Direct naar de inhoud
Forum voor het Europees burgerinitiatief

Bescherming van uw persoonsgegevens

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens

Gegevensverwerking: Het Europees burgerinitiatief (EBI) promoten en faciliteren via een online-samenwerkingsplatform (het Forum voor het Europees burgerinitiatief)

Verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie

Verwerkingsverantwoordelijke: Eenheid SG.DSG1.A.1 “Beleidsprioriteiten en Werkprogramma”

Referentienummer: DPR-EC-00828

1. Inleiding

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt daarbij ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u terecht kunt als u van uw rechten gebruik wilt maken, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

De Europese Commissie (hierna "de Commissie") verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van het online-samenwerkingsplatform (hierna “platform”) van het Europees burgerinitiatief (EBI) door eenheid SG.DSG1.A.1. “Beleidsprioriteiten en Werkprogramma”.

Het beheer van het platform wordt door de Commissie uitbesteed aan een externe contractant (hierna “de platformbeheerder”). De platformbeheerder is EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE, een non-profitorganisatie die is geregistreerd onder de Belgische wetgeving en is gevestigd aan de Guldenvlieslaat 77, B-1060 Brussel, België. De platformbeheerder fungeert uit naam van de Commissie als verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van geregistreerde gebruikers.

2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerking:

Het platform biedt hulp bij de voorbereiding van Europese burgerinitiatieven en stimuleert het debat over deze initiatieven en over het EBI en de uitvoering ervan[1].

Het platform is bedoeld voor alle huidige en toekomstige organisatoren van een EBI, deskundigen, maatschappelijke organisaties, de Europese Commissie en andere instellingen, en meer in het algemeen elke belangstellende burger.

Het platform moet burgers die een EBI willen opzetten, helpen om elders in Europa partners te vinden om samen een groep organisatoren op te richten, samen met meer ervaren deelnemers de inhoud van het initiatief vorm te geven, campagnes voor te bereiden, te leren hoe ze fondsen kunnen werven, en ervaringen en tips uit te wisselen. Via het platform kunnen ook alle belangstellenden meelezen met of meedoen aan discussies, zowel over individuele initiatieven in al hun fasen, als over het EBI in het algemeen.

De belangrijkste kenmerken van het platform zijn:

  • een nieuws- en discussieforum met onlinediscussies en blogartikelen over onderwerpen die verband houden met het EBI. Het moet zorgen voor meer interactie tussen betrokkenen bij Europese burgerinitiatieven, meer uitwisseling van informatie en goede werkwijzen, vlottere contacten tussen potentiële partners enz.

  • opleidingsmateriaal over de belangrijkste aspecten van de levenscyclus van een EBI

  • een helpdesk waar gebruikers vragen kunnen stellen en direct hulp kunnen krijgen

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens om uw interactie met het platform en de gebruikers mogelijk te maken, een community tot stand te brengen en samenwerking en uitwisseling tussen gebruikers te vergemakkelijken. Uw naam en eventueel uw foto zullen verschijnen naast alles wat u op het platform plaatst, en andere gebruikers kunnen de gegevens in uw profiel raadplegen (behalve uw e-mailadres). Geregistreerde gebruikers kunnen u ook vinden via een zoekopdracht op basis van "land waar u woont" en "interessegebied". 

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als volgt.

  • Sommige gegevens worden automatisch verwerkt. Voorbeelden van verwerkingen:

    • Uw voornaam, achternaam en e-mailadres worden automatisch geïmporteerd uit uw EU Login-profiel (dat u moet aanmaken voordat u gebruik kunt maken van het platform) wanneer u voor het eerst op het platform komt en om registratie als gebruiker vraagt (door op het desbetreffende veld in het webformulier te klikken)[2]

    • Na uw registratie worden uw naam en eventueel uw foto automatisch gepubliceerd naast alle bijdragen die u op het platform publiceert.

  • De persoonsgegevens en andere gegevens in uw gebruikersprofiel kunt u handmatig aanvullen, bewerken en opslaan, behalve de gegevens die zijn geïmporteerd uit EU Login.

  • U moet specifiek toestemming geven voor wij uw e-mailadres aan een andere geregistreerde gebruiker van het platform kunnen doorgeven.

  • Andere bewerkingen van uw gegevens gebeuren handmatig (in elektronische vorm) door de platformbeheerder. Het betreft met name de volgende bewerkingen:

    • de behandeling van uw verzoeken in verband met gegevensbescherming (met name verzoeken per e-mail om een gebruikersprofiel te wissen).

De verwerkte persoonsgegevens kunnen worden hergebruikt voor procedures voor de EU-gerechten, nationale rechtbanken, de Europese Ombudsman en de Europese Rekenkamer.

Uw persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering.

