státu by měla být jednodušší, pokud již tento orgán provedl certifikaci daného poskytovatele služeb pro potřeby jiné iniciativy registrované podle téhož nařízení a pokud organizátoři ve své žádosti uvedli, že systém od té doby neprošel žádnými změnami. V takových případech by se orgán členského státu měl v zásadě ve svém certifikačním postupu zaměřit na zajištění toho, aby byla i nadále prováděna bezpečnostní opatření, která již byla dříve certifikována. Poskytovatel služeb by zde měl být chápán tak, že zahrnuje nejen poskytovatele hostingových služeb, ale i poskytovatele softwarových komponentů.
Orgán členského státu osvědčení o certifikaci vydá, pokud systém vykazuje odpovídající bezpečnostní a technické vlastnosti definované v čl. 11 odst. 4 nařízení a v prováděcím nařízení. Osvědčení není časově omezené a od organizátorů tedy nelze vyžadovat, aby si jej nechali obnovit. Soulad systémů s čl. 11 odst. 4 nařízení a s prováděcím nařízením však musí být zajištěn během celého období sběru podpisů. Pokud organizátoři provedou ve svém online systému po jeho certifikaci změny, který mohou mít dopad na výsledky posouzení, z něhož certifikace vychází, (a nad rámec nezbytných aktualizací vyžadovaných k dosažení souladu s nařízeními), certifikát se již na systém nevztahuje, jelikož takto pozměněný systém by měl být považován za zcela nový systém. Organizátoři proto bez zbytečného odkladu vždy informují orgán o změnách provedených v systému (nebo o podpůrných organizačních opatřeních) a vyžádají si jeho stanovisko ohledně toho, zda je u pozměněného online systému ke sběru podpisů třeba požádat o novou certifikaci.
Certifikace systému nepotvrzuje, že organizátoři splnili povinnosti v oblasti ochrany údajů. Informace o povinnostech spojených s ochranou údajů adresované organizátorům najdete též v častých dotazech.
Formulář prohlášení o podpoře
Organizátoři mohou používat buď formuláře, které jsou jim k dispozici na organizátorském účtu na oficiálních stránkách Komise věnovaných iniciativám, nebo formuláře, které si sami připraví podle vzorů stanovených v nařízení. Organizátorům mohou takové formuláře rovněž poskytnout orgány členských států, i když jejich používání nemůže být povinné.
Ve všech případech musejí formuláře používané ke shromažďování prohlášení o podpoře (mohou být v kterémkoli z úředních jazyků EU) odpovídat vzoru uvedenému v příloze III nařízení, dále musejí obsahovat údaje požadované pro každý příslušný členský stát podle přílohy III (části A nebo část B) a musejí poskytovat požadované nejdůležitější informace o iniciativě tak, jak jsou zveřejněny v oficiálním registru evropských občanských iniciativ.
Formuláře vytvořené organizátory musejí být plně v souladu se vzorem uvedeným v příloze III, ale lze je doplnit o logo nebo vizuální motiv iniciativy.
Formulář musí být vytištěn na jednom listu (lze oboustranně), díky čemuž budou mít signatáři záruku, že vidí skutečně celý formulář a všechny informace v něm. Kromě toho musí být signatářům před podpisem formuláře jasné, kterému členskému státu bude zaslán. Musí se jednat o členský stát, jehož mají státní příslušnost – kromě toho mohou mít signatáři i státní příslušnost jiného státu.
Jedná-li se o iniciativu, kterou Komise zaregistrovala pouze částečně, musejí formuláře odrážet rozsah iniciativy tak, jak byla zaregistrována. Formuláře, které organizátorům poskytla Komise přes jejich účet na oficiálních internetových stránkách, tyto informace obsahují.
Orgány členských států nemají pravomoc schvalovat nové formuláře navržené organizátory. V případě pochybností ohledně shody se vzorem uvedeným v příloze III se mohou orgány členských států obrátit na Komisi.
