Obdelava podatkov: spodbujanje in lajšanje uporabe postopka evropske državljanske pobude (ECI) prek spletne sodelovalne platforme (forum evropske državljanske pobude)
Upravljavec podatkov: Evropska komisija
Operativni upravljavec podatkov: enota SG.DSG1.A.1, Prednostne naloge politike in delovni program
Referenčna oznaka: DPR-EC-00828
1. Uvod
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj osebne podatke obdelujemo, kako jih zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.
Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov se nanaša na postopke obdelave v okviru spletne sodelovalne platforme evropske državljanske pobude (ECI), ki jih izvaja enota SG.DSG1.A.1. „Prednostne naloge politike in delovni program”.
Upravljanje platforme je Komisija zaupala zunanjemu partnerju (upravljavcu platforme). Izvajalec je neprofitna organizacija EVROPSKA CIVILNA POBUDA, registrirana v skladu z zakoni Belgije, s sedežem na naslovu: Avenue de la Toison d’or, 77, B-1060 Bruselj, Belgija. V imenu Komisije deluje upravljavec platforme kot obdelovalec podatkov v zvezi z osebnimi podatki registriranih uporabnikov.
2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke
Namen obdelave osebnih podatkov:
Platforma ponuja pomoč pri pripravi evropskih državljanskih pobud ter spodbuja razprave o posamičnih pobudah, o državljanski pobudi kot orodju in uporabi tega orodja [1].
Platforma je namenjena sedanjim in potencialnim organizatorjem pobud, strokovnjakom, deležnikom civilne družbe, Evropski komisiji in drugim institucijam ter na splošno vsem državljanom, ki se zanimajo za evropsko državljansko pobudo.
(Potencialni) organizatorji, ki želijo pripraviti pobudo, lahko na platformi poiščejo partnerje, s katerimi ustanovijo skupino organizatorjev in skupaj z bolj izkušenimi udeleženci sestavijo vsebino pobude, pripravijo kampanjo, se naučijo, kako zbrati finančna sredstva in voditi kampanjo ter izmenjavati izkušnje in dobre prakse z drugimi organizatorji. Platforma omogoča tudi vsem zainteresiranim državljanom, da sodelujejo ali spremljajo razprave o pobudah v njihovih različnih fazah ter o horizontalnih vidikih evropske državljanske pobude kot orodja.
Glavne značilnosti platforme so:
forum za novice in razprave tj. spletne razprave in blogi o temah, povezanih z evropsko državljansko pobudo, za spodbujanje sodelovanja med člani skupnosti ECI, izmenjavo informacij in dobrih praks, iskanje partnerjev itd.
učni prostor z informativnim gradivom o posameznih vidikih procesa evropske državljanske pobude
služba za pomoč uporabnikom, ki ponuja mehanizem za pošiljanje vprašanj in neposredno podporo
Osebne podatke zbiramo in uporabljamo, da se uporabnikom omogoči prijava na platformo in interakcija z drugimi registriranimi uporabniki ter posledično nastanek skupnosti uporabnikov, medsebojno sodelovanje in izmenjave med uporabniki. Natančneje, ime in po možnosti fotografija uporabnika bosta vidna ob njegovih objavah na platformi, informacije v njegovem profilu (razen elektronskega naslova) bodo lahko videli drugi uporabniki. Vaše ime se lahko pojavi tudi med zadetki iskanja, ki ga bodo drugi uporabniki izvedli z iskalnima kriterijema „država prebivališča“ in „interesno področje“.
Osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo na naslednji način:
deloma obdelujemo vaše podatke z avtomatiziranimi postopki, zlasti naslednjimi:
ob vaši prvi prijavi na platformi, ko se želite registrirati kot registrirani uporabnik platforme (s klikom ustreznega polja v spletnem obrazcu), se vaše ime in priimek ter e-naslov samodejno uvozijo v uporabniški profil iz aplikacije EU Login (v kateri se morajo registrirani uporabniki najprej registrirati in prijaviti) [2];
po registraciji bosta vaše ime in po možnosti fotografija samodejno objavljena ob vsakem prispevku, ki ga objavite na platformi;
osebne podatke in druge podatke v svojem uporabniškem profilu (razen podatkov, uvoženih iz EU Login) ročno dopolnite, shranite in uredite;
sporočanje vašega e-naslova drugemu registriranemu uporabniku je treba osebno odobriti;
druge operacije v zvezi z vašimi podatki izvede ročno (v elektronski obliki) upravljavec platforme. Zlasti gre za naslednje operacije:
obravnava vaših zahtevkov, povezanih z varstvom podatkov (zlasti zahtevkov za izbris uporabniškega profila, poslanih po e-pošti).
Obdelani osebni podatki se lahko ponovno uporabijo za namen postopkov pred sodiščema EU, sodišči držav članic, evropskim varuhom človekovih pravic ali Evropskim računskim sodiščem.
Vaši osebni podatki se ne bodo uporabljali za avtomatizirano odločanje, vključno z oblikovanjem profilov.
