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España

Contabilidad

Actualizado 09/2012

¿Te interesa la contabilidad? Esta refleja la evolución, la situación económica y patrimonial de la empresa. Facilita la gestión de una empresa. Numerosas personas están interesadas en conocerla: propietarios, accionistas, socios, proveedores, acreedores, administraciones públicas. Por este motivo las normas jurídicas: obligan a las empresas a llevar contabilidad, la forma de realizarla, establecen medidas para garantizar su veracidad y su publicidad. Los interesados pueden conocer la situación económica de las empresas.

Requisitos legales

Las leyes obligan a empresarios individuales y sociedades a llevar una contabilidad adecuada a su actividad económica. En España, las leyes  sobre  contabilidad están adaptadas a las normas internacionales y de la UE.

La forma en que deben llevarla está establecida en la legislación mercantil y en los Planes de Contabilidad.

  • Plan General de Contabilidad: recoge los principios, criterios y normas sobre cómo llevar la contabilidad en las empresas. Prevé dos formas de aplicarse, una general y otra abreviada. Ésta segunda está pensada para empresas de un menor tamaño, empresas que cumplen determinados requisitos de: volumen de negocio, patrimonio, o número de empleados.
  • Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas: Es un plan de contabilidad especialmente establecido para las pequeñas y medianas empresas, también para microempresas, tanto empresarios individuales como sociedades. Se adapta mejor a estas empresas, es más sencillo.

Estos planes generales de contabilidad se adaptan a los distintos sectores económicos mediante normas específicas.

Documentos contables: libros de contabilidad, cuentas anuales, documentos justificativos y facturas

La contabilidad se apoya en  documentos contables. Éstos se incluyen en los siguientes grupos de documentos: libros contables, cuentas anuales y documentos justificativos.

Libros contables

  • Libro de inventario: al inicio del ejercicio económico recoge un inventario inicial del patrimonio de la empresa. Durante el ejercicio se incluyen balances intermedios que reflejan la situación patrimonial y financiera de empresa, en diferentes momentos concretos del ejercicio económico. Los balances intermedios se realizan al menos una vez cada trimestre. Tras cerrar el ejercicio, se unen al libro un inventario final y las cuentas anuales.
  • Un libro de diario: en él se va dejando constancia, de forma cronológica, la actividad financiera y patrimonial de la empresa a lo largo de todo el ejercicio. Este libro proporciona la información que permite cumplimentar los otros documentos.

Cuentas anuales

Una vez cerrado el ejercicio económico o contable, en el plazo de tres meses, se elaboran las cuentas anuales. Son documentos que describen la situación inicial, evolución y  el estado al final del ejercicio económico  del patrimonio, las finanzas y el resultado de la empresa. Forman parte de las cuentas anuales los  siguientes documentos.

  • Cuenta de pérdidas y ganancias: reflejan ingresos, gastos y el resultado empresarial por separado.
  • Balance: recoge por separado: el patrimonio neto, activos y pasivos.
  • Estado de cambios en el patrimonio neto: describe la evolución del patrimonio neto, activos y pasivos a lo largo del ejercicio económico.
  • Estado de flujo de efectivo: refleja la evolución de los ingresos, gastos y resultados.
  • Memoria: complementa y explica los documentos anteriores.

Estos documentos forman un todo o conjunto que refleja la evolución,  situación patrimonial y financiera de la empresa.

Informe de gestión y propuesta de aplicación de resultados

Las cuentas anuales se acompañan de dos documentos justificativos: un informe de gestión, en el que se describe la gestión empresarial llevada a cabo, y un informe con la propuesta de aplicación del resultado empresarial, es decir, de los beneficios o pérdidas.

