Gå til forsiden til Vejledning vedrørende databeskyttelse for initiativtagere
Vejledning vedrørende databeskyttelse – Spørgsmål 1
Det centrale onlineindsamlingssystem: hvilke forpligtelser har Kommissionen og repræsentanten for initiativtagergruppen som fælles registeransvarlige?
Gælder for scenarie 1
Som initiativtagergruppe kan I vælge at anvende Kommissionens centrale onlineindsamlingssystem til at indsamle støttetilkendegivelser online og til at indsende dem til EU-landene til kontrol.
Europa-Kommissionen og repræsentanten for initiativtagergruppen fungerer i så fald begge som registeransvarlige på grundlag af en standardaftale om fælles registeransvar. Kommissionens tjenestegrene stilles gratis til rådighed.
I henhold til aftalen om fælles registeransvar påtager Kommissionen sig størstedelen af de registeransvarliges forpligtelser, herunder:
- at drive og vedligeholde de relevante IT-systemer, der anvendes til at indsamle og lagre støttetilkendegivelser og (eventuelt) underskrivernes e-mailadresser
- at sende e-mailbeskeder til de underskrivere, der abonnerer på at modtage oplysninger om status på initiativet
- at udarbejde en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelsen og en oversigt over databehandlingsaktiviteterne
- at sikre, at underskriverne får forelagt den relevante databeskyttelseserklæring, og at der følges korrekt op på deres spørgsmål og anmodninger i overensstemmelse med den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR/EUDPR)
- at sørge for at overføre støttetilkendegivelserne til de relevante EU-landes myndigheder for at kontrollere og destruere de indsamlede data i overensstemmelse med de gældende datalagringsperioder.
Med hensyn til de databehandlingsaktiviteter, som Kommissionen er ansvarlig for i henhold til aftalen om fælles registeransvar, overvåger Kommissionens databeskyttelsesansvarlige Kommissionens gennemførelse af dens forpligtelser i henhold til EUDPR.
Repræsentanten/initiativtagernes opgaver er typisk begrænset til følgende:
- at vælge startdatoen og slutdatoen for indsamlingen af støttetilkendegivelser samt datoen for at indsende de indsamlede støttetilkendegivelser til EU-landenes myndigheder
- eventuelt at sende e-mailbeskeder til de underskrivere, der abonnerer på at modtage oplysninger om status på initiativet
- at overføre de registreredes anmodninger til Kommissionen til videre behandling
- at informere Kommissionen, hvis standarddatalagringsperioden skal tilpasses i overensstemmelse med artikel 19 i forordningen om det europæiske borgerinitiativ.
De to fælles dataansvarliges forpligtelser er nærmere beskrevet i de relevante aftaler om fælles registeransvar.
Henvisninger:
- Artikel 10, 12, 18 og 19 i forordningen om det europæiske borgerinitiativ
- Artikel 24 og 26 i GDPR, artikel 26 og 28 i EUDPR