3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke
Delovanje platforme temelji na členu 4(2) Uredbe 2019/788 o evropski državljanski pobudi.
Podatki, ki jih morajo obvezno zagotoviti zunanji uporabniki, se obdelujejo v skladu s členom 5(1)(a) in (b) Uredbe (EU) 2018/1725, ki navaja situacijo, v kateri je „obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije” in (…) „za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca”.
Obdelava dodatnih podatkov, ki jih lahko navedete neobvezno, temelji na vašem dovoljenju in je zato zakonita v skladu s členom 5(1)(d) Uredbe (EU) 2018/1725, ki se nanaša na situacijo, v kateri je „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov”.
Vaši obdelani podatki sami po sebi ne sodijo v nobeno od vrst podatkov, katerih obdelava je prepovedana s členom 10(1) Uredbe (EU) 2018/1725 („posebne vrste osebnih podatkov“), razen če se uporabljajo razlogi iz člena 10(2) Uredbe (EU) 2018/1725. Vendar pa dejstvo, da sodelujete v dejavnostih platforme pri organizaciji določene pobude, lahko razkrije vaša politična mnenja. Občutljivost vaših osebnih podatkov lahko zato izvira iz politične občutljivosti zadevne pobude.
Glede na vsebino in občutljivost predlagane pobude se lahko obdelani osebni podatki štejejo za podatke, ki razkrivajo politična mnenja.
V tem primeru obdelava ni prepovedana, ker temelji na vašem izrecnem soglasju za obdelavo teh osebnih podatkov za določene namene v skladu s členom 10(2)(a).
Podatki skrbnika platforme se obdelujejo na pogodbeni podlagi, kot je navedeno v členu 5(1)(c) (upravljavec platforme) in členu 5(1)(a) in (b) (osebje Komisije, pristojno za ECI ali informacijsko orodje platforme) Uredbe 2018/1725.
4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo
Če se želite prijaviti na platformi kot registrirani uporabnik (tudi skrbnik platforme), se morate najprej registrirati v avtentikacijski storitvi Evropske komisije EU Login.
Za osebne podatke, ki jih pri tem vpišete, velja izjava o varstvu podatkov službe Evropske komisije za upravljanje identitete in dostopa (IAMS)[3].
Ko se registrirate in identificirate v avtentikacijski storitvi EU Login, sistem ob vaši prvi prijavi na platformi ustvari v podatkovni bazi platforme vaš uporabniški profil in vanj samodejno vnese vaše ime in priimek in elektronski naslov iz podatkovne baze, ki jo upravlja IAMS.
Nato uporabniški profil sami dopolnite še z naslednjimi osebnimi podatki in informacijami (neobvezno):
državljanstvo
izbrani jezik
država prebivališča
starost
spol
interesno področje
poklic/vloga
razlogi in motivacija za uporabo platforme
fotografija
Vaši prispevki in pripombe na platformi ter izmenjave s službo za pomoč uporabnikom lahko vsebujejo tudi osebne podatke ali se obravnavajo kot taki.
5. Kako dolgo hranimo osebne podatke
Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave podatkov. Veljajo naslednje časovne omejitve:
Informacije, ki jih navedete pri registraciji v avtentikacijsko storitev EU Login
Časovni roki za hrambo podatkov v avtentikacijski storitvi EU Login so določeni v posebni izjavi o varstvu osebnih podatkov službe Evropske komisije za upravljanje identitete [4].
Podatki, ki jih navedete v uporabniškem profilu (registrirani uporabniki, tudi skrbnik platforme)
Osebni podatki v uporabniškem profilu, vključno s prispevki in komentarji na platformi ter izmenjavami s službo za pomoč, ostanejo na spletišču, dokler ste aktivni oziroma dokler sami ne izbrišete podatkov v uporabniškem profilu ali zahtevate od skrbnika platforme izbris svojega uporabniškega profila iz baze platforme.
Po dveh letih neprekinjene neaktivnosti bo vaš uporabniški profil samodejno izbrisan, poseben zahtevek za izbris ni potreben.
Da bi zagotovili doslednost in jasnost vsebine na platformi, bomo ob morebitnem izbrisu vašega uporabniškega profila (na vašo zahtevo ali samodejno po dveh letih neaktivnosti na platformi) vaše prispevke in komentarje ter izmenjave s službo za pomoč uporabnikom na platformi obdržali v anonimizirani obliki.
6. Kako varujemo in shranjujemo osebne podatke
Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotavljanje spletne varnosti, preprečevanje izgube in spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.
Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih izvajalcev (in pogodbenih izvajalcev).
Podatkovno bazo platforme varno gosti ponudnik gostovanja podatkovnega centra Komisije. Informatiki redno nameščajo varnostne popravke in posodobitve, ki varujejo strežnike pred zlonamernim vdorom in dostopom. Za vse postopke obdelave podatkov, ki se izvajajo z uporabo komunikacijskih in informacijskih sistemov Evropske komisije, velja Sklep Komisije o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017.