Formuláře se nevztahují na podporu poskytovanou prostřednictvím elektronické identifikace (viz čl. 9 odst. 2 poslední pododstavec nařízení).
Signatáři
Podle článku 2 nařízení musejí být signatáři občany některého ze států Unie a musejí být ve věku, který je opravňuje volit ve volbách do Evropského parlamentu, nebo – podle rozhodnutí dotyčného členského státu – jim musí být minimálně 16 let. Samotné právo volit ve volbách do Evropského parlamentu jako takové ani registrace k účasti ve volbách do Evropského parlamentu nesmí být chápány jako podmínka toho, aby bylo dané osobě umožněno občanskou iniciativu podpořit. Členské státy musejí pouze ověřit, zda signatář splňuje věkovou hranici. Členský stát ověřuje prohlášení o podpoře od těch občanů, kteří jsou jeho státními příslušníky, bez ohledu na místo jejich bydliště.
Pokud se členský stát rozhodne snížit minimální věkovou hranici umožňující podporu občanských iniciativ, nebo pokud se rozhodne snížit minimální věkovou hranici umožňující účast ve volbách do Evropského parlamentu (což automaticky vede ke snížení věkové hranice umožňující podporu občanských iniciativ), oznámí tuto změnu Komisi včetně data, od kdy se začíná uplatňovat. Toto oznámení je třeba učinit pokud možno tři měsíce předem, aby mohli Komise a organizátoři provést změnu příslušných formulářů.
Požadavky týkající se dat – další informace
Předání prohlášení o podpoře k ověření
Obecné informace
Organizátoři smí pro každou iniciativu předložit příslušnému orgánu každého členského státu pouze jednu žádost o ověření prohlášení o podpoře. Mohou tak činit pouze tehdy, pokud se jim podařilo shromáždit minimální počty prohlášení o podpoře stanovené nařízením. Zároveň však není provedení ověření v konkrétním členském státě podmíněno tím, že v něm musejí dosáhnout minimálního předepsaného počtu prohlášení.
Komise v oficiálním registru iniciativ zveřejní datum ukončení období sběru podpisů (12 měsíců od data, které si organizátoři stanovili jako zahájení sběru). Ačkoli je délka období sběru podpisů stanovena na 12 měsíců, mohou organizátoři sběr uzavřít i dříve (viz čl. 8 odst. 1). Do tří měsíců od tohoto data pak musejí organizátoři předložit žádosti o ověření podpisů příslušným vnitrostátním orgánům.
Prohlášení o podpoře shromážděná v listinné podobě a prohlášení o podpoře shromážděná prostřednictvím elektronického online systému musejí být předložena odděleně.
Prohlášení o podpoře shromážděná online musejí být předložena v souladu s tímto elektronickým formátem.
Prohlášení o podpoře shromážděná v listinné podobě mohou být předložena na papíře nebo v elektronické podobě (tj. naskenovaná ve formátu PDF nebo JPEG).
Organizátoři nemusejí každému prohlášení o podpoře přidělit číslo, ale učinit tak mohou.
Využívání služby Komise pro výměnu souborů (provozované přes systém s-CircaBC)
Prohlášení o podpoře shromážděná organizátory přes centrální online systém předkládá Komise orgánům členských států prostřednictvím systému pro výměnu souborů.
Organizátoři se mohou rovněž rozhodnout, že prostřednictvím služby pro výměnu souborů předloží i svá prohlášení o podpoře shromážděná v listinné podobě a naskenovaná nebo shromážděná online prostřednictvím individuálního online systému.
Pokud organizátoři využívají službu pro výměny souborů, platí pro podání žádosti o ověření tříměsíční lhůta. Upozorňujeme, že jakmile organizátoři tento krok iniciují, může Komisi předání trvat až pět pracovních dnů. Za datum žádosti bude považováno datum, kdy o podání požádaly.
Jakmile Komise předání dokončí a soubory budou k dispozici v systému s-CircaBC, členské státy ověří, zda jsou soubory v čitelném formátu, a potvrdí organizátorům a Komisi, že soubory v pořádku obdržely. Potvrzení o přijetí a veškerá následná korespondence s organizátory probíhá mimo systém pro výměnu souborů.
Nelze vyloučit, že organizátoři, kteří k předložení listinných prohlášení a/nebo prohlášení shromážděných prostřednictvím individuálního systému využijí systém s-CircaBC, vloží v systému s-CircaBC své soubory do složky nesprávného členského státu. Vzhledem k tomu, že Komise nemá k údajům v těchto složkách obsažených přístup, nebude moci tuto skutečnost ověřit. Jsou-li soubory zašifrovány veřejným klíčem členského státu, jemuž měla být prohlášení o podpoře zaslána ale nebyla, pak je členský stát, jemuž budou omylem doručeny, nebude moci přečíst. Pouze v případě, že jsou soubory chybně zašifrovány veřejným klíčem omylem kontaktovaného členského státu, bude mít orgán tohoto členského státu k souborům přístup. V obou případech orgán členského státu co nejdříve uvědomí organizátory i Komisi a po dohodě s organizátory tyto soubory vymaže.
Veškeré podrobnosti o tom, jak používat službu pro výměnu souborů, najdete ve zvláštní dokumentaci, která byla rozeslána skupině odborníků.
Příslušným orgánům členských států připomínáme, že:
- musejí mít vyřešenou správu klíčů pro přístup k souborům v systému s-CircaBC (včetně přidělování uživatelských rolí, tj.kdo je oprávněn mít ke klíčům přístup a používat je, a správy verzí), aby bylo zajištěno, že všechny klíče jsou chráněny před neoprávněným přístupem;
- se účastní testů systému s-CircaBC, které Komise pořádá dvakrát ročně, včetně testů platnosti klíčů (a jejich verzí) používaných k přístupu k souborům vloženým Komisí nebo organizátory;
- jakmile budou soubory k dispozici ke stažení, obdrží ze systému s-CircaBC automatické oznámení. Poté musejí zajistit, aby ověření provedly ve lhůtě stanovené nařízením.
Ověřování prohlášení o podpoře
Příslušné orgány členských států musejí ve lhůtě tří měsíců od obdržení prohlášení o podpoře provést v souladu s vnitrostátními právními předpisy a zvyklostmi příslušné kontroly, aby je ověřily (čl. 12 odst. 4). Na tomto základě určují a potvrzují počet platných prohlášení o podpoře. Osvědčení musí být vydáno bezplatně.
Orgány členských států musejí přijmout prohlášení o podpoře v kterémkoli z úředních jazyků EU. Obsah iniciativy uvedený ve formuláři však musí odpovídat textu zveřejněnému v oficiálním registru evropských občanských iniciativ v příslušném jazyce.
Orgány členských států nejsou povinny ověřovat pravost podpisů shromážděných v listinné podobě, ale pouze soudržnost poskytnutých osobních údajů.
Vzhledem k tomu, že ověřování má právní důsledky, které by mohly být napadeny u soudu, je důležité, aby byly zavedeny určité záruky, zejména pokud jde o metodu použitou k výběru náhodných vzorků:
Velikost vzorku:
Orgány členských států by měly zajistit, že bude vybrán statisticky platný náhodný vzorek, tj. vzorek, který je dostatečně velký a reprezentativní a tam, kde je to nutné, zohledňuje různé úrovně rizika (např. vyšší riziko u prohlášení o podpoře shromážděných prostřednictvím určitého kanálu). Za tímto účelem by se měly stanovit rozpětí chyby a úroveň spolehlivosti, které zajistí, že výsledky budou dostatečně přesné. Měly by rovněž posoudit, zda je před odběrem vzorků třeba provést stratifikaci populace, například pokud jde o jednotlivé způsoby sběru podpisů, zejména pokud existuje podezření, že některé várky prohlášení o podpoře jsou méně spolehlivé.
