Povratak na početnu stranicu Smjernica za zaštitu podataka za organizatore
Smjernice za zaštitu podataka - 4. pitanje
Sigurnost – što trebate poduzeti ako podatke potpisnikâ prikupljate u papirnatom obliku?
Primjenjuje se na 2. scenarij
Ako se izjave (i e-adrese, ovisno o slučaju) prikupljaju u papirnatom obliku, i one se smatraju osobnim podacima zaštićenima Općom uredbom o zaštiti podataka.
Sigurnosne mjere
Kao skupina organizatora dužni ste provesti tehničke i organizacijske sigurnosne mjere za zaštitu izjava prije svega od slučajnog ili nezakonitog uništenja ili gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa, uzimajući u obzir rizike za potpisnike.
To bi trebalo uključivati barem sljedeće:
- fizičku zaštitu papirnatih obrazaca izjave kad su pohranjeni (po mogućnosti zaključani u sefovima)
- sigurnu dostavu prikupljenih obrazaca u papirnatom obliku relevantnim tijelima država članica na potvrđivanje i certifikaciju, npr. preporučenom poštom, pouzdanom kurirskom službom ili putem Komisijina sustava razmjene datoteka.
NAPOMENA: Sporazumi s aktivistima
Budući da je prikupljanje papirnatih izjava o potpori obično decentralizirano, često ga provode dobrovoljni ili ugovorni aktivisti, a ne sami organizatori inicijative. Takve bi aktiviste trebalo smatrati izvršiteljima obrade podataka, a njihovo bi se djelovanje trebalo temeljiti na pisanom sporazumu s predstavnikom.
Sporazum s „aktivistom” stoga je sporazum između voditelja i izvršitelja obrade u smislu članka 28. Opće uredbe o zaštiti podataka i mora obuhvaćati aspekte navedene u tom članku.
U tom kontekstu takav bi sporazum okvirno mogao sadržavati:
- odobrenje predstavnika da aktivist u njegovo ime prikuplja izjave o potpori (i e-adrese potpisnika) za određenu inicijativu
- upute predstavnika o tome kako riješiti moguća pitanja i zahtjeve potpisnikâ koji se odnose na zaštitu podataka
- obvezu aktivista da poštuje politiku zaštite podataka organizatora, a posebno:
- da izjave o potpori (i e-adrese potpisnikâ) prikuplja samo u skladu s uputama organizatorâ i samo na obrascima koje mu dostave organizatori
- da se suzdrži od prikupljanja drugih podataka
- da potpisnike obavijesti o sadržaju inicijative i njihovim pravima u skladu sizjavom o zaštiti osobnih podataka
- da potpisnike obavijesti o tome da je navođenje e-adresa potpuno neobavezno i da nije uvjet za njihovo pravo na podupiranje inicijative
- da prikupljene izjave o potpori (i e-adrese) pohrani na sigurnom mjestu do njihova prijenosa organizatorima inicijative
- da prikupljene izjave o potpori i e-adrese prenese na siguran način, primjerice preporučenom poštom ili kurirskom službom, isključivo organizatorima inicijative
- potvrdu aktivista:
- da je pročitao i razumio/pročitala i razumjela odredbe izjave o zaštiti osobnih podatakadefinirane u Prilogu III. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi i upoznao/upoznala se sa sadržajem inicijative i materijalima kojima se organizatori služe kako bi objavili informacije o inicijativi (internetske stranice, drugi relevantni dokumenti ili informacije)
- da je svjestan/svjesna svoje odgovornosti za prikupljene podatke.
Referentni dokumenti:
- članci 28. i 32. Opće uredbe o zaštiti podataka