7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo
Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije in zaposleni upravljavca platforme, odgovorni za izvajanje tega postopka obdelave. Dostop je omejen v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“ in zadevno osebje upošteva zakonske (v primeru Komisije) in pogodbene (v primeru obdelovalca) sporazume o zaupnosti.
Vaše ime in priimek in morebitna fotografija bodo objavljeni skupaj z vsakim vašim prispevkom na platformi, in torej javno dostopni.
Podatke v vašem uporabniškem profilu (razen vašega e-naslova) bodo videli vsi drugi registrirani uporabniki.
Vse podatke v vašem uporabniškem profilu, tudi vaš e-naslov, bodo videli skrbniki platforme.
E-naslov iz vašega uporabniškega profila bo sistem sporočil drugim registriranim uporabnikom samo v primeru, da boste glede tega dali izrecno soglasje z uporabo določene funkcije na platformi:
Kadar vas neki registrirani uporabnik želi neposredno kontaktirati, uporabi za to kontaktni obrazec na platformi in vanj vpiše vaše ime in sporočilo. To sporočilo vam sistem nato pošlje na e-naslov iz vašega računa EU Login. E-naslov uporabnika, ki vam pošilja sporočilo, bo naveden, če boste odgovorili na sporočilo. Če odgovorite na njegovo sporočilo, bo viden vaš e-naslov.
In obratno, kadar sami želite neposredno kontaktirati drugega registriranega uporabnika, morate uporabiti to funkcijo na platformi in tako zadevnemu uporabniku zagotovite svoj e-naslov.
Zbrane informacije se ne bodo posredovale tretjim osebam, razen v obsegu in za namene, zahtevane z zakonodajo.
8. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate
Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725 določene pravice, zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihovega popravka, če niso točni ali popolni. Imate pravico do izbrisa svojih osebnih podatkov, do omejitve njihove obdelave in do ugovora obdelavi.
Obdelava neobveznih osebnih podatkov, ki ste jih navedli v uporabniškem profilu, temelji na vaši privolitvi. Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da izbrišete zadevne informacije v svojem uporabniškem profilu ali se obrnite na upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.
Za uveljavitev svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov in/ali obdelovalca podatkov (upravljavec platforme) ali v primeru spora na uradno osebo za varstvo podatkov in po potrebi na evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 spodaj.
V zvezi z informacijami, ki ste jih navedli pri registraciji v avtentikacijsko storitev EU Login, preverite posebno izjava o varstvu osebnih podatkov službe Evropske komisije za upravljanje identitete [4].
Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (navedite referenčno oznako, kot je opredeljena v razdelku 9 spodaj).
Zahteve za dostop do osebnih podatkov bodo obravnavane v enem mesecu po prejemu vašega zahtevka. Vse druge zgoraj navedene zahteve bodo obravnavane v 15 delovnih dneh.
Svoje pravice v zvezi z informacijami, ki ste jih navedli v profilu registriranega uporabnika, lahko uveljavljate tudi neposredno. Informacije v svojem uporabniškem profilu (razen podatkov, ki jih sistem uvozi iz avtentikacijske storitve EU Login) lahko na spletu sami neposredno preverite, spremenite, posodobite in izbrišete.
9. Kontaktni podatki
Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo svojih osebnih podatkov se obrnite na:
operativnega upravljavca podatkov:
Evropska komisija
Generalni sekretariat
Direktorat A, Strategija, boljše pravno urejanje in korporativno upravljanje
Enota A.1, Prednostne naloge politike in delovni program
B – 1049 Bruselj, Belgija
Tel.: +32 2 29 92165
Telefaks: +32 2 29 66655
E-naslov: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
obdelovalca podatkov (upravljavec platforme ECI):
EVROPSKA CIVILNA POBUDA
Avenue de la Toison d’or, 77
B –1049 Bruselj, Belgija
E-pošta: ECIforum@ecas.org
pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri Komisiji
Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
Evropskega nadzornika za varstvo podatkov
Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).
10. Kje poiskati več informacij
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00828.
Splošne informacije o varstvu osebnih podatkov v okviru izvajanja evropske državljanske pobude so na voljo: https://europa.eu/citizens-initiative/how-it-works/data-protection
[1] Za več informacij o evropski državljanski pobudi glej: https://europa.eu/citizens-initiative
[2] Glej obvestilo o obdelavi podatkov DPO-839.4 službe za upravljanje identitete in dostopa (IAMS): http://ec.europa.eu/dpo-register in posebno izjavo o varstvu osebnih podatkov EU Login:
[3] Glej obvestilo o obdelavi podatkov DPO-839.4 službe za upravljanje identitete in dostopa (IAMS): http://ec.europa.eu/dpo-register in posebno izjavo o varstvu osebnih podatkov: V zgornji posebni izjavi o varstvu osebnih podatkov boste našli relevantne informacije za točke 4-9 te izjave o varstvu podatkov.