Falešné chyby:
Některé drobné chyby nebo změny by neměly prohlášení o podpoře zneplatnit, pokud neexistují žádné náznaky či podezření z podvodu (např. signatář se skutečně pouze spletl [1] nebo vynechal méně závažné informace[2], které nezpochybňují pravost prohlášení o podpoře ani nebrání orgánům v jeho identifikaci), nebo pokud podepsaná osoba změnila od podpisu formuláře bydliště. Takové chyby nebo změny lze zohlednit tak, že se určité procento zneplatněných prohlášení o podpoře bude považovat za platné. Je-li ověřování automatizované, může být zapotřebí zkontrolovat odmítnutá prohlášení o podpoře ručně, aby se takové falešné chyby odhalily.
Míra tolerance:
Při extrapolaci výsledků vzorku na celý soubor by orgány členských států měly organizátorům poskytnout určitou míru tolerance, zejména tím, že při stanovení úrovně spolehlivosti použijí nižší prahovou hodnotu (tj. interval získaný přidáním a odečtením chybového rozpětí od výsledku).
Aby se kompenzoval pravděpodobný výsledek ověření, tj. že určitý počet prohlášení o podpoře bude zneplatněn, měli by být organizátoři důrazně vybízeni k tomu, aby shromáždili podstatně více prohlášení o podpoře, než je požadovaný 1 milion.
Pokud se zjistí, že bylo shromážděno více prohlášení o podpoře od téhož signatáře, mělo by se jedno z nich považovat za platné, a nikoli všechna za neplatná.
Nařízení pouze vyžaduje, aby členské státy kontrolovaly soudržnost údajů poskytnutých signatáři a nikoli přání signatáře iniciativu podpořit. To znamená, že by obecně měla postačovat skutečnost, aby občan v tištěné nebo elektronické podobě vyplnil formulář prohlášení o podpoře, tj. že by neměl být vyzýván k dalším krokům – například aby odpověděl na dopis či e-mail. Má-li však příslušný orgán kvůli nesoudržnosti poskytnutých údajů důvodné podezření z podvodu, který by vedl k zneplatnění prohlášení o podpoře, může provést další kontroly, včetně zasláním elektronických zpráv nebo dopisů dotčeným osobám s cílem ověřit, zda prohlášení o podpoře skutečně pocházejí od dotčených osob nebo neoprávněně od třetí strany. Kladná odpověď v takovém případě může „zachránit“ jinak neplatné prohlášení o podpoře. Záporná odpověď je dostatečným důvodem k tomu, aby prohlášení o podpoře bylo prohlášeno za neplatné. Pokud podepsaná osoba neodpoví, prohlášení o podpoře se na základě původního posouzení prohlásí za neplatné.
Členské státy se musí řídit šablonou uvedenou v příloze VI. V samostatném dokumentu musejí být poskytnuty veškeré další informace (například důvody pro neschválení některých prohlášení o podpoře a dostupné opravné prostředky).
Kontaktní místa v členských státech
Každý členský stát musí zřídit minimálně jedno kontaktní místo, které bude organizátorům poskytovat informace a podporu ohledně právního rámce a praktických aspektů evropské občanské iniciativy, včetně:
- informací a pokynů týkajících se postupů certifikace a ověřování podpisů;
- poskytování informací nebo odkazování na orgány, které mohou poskytnout informace o příslušných předpisech vnitrostátního práva, včetně informací o zakládání právnických osob;
- poskytování informací nebo odkazů na orgány, které mohou poskytnout informace o ochraně údajů.
Rovněž se očekává, že kontaktní místa ve spolupráci s Komisí a jejími zastoupeními přispějí ke zvyšování povědomí o evropské občanské iniciativě. Kontaktní místa vyzýváme, aby využívala materiály poskytnuté Komisí ve všech úředních jazycích EU na těchto stránkách.
[1] Podepsaná osoba například uvedla platné číslo jiného dokladu totožnosti (např. číslo pasu namísto čísla občanského průkazu).
[2] Například chybné číslo popisné nebo PSČ, je-li požadována adresa.