Späť na hlavnú stránku Usmernení v oblasti ochrany údajov pre organizátorov
Usmernenia v oblasti ochrany údajov – otázka č. 4
Bezpečnosť – aké kroky by ste mali podniknúť pri zbere údajov o signatároch na papieri?
Vzťahuje sa na scenár 2
Ak sa vyhlásenia (a prípadne e-mailové adresy) zbierajú v papierovej forme, považujú sa tiež za osobné údaje chránené všeobecným nariadením o ochrane údajov.
Bezpečnostné opatrenia
Ako skupina organizátorov musíte zaviesť technické a organizačné bezpečnostné opatrenia na ochranu vyhlásení najmä proti náhodnému alebo nezákonnému zničeniu alebo strate, zmene, neoprávnenému prezradeniu alebo prístupu k nim, pričom sa zohľadnia riziká pre signatárov.
Mali by zahŕňať aspoň:
- fyzické zabezpečenie papierových formulárov vyhlásenia pri ich skladovaní (najlepšie zamknutím v trezore),
- bezpečné predloženie zozbieraných papierových formulárov príslušným orgánom členského štátu zodpovedným za overovanie a osvedčovanie, napr. doporučenou poštou, dôveryhodným dopravcom alebo prostredníctvom služby Komisie na výmenu súborov.
UPOZORNENIE: Dohody s aktivistami
Keďže papierové vyhlásenia o podpore sa zvyčajne zbierajú decentralizovaným spôsobom, zber často vykonávajú dobrovoľní alebo zmluvní aktivisti, ktorí nie sú organizátormi iniciatívy. Títo aktivisti by sa mali považovať za spracovateľov údajov a ich činnosť by mala byť upravená písomnou dohodou so zástupcom.
Dohoda s „aktivistom“ je preto dohodou medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom v zmysle článku 28 všeobecného nariadenia o ochrane údajov a musí sa vzťahovať na aspekty uvedené v danom článku.
Takáto dohoda by v tejto súvislosti mohla orientačne obsahovať:
- Splnomocnenie zástupcu pre aktivistu na zber vyhlásení o podpore danej iniciatívy (a e-mailových adries signatárov) v ich mene.
- Pokyny zástupcu k tomu, ako riešiť prípadné otázky a žiadosti signatárov týkajúce sa ochrany údajov.
- Záväzok aktivistu dodržiavať politiku organizátorov v oblasti ochrany údajov, a najmä:
- zbierať vyhlásenia o podpore (a e-mailové adresy signatárov) len v súlade s pokynmi organizátorov a len prostredníctvom formulárov, ktoré im títo organizátori určia,
- nezbierať iné údaje,
- informovať signatárov o obsahu danej iniciatívy a o ich právach podľa vyhlásenia o ochrane osobných údajov,
- informovať signatárov o tom, že poskytnutie emailovej adresy je dobrovoľné a nemôže sa ním podmieňovať právo podporiť danú iniciatívu,
- uchovávať zozbierané vyhlásenia o podpore (a e-mailové adresy) na bezpečnom mieste až do ich postúpenia organizátorom iniciatívy,
- bezpečne preniesť zozbierané vyhlásenia o podpore a e-mailové adresy, napr. doporučenou poštou alebo kuriérom a len do rúk organizátorov,
- Potvrdenie zo strany aktivistov, že:
- si prečítali a pochopili ustanovenia vyhlásenia o ochrane údajov vymedzené v prílohe III k nariadeniu o európskej iniciatíve občanov a že sa oboznámili s obsahom danej iniciatívy, ako aj s materiálmi, ktoré organizátori používajú na komunikáciu s verejnosťou (webová stránka či iné relevantné dokumenty alebo informácie)
- si sú vedomí svojej zodpovednosti za zozbierané údaje.
Referenčné dokumenty:
- Články 28 a 32 všeobecného nariadenia o ochrane údajov.