Cuentas anuales consolidadas e informe de gestión

Los grupos empresariales, o varias empresas cuando tienen participaciones entre ellas y cumplen determinados requisitos, tienen que presentar una contabilidad consolidada  de todas ellas. Esta obligación afecta a sus cuentas anuales e informe de gestión. Si te interesa más información en el siguiente link:

Aprobación de las cuentas anuales, informe de gestión y propuesta de aplicación de resultados

Una vez terminado el ejercicio, en el plazo de tres meses, se elaboran las cuentas anuales. Tras elaborarlas, la empresa debe aprobar las cuentas anuales en el plazo de un mes. La forma de aprobarlas depende de la forma jurídica la empresa: puede ser realizada por el empresario individual o bien por los socios de la sociedad de capital en la asamblea general.

Publicidad en el Registro Mercantil

Tras ser aprobadas son depositadas en el Registro Mercantil. Para que puedan ser consultadas por las personas interesadas.

Conservación de la documentación contable

Con la finalidad de poder supervisar su actividad económica de los empresarios. Estos están obligados a conservar: los libros, la documentación y los justificantes de la actividad económica de su empresa ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros contables.

Los libros auxiliares a efectos fiscales

La administración tributaria se basa en la información que proporciona la contabilidad para conocer la situación patrimonial y financiera de las empresas y determinar los impuestos que deben pagar los empresarios. En algunos casos se establecen obligaciones de registro y libros auxiliares en materia contable. Para tener más información sobre ello se puede consultar el siguiente link:

Auditoría

Para garantizar la veracidad de la contabilidad. Muchas empresas están obligadas a someter su contabilidad y cuentas anuales a una auditoría externa todos los años.

La auditoría de cuentas es una evaluación de los documentos contables de la empresa por parte de un experto en contabilidad o auditor externo. El fin de la auditoría es determinar si dichos documentos describen de forma fiel del patrimonio y la situación financiera de la empresa. El resultado de la misma se refleja en el informe de auditoría de cuentas.

Las empresas de menor tamaño pueden llevar una contabilidad abreviada o simplificada. También están excluidas de la necesidad de una auditoría externa en algunos casos.

Registro Mercantil

Los Registros Mercantiles tienen como finalidad dar seguridad a la actividad económica en general y las actividades de las empresas. Para este fin, registran hechos y actos de especial trascendencia económica para las empresas con el fin de darles publicidad y permitir a las personas interesadas conocerlos.

Por la relevancia información que proporciona la contabilidad de las empresas, las leyes exigen a los empresarios legalizar los libros contables y depositar las cuentas anuales en los Registros Mercantiles.

Expedir y Entregar Facturas

Los empresarios y profesionales, como regla general, están obligados a expedir facturas o documentos justificativos  por todos los bienes y servicios que entreguen a sus clientes en el ejercicio de su actividad y a conservar un justificante de la misma. Existen algunas excepciones.

Las empresas pueden usar la factura electrónica creada por el Ministerio de Economía y Hacienda.

Procedimientos administrativos

En España se pueden realizar muchos trámites con las administraciones de forma cómoda y sencilla a través de Internet. Se puede acceder a información y formularios sin identificación. Para realizar algunos trámites, a veces, es necesaria la identificación del interesado, usando claves o un certificado electrónico o DNI Electrónico.

Legalización de los libros de contabilidad en el registro mercantil

Los empresarios presentarán los libros contables en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio de su empresa para ser legalizados, antes de ser usados. Esto se puede hacer presencialmente o bien a través de Internet.

Legalizar los libros contables consiste en sellar los documentos que van a ser usados para llevar la contabilidad. Con ello se pretende garantizar que esos documentos son los que reflejarán luego la contabilidad de la empresa y que no han sido alterados o sustituidos por otros.

Depósito de las cuentas anuales en el registro mercantil

Tras ser aprobadas las cuentas anuales deben depositarse en el registro mercantil. La finalidad es hacer públicas las cuentas anuales; permitir a las personas interesadas conocer la situación patrimonial o financiera de una empresa. El depósito se puede hacer presencialmente o a través de internet.

Contables y Auditores: trámites con el Instituto de Contabilidad y Auditoría de cuentas

Si eres contable o auditor de cuentas, a veces, tienes que hacer trámites con el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Estos trámites los puedes hacer de forma cómoda y sencilla a través de Internet.

Ayuda y asesoramiento

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