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Orientamenti sulla protezione dei dati - Domanda 4
Sicurezza: quali misure adottare per la raccolta dei dati dei firmatari su carta?
Vale per lo scenario 2
Anche le dichiarazioni di sostegno (e, a seconda dei casi, le e-mail) raccolte su carta sono considerate dati personali ai sensi del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Misure di sicurezza
Il gruppo di organizzatori deve adottare misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere le dichiarazioni, in particolare da distruzione o perdita accidentale o dolosa, da alterazioni e da diffusione e accesso non autorizzati, tenendo conto dei rischi per i firmatari.
Tra tali misure devono figurare almeno:
- la conservazione in luogo sicuro (preferibilmente in cassaforte) dei moduli cartacei delle dichiarazioni di sostegno
- la presentazione dei moduli cartacei raccolti alle autorità di convalida e certificazione competenti degli Stati membri in modo sicuro, ad esempio per posta raccomandata, tramite corriere di fiducia o utilizzando il servizio di scambio file della Commissione.
ATTENZIONE: accordi con i promotori
Poiché di norma le dichiarazioni di sostegno su carta vengono raccolte in modo decentrato, la raccolta è spesso effettuata da promotori volontari o appaltati, diversi dagli organizzatori stessi dell'iniziativa. Tali promotori vanno considerati responsabili del trattamento dei dati e dovrebbero operare sulla base di un accordo scritto con il rappresentante.
Un accordo con un "promotore" equivale pertanto a un accordo tra titolare e responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del regolamento GDPR e deve riguardare gli aspetti elencati in tale articolo.
A titolo indicativo, un accordo di questo tipo dovrebbe contenere:
- l'autorizzazione del rappresentante a raccogliere le dichiarazioni di sostegno (e gli indirizzi e-mail dei firmatari) per una determinata iniziativa a suo nome
- istruzioni del rappresentante su come rispondere a eventuali domande e richieste dei firmatari in materia di protezione dei dati
- l'impegno del promotore a rispettare la politica di protezione dei dati degli organizzatori e, in particolare:
- raccogliere le dichiarazioni di sostegno (e gli indirizzi e-mail dei firmatari) esclusivamente in base alle istruzioni degli organizzatori e soltanto tramite i moduli da questi trasmessi
- astenersi dal raccogliere altri dati
- informare i firmatari del contenuto dell'iniziativa e dei loro diritti ai sensi della dichiarazione di riservatezza
- informare i firmatari che l'indicazione dell'indirizzo e-mail è facoltativa e non ne condiziona il diritto di sostenere l'iniziativa
- conservare le dichiarazioni di sostegno raccolte (e gli indirizzi di posta elettronica) in un luogo sicuro fino alla loro trasmissione agli organizzatori dell'iniziativa
- trasferire le dichiarazioni di sostegno e gli indirizzi di posta elettronica raccolti in modo sicuro, ad esempio per posta raccomandata o tramite corriere e solo agli organizzatori dell'iniziativa
- la conferma da parte del promotore che:
- ha letto e compreso le disposizioni della dichiarazione di riservatezzadi cui all'allegato III del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europeie preso conoscenza del contenuto dell'iniziativa e dei materiali che gli organizzatori utilizzano per comunicarlo (sito web, ulteriore documentazione e altre informazioni pertinenti)
- è consapevole di essere responsabile dei dati raccolti.
Riferimenti:
- articoli 28 e 32 del regolamento GDPR