Tietosuojaseloste – Euroopan nuorisoportaali

Tämä tietosuojaseloste koskee Euroopan nuorisoportaalia ja siihen liittyviä verkkopalveluja, kuten verkkosivuja ja mobiilisovelluksia. Koska portaalissa käsitellään henkilötietoja, niiden julkaisuun ja käsittelyyn sovelletaan 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 (jolla kumottiin asetus (EY) N:o 45/2001). Tietosuojaselosteessa selitetään, miten portaalissa käsitellään henkilötietoja ja miten nämä tiedot suojataan. 

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen oikeusperusta on asetus (EU) 2021/888 Euroopan solidaarisuusjoukkoja koskevan ohjelman perustamisesta sekä asetusten (EU) 2018/1475 ja (EU) N:o 375/2014 kumoamisesta, asetus (EU) 2021/817 Erasmus+ -ohjelman perustamisesta ja asetuksen (EU) N:o 1288/2013 kumoamisesta sekä Euroopan komission päätös ”DiscoverEU: ilmaiset matkakortit 18 vuotta täyttäville eurooppalaisille” -valmistelutoimen vuosien 2018, 2019 ja 2020 vuosittaisista työohjelmista. 

Miksi tietoja kerätään?

Euroopan nuorisoportaaliin kuuluu kuusi keskeistä osaa, joiden yhteydessä kerätään ja käsitellään henkilötietoja. Nämä ovat:

• Tiedotus – Nuorten kannalta merkitykselliset ja EU:n nuorisostrategiaan liittyvät artikkelit, tapahtumat ja uutiset.
• Onko sinulla kysyttävää? -lomake – Euroopan nuorisoportaalissa olevalla lomakkeella voi esittää kysymyksiä.
• Euroopan solidaarisuusjoukot – Nuorisoportaalin kautta nuoret voivat rekisteröityä solidaarisuusjoukkoihin, ilmoittaa, minkä tyyppisiin hankkeisiin ovat valmiita osallistumaan, ja osallistua solidaarisuusjoukkojen hankkeisiin valmentavaan koulutukseen. Lisäksi he voivat julkaista ja jakaa kuvia ja viestejä kokemuksistaan solidaarisuusjoukoissa, kommentoida toisten julkaisuja, ladata profiiliinsa avatarin ja määritellä sijaintinsa. Valtuutetut organisaatiot voivat myös hakea portaalin kautta tietokannasta rekisteröityneitä vapaaehtoisia/ehdokkaita hankkeisiinsa, ottaa heihin yhteyttä (jos he ovat antaneet siihen suostumuksensa), tarjota valitsemilleen ehdokkaille tehtäviä hankkeissa (ehdokkaat voivat hyväksyä tai hylätä tarjouksen) ja antaa heille osallistumistodistuksen, kun hanke on saatu päätökseen. Euroopan solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneet käyttäjät/osallistujat voivat solidaarisuusjoukkojen profiilinsa kautta osallistua yleisille verkkokursseille, jotka ovat saatavilla EU Academy -alustalla. Koulutukseen osallistumista varten solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneille käyttäjille/osallistujille annetaan tiedoksi yleisen verkkokurssin tietosuojailmoitus ennen kuin heidän tietonsa siirretään Euroopan nuorisoportaalista EU Academy -alustalle. Tällä alustalla on oma tietosuojaselosteensa, joka on nähtävillä sen verkkosivulla. Lisäksi Euroopan solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneet käyttäjät, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa osallistua humanitaarisen avun vapaaehtoistyöhön, voivat solidaarisuusjoukkojen profiilinsa kautta osallistua erityiskoulutukseen EU Academy -alustalla. Rekisteröityneille käyttäjille annetaan tiedoksi humanitaarisen avun koulutuksen tietosuojailmoitus ennen kuin heidän tietonsa siirretään Euroopan nuorisoportaalista EU Academy -alustalle. Euroopan solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksessa on joitakin Euroopan nuorisoportaalin ominaisuuksia. Tämä tietosuojaseloste kattaa myös mobiilisovelluksen. Euroopan solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneet ja niiden toimintaan osallistuvat henkilöt voivat seurata kilpailuja sovelluksen kautta. Kun he osallistuvat kilpailuun, heidän suostumustaan pyydetään aktiivisesti sovelluksessa.
• Vapaaehtoistoiminnan tietokanta – Tietokannassa on luettelo Erasmus+ -ohjelmaan akkreditoiduista organisaatioista, laatumerkin saaneista Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioista, muista EU:n rahoitusohjelmista sekä valtuutetuista kolmansista osapuolista, jotka tarjoavat nuorille mahdollisuuksia vapaaehtoistyöhön, harjoitteluun ja työpaikkoihin. Tietokannassa on myös luettelo edellä mainituista vapaaehtoistyö-, harjoittelu- ja työmahdollisuuksista.
• Verkkokuulemisfoorumi – EU:n nuorisostrategian yhtenä tavoitteena on kannustaa nuoria osallistumaan demokratian toteuttamiseen. Euroopan nuorisoportaalin verkkofoorumissa nuoret voivat kertoa mielipiteensä eri aiheista.

