Glavni sadržaj
Europska građanska inicijativa

Smjernice za zaštitu podataka - 4. pitanje

Povratak na početnu stranicu Smjernica za zaštitu podataka za organizatore

 

Smjernice za zaštitu podataka - 4. pitanje

Sigurnost – što trebate poduzeti ako podatke potpisnikâ prikupljate u papirnatom obliku?

Primjenjuje se na 2. scenarij

Ako se izjave (i e-adrese, ovisno o slučaju) prikupljaju u papirnatom obliku, i one se smatraju osobnim podacima zaštićenima Općom uredbom o zaštiti podataka.

Sigurnosne mjere

Kao skupina organizatora dužni ste provesti tehničke i organizacijske sigurnosne mjere za zaštitu izjava prije svega od slučajnog ili nezakonitog uništenja ili gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa, uzimajući u obzir rizike za potpisnike.

To bi trebalo uključivati barem sljedeće:

  • fizičku zaštitu papirnatih obrazaca izjave kad su pohranjeni (po mogućnosti zaključani u sefovima)
  • sigurnu dostavu prikupljenih obrazaca u papirnatom obliku relevantnim tijelima država članica na potvrđivanje i certifikaciju, npr. preporučenom poštom, pouzdanom kurirskom službom ili putem Komisijina sustava razmjene datoteka.

NAPOMENA: Sporazumi s aktivistima

Budući da je prikupljanje papirnatih izjava o potpori obično decentralizirano, često ga provode dobrovoljni ili ugovorni aktivisti, a ne sami organizatori inicijative. Takve bi aktiviste trebalo smatrati izvršiteljima obrade podataka, a njihovo bi se djelovanje trebalo temeljiti na pisanom sporazumu s predstavnikom.

Sporazum s „aktivistom” stoga je sporazum između voditelja i izvršitelja obrade u smislu članka 28. Opće uredbe o zaštiti podataka i mora obuhvaćati aspekte navedene u tom članku.

U tom kontekstu takav bi sporazum okvirno mogao sadržavati:

  • odobrenje predstavnika da aktivist u njegovo ime prikuplja izjave o potpori (i e-adrese potpisnika) za određenu inicijativu
  • upute predstavnika o tome kako riješiti moguća pitanja i zahtjeve potpisnikâ koji se odnose na zaštitu podataka
  • obvezu aktivista da poštuje politiku zaštite podataka organizatora, a posebno:
    • da izjave o potpori (i e-adrese potpisnikâ) prikuplja samo u skladu s uputama organizatorâ i samo na obrascima koje mu dostave organizatori
    • da se suzdrži od prikupljanja drugih podataka
    • da potpisnike obavijesti o sadržaju inicijative i njihovim pravima u skladu sizjavom o zaštiti osobnih podataka
    • da potpisnike obavijesti o tome da je navođenje e-adresa potpuno neobavezno i da nije uvjet za njihovo pravo na podupiranje inicijative
    • da prikupljene izjave o potpori (i e-adrese) pohrani na sigurnom mjestu do njihova prijenosa organizatorima inicijative
    • da prikupljene izjave o potpori i e-adrese prenese na siguran način, primjerice preporučenom poštom ili kurirskom službom, isključivo organizatorima inicijative
  • potvrdu aktivista:
    • da je pročitao i razumio/pročitala i razumjela odredbe izjave o zaštiti osobnih podatakadefinirane u Prilogu III. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi i upoznao/upoznala se sa sadržajem inicijative i materijalima kojima se organizatori služe kako bi objavili informacije o inicijativi (internetske stranice, drugi relevantni dokumenti ili informacije)
    • da je svjestan/svjesna svoje odgovornosti za prikupljene podatke.

Referentni dokumenti:

 

 

Zainteresirani ste za učenje i suradnju?