Înapoi la pagina principală a Ghidului privind protecția datelor pentru organizatori
Orientări privind protecția datelor – Întrebarea 4
Securitate – ce măsuri trebuie luate atunci când colectați datele semnatarilor pe suport de hârtie?
Se aplică în scenariul 2
Atunci când declarațiile (și adresele de e-mail, după caz) sunt colectate pe suport de hârtie, acestea sunt considerate, de asemenea, date cu caracter personal protejate de RGPD.
Măsuri de securitate
În calitate de grup de organizatori, trebuie să puneți în aplicare măsuri tehnice și organizatorice de securitate pentru a proteja declarațiile, în special împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, a pierderii, a modificării, a divulgării sau a accesului neautorizat, ținând seama de riscurile pentru semnatari.
Aceste măsuri ar trebui să includă cel puțin:
- securizarea fizică a formularelor de declarație pe suport de hârtie atunci când sunt stocate (de preferință, în seifuri)
- transmiterea în condiții de siguranță a formularelor colectate pe suport de hârtie către autoritățile naționale responsabile cu validarea și certificarea (de exemplu, prin scrisoare recomandată, prin transportator de încredere sau prin serviciul de transfer de fișiere al Comisiei).
IMPORTANT: Acordurile cu militanții
Declarațiile de susținere pe suport de hârtie sunt, în mod normal, colectate în mod descentralizat, de cele mai multe ori de către militanți voluntari sau contractați, alții decât organizatorii inițiativei. Acești militanți trebuie să fie considerați persoane împuternicite de operator și trebuie să acționeze pe baza unui acord scris cu reprezentantul.
Prin urmare, acordul cu un „militant” este un acord operator - persoană împuternicită în sensul articolului 28 din RGPD și trebuie să acopere aspectele enumerate la articolul respectiv.
Cu titlu indicativ, un acord în acest context ar putea conține:
- autorizația pe care reprezentantul i-o acordă militantului pentru a colecta, în numele său, declarațiile de susținere(și adresele de e-mail ale semnatarilor) pentru o anumită inițiativă
- instrucțiunile reprezentantului cu privire la modul de abordare a eventualelor întrebări și cereri din partea semnatarilor legate de protecția datelor
- angajamentul militantului de a respecta politica organizatorilor în materie de protecție a datelor și, în special:
- de a colecta declarațiile de susținere (și adresele de e-mail ale semnatarilor) în conformitate cu instrucțiunile organizatorilor și numai prin intermediul formularelor care le-au fost furnizate de către aceștia
- de a se abține de la colectarea altor date
- de a informa semnatarii cu privire la conținutul inițiativei și drepturile lor în conformitate cudeclarația de confidențialitate
- de a informa semnatarii că furnizarea adresei de e-mail este doar opțională și nu condiționează drepturile acestora de a sprijini inițiativa
- de a stoca declarațiile de susținere colectate (și adresele de e-mail) într-un loc sigur până la transmiterea acestora cătreorganizatorii inițiativei
- de a transfera declarațiile de susținere și adresele de e-mail colectate într-un mod securizat, de exemplu, prin scrisoare recomandată sau prin curier și numai către organizatorii inițiativei
- confirmarea de către militant a faptului că:
- a citit și înțeles prevederile din declarația de confidențialitate, definite în anexa III laregulamentul privind inițiativa cetățenească europeană și s-a familiarizat cu textul inițiativei și cu materialul utilizat de organizatori pentru a comunica (site, documente/informații pertinente etc.)
- este conștient de responsabilitatea care îi revine în ceea ce privește datele colectate.
Trimiteri:
- Articolele 28 și 32 din RGPD