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

Rechtsgrond voor het platform is artikel 4, lid 2, van Verordening 2019/788 over het Europees burgerinitiatief.

Bent u een externe gebruiker, dan is de verwerking van de gegevens die u verplicht moet verstrekken rechtmatig overeenkomstig artikel 5, lid 1, onder a) en b) van Verordening (EU) 2018/1725, waarin wordt verwezen naar een situatie waar de “verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend” en “(...) om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust”.

De verwerking van aanvullende gegevens die u eventueel vrijwillig verstrekt, is gebaseerd op uw toestemming en is derhalve rechtmatig overeenkomstig artikel 5, lid 1, onder d) van Verordening (EU) 2018/1725, waarin wordt verwezen naar een situatie waarin “de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden”.

Uw verwerkte gegevens vallen niet onder een van de in artikel 10, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 genoemde bijzondere categorieën van gevoelige persoonsgegevens, tenzij een van de in artikel 10, lid 2, van Verordening (EU) 2018/1725 genoemde redenen van toepassing is. Het feit dat u deelneemt aan de activiteiten van het platform met het oog op het organiseren van een specifiek initiatief, kan uw politieke standpunten echter blootgeven. Uw persoonsgegevens kunnen dus als gevoelig worden beschouwd vanwege de politieke gevoeligheid van het betrokken initiatief.

Afhankelijk van de gevoeligheid van het onderwerp van uw initiatief kunnen uw persoonsgegevens dus worden beschouwd als gevoelig omdat zij uw politieke opvattingen blootgeven.

In dit geval is de verwerking van die persoonsgegevens niet verboden, aangezien deze is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking ervan voor specifieke doeleinden, overeenkomstig artikel 10, lid 2, onder a).

Bent u beheerder van het platform, dan worden uw gegevens verwerkt op contractuele basis als bedoeld in artikel 5, lid 1, onder c) (“platformbeheerder”) en artikel 5, lid 1, onder a) en b) (personeel van de Commissie dat verantwoordelijk is voor het EBI of het IT-instrument van het platform) van Verordening (EU) 2018/1725.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

U kunt het platform als geregistreerde gebruiker (dus ook als platformbeheerder) pas gebruiken nadat u zich heeft aangemeld via EU Login, de authenticatiedienst van de Europese Commissie.

Voor de gegevens die u hierbij verstrekt, geldt de privacyverklaring van de dienst voor identiteits- en toegangsmanagement (IMS) van de Europese Commissie[3].

Heeft u zich via EU Login aangemeld en geauthenticeerd en bezoekt u het platform voor de eerste keer, dan wordt er een gebruikersprofiel voor u aangemaakt in de database van het platform, waarin uw voornaam, achternaam en e-mailadres automatisch worden geïmporteerd vanuit de databank die beheerd wordt door IMS.

Vervolgens wordt u uitgenodigd om uw gebruikersprofiel (optioneel) met de volgende gegevens aan te vullen:

  • nationaliteit

  • voorkeurtaal

  • land waar u woont

  • leeftijdscategorie

  • geslacht, sekse, gender

  • interessegebied

  • beroep/functie

  • achtergrond en motivatie om het platform te gebruiken

  • foto

Uw bijdragen en opmerkingen op het platform en de contacten met de helpdesk kunnen ook persoonsgegevens bevatten en als zodanig worden beschouwd.

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het gestelde doel of de verdere verwerking. Daarbij hanteren we de volgende grenzen:

  1. Gegevens in uw EU Login-account

De termijnen voor het bewaren van gegevens die u heeft verstrekt bij de aanmaak van uw EU Login-account, zijn vastgelegd in de specifieke privacyverklaring van de authenticatiedienst van de Europese Commissie (IMS)[4].

  1. Gegevens in uw gebruikersprofiel (als geregistreerd gebruiker, dus ook als platformbeheerder)

Persoonsgegevens in uw gebruikersprofiel, waaronder uw bijdragen en opmerkingen op het platform en uw contacten met de helpdesk, worden bewaard zolang u actief blijft, de gegevens niet zelf verwijdert, en de platformbeheerder niet verzoekt om uw gebruikersprofiel van het platform te verwijderen.

Wanneer u twee jaar niet actief bent geweest op het platform, wordt uw gebruikersprofiel automatisch verwijderd.

Om te zorgen voor consistentie van het platform en de samenhang van de inhoud ervan, worden uw bijdragen en opmerkingen en contacten met de helpdesk na het eventuele wissen van uw gebruikersprofiel (op uw verzoek of automatisch na twee jaar inactiviteit) in geanonimiseerde versie op het platform bewaard. 

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, dat is afgestemd op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie of die van haar contractanten (en subcontractanten).

De databank van het platform is veilig ondergebracht bij het datacenter van de diensten van de Commissie. Het IT-team installeert regelmatig patches en updates om de servers te beschermen tegen onrechtmatige toegang en misbruik. Alle verwerkingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?

De Commissie en de personeelsleden van de platformbeheerder die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de gegevensverwerking hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Deze toegang is beperkt volgens het "need-to-know"-beginsel, en de personeelsleden houden zich aan de statutaire (in het geval van de Commissie) en contractuele (gegevensverwerker) vertrouwelijkheidsovereenkomsten.

Uw voornaam, achternaam en eventuele foto verschijnen naast alle content die u op het platform plaatst en zijn dus zichtbaar voor het grote publiek.

De gegevens en informatie in uw gebruikersprofiel (behalve uw e-mailadres) zijn zichtbaar voor geregistreerde gebruikers.

De volledige inhoud van uw gebruikersprofiel, inclusief uw e-mailadres, is zichtbaar voor platformbeheerders.

Het e-mailadres dat deel uitmaakt van uw gebruikersprofiel is alleen zichtbaar voor andere geregistreerde gebruikers als u er uitdrukkelijk mee instemt dat deze gegevens via een speciale functie van het platform worden gedeeld.

  • Als andere geregistreerde gebruikers met u contact willen opnemen, kunnen zij op het platform een speciaal contactformulier invullen met daarin uw naam en de inhoud van hun bericht. U ontvangt dit bericht dan op het e-mailadres dat u voor uw EU Login-account heeft gebruikt. Het e-mailadres van de gebruiker die contact met u heeft opgenomen, verschijnt wanneer u op zijn of haar bericht antwoordt. Deze persoon ontvangt kan op dat moment ook uw e-mailadres zien.

  • Omgekeerd kunt u ook met een andere gebruiker van het platform contact opnemen door zelf een bericht te sturen via deze functie op het platform, en zo uw e-mailadres aan deze gebruiker meedelen.

We geven geen gegevens door aan andere partijen, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?

Als "betrokkene" heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, met name het recht om uw persoonsgegevens in te zien en deze te rectificeren indien ze onjuist of onvolledig zijn. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten verwijderen, of de verwerking en overdracht daarvan te verbieden of te beperken.

De verwerking van aanvullende gegevens die u eventueel vrijwillig verstrekt, is gebaseerd op uw toestemming . U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door de betrokken gegevens in uw profiel te wissen of door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke. De intrekking is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming heeft ingetrokken.

U kunt van dat recht gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of de platformbeheerder, of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming en, indien nodig, de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (zie punt 9 voor de contactgegevens).

Wat betreft de gegevens in uw EU Login-account, kunt u de privacyverklaring van de IMS raadplegen[4].

Geef in uw verzoek aan op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 9 genoemde referentie te vermelden.

Verzoeken om toegang tot persoonsgegevens worden binnen een maand na ontvangst behandeld. Alle andere hierboven genoemde verzoeken worden uiterlijk 15 werkdagen na ontvangst behandeld.

U kunt uw rechten voor wat betreft uw gebruikersprofiel ook rechtstreeks uitoefenen: u kunt alle gegevens in uw gebruikersprofiel zelf rechtstreeks online controleren, wijzigen, bijwerken en verwijderen (behalve de gegevens die via de authenticatiedienst EU Login zijn geïmporteerd).

9. Contact

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met:

  • De verwerkingsverantwoordelijke:

Europese Commissie

Secretariaat-generaal

Directoraat A “Strategie, Betere Regelgeving en Corporate Governance”

Eenheid A.1 “Beleidsprioriteiten en Werkprogramma”
B - 1049 Brussel - België

Tel. +32 2 29 92165

Faxnummer: +32 2 29 66655

E-mail: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu

  • De gegevensverwerker (beheerder van het EBI-platform)

EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE

Guldenvlieslaan 77

B-1060 Brussel, België

E-mail: ECIforum@ecas.org

  • Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

Meent u dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 geschonden zijn, dan kunt u een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (“DPO”) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-00828

Algemene informatie over de bescherming van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van het EBI is te vinden op: https://europa.eu/citizens-initiative/how-it-works/data-protection_nl

[1] Kijk voor meer informatie over het Europees burgerinitiatief op https://europa.eu/citizens-initiative/home_nl

[2] Zie de nota over gegevensverwerking "DPO-839.4 Identity & Access Management Service (IMS)" in het https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl en de privacyverklaring van EU Login.

[3] Zie de nota over gegevensverwerking "DPO-839.4 Identity & Access Management Service (IMS)" in het https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl en de bijbehorende privacyverklaring. Raadpleeg deze specifieke privacyverklaring voor de informatie die hoort bij de punten 4 tot en met 9 van deze privacyverklaring.

[4]https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html

Delen

Klaar om uw initiatief te registreren? Wilt u een initiatief steunen? Wilt u meer weten over lopende of eerdere initiatieven?