• DiscoverEU – Euroopan nuorisoportaali tarjoaa nuorille ja nuorisoryhmille mahdollisuuden hakea matkakorttia. Matkakorttihakemuksessa on annettava henkilötietoja. Hakijoiden on myös osallistuttava tietovisaan sekä vastattava lisäkysymykseen ja kysymyksiin matkustamisesta (ks. kohta ”Mitä henkilötietoja kerätään?”). Jos hakijana on ryhmä, ryhmän johtajan on ensin annettava omat tietonsa, minkä jälkeen ryhmä saa tunnuskoodin, jonka avulla muut ryhmän jäsenet antavat omat henkilötietonsa. Myöntämispäätöksessä käytetään ainoastaan syntymäaikaa, kansalaisuutta sekä tietovisaan ja jatkokysymykseen annettuja vastauksia. Muita hakulomakkeessa annettuja henkilötietoja käytetään tilastointiin, ja lisäksi niitä voi tarvittaessa käyttää Euroopan komission nimeämä alihankkija valittujen osallistujien matkavarausjärjestelyjen yhteydessä. Matkakortin ja siihen liittyvien palvelujen, myös matkavarausten, saamista varten valituille osallistujille (mukaan lukien varasijaluettelossa oleville henkilöille, kun heille tarjotaan korttia) annetaan tiedoksi DiscoverEU:n tietosuojailmoitus ennen kuin heidän tietonsa siirretään valtuutetulle toimeksisaajalle.

  DiscoverEU-ohjelmaan liittyvien palvelujen, kuten DiscoverEU Learning Cycle tai DiscoverEU-tiedotuskampanjat, tarjoamiseksi osallistujiin voivat ottaa yhteyttä Euroopan komissio ja Euroopan komission valtuuttamat organisaatiot sekä EACEA, Erasmus+ -ohjelman kansalliset toimistot ja Eurodesk.

  Lisätietoa Euroopan nuorisoportaalin sivulla DiscoverEU-kilpailun säännöt.

Yleisiä näkökohtia:  
Joidenkin edellä mainittujen toimintojen osalta Euroopan nuorisoportaali ja sen alaportaalit järjestävät ajoittain kilpailuja, jotka saattavat edellyttää henkilötietojen ilmoittamista. Osallistuminen tällaisiin kilpailuihin on täysin vapaaehtoista. Osallistujaehdokkaille ilmoitetaan ennen henkilötietojen antamista, mitä vaikutuksia sillä voi olla. 

Osa toiminnoista edellyttää käyttäjän rekisteröitymistä ja todentamista. Tässä yhteydessä nuorisoportaalissa voidaan käyttää Euroopan komission identiteetinhallintajärjestelmää (IMS) EU Login -järjestelmän kautta. IMS-järjestelmällä on erillinen tietosuojaseloste. 

Henkilötietojen käsittely on edellytys niiden valvonta- ja raportointivastuiden ja -velvollisuuksien toteutumiseksi, jotka Euroopan komissiolle on määrätty Euroopan solidaarisuusjoukkojen perustamisesta annetussa asetuksessa (EU) 2018/1475, Erasmus+ -ohjelman perustamisesta annetussa asetuksessa (EU) N:o 1288/2013 ja Euroopan komission päätöksessä ”DiscoverEU: Ilmaiset matkakortit 18 vuotta täyttäville eurooppalaisille” -valmistelutoimen vuosien 2018, 2019 ja 2020 vuosittaisista työohjelmista. 

Tietoja kerätään seuraavia tarkoituksia varten:

• Tiedotus
  • Yhteystietojen julkaiseminen (esim. artikkeleihin, tapahtumiin tai uutisiin liittyvien henkilöiden nimet ja/tai sähköpostiosoitteet).
  • Valtuutettujen käyttäjien rekisteröityminen portaaliin sisällön laatimista tai teknistä tukea varten.
• Onko sinulla kysyttävää?-lomake
  • Kysymysten esittäminen Euroopan nuorisportaalin kautta Eurodesk-verkoston henkilöstölle tai nuorisoportaalin ylläpitäjille.
• Euroopan solidaarisuusjoukot
  • Rekisteröityminen solidaarisuusjoukkoihin, jolloin nuoret antavat tietyt henkilö- ja yhteystiedot. Rekisteröityneet käyttäjät voivat halutessaan ilmoittaa myös tarkemmat yhteystietonsa ja hanketyypit, joista ovat kiinnostuneita, sekä kertoa, millaista kokemusta ja osaamista heillä on, lisäämällä yhteenvedon koulutuksestaan, työkokemuksestaan ja aiemmasta vapaaehtoistyöstään.
  • Solidaarisuusjoukkoihin ja muihin nuoria koskeviin Euroopan komission / muiden kuin Euroopan komission aloitteisiin liittyvien sähköpostiviestien, uutiskirjeiden ja muiden ilmoitusten lähettäminen rekisteröityneille käyttäjille ja palautteen kerääminen heiltä kyselyillä ja muilla menetelmillä. Rekisteröityneet käyttäjät voivat määritellä, mitä viestejä heille saa lähettää.
  • Koulutusmahdollisuuksien tarjoaminen rekisteröityneille käyttäjille.
  • Rekisteröityneiden käyttäjien palautteen kerääminen palveluista ja menettelyistä.
  • Solidaarisuusjoukkojen toimintaan osallistuvien epävirallisten oppimistulosten kirjaaminen ulkoiseen Youthpass-työkaluun.
  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien keskinäinen viestintä mobiilisovelluksen avulla. Käyttäjät voivat julkaista solidaarisuusjoukkojen toimintaan liittyvää omaa sisältöään, selata muiden käyttäjien julkaisuja ja kommentoida niitä, jakaa omia julkaisujaan sosiaalisessa mediassa, etsiä toimia ja hakea niihin, osallistua kilpailuihin ja käyttää keskustelutoimintoa. Sisäisen viestinnän kautta voi tarvittaessa myös raportoida hallintohenkilöstölle huolestuttavista julkaisuista. Julkaisujen on noudatettava Euroopan nuorisoportaalin käyttöehtoja, jotka ovat saatavilla verkossa. Käyttäjät voivat myös ladata profiiliinsa avatarin ja ilmoittaa sijaintinsa
  • Solidaarisuusjoukkojen hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutettujen edustajien suorittama hankkeisiinsa sopivien vapaaehtoisten/ehdokkaiden haku osallistujatietokannasta hankkeen ominaispiirteiden ja rekisteröityneiden käyttäjien kirjaamien henkilötietojen ja mieltymysten perusteella.
  • Kyseisten valtuutettujen edustajien yhteydenpito organisaationsa valitsemiin osallistujiin, jos nämä ovat antaneet suostumuksensa yhteydenottoihin.
  • Kyseisten valtuutettujen edustajien tekemät hankkeita koskevat tarjoukset solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneille ehdokkaille ja tarjousten hallinnointi.
  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien tietokannan hallinnointi ja käyttäjien avustaminen.
  • Kansallisten Erasmus+ -toimistojen ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen toiminnan täytäntöönpanosta vastaavien kansallisten toimijoiden suorittamat tarkastukset ja arvioinnit sellaisista hankkeista, jotka saavat EU:n tukea ja joihin rekisteröityneet käyttäjät osallistuvat, sekä organisaatioiden valtuutettujen edustajien avustaminen solidaarisuusjoukkojen tietokannan kautta.
  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama hankehallinnointi, osallistujien/hankkeiden haun hallinnointi ja valtuutettujen organisaatioiden valtuutettujen edustajien avustaminen.
  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön ja muiden luotettujen tahojen lähettämät solidaarisuusjoukkoja ja niihin liittyviä toimia koskevat ilmoitukset rekisteröityneille käyttäjille ja organisaatioiden valtuutetuille edustajille.
  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien tietojen ja palautteen analysointi.
  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien omien tai heidän raportoimiensa julkaisujen ja kommenttien valvonta sekä tarvittavat toimet siinä tapauksessa, että julkaisut tai kommentit eivät ole Euroopan nuorisoportaalin käyttöehtojen mukaisia.
• Vapaaehtoistoiminnan tietokanta
  • Yhteystietojen julkaiseminen (Erasmus+ -akkreditoituihin organisaatioihin, laatumerkin saaneisiin Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioihin, muihin EU:n rahoitusohjelmissa sertifioituihin organisaatioihin tai valtuutettuihin kolmansien osapuolten palveluntarjoajiin liittyvien henkilöiden nimet ja/tai sähköpostiosoitteet).
  • Erasmus+ -akkreditoitujen organisaatioiden, laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden, muissa EU:n rahoitusohjelmissa sertifioitujen organisaatioiden tai valtuutettujen kolmansien osapuolten palveluntarjoajien mahdollisuus hallinnoida organisaatioidensa julkaistuja yhteystietoja.
  • Erasmus+ -akkreditoitujen organisaatioiden, laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden, muissa EU:n rahoitusohjelmissa sertifioitujen organisaatioiden tai valtuutettujen kolmansien osapuolten palveluntarjoajien mahdollisuus tiedottaa mahdollisille hakijoille tarjoamistaan mahdollisuuksista, ja hakijoiden mahdollisuus ottaa yhteyttä näihin organisaatioihin.
  • Nuorisoportaalin ylläpitäjien tarvittaessa tarjoama tekninen tuki organisaatioille.
• Verkkokuulemisfoorumi
  • Kuulemisten tuloksista ilmoittaminen sähköpostitse vastaajille.
  • Foorumilla vierailevien seuranta ja tilastoanalyysit.
  • Nuorisoportaalin ylläpitäjien tarvittaessa tarjoama tekninen tuki kuulemisia hallinnoiville organisaatioille.
• DiscoverEU 
  • Nuorten mahdollisuus hakea matkakorttia antamalla henkilötiedot, yhteystiedot ja matkustamiseen liittyviä lisätietoja (ks. kohta ”Mitä henkilötietoja kerätään?”).
  • Euroopan komission ja sen valtuutettujen toimeksisaajien mahdollisuus DiscoverEU-hankkeeseen ja muihin Euroopan komission / muihin kuin Euroopan komission nuorisohankkeisiin liittyvien sähköpostiviestien ja muiden ilmoitusten sekä kyselyjen lähettämiseen hakijoille, palautteen keräämiseen muulla tavoin, tiedotusmateriaalin ja kampanjamateriaalin lähettämiseen sekä kutsujen lähettämiseen komission / muiden kuin komission aloitteiden tapahtumiin, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa.
  • DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön ja valtuutettujen toimeksisaajien mahdollisuus ottaa yhteyttä valittuihin ja varallaololuettelossa oleviin hakijoihin sähköpostitse tai puhelimitse.
  • Erasmus+ -ohjelman täytäntöönpanosta vastaavien kansallisten toimistojen mahdollisuus ottaa yhteyttä valittuihin ja varallaololuettelossa oleviin hakijoihin sähköpostitse tai puhelimitse tapahtumakutsujen lähettämiseksi.
  • Euroopan komission valitsemien tiedotusvälineiden (painetut mediat, televisio ja radio) mahdollisuus ottaa yhteyttä hakijoihin, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa.
  • Valtuutetun toimeksisaajan suorittama matkakorttien toimittaminen valituille hakijoille.
  • DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön suorittama matkakortin hakijoiden tallennettujen tietojen käsittely matkakortin saajien valintaprosessin aikana ja avunanto (toissijainen tuki) hakijoille. Ensisijaisesti tukea antaa Eurodesk-verkosto.
  • DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön suorittama hakijoiden tietojen ja palautteen analysointi.
  • Valtuutetun toimeksisaajan mahdollisuus tarjota eurooppalaista nuorisokorttia (EYCA) hakijoille, jotka eivät tulleet valituiksi (jos nämä antavat siihen suostumuksensa).

Euroopan komissio ja teknisestä toteutuksesta vastaavat organisaatiot eivät käytä kerättyjä henkilötietoja muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin.

Mitä henkilötietoja kerätään?

• Tiedotus
  • Artikkeleihin, tapahtumiin tai uutisiin liittyvät henkilöt: nimi, sähköpostiosoite.
  • Eurodesk-verkoston henkilöstö: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, maa, jota koskevaan sisältöön kyseisellä henkilöllä on hallinnointioikeudet.
• Onko sinulla kysyttävää?-lomake
•  
  • Kysymyksiä lähettävien henkilöiden on annettava etunimensä ja sähköpostiosoitteensa.
• Euroopan solidaarisuusjoukot
  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityvät henkilöt – pakolliset tiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, virallinen asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, ensisijainen yhteydenottokieli, kiinnostuksen kohteena olevat hanketyypit, aiempi kokemus ja osaaminen sekä solidaarisuusjoukkojen toiminta-ajatuksen ja periaatteiden hyväksyntä.
  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityvät henkilöt – vapaaehtoiset lisätiedot: postiosoite, puhelinnumerot, yhteenveto koulutuksesta, työkokemuksesta ja vapaaehtoistyöstä, kielitaito, käytettävyysajankohdat, motivaatio solidaarisuusjoukkojen hankkeisiin osallistumiseen vapaaehtoistyöntekijänä/työntekijänä, ensisijaiset kohdemaat, ensisijaiset tehtävät, mahdolliset lisätiedot, halukkuus vastaanottaa sähköpostiviestejä, uutiskirjeitä, ilmoituksia tai muita viestejä solidaarisuusjoukoilta.
  • Rekisteröityneet käyttäjät voivat myös lisätä erillisenä asiakirjana ansioluettelonsa, sillä edellytyksellä, että kaikki ansioluetteloon sisältyvät tiedot, muun muassa yhteystiedot ja arkaluonteiset henkilötiedot, voidaan antaa solidaarisuusjoukkojen hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden edustajien käyttöön heidän valitessaan osallistujia hankkeisiinsa.
  • Rekisteröityneet käyttäjät voivat julkaista omaa solidaarisuusjoukkoihin liittyvää sisältöä ja kommentoida muiden käyttäjien julkaisuja solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksen avulla. Julkaisujen on noudatettava Euroopan nuorisoportaalin käyttöehtoja.
  • Rekisteröityneet käyttäjät voivat solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksella myös ladata profiiliinsa avatarin, ilmoittaa ajantasaisen sijaintinsa sekä etsiä hankkeita ja hakea niihin.
  • Solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksesta kerätään myös käyttäjän tunnisteisiin (käyttäjätunnus, laitetunniste), sovelluksen käyttöön (sovelluksen käynnistykset ja käytetyt sivut sekä muut käyttöön liittyvät tiedot: laitteen ja selaimen tyyppi) ja vianmääritykseen (tiedot ohjelman toimimattomuudesta) liittyviä lisätietoja.
  • Euroopan solidaarisuusjoukkojen on määrä auttaa organisaatioita ja yksityishenkilöitä löytämään toisensa, eikä Euroopan komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto arvioi rekisteröityneiden henkilökohtaisia ominaisuuksia millään tavoin.
  • Solidaarisuusjoukkojen hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutetut edustajat: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, organisaatio(t), solidaarisuusjoukkojen toiminta-ajatuksen ja periaatteiden hyväksyntä.
• Vapaaehtoistoiminnan tietokanta
  • Yksityishenkilöt, jotka ovat yhteydessä Erasmus+ -akkreditoituun organisaatioon, laatumerkin saaneeseen Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioon, muussa EU:n rahoitusohjelmassa sertifioituun organisaatioon, valtuutettuun kolmannen osapuolen palveluntarjoajaan tai hankkeeseen: nimi, sähköpostiosoite.
  • Organisaatioiden vastuuhenkilöt: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite ja organisaatio(t).
• Verkkokuulemisfoorumi
  • Yksityishenkilöt: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, asuinmaa, syntymäaika, sukupuoli ja mahdollisesti organisaatio, jota henkilö edustaa.
  • Verkkokuulemisfoorumin auktorisoitujen käyttäjäorganisaatioiden valtuutetut edustajat: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja maa, jota koskevaan sisältöön kyseisellä henkilöllä on hallinnointioikeudet.
• DiscoverEU
  • Yksittäiset hakijat ja hakijaryhmien johtajat – pakolliset tiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, sähköpostiosoite, henkilökortin tai passin numero, puhelinnumero, ammatti. Hakijoiden on myös vastattava matkustamiseen liittyviin kysymyksiin, kuten mikä on heidän toivomansa matkustusaika, matkustavatko he ensimmäistä kertaa toiseen EU-maahan, matkustavatko he ensimmäistä kertaa ilman vanhempiaan tai huoltajiaan, mitä he haluaisivat oppia tästä kokemuksesta, mitä he haluaisivat tehdä matkan aikana, miten he rahoittaisivat matkan kustannukset ja miten he saivat tietää aloitteesta.
  • Jos hakijana on ryhmä, ryhmän johtajan on ensin annettava edellä mainitut tiedot, minkä jälkeen ryhmä saa tunnuskoodin, jonka avulla muut ryhmän jäsenet antavat omat henkilötietonsa.
  • Valittujen hakijoiden sähköpostiosoite ja puhelinnumero voidaan jakaa Euroopan komission valitsemille tiedotusvälineille, komission edustustoille ja komission tiedotuspalvelulle, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa. Valittujen henkilöiden on huomattava, että kun tiedotusvälineet ottavat heihin yhteyttä, ja he ovat suostuneet antamaan niille sähköpostiosoitteensa, heihin sovelletaan kyseisen tiedotusvälineen tietosuojaselostetta.
  • Euroopan komissio voi antaa DiscoverEU-hankkeeseen valittujen hakijoiden henkilötiedot (erityisesti nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, syntymäajan, maan) viestintätoimista vastaavalle valtuutetulle toimeksisaajalle, esimerkiksi tapahtumakutsujen lähettämiseksi tai matkalippujen varaamiseksi tapahtumaan osallistumista varten.
  • Euroopan komissio voi jakaa DiscoverEU-hankkeeseen valittujen ja varallaololuettelossa olevien hakijoiden henkilötiedot (erityisesti nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, syntymäajan, maan) kansallisille Erasmus+ -toimistoille tapahtumakutsujen lähettämiseksi.

Millä teknisillä välineillä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Tietojen keräämisessä ja käsittelyssä käytetään Euroopan komission tietotekniikkastandardeja ja televiestintälaitteistoa. Tiedot tallennetaan Luxemburgissa sijaitsevaan komission tietotekniikkakeskuksen tietokantaan, jota hallinnoi komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto.

Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

• Tiedotus
  • Henkilöiden, joilla on lupa toimittaa nuorisoportaaliin artikkeleita, tapahtumatietoja tai uutisia (esim. tapahtuman yhteyshenkilö), yhteystiedot ovat julkisesti nähtävillä.
  • Yhteystiedot ovat myös Eurodesk-verkoston henkilöstön saatavilla Brysselissä ja verkostoon kuuluvissa maissa.
  • Yhteystiedot ovat myös nuorisoportaalin ylläpitäjien saatavilla.
• Onko sinulla kysyttävää?-lomake
•  
  • Yhteystiedot ovat nuorisoportaalin ylläpitäjien sekä Eurodesk-verkoston henkilöstön saatavilla Brysselissä ja verkostoon kuuluvissa maissa.
• Euroopan solidaarisuusjoukot
  • Solidaarisuusjoukkojen hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden edustajien yhteystiedot ovat julkisesti nähtävillä, jos organisaatio itse lisää nämä tiedot solidaarisuusjoukkojen sivustolla julkaistavaan profiiliinsa.
  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien julkaisema sisältö, kommentit, avatar ja sijainti näkyvät myös julkisesti.
  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröitynyt käyttäjä voi tarkistaa omat henkilötietonsa ja päivittää niitä kirjautumalla omalle tililleen Euroopan solidaarisuusjoukkojen sivustolla. Hänellä on oikeus poistaa tilinsä milloin tahansa. Käyttäjä on itse vastuussa tietojensa oikeellisuudesta.
  • Solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksella rekisteröityneet käyttäjät voivat myös katsella, jakaa, muokata ja poistaa julkaisemaansa solidaarisuusjoukkoihin liittyvää sisältöä. He voivat myös katsella ja kommentoida muiden käyttäjien julkaisuja ja raportoida solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstölle julkaisuista, jotka saattavat olla käyttöehtojen vastaisia.
  • Lisäksi he voivat solidaarisuusjoukkojen mobiilisovelluksella halutessaan ladata, muokata tai poistaa profiilinsa, avatarinsa tai sijaintinsa
  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot ovat hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutettujen edustajien saatavilla.
  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot ovat kansallisten Erasmus+ -toimistojen ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen täytäntöönpanosta vastaavien kansallisten toimijoiden käytettävissä, jotta ne voivat avustaa organisaatioiden valtuutettuja edustajia ja jotta voidaan tehdä tarkastuksia ja arviointeja niiden EU:n tukea saavien hankkeiden osalta, joihin rekisteröityneet käyttäjät osallistuvat.
  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja pääsevät tarkastelemaan joukkojen hallintohenkilöstö ja niiden EU-ohjelmien hallintohenkilöstö, joiden kautta valtuutetut organisaatiot tarjoavat solidaarisuusjoukkojen hankkeita.
  • Henkilötietoja voidaan jakaa muille Euroopan komission yksiköille, jotka saattavat olla kiinnostuneita ottamaan yhteyttä rekisteröityneisiin käyttäjiin
  • Valittujen hakijoiden henkilötietoja voidaan antaa Euroopan komission valitsemille tiedotusvälineille (painetut mediat, televisio, radio), jos valitut hakijat antavat siihen nimenomaisen suostumuksensa.
  • Solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneiden käyttäjien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite) voidaan lähettää muihin koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston hallinnoimiin välineisiin, jotka ovat valtuutettujen organisaatioiden, kansallisten toimistojen ja solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön käytettävissä.
  • Solidaarisuusjoukkojen osallistujien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, sukupuoli) lähetetään Euroopan solidaarisuusjoukkojen osallistujien vakuutusturvaa hallinnoivalle palveluntarjoajalle. Osallistujat saavat vakuutuksen eri taholta sen mukaan, milloin heidän hankkeensa toteutetaan. Cigna-vakuutusyhtiön tietosuojailmoitus on voimassa vuosina 2018–2020 monivuotisen rahoituskehyksen 2014–2020 puitteissa toteutetuille hankkeille sekä hankkeille, jotka aloitettiin ennen 7. helmikuuta 2023 nykyisen monivuotisen rahoituskehyksen 2021–2027 puitteissa. Henner-vakuutusyhtiön tietosuojailmoitus on voimassa hankkeille, jotka toteutetaan nykyisen monivuotisen rahoituskehyksen 2021–2027 puitteissa.
