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Orientamenti sulla protezione dei dati - Domanda 15
Presentazione delle dichiarazioni di sostegno raccolte agli Stati membri per verifica: quali sono i ruoli e le responsabilità quando si usa il servizio di scambio file della Commissione?
Vale per lo scenario 2 quando la presentazione delle dichiarazioni di sostegno avviene tramite il servizio di scambio file della Commissione
È possibile chiedere alla Commissione di presentare le dichiarazioni di sostegno agli Stati membri per verifica anche se queste sono state raccolte su carta, oppure online utilizzando un sistema individuale di raccolta elettronica (sotto l'esclusiva titolarità del rappresentante).
Quali sono i ruoli e le responsabilità della Commissione?
- Mettere a disposizione degli organizzatori il sistema informatico preconfigurato per l'iniziativa
- Fornire loro il dispositivo di cifratura
- Garantire la presentazione sicura e riservata agli Stati membri delle dichiarazioni di sostegno cifrate e caricate dagli organizzatori
- Cancellare i file memorizzati nella struttura di presentazione dopo aver accertato con il gruppo degli organizzatori e gli Stati membri che la presentazione si è conclusa
- Trasmettere al gruppo di organizzatori le richieste degli interessati affinché provvedano a darvi seguito
- Fornire una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati, un registro delle attività di trattamento e i servizi del proprio responsabile della protezione dei dati in relazione a tale trattamento.
Quali sono i ruoli e le responsabilità del rappresentante?
- Provvedere alla cifratura delle dichiarazioni di sostegno (dopo aver scansionato quelle raccolte su carta)
- Caricare le dichiarazioni di sostegno cifrate nel servizio di scambio file
- Decidere in merito alla data di presentazione alle autorità competenti degli Stati membri
- Esaminare ai sensi dei regolamenti GDPR e EUDPR tutte le richieste degli interessati ricevute in tale fase del trattamento.
Le informazioni dettagliate sugli obblighi di entrambi i titolari del trattamento figurano negli accordi di contitolarità.
ATTENZIONE:
è anche possibile presentare le dichiarazioni di sostegno raccolte con un sistema individuale e su carta utilizzando mezzi propri.
Riferimenti:
articolo 4, paragrafo 3, articoli 10 e 12 del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei