Phase de documentation (1a)

La phase de démarrage débute dès que l'équipe d'évaluation est recrutée, et sa durée est limitée à quelques semaines.

Collecter les documents de base

Un des membres de l'équipe collecte un ensemble de documents de base tels que :

• Les documents de programmation (par ex. fiche projet), et leurs modifications substantielles s'il y a lieu.
• L'évaluation ex ante.
• Les documents de la CE fournissant le cadre politique dans lequel le projet/programme prend place (Politique de développement et relations extérieurs de la CE, politique extérieure de l'UE, document de stratégie pays).
• Le document de Stratégie du Gouvernement (DSRP).

Logique du projet/programme

L'équipe d'évaluation étudie le cadre logique préparé au début du cycle du projet/programme. En l'absence d'un tel document, il doit être reconstruit par le gestionnaire du programme rétrospectivement. Autant que nécessaire, l'équipe d'évaluation identifie les points qui nécessitent une clarification et/ou une actualisation. Toute clarification ou actualisation est rapportée de manière transparente. 

L'analyse de la logique du projet/programme couvre :

• Le contexte dans lequel le projet/programme a été lancé, les opportunités et les contraintes.
• Les besoins devant être couverts, les problèmes à résoudre et les difficultés à surmonter.
• Les justifications du fait que les besoins, problèmes ou difficultés ne pouvaient pas être mieux pris en compte dans un autre cadre.
• Les objectifs.
• La nature des ressources et des activités.

Les différents niveaux d'objectifs et leur traduction en différents niveaux d'effets attendus sont particulièrement importants :

• Objectifs opérationnels exprimés en termes de résultats à court terme pour les bénéficiaires directs et/ou réalisations (produits tangibles ou services)
• Objectifs spécifiques (finalité du projet) exprimés en termes d'avantages durables pour les groupes cibles.
• Objectifs globaux exprimés en termes d'effets plus globaux.

Une fois l'analyse réalisée sur la base des documents officiels, l'équipe d'évaluation commence à interagir avec les informateurs clés au sein de la gestion du projet/programme et des services de la CE. Des commentaires sur la logique du projet/programme sont alors collectés.

Délimiter le champ

Le champ de l'évaluation comprend toutes les ressources mobilisées et les activités mises en œuvre dans le cadre du projet/programme (champ central). 

De plus, l'équipe d'évaluation délimite un périmètre élargi (champ élargi) comprenant les principales actions connexes comme :

• Les autres politiques, programmes ou projets de la CE et les politiques de l'UE.
• La stratégie du pays partenaire (DSRP), sa politique sectorielle ou son programme.
• Les interventions des autres donneurs.

Une action est comprise dans le périmètre dans la mesure où elle atteint les mêmes groupes que le projet/programme évalué.

Documents de gestion

L'équipe d'évaluation consulte tous les documents/ bases de données en matière de gestion et de suivi de manière à acquérir une connaissance approfondie du projet/programme couvrant les points suivants :

• Identification complète.
• Ressources programmées, engagées, utilisées.
• Avancement des réalisations.
• Coordonnées des principaux informateurs.
• Appréciations portées dans le cadre du " suivi orienté vers les résultats " (ROM)
• Disponibilité des rapports d'avancement et des rapports d'évaluation.

Questions d'évaluation

L'équipe d'évaluation établit la liste des questions d'évaluation en s'appuyant sur les éléments suivants :

• Thèmes à étudier, comme indiqué dans les TdR.
• Cadre logique.
• Couverture raisonnable des sept critères d'évaluation.

Critères d'évaluation

Les critères d'évaluation suivants correspondent aux standards des pratiques d'évaluation de l'aide au développement formalisés par l'OCDE-CAD (les cinq premier critères), et propres aux attentes spécifiques de la CE (les deux derniers critères).

Chaque question fait l'objet d'un commentaire relatif aux points suivants :

• Origine de la question et utilité potentielle de la réponse
• Clarification des termes employés
• Conception méthodologique indicative (actualisée), difficultés prévisibles, et problèmes de faisabilité s'il y en a.

Ce site propose une liste de questions types associées aux différents critères d'évaluation. 

Réunion de démarrage

Quelques semaines après le démarrage des travaux, et après une revue des documents de base complétée par quelques entretiens, l'équipe d'évaluation définit son approche d'ensemble. 

L'approche est présentée lors d'une réunion avec le gestionnaire de l'évaluation et les membres du groupe de référence. Les sujets à discuter comprennent :

• Cadre logique.
• Questions d'évaluation, soit celles issues des TdR, soit celles proposées par l'équipe d'évaluation.
• Conception méthodologique indicative.
• Accès aux informateurs et aux documents et les difficultés anticipées.

La présentation est accompagnée d'une série de transparents et par une liste de questions d'évaluation commentée. Si cela s'avère pertinent, la réunion peut être complétée par une consultation par email.

Situations spécifiques dans le cas de :

• Programme multi-pays:

Dans le cas d'un programme multi-pays, l'évaluation se construit avec un certain nombre d'études de cas par pays qui doivent être sélectionnées le plus tôt possible et de préférence avant la fin de la phase de démarrage. 

• Evaluation participative:

L'équipe d'évaluation étend ses entretiens de démarrage dans le but de comprendre les attentes des bénéficiaires et d'autres parties prenantes extérieures. 
Une analyse des parties prenantes est réalisée et discutée lors de la réunion de démarrage.

Rapport de démarrage

L'équipe d'évaluation prépare le rapport de démarrage qui rappelle et formalise toutes les étapes déjà mises en œuvre, y compris la liste de questions actualisée au regard des commentaires reçus. 

Chaque question est ensuite développée en :

• Indicateurs à utiliser pour répondre à la question et sources d'informations correspondantes
• Stratégie d'analyse
• Sous-questions

Les indicateurs, les sources d'informations et les sous-questions demeurent provisoires à ce stade du processus. Cependant, le rapport de démarrage inclut un plan de travail détaillé pour l'étape suivante. La validation formelle du rapport est nécessaire pour passer à l'étape suivante.

Le gestionnaire de l'évaluation reçoit un rapport de démarrage qui finalise les questions d'évaluation et décrit les grandes lignes de la conception méthodologique comprenant les indicateurs à utiliser, la stratégie d'analyse, et un plan de travail détaillé pour la phase suivante.