  • Solidaarisuusjoukkojen osallistujien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, asuinmaa) lähetetään ulkoiseen Youthpass-työkaluun, jotta osallistujat voivat halutessaan kirjata epäviralliset oppimistuloksensa.
  • Jos rekisteröityneet käyttäjät/osallistujat ilmaisevat kiinnostuksensa osallistua yleisille verkkokursseille, jotkin heidän henkilötietonsa (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, EU Login -käyttäjätunnus, yhteyskieli, asuinmaa, kaupunki (jos määritelty)) lähetetään EU Academy -alustalle yleisille verkkokursseille osallistumista varten.
  • Jos rekisteröityneet käyttäjät ilmaisevat kiinnostuksensa osallistua humanitaarisen avun vapaaehtoistyötä koskevaan koulutukseen, jotkin heidän henkilötietonsa (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, EU Login -käyttäjätunnus, yhteyskieli, asuinmaa, kaupunki (jos määritelty)) lähetetään EU Academy -alustalle humanitaarisen avun vapaaehtoistyötä koskevaan koulutukseen osallistumista varten.
  • Rekisteröityneiden käyttäjien julkaisema sisältö ja kommentit ovat myös hallintohenkilöstön saatavilla.
• Vapaaehtoistoiminnan tietokanta
  • Erasmus+ -akkreditoituihin organisaatioihin, laatumerkin saaneisiin Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioihin, muissa EU:n rahoitusohjelmissa sertifioituihin organisaatioihin tai valtuutettuihin kolmansien osapuolten palveluntarjoajiin liittyvien henkilöiden yhteystiedot julkaistaan.
  • Erasmus+ -akkreditoitujen organisaatioiden, laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden, muissa EU:n rahoitusohjelmissa sertifioitujen organisaatioiden tai valtuutettujen kolmansien osapuolten palveluntarjoajien valtuutetuilla edustajilla on pääsy tarkastelemaan omaan organisaatioonsa ja sen projekteihin liittyvien henkilöiden henkilötietoja.
• Verkkokuulemisfoorumi
  • Foorumin käyttäjien sähköpostiosoitteet, demografiset perustiedot ja heidän osallistumistaan koskevat tiedot ovat kuulemisia järjestävien organisaatioiden kuulemishallinnointiin koulutettujen edustajien nähtävillä.
  • Edellä mainitut tiedot ovat myös nuorisoportaalin ylläpitäjien saatavilla.
• DiscoverEU
  • Hakija on itse vastuussa tietojensa oikeellisuudesta.
  • Hakijoiden henkilötiedot ovat seuraavien Euroopan komission hyväksymien henkilötietojen käsittelijöiden saatavilla: 1) matkavaraukset järjestävä valtuutettu toimeksisaaja, 2) Eurodesk-verkosto, 3) viestintätoimista vastaava valtuutettu toimeksisaaja, 4) kansalliset Erasmus+ -toimistot, 5) Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA).
  • Hakijoiden henkilötiedot ovat myös DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön saatavilla.
  • Henkilötietoja voidaan jakaa muille Euroopan komission yksiköille, jotka saattavat olla kiinnostuneita ottamaan yhteyttä rekisteröityneisiin käyttäjiin
  • Valittujen hakijoiden henkilötietoja voidaan antaa Euroopan komission valitsemille tiedotusvälineille (painetut mediat, televisio, radio), jos valitut hakijat antavat siihen nimenomaisen suostumuksensa.
  • Kansallinen Erasmus+ -toimisto tai viestinnästä vastaava Euroopan komission valtuuttama toimeksisaaja voi ottaa yhteyttä Euroopan komission valitsemiin hakijoihin sähköpostitse tai puhelimitse. Toimeksisaaja voi valitun hakijan suostumuksella tarvittaessa varata valitulle hakijalle matkalipun tapahtumaan osallistumista varten. Toimeksisaaja valitsee kilpailukykyisimmät ja sopivimmat liikenteenharjoittajat (lähtökohtaisesti rautatieliikenteessä).
  • Matkalippujen varaamista varten toimeksisaaja voi jakaa hakijoiden kanssa yksilöidyn matkanjärjestäjän nimen ja linkin kyseisen liikenteenharjoittajan verkossa oleviin varauslomakkeisiin ja niihin sovellettaviin tietosuojaselosteisiin. Hakijan on täytettävä itse nämä varauslomakkeet varatakseen lippuja ja tehdäkseen lähtöselvityksen verkossa. On huomattava, että tällaiset kolmannet liikenteenharjoittajat eivät toimi Euroopan komission tai Euroopan komission valtuuttaman toimeksisaajan valvonnassa, ja niiden tietosuojakäytännöt voivat poiketa tästä tietosuojaselosteesta. Euroopan komissio tai valtuutettu toimeksisaaja eivät ole vastuussa näiden kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai niihin liittyvistä tietosuojaselosteista. Valittujen hakijoiden on tutustuttava näiden kolmansien osapuolten tietosuojaselosteisiin, kun he antavat suostumuksensa ostoihin tai varauksiin liikenteenharjoittajan verkkosivuston tai sovelluksen kautta. Pyydämme tutustumaan liikennealan kolmansien osapuolten tietosuojaselosteisiin, joissa on tarkempia tietoja niiden yksityisyydensuojaa koskevista käytännöistä.
  • Hakijoiden, jotka eivät tulleet valituiksi, henkilötiedot voidaan toimittaa toimeksisaajalle Eurooppalaisen nuorisokortin (EYCA) saamista varten.

