Gå til forsiden til Vejledning vedrørende databeskyttelse for initiativtagere
Vejledning vedrørende databeskyttelse – Spørgsmål 9
Hvilke oplysninger skal I give borgerne, når deres data indsamles?
Gælder for scenarie 2 (repræsentanten fungerer som ene registeransvarlig), undtagen ved anvendelse af Kommissionens filudvekslingstjeneste
Når en borger (underskriver) indsender en støttetilkendegivelse (og eventuelt oplyser sin e-mailadresse), skal vedkommende oplyses om, hvordan disse personoplysninger skal behandles (til hvilket formål, hvor længe, af hvem, til hvem de kan videregives, hvordan de beskyttes, hvilke rettigheder han/hun har som registreret, og hvordan vedkommende kan udøve disse rettigheder osv.).
Den støttetilkendegivelse, der er omhandlet i forordningen om det europæiske borgerinitiativ, indeholder en standardtekst til en databeskyttelseserklæring. Databeskyttelseserklæringen svarer til de oplysninger, som underskriverne skal have, når deres data indsamles.
Erklæring om databeskyttelse for støttetilkendegivelser, der indsamles på papir eller via individuelle onlineindsamlingssystemer i henhold til forordningen om det europæiske borgerinitiativ:
I overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679 (den generelle forordning om databeskyttelse) vil dine personoplysninger, som er oplyst på denne formular, udelukkende blive anvendt til støtte for initiativet, og de vil kun blive stillet til de kompetente nationale myndigheders rådighed med henblik på kontrol og attestering. Du har ret til at anmode initiativtagergruppen til dette initiativ om indsigt i og berigtigelse og sletning af dine personoplysninger eller om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
Dine oplysninger opbevares af initiativtagergruppen i en periode på højst en måned efter indsendelsen af initiativet til Europa-Kommissionen eller 21 måneder efter begyndelsen af indsamlingsperioden, alt efter hvad der indtræffer først. De kan opbevares ud over disse frister i tilfælde af administrative eller retlige procedurer i højst en måned efter datoen for disse procedurers afslutning.
Uden at det berører andre administrative klageadgange eller adgang til retsmidler, har du til enhver tid ret til at indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed, navnlig i den medlemsstat, hvor du har dit sædvanlige opholdssted eller arbejdssted, eller hvor den påståede overtrædelse har fundet sted, hvis du mener, at dine oplysninger behandles ulovligt.
Repræsentanten for initiativtagergruppen til initiativet eller, hvor det er relevant, den retlige enhed, der oprettes af den, er dataansvarlige i den betydning, der er fastlagt i den generelle forordning om databeskyttelse, og kan kontaktes ved hjælp af oplysningerne i denne formular.
Eventuelle kontaktoplysningerne for databeskyttelsesrådgiveren er tilgængelige på dette initiativs webadresse i Europa-Kommissionens register som angivet i punkt 4 i denne formular.
Kontaktoplysningerne på den nationale myndighed, som modtager og behandler dine personoplysninger, og kontaktoplysninger på de nationale databeskyttelsesmyndigheder findes på: http://ec.europa.eu/citizens-initiative/public/data-protection?lg=da.
Indsamling på papir
Når støttetilkendegivelser indsamles i papirform, skal du sende en kopi af databeskyttelseserklæringen eller et link til den til underskriverne på deres modersmål. Denne databeskyttelseserklæring skal udfyldes med kontaktoplysninger på den registeransvarlige samt eventuelle kontaktoplysninger på den databeskyttelsesansvarlige og de nationale databeskyttelsesmyndigheder.
Databeskyttelseserklæring ved onlineindsamling
Når dataindsamlingen sker online, skal databeskyttelseserklæringen enten offentliggøres som en del af støttetilkendegivelsesformularen eller være tilgængelig via et link, og underskriverne skal aktivt sætte kryds i et felt, der bekræfter, at de har læst teksten, inden de indsender støttetilkendegivelsen.
Databeskyttelseserklæring for e-mailadresser
Forordningen om det europæiske borgerinitiativ indeholder ikke en lignende model for erklæring om databeskyttelse, der skal anvendes ved indsamling af underskrivernes e-mailadresser. Som repræsentant skal du udarbejde en sådan databeskyttelseserklæring i overensstemmelse med kravene i GDPR.
Underskriveren skal som minimum have følgende oplysninger (se artikel 13 i GDPR):
- beskrivelse af og formål med databehandlingen
- hvilken data, der behandles
- eventuelle modtagere af data
- planlagt varighed for lagring af data
- underskrivernes rettigheder, såsom tilbagetrækning af samtykke, ret til indsigt, berigtigelse, sletning eller indsigelse
- vejledning om retten til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed.
Ved indsamling af e-mailadresser skal underskriveren særskilt give sit samtykke til behandlingen heraf som beskrevet i databeskyttelseserklæringen.
BEMÆRK:
Hvis støttetilkendegivelser og e-mailadresser indsamles via det centrale onlineindsamlingssystem, udarbejdes de relevante databeskyttelseserklæringer af Europa-Kommissionen. Teksterne til disse databeskyttelseserklæringer offentliggøres på Kommissionens websted for borgerinitiativer.
Henvisninger:
- Artikel 13 i GDPR
- Bilag III i forordningen om det europæiske borgerinitiativ