Henkilötietoihin pääsevät tutustumaan seuraavat tahot:

• nuorisoportaalin palvelujen toteuttamisesta vastaavien yksiköiden henkilöstö komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosastossa
• koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston tietotekniikan yksikön henkilöstö
• nuorisoportaalin palvelujen toteuttamiseen osallistuvien muiden komission yksiköiden henkilöstö.

Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa myös seuraaville tahoille:

• koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöstö
• komission sisäisen tarkastuksen (IAS) henkilöstö
• Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) henkilöstö.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden tiedot siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin (ohjelmamaihin ja kumppanimaihin), joille on myönnetty Euroopan solidaarisuusjoukkojen laatumerkki mutta joiden osalta ei ole tehty päätöstä tietosuojan tason riittävyydestä (ohjelmamaista Turkki, Serbia ja Pohjois-Makedonia). Tässä tapauksessa henkilötietojen suojan taso riippuu kyseisen kolmannen maan lainsäädännöstä tai käytännöstä. Henkilön tietosuojaa koskevat oikeudet eivät kuitenkaan välttämättä vastaa EU/ETA-maan oikeuksia tai sellaisessa maassa voimassa olevia oikeuksia, jonka osalta on tehty tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Artikkeleihin, uutisiin ja tapahtumatietoihin liittyvät sähköpostiosoitteet arkistoidaan yhdessä alkuperäisen sisällön kanssa 2 vuoden kuluttua siitä, kun kyseinen sisältö on poistettu julkiselta sivustolta.

Solidaarisuusjoukkojen käyttäjätileillä olevat henkilötiedot poistetaan kolmen vuoden kuluttua siitä, kun käyttäjä saavuttaa joukkojen osallistujien yläikärajan, ellei kyseisen käyttäjän ole määrä osallistua mahdolliseen alumnitoimintaan, kyseinen käyttäjä on ilmaissut sähköpostilla halunsa käyttäjätilin säilyttämiseen tai käyttäjä on saanut EU:n rahoitusta ohjelmaan osallistumisen yhteydessä. Tällaisten käyttäjien tiedot säilytetään viiden vuoden ajan viimeisimmästä yhteiseen säilytysluetteloon kirjatusta rahoitustapahtumasta.

Verkkokuulemisten osallistujatiedot ja ehdotuksia koskevat tiedot muutetaan tunnistamattomiksi (eli käyttäjän ja ehdotusten / annettujen äänien välinen yhteys poistetaan) 2 vuoden kuluttua kunkin kuulemisen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa hakijaa ei valita DiscoverEU-ohjelmaan, hakemuksissa olevat henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä, paitsi jos hakija on ilmaissut kiinnostuksensa saada tietoa muista nuorisoportaalin palveluista tai osallistua niihin, jolloin hänen tietonsa säilytetään enintään viiden vuoden ajan. Tämän jälkeen hakijan henkilötiedot muutetaan tunnistamattomiksi ja niitä säilytetään ainoastaan tilastollisia tarkoituksia varten. DiscoverEU-hankkeeseen valittujen hakijoiden henkilötiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua matkavarauspäivästä, ellei hakija ilmaise haluaan kieltäytyä valinnasta eikä ole saanut aloitteen kautta EU-rahoitusta, jolloin henkilötietoja säilytetään enintään kaksi vuotta.

Miten voi tarkastaa omat henkilötiedot ja tarvittaessa korjata niitä?

Sinulla on oikeus tarkastaa rekisterinpitäjän säilyttämät henkilötietosi ja tarvittaessa korjata niitä. Ota yhteyttä Euroopan nuorisoportaalin rekisterinpitäjään (Nuorisopolitiikka-yksikön päällikkö). Yhteystiedot:

Head of Unit, "Youth policy", Rue Joseph II 70, B-1049, Brussels, Belgium. Sähköpostiosoite: EAC-EYP@ec.europa.eu

Miten tietojen väärinkäyttö estetään?

Tiedot on suojattu komission toteuttamilla turvatoimilla, joilla torjutaan komission sähköisen omaisuuden koskemattomuuteen ja luottamuksellisuuteen kohdistuvia tietoturvauhkia.

Euroopan solidaarisuusjoukot

Hyväksymällä tämän tietosuojaselosteen solidaarisuusjoukkojen hankkeiden valtuutettu järjestäjäorganisaatio lupaa käyttää Euroopan solidaarisuusjoukkojen tietojärjestelmiä vain hakiessaan osallistujia solidaarisuusjoukkojen hankkeisiin, ottaessaan yhteyttä käyttäjiin ja tarjotessaan heille osallistumista hankkeisiin. Hankkeet voivat olla organisaation omia, tai ne voivat olla jonkin sellaisen organisaation hankkeita, jota valtuutettu organisaatio virallisesti edustaa.
Valtuutettu organisaatio sitoutuu toteuttamaan asianmukaisia teknisiä ja operatiivisia turvatoimia, joilla suojataan rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot käsittelyn aikana voidakseen

•  estää asiattomien henkilöiden pääsyn henkilötietoja käsitteleviin tietojärjestelmiin ja erityisesti a) estää tallennusvälineiden luvaton lukeminen, jäljentäminen, muuttaminen tai poistaminen, b) estää tallennettujen henkilötietojen luvaton tallentaminen sekä niiden luvaton luovuttaminen, muuttaminen tai poistaminen, c) estää asiattomia henkilöitä käyttämästä tietojenkäsittelyjärjestelmiä tiedonsiirtojärjestelmien avulla,
• varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käyttää tietojenkäsittelyjärjestelmää, voivat päästä vain niihin henkilötietoihin, joihin heillä on käyttöoikeus,
• tallentaa tiedot siitä, mitkä henkilötiedot on ilmoitettu, milloin ja mille taholle,
• varmistaa, että henkilötietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön tietosuojasäännösten mukaisesti,
• varmistaa, ettei tietoja voida henkilötietojen välittämisen ja tallennusvälineiden kuljetuksen aikana lukea, kopioida tai poistaa ilman lupaa,
• suunnitella organisaatiorakenteensa siten, että se vastaa tietosuojavaatimuksia.

Mille tahoille voi esittää tietoturvaan liittyviä kysymyksiä tai tehdä valituksen?

Ota yhteyttä Euroopan nuorisoportaalin rekisterinpitäjään (Nuorisopolitiikka-yksikön päällikkö). Yhteystiedot: Head of Unit, "Youth policy", Rue Joseph II 70, B-1049, Brussels, Belgium. Sähköpostiosoite: EAC-EYP@ec.europa.eu

Tiedusteluja ja valituksia voi osoittaa myös seuraaville tahoille:

• Euroopan komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston tietosuojakoordinaattori: eac-data-protection@ec.europa.eu
• Euroopan komission tietosuojavastaava: data-protection-officer@ec.europa.eu

Kantelut tietosuojavaltuutetulle

Riitatilanteissa voidaan tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle, ks. http://www.edps.europa.eu

Lisätietoja

Kaikki komission toimet, joissa käsitellään henkilötietoja, kirjataan julkiseen komission tietosuojavastaavan rekisteriin. Tutustu rekisteriin: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tämän henkilötietojen käsittelyyn liittyvän tapauksen viite on DPR-EC-00371